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Guiadegestãodacoleção
RedeIntermunicipaldeBibliotecasdaLezíriadoTejo
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Linhasorientadorasparaapolíticadeconstituição
edesenvolvimentodacoleção
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Fevereiro|2020
Índice
Notaintrodutória......................................................................................................4
1-Políticadeconstituiçãoedesenvolvimentodecoleções.......................................51.1-Aquisição...................................................................................................................51.2-Fontesdeseleção.......................................................................................................61.3-CritériosdeSeleção...................................................................................................81.4-Coleçõesespeciais...................................................................................................11
1.4.1-Fundolocal...............................................................................................................111.4.2-Núcleosdocumentaisespecializados......................................................................111.4.3-Núcleosdocumentaisreservados...........................................................................12
1.5-Coleçõesdigitais......................................................................................................121.6-Documentosaevitar................................................................................................13
2-Avaliaçãodacoleção..........................................................................................132.1-Substituição,encadernaçãoerestauro.....................................................................142.2-Inventário................................................................................................................14
3-Desbaste............................................................................................................153.1-Critériosgeraisdedesbaste.....................................................................................15
3.1.1-Critériosdedesbastedaspublicaçõesperiódicas...................................................16
4-Eliminação..........................................................................................................17
5-Responsabilidade...............................................................................................18
6-Gestãodeofertas,doaçõeselegados.................................................................196.1-Critériosecondiçõesdefinidosparaaaceitaçãodeofertas,doaçõeselegados........20
ANEXOS...................................................................................................................22AnexoI............................................................................................................................23AnexoII...........................................................................................................................25AnexoIII..........................................................................................................................26AnexoIV..........................................................................................................................29
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Notaintrodutória
“Cadasistemabibliotecáriorequerumapolíticaescritadegestãodacoleção,aprovadapeloórgão
detuteladoserviçodabiblioteca.Oobjetivodapolíticadeveserodegarantirumaabordagem
consistente à manutenção e desenvolvimento das coleções da biblioteca e ao acesso aos
recursos.”
DiretrizesdaIFLAsobreosserviçosdaBibliotecaPública,p.57.
Oestabelecimentodeumapolíticadegestãodacoleçãopretendeorientarodesenvolvimento
dascoleçõesdaBibliotecaMunicipal/PúblicaoudaRededeBibliotecas,tornando-amaiseficaz
na definição de áreas prioritárias de aquisição, distribuição e renovação dos recursos de
informação,tendoemcontaasnecessidadese interessesdosdiferentespúblicos,osrecursos
financeiros,oespaçoeosequipamentosdisponíveis.
Coleçõesmuitoextensasouespecializadasnãosãoumagarantiadequalidade,menosaindano
novo mundo digital. Uma coleção grande não é necessariamente uma boa coleção. A sua
relevância para a comunidade local, a utilização e o número de empréstimos são mais
importantesdoqueasuadimensão.
A diversidade de assuntos para diferentes públicos, a existência de recursos em diferentes
formatos e suportes (físicos e digitais), a disponibilização do acesso a recursos eletrónicos, a
renovação e uma boa organização são os princípios orientadores que devem nortear os
responsáveispelagestãodecoleçõesembibliotecaspúblicas.
Pretende-secomesteguiaestabelecerlinhasorientadorasparaagestãodascoleçõesnassuas
diferentes fases, que sirvamdeorientaçãopara a tomadadedecisões e deprocedimentos a
adotarparaumagestãoeficazedequalidade.Nasuaelaboraçãorecorreu-seàsorientaçõesda
IFLArelativasaodesenvolvimentodecoleçõesnasbibliotecaspúblicas1.
1INTERNATIONALFEDERATIONOFLIBRARYANDINSTITUTIONS–IFLApubliclibraryservisseguidelines.Edited by Christie Koontz e Barbara Gubbin. 2 nd ed. Completly ver. Berlin: De Gruyter Saur, 2010.Traduçãoportuguesa.Lisboa:DGLAB,2013.Disponívelem:(http://bibliotecas.dglab.gov.pt/pt/ServProf/Documentacao/Documents/DiretrizesIFLA_2ed_rev.pdf)
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1-Políticadeconstituiçãoedesenvolvimentodecoleções
Ocrescimentoexponencialde informação,anaturezados suporteseaacessibilidade
decorrentedastecnologiasdeinformaçãoecomunicação,implica,porsisó,aavaliação,
seleção,preservaçãoevalorizaçãodosrecursos.Porisso,acoleçãodeveserumrecurso
vivoedinâmico.
Oscritériosparaaconstituiçãodecoleçõesdevemser:
• Ofertaderecursosquesatisfaçamtodososmembrosdacomunidade;
• Oferta de recursos em formatos que permitam a todos os membros da
comunidadeutilizaresteserviçodabiblioteca;
• Entradaregulardenovostítuloseoutrosmateriais;
• Coberturadeumagrandevariedadedegénerosdeficçãoedenãoficção;
• Ofertaderecursosnãoimpressos;
• Disponibilizaçãodeacessoarecursosexternostaiscomoosdeoutrasbibliotecas
daredeoudeoutrasinstituições,organismospúblicos,etc.;
• Eliminação de livros, recursos não-impressos e fontes de informação velhos,
danificados,desatualizadosesemprocura.
1.1-Aquisição
Devidoàgrandequantidadederecursosdeinformaçãoproduzidosnasdiversasáreasdo
conhecimento,devidoàslimitaçõesorçamentaise,nãomenosimportante,àslimitações
deespaço,torna-seimpossíveleindesejávelparaqualquerbiblioteca/rededebibliotecas
adquirir todosos recursosdisponíveisnomercado.Emboranão se tratedeuma lista
exaustiva,asseguintescategoriasdemateriaisdebibliotecadevemestarrepresentadas
numabibliotecapública,devendoserdadaespecialatençãoàaquisiçãoderecursoscom
umgrandeíndicedeprocura:
• Obrasdeficçãoenãoficçãoparaadultos,jovensecrianças;
• Obrasdereferênciaeletrónicas;
• Recursosdehistórialocal;
• Publicaçõesperiódicasincluindojornaislocais,regionaisenacionais(considerar
assinaturaseletrónicas);
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• Documentos sonoros, audiovisuais e multimédia (considerar formatos
descarregáveis)2;
• Basesdedadoseoutrosrecursosonline(acessoemstreamingoudownload);
• Informaçãosobreacomunidade;
• Informaçãoempresarial;
• Recursosemlínguasestrangeira(casosejustifique);
• Programasinformáticos(ex.:autoformação,office,etc.);
• Jogoseducativos(detabuleiroedecomputador),quebra-cabeçasebrinquedos;
• Materiaisdeestudo(casosejustifique);
• Artefactosdigitais(drones,robôs,eletrónicadigital,etc.).
Atendendoàrápidadesatualizaçãodeconteúdos,aoespaçoqueocupamnasbibliotecas
e às novas formas de produção e acesso à informação, as obras de referência e as
publicaçõesperiódicasembasesdedadoseletrónicasenaInternetsãomaisviáveise
constituemalternativaspreferenciaisfaceaosformatosimpressos.
Aaquisiçãodedocumentoséfeitaatravésdecompradireta,assinatura,permuta,oferta,
doaçãoelegado.
1.2-Fontesdeseleção
Dadaavastagamaderecursosdisponíveis,asbibliotecaspúblicasdeverãoutilizarfontes
deseleçãoparaidentificareselecionarosrecursosaadquirir.Asmaiscomunssão:
Paramonografias
• Bibliografias;
• Listas de obras premiadas, recomendadas ou sugestões de coleções e títulos
fundamentais;
• Listasdebest-sellers;
• Revistasespecializadaserecensõescríticas;
2Atendendoàreduzidautilizaçãoeempréstimosdestesformatos,deveserponderadaasuaaquisição.
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• Catálogosdeeditoras,folhetoseanúncios;
• Catálogosonlinedeoutrasbibliotecaseentidades;
• Bibliografias de cursos que versem sobre os domínios em análise (caso se
justifique);
• Seleçãodireta(visitaalivrarias,feirasdolivroelojasonline);
• Sugestõesdosutilizadoresedecolaboradores;
• Colaboraçãodeespecialistasexternos(conferencistas,animadores,etc.).
Parapublicaçõesperiódicas
• Diretóriosdepublicaçõesperiódicassobredeterminadaáreatemática;
• Catálogosonlinedeoutrasbibliotecaseentidades;
• Seleçãodireta;
• Sugestõesdosutilizadoresedecolaboradores;
• Páginasoficiaisonlinedosváriostítulos.
Paradocumentossonoros,audiovisuaisemultimédia3
• Catálogosdeeditoras,distribuidorasevendedores;
• Listasdetop:musicaisefilmesmaisvistos;
• Listasdeobraspremiadas;
• Revistasespecializadaserecensõescríticas;
• Catálogosonlinedeoutrasbibliotecaseentidades;
• Seleçãodireta(visitaaespaçoscomerciaiselojasonline);
• Sugestõesdosutilizadoresedoscolaboradores;
• Colaboraçãodeespecialistasexternos.
Paraoutrosrecursos
• Revistasespecializadas;
• Gruposefórunsdediscussãoonline;
3Atendendoàreduzidautilizaçãoedoempréstimodestetipodedocumento,deveserponderadaasuaaquisição.
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• Catálogos, folhetos e anúncios a programas, materiais e jogos educativos e
didáticos;
• Sugestõesdosutilizadoresedecolaboradores.
1.3-CritériosdeSeleção
Aoscritériosdeseleçãoaseguirelencados,oresponsávelpelagestãodacoleçãodeve
atender, no caso das redes de bibliotecas, às existências das outras unidades
documentais e ao funcionamentodo empréstimoentre elas.De ummodo geral, são
definidoscomocritériosdeseleçãodemateriaisdebiblioteca:
Adequação
• Amissão e objetivos das bibliotecas públicas: universalidade, enciclopedismo,
carátergeneralistaetemáticasdeâmbitolocal;
• Asnecessidadeseinteressesdetodososmembrosdacomunidade.
Atualidade
• De conteúdo - autores, temas e recursos atuais e necessários ao exercício da
cidadania;
• Deautoridade-autoreseorganismosprodutoresdeinformaçãocomdestaque
naatualidade(ex.:governoeletrónico)
• De forma - novos formatos e suportes da seleção incluindo recursos de
informaçãonãofísicoseartefactosdigitais;
• Deacesso-novosmeiosdeacessoarecursosdeinformaçãoexternosàbiblioteca
(ex.:recursosonlinecomacessoemstreamingouparadownload).
Diversidade
• Dosdocumentoseoutrosrecursosdeinformaçãoadisponibilizar-coberturade
uma grande variedade de géneros de ficção, de recursos de aprendizagem
incluindoparaautoformação,deexercíciodacidadaniabemcomodidáticosede
lazer;
• Dograudeprofundidadecomqueostemassãoabordados;
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• Dostiposdesuporteeformasdeacessodisponibilizadas.
Pluralidade
• Disponibilização de documentos e outros recursos que veiculem as várias
correntesdepensamentoeopinião.
Qualidade
• De conteúdo - qualidade literária, científica, artística e idoneidade dos
documentoserecursos;
• Deforma-qualidadedosdocumentoseoutrosrecursos,incluindoaspetoscomo
ografismo,adurabilidade,aqualidadedeimagem,som,etc.
Conteúdo
• Idoneidade e competência do autor/intérprete/editor e outros produtores de
documentoserecursos;
• Potencialdeutilizaçãodosdocumentoseoutrosrecursos;
• Prioridadedeseleçãodedocumentoseoutrosrecursosdeáreascarenciadascom
procura;
• Aposta na disponibilização de recursos e artefactos digitais relevantes para a
comunidade.
Língua
• Prioridadeadocumentos,materiaiserecursosemlínguaportuguesa,editadose
produzidosemPortugal;
• Considerar aquisições de materiais noutras línguas quando a comunidade
estrangeiraresidenteassimojustifique,quandoexistaumagrandeprocurae,no
casodeobrasconsideradasrelevantes,quandonãohajadasmesmastraduções
emlínguaportuguesa.
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Formato
Relativamenteadocumentosimpressos
• Prioridadeadocumentoscomencadernaçãodurável;
• Evitardocumentosperfuradoscomlombadadeargolas;
• Evitarediçõesconsideradasdeluxo;
• Evitardocumentosconstituídosporfolhassoltas.
Relativamenteadocumentossonoros,audiovisuaisemultimédia
• Evitarformatoscompoucaprocura;
• Evitarformatosdescontinuadosouemprocessodedescontinuação;
• Considerar novos modos de acesso aos recursos sonoros, audiovisuais e
multimédia.
Relativamenteadocumentosdigitais,recursoseletrónicoseartefactosdigitais
• Avaliarasuaprocurarealepotencial;
• Privilegiaraaquisiçãointegradaemconsórcios/redes(ex.:livroseletrónicos).
• Perceberasuapertinênciaeatualidadeemrelaçãoàtecnologiautilizada.
Númerodeexemplarese/oulicenças
• Calcularemfunçãodaprocura,onúmerodeexemplares/licençasexistentesna
bibliotecae/ounaredebemcomoemoutrasbibliotecaseorganizaçõescomas
quaisexistemrelaçõesdecooperação.
Relaçãocusto/benefício
• Aefetuarparatodasasaquisições,independentementedotipodemodalidade,
recurso,formatoousuporte,privilegiando-sesemprequepossívelasaquisições
em grupo (da rede e/ou de várias bibliotecas, o que permite ganhar escala e
consequentementereduzircustos).
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1.4-Coleçõesespeciais
1.4.1-Fundolocal
Entende-se por fundo local, a parte da coleção constituída pelos recursos (físicos e
digitais) que se referem a uma determinada zona geográfica/comunidade, e/ou os
produzidosporautoreseoutroscriadores locais.Trata-sedeumfundoúnicodecada
biblioteca/rededebibliotecassobreahistóriaeavidalocal.Paraasuaconstituição,o
responsávelpelagestãodascoleçõesdeve:
• Recolher,preservaredisponibilizar,demodosistemático,osmateriaisrelativosà
históriadacomunidadelocalouproduzidosporautoreseoutroscriadoreslocais;
• Privilegiar,semprequepossívelejustificável,aintegraçãodemateriaiseditados
pela(s)Câmara(s)Municipal(s)ouporela(s)apoiada(s);
• Fazerumagestãoconjuntadacoleçãocomoutrasbibliotecasdaregião,arquivos,
museus,etc..
1.4.2-Núcleosdocumentaisespecializados
Adicionalmente ao fundo local, podem ainda ser constituídos, se se justificar, outros
núcleos documentais especializados. Trata-se de uma parte da coleção constituída e
organizada para responder a necessidades e interesses de grupos específicos da
comunidade ou interesses estratégicos domunicípio numa determinada temática ou
área,comoporexemploosrelacionadoscom:
• Comunidadescomumaelevadaproporçãodeminoriasétnicas;
• Comunidadescomlínguaspróprias;
• Comunidadesdeimigrantes;
• Atividadeseconómicaspreponderantesnacomunidade;
• Atividadesprioritáriasnoplaneamentoestratégicodomunicípio;
• Recursosparaportadoresdedeficiência.
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1.4.3-Núcleosdocumentaisreservados
Entende-seporreservados,umacoleçãoespecialdeobrasque,devidoàsuararidade,
fragilidade ou importância, esta apartada das coleções gerais da biblioteca e não se
encontraemlivreacesso.
Emboraaconstituiçãodenúcleosreservadosnãosejaumadasmissõesdasbibliotecas
públicas,elapoder-se-ájustificarnalgunscasos.Paraoefeito,énecessárioumtrabalho
deavaliação,conservação,eeventualmenterestauro(ex.:encadernaçãodelivros),apar
do tratamento documental necessário à sua integração no catálogo da biblioteca
municipale/oudarede.Aapostanoprocessodedigitalizaçãodacoleçãopoderá,amédio
prazo,viabilizarumacessosemcondicionalismosaopúblico interessado,enquantose
asseguraapreservaçãodosoriginais.
1.5-Coleçõesdigitais
Entende-seporcoleçãodigitalumacoleçãoorganizadadedocumentosmultimédiaem
formatodigital,cujasoperaçõesdearmazenamento,pesquisaedifusãodainformação
sãofeitaspormeioseletrónicos.Omesmotermoseaplicaàscoleções“nascidasdigitais”
e aos documentos que são objeto de digitalização. Existem considerações adicionais
relativamente aosdocumentosdigitais quedeverão ser acauteladospelo responsável
pelagestãodascoleções.
• Acesso–nem todososutentesdabibliotecaouaprópriabibliotecapossuem
tecnologianecessáriaparaacederarecursosdigitais.É importanteavaliarseo
acessoiráaumentaroudiminuircomaaquisiçãodeumrecursodigitalemvezde
umrecursoanalógico;
• Viabilidadetécnicaefinanceira-seabibliotecamantiverinternamenterecursos
digitais,alongoprazooseucustopoderáexcederodosrecursosfísicos,umavez
quetalrequertempo,dinheiroeconhecimentosparatransferirperiodicamente
osficheirosdigitaisparanovosformatos,àmedidaqueastecnologiasmudam.
• Critérioslegais–adicionalmenteaoconhecimentoqueabibliotecadevetersobre
a legislaçãorelativaadireitosdeautor,deveestar igualmenteapardaquese
aplicaespecificamentearecursosdigitais;
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• Licenciamento -os fornecedoresdeconteúdose recursosdigitais (ex.: livrose
publicações periódicas eletrónicas), estabelecem frequentemente termos de
licenciamento complexos que podem limitar o número de utilizadores em
simultâneo, os downloads, os acessos a partir do exterior, a privacidade do
utilizadoreoacessoperpétuo.Éfundamentalqueoresponsávelpelagestãodas
coleçõescompreendaostermosdecadaacordodelicenciamento.
Atendendo à especificidade e complexidade destas coleções, a biblioteca/rede de
bibliotecaspoderáequacionaracriaçãodeumapolíticadedesenvolvimentodacoleção
específica para os documentos digitais, podendo se necessário, recorrer a apoio de
profissionaisdeoutrasáreas,nomeadamentejurídicaeinformática.
1.6-Documentosaevitar
Deveevitar-seaaquisiçãodosseguintesmateriais:
• Documentoscujabaixaprocuraéprevisível;
• Documentosobsoletoseirrelevantes;
• Documentos que contenham informação desatualizada ou que desatualize
rapidamente(ex.:obrasdereferênciaimpressas);
• Documentosduplicadosnoutropontodacoleçãooufacilmenteacessíveisapartir
darededebibliotecasoudeoutrasbibliotecas;
• Documentos de elevado valor comercial, como por exemplo edições fac-
similadas;
• Documentosemsuportesemviasdeseremdescontinuados:cassetesdevídeo,
etc..
2-Avaliaçãodacoleção
A avaliação da coleção deve realizar-se anualmente. Trata-se de uma operação
fundamental para a renovação das coleções nas bibliotecas, determinando a
permanência,substituiçãooueliminaçãodosdocumentos,nosseusdiferentessuportes.
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Àsemelhançadoqueseverificacomoscritériosdeseleçãoparaaaquisiçãodacoleção,
oresponsávelpelagestãodacoleçãodeve,nocasodasredesdasbibliotecas,atenderas
existênciasnasoutrasunidadesdocumentaiseaofuncionamentodoempréstimoentre
elas,oquepodeserdecisivoparaamanutençãooueliminaçãodosdocumentos.
Oprocessodeavaliaçãoinicia-secomumdiagnósticogeral.Apartirdosdadosextraídos
dosrespetivosSistemasdeGestãodeBibliotecas(SGB),odiagnósticodevecontemplar
osseguintesparâmetros:
• Númeroe respetivaspercentagensdedocumentosexistentesedisponíveisao
públicoeemdepósito(portema,cotaesuporte);
• Dadosrelativosàcirculaçãoeempréstimo(portema,cotaesuporte)4.
A complementar o processo de avaliação, deverão ser elaboradas listagens dos
elementos perdidos ou indisponíveis, com o estado de abatido, desaparecido, ou
identificativodeatrasodedevolução.
2.1-Substituição,encadernaçãoerestauro
Decorrente da avaliação da coleção, o responsável pela gestão da coleção deverá
equacionar:
• Asubstituiçãodedocumentosemmauestadodeconservaçãooudesaparecidos
(casoaprocuraea relevânciadosmesmosparaacomunidadeo justifiquem),
medianteaaquisiçãodeitensiguaisoudenovasedições/versõesdosmesmos.
• Aencadernaçãoe/ourestaurodosdocumentosemmauestadodeconservação,
que sejam raros ou inexistentes no circuito comercial, caso a pertinência dos
mesmosojustifique,omesmoseaplicandoasediçõesesgotadas.
2.2-Inventário
O inventário total ou parcial deverá ser feito anualmente, em data a definir pela
biblioteca.
4 Classes de circulação: considerar o número de vezes, desde a aquisição, que o documento circulou(empréstimo)porclasse/cotaesuporte (intervalosdecirculaçãovariáveis;verificarníveisdeutilizaçãoentrebaixo,médioeelevado).Nãoaplicávelaosexemplaresparaconsultalocal.
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3-Desbaste5
Entende-se por desbaste o procedimento técnico, com base em critériosmateriais e
intelectuais, de retirar temporária ou definitivamente documentos de acesso público
(envioparadepósitooueliminaçãodosdocumentos).Odesbasteé,à semelhançada
seleçãoeaquisição,umapartefundamentaldagestãodacoleção.
Acoleçãodabibliotecaéumrecursodinâmico.Requerumaentradaconstantedenovos
materiaiseasaídadedocumentosemmauestado,desatualizadosousemprocura,de
formaagarantirqueacoleçãocontinuaaserrelevanteparaacomunidadeemantem
um nível aceitável de qualidade. O desbaste e a eliminação de documentos libertam
espaço para novos materiais e ajudam a manter a pertinência geral da coleção da
biblioteca.
Uma coleçãomais pequena e de alta qualidade serámais utilizada que uma coleção
maior, contendo uma grande percentagem de documentos em mau estado ou
desatualizados, na qual os títulosmais recentes se podemperder entre uma coleção
medíocre.Anãoatualizaçãodematerialdereferênciadesatualizadopode,porexemplo,
fazercomqueoutilizadorrecebainformaçãoincorreta.
Nãoobstante as coleçõesdigitais não estarem limitadaspor espaçodeprateleira, ao
contrário das coleções impressas, os itens digitais também devem ser removidos da
coleçãocasojánãosejamúteis,atuaisouapropriados.
Osnúcleosdocumentaisespecializadosqueintegramacoleçãodabibliotecamunicipal
devem ter critérios de desbaste próprios, específicos de cada núcleo documental e
definidosporcadabiblioteca,peloquenãoestãocontempladosnesteGuia.
3.1-Critériosgeraisdedesbaste
Noscritériosgeraisdedesbasteincluem-seosseguintes:
• Documentos cujo conteúdo não é adequado à biblioteca, incorporados na
coleção sem terem sido sujeitos a uma avaliação previa (ex.: doações de
5 Neste documento foi utilizado o termo “desbaste” para descrever o procedimento tambémhabitualmentedesignadopor“expurgo”,eotermo“eliminação”paradescreveroprocedimentotambémdesignadohabitualmentepor“abate”.
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bibliotecasparticularesespecializadaseofertasqueentraramdiretamentepara
acoleçãosemqualquercritériodeavaliação).
• Documentosdeconteúdodesatualizado,masquepodemaindasersuscetíveisde
procura(ex.:títulosquetiveramnovasedições,obrasdereferência);
• Documentosemmauestadodeconservação;
• Documentosduplicadoscujaexistêncianãosejustifique6;
• Documentosquesetenhaverificadonãoseenquadraremnasnecessidadesdo
público, tais como aqueles com 5 ou menos empréstimos/renovações, nos
últimos5anos;
Osperíodosdereferênciasugeridosparaeventualdesatualizaçãodedocumentos,bem
comoaquantidademínimaemáximadeexemplaresamanter,constamnoAnexo1.
3.1.1-Critériosdedesbastedaspublicaçõesperiódicas
Por se tratar de um tipo de documentação específica cujo conteúdo rapidamente se
desatualiza,odesbastedosperiódicosdeveserfeitotendoemcontacritériosespecíficos
relativosàrespetivatemáticaeperiocidadedepublicação.
Nocasodaspublicaçõesperiódicasnãocorrentespoder-se-áestabelecercomocritérios
paradesbaste:
• Coleçõesdeperiódicossemprocura;
• Periódicosdeinteressesazonal;
• Periódicoscomelevadograudeespecialização;
• Periódicosemmauestado;
• Periódicos existentes noutras bibliotecas, arquivos e instituições (ex.:
hemerotecas,arquivosdejornais,centrosdedocumentação,etc.).
Relativamente às publicações periódicas correntes são propostos os prazos de
armazenamentoconstantesnoAnexo1.
Nocasodasredesdebibliotecasédesejável,agestãoconjuntadoarmazenamentodas
publicações periódicas: uma determinada biblioteca poderá ficar responsável pelo
6Devemserretiradasdasestantesdiferentesediçõesdeumamesmaobraeduplicados,mantendoasediçõesmaisrecentesedemelhorqualidade.
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armazenamentodapublicaçãox,outrapeloarmazenamentodapublicaçãoy,eassim
sucessivamente.
As coleções periódicas a conservar (ex.: imprensa local e regional) deverão ser
preferencialmentedigitalizadas.Oseuarmazenamentoemespaçofísicodeveserfeito
igualmenteemarticulaçãocomasoutrasbibliotecasdaredeou,nocasodeestanão
existir,comasbibliotecasdamesmaregião.
4-Eliminação
Aeliminaçãoconsistenaretiradadefinitivadedocumentosdecoleção.
Os documentos identificados para a eliminação poderão ser canalizados para outras
instituiçõesinteressadasemrecebê-los;poderãotambémservendidosouenviadospara
reciclagem.Noscritériosgeraisdeeliminaçãoincluem-seosseguintes:
• Documentosdanificados,compáginasemfalta;
• Documentosilegíveis;
• Documentos cujos dispositivos de leitura caíram em desuso (cassetes áudio,
cassetesvídeos,disquetes,etc.;
• Publicações periódicas, correntes e não correntes, fora dos prazos de
conservaçãodefinidos;
• Documentoscomconteúdosinformativosdesatualizados;
• Documentossemprocura;
• Documentos com conteúdos educativos e/ou pedagógicos desatualizados
(manuaisescolares,obrasdereferênciasemvalorhistóricooupatrimonial,etc.);
• Documentosduplicadosexistentesemdepósito(aavaliarcasoacaso);
• Documentos em depósito, que se tenha verificado não se enquadrarem nas
necessidades do público, tais comodocumentos com5 oumenos pedidos de
consulta/empréstimo/renovações,nosúltimos5anos.
• Artefactosdigitaistecnologicamenteultrapassadosoucomavarias
permanentes.
Comoregrageralnãoseconsideramosseguintesdocumentosparaeliminação:
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• Documentos com valor patrimonial (histórico e/ou artístico) e /ou raridades
bibliográficas,cinematográficas,musicais,etc.;
• Documentosquesãoconsideradosclássicoseessenciaissemqualquercoleção,
independentementedabaixafrequênciadeconsultas/empréstimos;
• Primeirasedições,ouasediçõesmaisantigas,deliteratura,filmes,musicais,etc.,
deautoresecriadorespremiadosoudereconhecidomérito;
• Documentosqueintegramofundolocal;
• Obrasautografadasporautoresdereconhecimentomérito.
Comoregrageral,aeliminaçãoexigeaelaboraçãodorespetivoautoearetiradadoitem
dalistadosbensinventariados(Anexoll).
Odesbasteeaeliminaçãonãodeverãoseraplicadoscomoformaderetirardoacessoao
públicodocumentoscontroversosoucomoformadecensura.
Odesbastenãodevedeserutilizadocomoformaderetirardocumentosdassalasde
leitura,fazendoapenastransitarosdocumentosparaodepósito.Estetipodedecisão
apenaspermiteadiaroproblemaeembrevelevaráàfaltadeespaçonodepósito.
5-Responsabilidade
A responsabilidade da proposta e aplicação de critérios relativos ao desbaste e à
eliminaçãoédacompetênciadoresponsávelpelagestãodascoleções,cabendo-lhe:
• Procederàdefiniçãodoscritériosdedesbasteeeliminação;
• Procederàelaboraçãodalistademateriaisaeliminar;
• Submeteralistaàaprovaçãosuperior;
• ProcederàatualizaçãodosregistosnoSGBe/ounolivrodeinventário;
• Decidirsobreodestinoadaraosdocumentoseliminados.
Oprocessodedesbasteedeeliminaçãodedocumentosdevesermonitorizadodemodo
aseobterinformaçãosobre:
• Listademateriaisaeliminar;
• Númerodedocumentoseliminados,portipoesuporte;
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• Taxa de eliminação (relação entre o número de documentos eliminados e o
númerototaldedocumentosdacoleção);
• Taxa de renovação (relação entre o número de aquisições e o número de
eliminações).
6-Gestãodeofertas,doaçõeselegados
Entende-sepor:
• Ofertas e doações - Entrega à biblioteca de um documento ou conjunto de
documentos, a títulogratuitoe irrevogável,por vezesacompanhadadecertas
obrigaçõesoucondições,tendoabibliotecaafaculdadedearecusar;
• Legado-Disposiçãofeitaportestamento,atribuindoàbibliotecaumdocumento
ouconjuntodedocumentos,porvezesacompanhadadecertasobrigações,tendo
abibliotecabeneficiáriaafaculdadedeorecusar7.
Asofertas,doaçõeselegadosdedocumentospoderãoedeverãoserumaformadeas
bibliotecaspúblicasatualizaremeenriqueceremassuascoleções.Porém,asuagestãoé
frequentemente problemática, devido à natureza dos documentos em causa, e às
condiçõesporvezesimpostaspelosdoadores,nomeadamentequantoànecessidadede
manteraintegridadedacoleçãodoadaouquandoàformadeadisponibilizaraopúblico.
Por vezes, trata-se de documentos entregues na biblioteca por particulares, que por
algummotivosequeremdesfazerdeles;outrasvezesadocumentaçãoéprovenientede
bibliotecasparticularesqueversamtemáticasespecíficasequenãoseadequamàmissão
eaosobjetivosdasbibliotecaspúblicas.
Asbibliotecaspúblicasdevem,pois,acautelarjuntodasrespetivastutelas,odireitode
aceitar apenas as ofertas, doações e legados de documentos que se enquadremnos
critérios definidos na sua política de desenvolvimento de coleções. Para tal é
fundamental a existência de um Regulamento ou de Normas escritas (Anexo IV)
aprovadaspelatutela,comoscritériosecondiçõesdefinidaspelabibliotecaouredede
7FARIA,MariaIsabel,PERICÃO,MariadaGraça–DicionáriodoLivro:daescritaaolivroeletrónico.Coimbra:EdiçõesAlmedina,2008.ISBN978-972-40-3499-7
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bibliotecas, que justifiquem e salvaguardem a decisão de aceitar, ou não, uma
determinadaoferta,doaçãooulegado.
Aaceitaçãodeofertas,doaçõeselegadosdeveráserformalizadaatravésdaassinatura
dodocumentopróprio(termodedoação)econcluídaapósaaprovaçãoemsessãode
Câmara.
Apósaavaliação,osdocumentosaceitesserãointegradosnacoleçãodabiblioteca,de
acordocomasáreastemáticasqueversam,nãosedevendoconstituircoleçõesespeciais,
nematribuirumlugarespecificonabiblioteca.
Nocasodosdocumentosque,apósaavaliação,seconcluaquenãodevemintegrara
coleção,abibliotecapoderáencaminhá-losparaoutrasbibliotecaseinstituições,poderá
utilizá-los para outros afins relacionados com a sua atividade, poderá devolvê-los ao
doador,poderávendê-losouaindaenviá-losparareciclagem.
Àsemelhançadoqueseverificacomoprocessodeseleçãoparaaaquisiçãodacoleção
paraaaceitaçãodasofertas,doações, legadosdeveatender-senocasodas redesde
bibliotecas, às existências nas outras unidades documentais e ao funcionamento do
empréstimoentreelas.
Osdocumentos recebidosnabibliotecade formaavulsa,esporádicaousemqualquer
contactoprévioporpartedodadorserãosubmetidosaomesmoprocessodeavaliação.
Porém, nestes casos não haverá lugar a assinatura de um termo de doação nem se
procederá à devolução dos documentos caso se conclua pela sua não integração na
coleçãodabiblioteca.
6.1-Critériosecondiçõesdefinidosparaaaceitaçãodeofertas,doaçõeselegados
Noscritériosecondiçõesgeraisparaaaceitaçãodedocumentosincluem-seosseguintes:
• Obras impressas de ficção e não ficção, em bom estado de conservação (não
aceitar documentos rasgados, sem capa, com pó ou amarelecidos), com uma
estimativadeprocuraelevada;
• Livrostécnicos(obrasimpressas),nãomuitoespecializados,comdatadeedição
recenteeembomestadodeconservação;
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• Obrascomumvalorintrínsecoparaofundolocal;
• Obrasrarasouespeciaisincluindodocumentoscomvalorhistórico;
• Coleções de jornais e revistas com relevância para a comunidade servida,
incluindo coleções completas de periódicos locais, inexistentes nas outras
bibliotecasdaredeouemsuportedigital;
• Documentos sonoros, audiovisuais e multimédia originais, em formatos não
descontinuados ou em vias de o ser e em bom estado de conservação,
dependendodaprocuraexistente.
Nãodeveráseraceiteoseguintetipodedocumentação:
• Obras impressas em mau estado de conservação, nomeadamente rasgadas,
incompletas,semcapa,sujasouamarelecidas;
• Obrasimpressasqueseencontramdigitalizadaseacessíveisonlinegratuitamente
(ex.:obrasdaBibliotecaNacionalDigital);
• Documentos multimédia desatualizados, em mau estado de conservação,
designadamenteriscados,partidosousemorespetivoinvólucro;
• Manuaisescolares;
• Bibliografiaespecializada,nomeadamentemanuaisdeEnsinoSuperior,editados
hámaisde30anos;
• Periódicoscorrentes;
• Periódicosnãocorrentesseminteresseparaacomunidadelocal;
• Cassetesáudioevídeo;
• ProgramasInformáticosemformatosnãolegíveis;
• Documentosfotocopiados;
• Obrasdereferência;
• Documentos sonoros, audiovisuais e multimédia originais, em formatos
descontinuados;
• Cópiasdedocumentosmultimédia.
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ANEXOS
Osanexosqueseseguemsãoumareferênciaepoderãoseradaptadosàrealidadedecada
BibliotecaMunicipal
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AnexoI
Períodos de referência para eventual desatualização e decisão de eliminação de
documentos:
• Obrasdeciênciasexatas/técnicas:10anos;
• Obrasdeciênciassociaisehumanas:20anos;
• Obrasdeciênciasdasaúde:10anos;
• Obras de informática: 3 anos (em função da atualidade dos
programas/sistemas/aplicações);
• Obrasdedireito:3anos;
• Obrasdefinanças:5anos;
• Guiasemanuais(vários):2anos;
• Roteirosdeviagem:6anos;
• Documentoscom5oumenospedidosdeconsulta/empréstimos,nosúltimos5
anos.
Estes prazos devem ser articulados com a atualização dos referidos conteúdos (por
exemplo:obrasdegeografiacomreferênciaàURSSouChecoslováquiaouManuaisde
DireitoouFinançasdesatualizados).
Nocasodasobrasdereferência,deveserverificadaaatualizaçãodosconteúdoseasua
utilidadeparaoestudodotema.Existemoutrosdomíniosquesetornamdesatualizados
maisrapidamentepeloquesepoderãoestabelecerperíodosdereferênciamaiscurtos,
comoporex.:
• CiênciasdaEducação;
• Ciênciasdainformação;
• Gestão;
• EconomiaeFinanças.
Devem de ser retirados da estante as diferentes edições de uma mesma obra e
duplicados,mantendoasediçõesmaisrecentesedemelhorqualidade.
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Númerodeexemplaresamanter:
Máximo:
• Ediçõesdeautor:1exemplar(casoaobratenhamanifestointeresse);
• Obrascommédiautilização(utilizaçãosazonal:férias,natal,óscares):1exemplar;
• Obrascomelevadautilização(ex.:bestsellers,prémiosliterários,obrasdoPlano
NacionaldeLeitura,etc.):2oumaisexemplaresconformeonúmerodepedidos
deconsulta/empréstimos.
Onúmerodeexemplaresdeveráserajustadoemfunçãodonúmeroedasexistênciasdas
bibliotecasquefuncionamemrede.
Publicaçõesperiódicascorrentes
Prazosdearmazenamento:
TipodePeriódico PeríododeArmazenamento
Jornaisdiários
Publicaçõessemanais
Publicaçõesquinzenais
Publicaçõesmensais
Bimestral,quadrimestral,semestraleoutras
Publicaçõesanuais
1mês(últimos30números)
3meses(últimos12meses)
1ano(últimos24números)
2anos(últimos24números)
3anos(anocorrente+2anosanteriores)
6anos
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AnexoII
PropostadeEliminação
DeacordocomoprevistonoRegulamento/NormasdefuncionamentodaBibliotecade
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx, nomeadamente as relativas à gestão da coleção, foi
realizadaaavaliaçãoperiódicadascoleçõesdaBibliotecaMunicipaldexxxxxxxxxx,de
acordocomoscritériosdefinidosnoGuiadeGestãodasColeções.
Destaavaliaçãoresultouaidentificaçãodosseguintesdocumentos/materiaisaeliminar:
NúmerodeRegisto
Título/Autor/Produtor
ConformeestipuladonoscitadosRegulamento/Normasde funcionamentodeGuiadeGestãodasColeções,propõe-se:
1. A eliminação dos documentos através do registo do inventário dosdocumentos/materiaisacimaidentificados()
2. O encaminhamento dos documentos eliminados para outras bibliotecas einstituições()
3. AsuareutilizaçãoparaoutrosfinsrelacionadoscomaatividadedaBiblioteca()4. Asuavenda()5. Oseuenvioparareciclagem()
Àconsideraçãosuperior
xxxxxxxxx,dede20
O/ABibliotecário/a
____________________________
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AnexoIII
MinutaparaNormasdeGestãodeOfertas,doaçõeselegados
1- Compete à Câmara Municipal de --------------- no âmbito da organização e
funcionamentodos seus serviçosedagestão corrente, aceitarofertas, doaçõese
legadosabenefíciodeinventário(art.º33ºnº1,alíneaj)daleinº75/2013,de12de
setembro).
2- Entende-seporofertae/oudoaçãotodaaentregaespontâneadedocumentaçãoà
biblioteca,levadaacaboporpessoasindividuaisoucoletivas,quepossaenriquecer
oseufundodocumentalecontribuirparaasatisfaçãodasnecessidadeseinteresses
dosseusutilizadores.
3- Entende-seporlegadotodaaentregadedocumentaçãoàbiblioteca,quedecorrade
umtestamento.
4- Procedimentos
4.1-Qualquerintençãodeoferta,doaçãooulegadoàbiblioteca,manifestadapor
um particular ou instituição, deverá ser apresentada por escrito, através do
preenchimentodo formuláriodeoferta/doação/ legado, disponibilizadopelos
serviçosdabiblioteca.
4.2-Aaceitaçãodeofertas,legadosedoaçõesdedocumentosseráavaliadatendo
emconsideraçãoosseguintescritérios:
a) Estadofísicodeconservação;
b) Atualização;
c) Pertinência;
d) Acessibilidadedelíngua;
e) Acessibilidadee/ouusabilidadedeformato;
f) Autoridade;
g) Valorpatrimonial.
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4.3- A biblioteca prestará informação técnica que fundamente a recusa ou
aceitação das ofertas, doações ou legados, sendo esta submetida a análise e
deliberaçãodaCâmaraMunicipal,nostermosdaalíneaj)donº1doartigo33ºda
leinº75/2013de12desetembro.
4.4- Em caso de indeferimento da aceitação das ofertas, doações ou legados,
poderão ser sugeridas outras instituições que, pela sua natureza e âmbito de
atuação,possambeneficiardadoaçãooulegadoemcausa.
4.5-Opreponentedasofertas,doaçõesou legadosseránotificadodadecisão,
dando-lheodireitodepronúncia,nocasodenão-aceitaçãoeencaminhamento
paraoutrasinstituiçõesououtrosfins.
4.6- A aceitação e integração das ofertas, doações e legados no acervo
documentaldaBibliotecaseráformalizadaemdocumentopróprio,assinadopor
ambasaspartes,passandooseuobjetoaserprioridadedaentidadequetutelaa
biblioteca.
4.7-Salvoacordoemcontrário,otransportedobemobjetodeoferta,doaçãoou
legado,assimcomoeventuaisencargos,sãodaresponsabilidadedopreponente.
4.8-Asofertasedoaçõesquedãoentradanabibliotecaporviapostal,deforma
anónimaouemqueoseudoadorexigeanonimato,serãosubmetidasaomesmo
processodeavaliação.
4.8.1- Os objetos recebidos por esta via, e aceites, serão registados para
informaçãoàentidadequetutelaabiblioteca,comperiocidadesemestral.
4.8.2-Nãohaverálugaràdevoluçãodeobjetosnãoaceites,recebidosdeforma
anónima,porestavia.
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4.9- Apenas os documentos objeto de ofertas, doações ou legados aceites e
integrados na coleção da biblioteca serão alvo de tratamento técnico, à
semelhançados restantes fundosdocumentais, sendo registada,emprograma
informático,aindicaçãodaproveniênciadosrecursos.
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AnexoIV
TermodeDoação
Declaro que conheço as normas de aceitação de ofertas e doações da Biblioteca
MunicipaldeXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX,conformeestipuladaspelasrespetivasnormas
(anexoIII).
Nestamedida:
a) Autorizoosseusserviçosaprocederemaumaavaliaçãoeseleçãodetodosos
documentos/materiaisoferecidos;
b) Autorizoqueosdocumentos/materiaisquenãosejampertinentesparainclusão
nofundodocumentalsejamencaminhadosparaoutrasbibliotecas,reutilizados
para outros fins relacionados coma sua atividade, vendidos ou enviados para
reciclagem;
c) Declaro ainda não fazer quaisquer exigências e/ou restrições sobre os
documentos/materiaisoferecidos,dandoàBibliotecaMunicipalaliberdadepara
osutilizardomodoqueentendacomomaisapropriado.
Anexoalistadosdocumentosentregues.(assinaturaslegíveis)
______________________________,________de__________________de20____
ODoador PelaBiblioteca
________________________________________________________________
________________________________________________________________
Nome
BI/CC Telefone
Endereço
Código-postal
-Localidade
GuiadeGestãodaColeção
30
RedeIntermunicipaldeBibliotecasdaLezíriadoTejo
2020