Gestão Documental. Documentos de Arquivo Registro das funções e atividades de uma instituição...

Gestão Documental

Documentos de Arquivo• Registro das funções

e atividades de uma instituição

• Produção natural e orgânica (invisível)

• Diferentes suportes e formatos

• Integra o patrimônio público

Informação – registro em diferentes suportes:

• papel• filme• CD

• fita magnética• ...

Documento – produção em diferentes formatos:

Senso comum:Arquivos

Sobre os Arquivos:

•“arquivo morto”

•burocracia inútil

•papel velho

•trabalho administrativo sem visibilidade

Senso comum

Senso comum:

O que é histórico?

• O documento não precisaenvelhecer para possuir valor histórico.

• Documento antigo• Corroído• Empoeirado• Amarelado

Senso comum

Gestão Documental

Por que é necessária?

•produção documental volumosa, diversificada e inevitável;

•controle sobre a massa documental produzida e acumulada.

Onde está o documento?

Gestão Documental

Sem a gestão documental:

•a instituição tem o ônus da guarda e não tem o benefício do acesso.

Gestão Documental

Sem a gestão documental:

•o documento não é localizadoe não tem como exercer sua função como fonte de informação e prova.

Gestão Documental

• Por quanto tempo guardar

o documento?• O que PODE ser

eliminado?• O que DEVE ser

preservado?• Como organizar

os documentos?

A Gestão Documental responde a

estas questões

Gestão Documental

• cuida do ciclo de vida do documento;

• controla o percurso que os documentos fazem desde a produção até sua destinação final.

Gestão Documental

Ação estratégica de Governo:

•transparência e eficiênciaadministrativa;

•economia de recursos;

•agilidade e subsídio na tomada de decisão;

Gestão Documental

Ação estratégica de Governo:

•modernizaçãoda máquina pública;

•controle social.

Gestão Documental

É atividade técnica:

•exige intervenção humana de natureza técnica;

•padroniza normas e procedimentos que regulam o ciclo de vida do documento.

Gestão Documental

Traz benefícios:

•Arquivos organizados;

•Identificação dos valores dos documentos;

•Prazos de guarda definidos;

Gestão Documental

Traz benefícios:

•Decisão sobre preservar ou eliminar;

•Facilidade em recuperar a informação.

Onde está a informação?

Informação arquivística

Documentos públicos

Arquivos

Acesso à informação pública

Gestão Documental Tratamento da informação

A finalidade da gestão

documental é garantir o acesso à informação

Gestão Documental• Define critérios que

orientam a construção do patrimônio documental.

• Ação institucional

– sensibilizar o alto escalão de governo

– planejar recursos no PPA

– capacitar os recursos humanos

Gestão DocumentalÉ preciso:

• Construção de conhecimento:– produção documental;

– valor dos documentos;

– prazos de guarda;

– destinação;

– restrição de acesso.

Gestão Documental

• Que área ou setor de seu município está precisando mais de uma ação de gestão documental?

Cochicho

Interfaces entre a Gestão e o Acesso

Acesso: um dos aspectos mais importantes

da política de gestão documental

Em qual dos cenários é possível se falar em acesso à informação?

• “Cabem à administração pública, na forma de lei, a gestão da documentação governamental e …

Gestão Documental

• … as providências para franquear sua consulta a quantos dela necessitem.” – Art. 216, §2º da CF,

regulamentado pela Lei Federal nº 8.159/1991

Gestão Documental

Acesso à informação• “Todos têm direito

a receber dos órgãos públicos informações de seu interesseparticular, ou de interesse coletivo ou geral, que serão

prestadas no prazo da lei, sobpena de responsabilidade, …

Acesso à informação

• … ressalvadas aquelas cujo sigilo seja imprescindível à segurança da sociedade e do Estado.”

– Art. 5º, XXXIII, da CF, regulamentado pelaLei Federal nº 12.527/2011

Gestão & Acesso: legislação específica

LF 8.159, de

09/01/1991

Gestão de documentos(Arts. 1º e

3º) Localização

LF 12.527, de

18/11/2011

Tratamento da

informação(Art. 4º, V)Recuperaçã

Responsabilidade dos agentes e da

administração pública com o patrimônio

documental

• LF 8.159, de 09/01/1991 – Art. 25

• LF 9.605, de 12/02/ 1998 –Art. 62

• DF 3.179, de 21/09/1999 –Art. 49

Conceitos Fundamentais

Documentos de Arquivo

• Registros de informação, em qualquer suporte, produzidos ou acumulados por um órgão público no exercício de suas funções e atividades.

Documentos de Arquivo

Registram o exercício de funções e atividades

Garantem a eficácia administrativa e jurídica dos atos

Subsidiam e comprovam as ações administrativas

Registram o exercício de funções e atividades

Garantem a eficácia administrativa

e jurídica dos atosSubsidiam e comprovam as ações administrativasValor de prova

Asseguram direitosdo cidadão

e da instituição

Valor informativo

Preservam a memória

institucional

Valor de prova

Asseguram direitosdo cidadão

e da instituição

Valor informativo

Preservam a memória

institucional

Principais características

• naturalidade (produção natural)

• organicidade (contexto de produção

Principais características

• autenticidade (valor de prova)

• unicidade (cada documento é único)

Arquivo Público

• Conjunto de documentos produzidos e recebidos por um órgão em decorrência de suas funções e atividades.

• Edifício ou órgão de custódia de documentos.

Arquivo Público

• Instituição responsável pela formulação e implementaçãode política pública de gestão,preservação e acesso – órgão normativo.

É o efetivo controle de documentos em todas as fases do seu ciclo de vida

Gestão Documental

PRODUÇÃOCLASSIFICAÇÃO

AVALIAÇÃO

TRAMITAÇÃOUSO

ARQUIVAMENTO

ACESSO

Gestão Documental

Assegura:

•o acesso à informação, •a racionalização e a eficiência dos arquivos.

Gestão Documental• Ciclo de vida dos

documentos

2ª idade – Arquivo Central e/ou Arquivo Intermediário

• Final de vigência; documentos que aguardam prazos longos de prescrição ou precaução

• Raramente consultados• Aguardam a destinação final: eliminação ou guarda

permanente

1ª idade – Arquivo Corrente

• Documentos vigentes, frequentemente consultados

3ª idade – Arquivo Permanente

• Documentos que perderam a vigência administrativa, porém são providos de valor secundário ou histórico-cultural

1ª idade – Arquivo Corrente

• Documentos vigentes, frequentemente consultados

2ª idade – Arquivo Central e/ou Arquivo Intermediário

• Final de vigência; documentos que aguardam prazos longos de prescrição ou precaução

• Raramente consultados• Aguardam a destinação final:

eliminação ou guarda permanente

3ª idade – Arquivo Permanente• Documentos que perderam

a vigência administrativa, porém são providos de valor secundário ou histórico-cultural.

• Deve ser formulada como política pública.

Gestão Documental

• Depende da institucionalização do Arquivo Público (órgão normativo).

Arquivo Público• Formula e implementa

a política de:

– gestão,

– preservação e

– acesso aos documentos e informações.

• Exige um Sistema de Arquivos:– Articula os órgãos

produtores;

– Integra as fases: corrente, intermediária e permanente;

– Articula as atividades de arquivo e protocolo;

Política de Gestão Documental

– Padroniza normas e procedimentos;

– Define responsabilidades (órgãos).

Política de Gestão Documental

• Exige um Sistema de Arquivos:

Sistema de Arquivos

Órgãos e Entidades Integrantes do SAESP

Órgão Órgão setorisetori

alalÓrgão Órgão setorisetori

Órgão Órgão setorisetori

Órgão Órgão centralcentral

SociedadeSociedadede de

EconomiaEconomiaMistaMista

SecretariaSecretariass

AutarquiAutarquiasas

EmpresaEmpresass

PúblicasPúblicas

FundaçõFundaçõeses

Arquivo Arquivo Público Público

do Estado do Estado Órgão Central Órgão Central

do SAESPdo SAESP

Arquivo Arquivo Público Público

do Estado do Estado Órgão Órgão

Central Central do SAESPdo SAESP

SecretariasSecretarias

AutarquiasAutarquias

FundaçõesFundaçõesEmpresasEmpresasPúblicasPúblicas

SociedadeSociedadede Economiade Economia

MistaMista

• Quais são os problemas queo seu município enfrenta por não ter uma política de gestão documental?

Cochicho

Instrumentos da Gestão Documental

1. Plano de classificação

2. Tabela de temporalidade

3. Tabela de documentos sigilosos e pessoais

4. Sistemas informatizados

• Arquivo Público Municipal, em parceria com as áreas envolvidas na produção dos documentos no exercício de suas atribuições, por meio da criação de gruposmultidisciplinares.

Quem vai produzir osinstrumentos de gestão?

• Profissionais de diversas áreas de formação (competências):

Perfil do grupo de trabalho

Administração

Direito História Finanças Informática

Arquivística Gestão do

conhecimento

Áreas específicas

Plano de Classificação

• Representação lógica das funções, subfunções, atividades e séries documentais do organismoprodutor, resultante da classificação.

• Classificar um documento significa identificar o contextoem que ele foi produzido, isto é, relacioná-lo à função, subfunção e à atividade que determinou a sua produção.

Classificação de Documentos

Etapas para a elaboração do

• Escolha da metodologia:

– Estrutural ou Funcional

Estrutural (alterações constantes)

Funcional (funções e atividades permanecem inalteradas)

Etapa 1

– Atividades-Meio (comum a todos: Orçamento e Finanças, RH, Comunicação, Bens materiais e patrimoniais, …) OU

Etapa 1

– Atividades-Fim (específicas de cada órgão: Saúde, Educação, Habitação, Meio Ambiente, …)

Etapa 1

• Estudo da legislação que regula a estrutura e define as atribuições e o funcionamento do órgão produtor dos documentos.

Etapa 2

• Identificação dos tiposdocumentais produzidos

Espécie Ação Objeto

Processo

Aquisição

Material

consumo

Etapa 3

• a identificação pode ser realizada pelos produtores dos documentos

• por meio de entrevistas com os produtores, ou

• pelo estudo dos documentos acumulados nos arquivos

Estratégias para identificar os documentos

• Controle de vocabulário (padronização dos nomes dos documentos)

Etapa 4

Contas de luzContas de água

Contas de telefone

Processo de pagamento de contas de utilidade pública

Modelo de Índice

Acidente de trabalho ou doença profissional, Licença por USE Processo de afastamentos ou licenças

3.3.4.5

Modelo de Índice

Averbação de tempo de serviço INTEGRA Prontuário Funcional

3.3.1.8

• Atribuição de Código para cada série documental

Etapa 5

00 Órgão produtor

Função

SubfunçãoAtividade

Série Docum.

Tabela de Temporalidade de

Documentos

Tabela de Temporalidade de Documentos

O que é?

• Instrumento de gestão que registra os prazos de guarda (vigência, prescrição e precaução) e …

Tabela de Temporalidade de Documentos

O que é?

• … a destinação (eliminação ou guarda permanente) de cada série documental, definidos na avaliação.

Série Document

Atividade

Subfunção

Função

Resultados da

Classificação

FunçãoSubfunção

AtividadeSérie Documental

Campos de informação da Tabela de Temporalidade

de Documentos

Resultados da Avaliação

ObservaçõesArquivocorrent

Arquivo intermediário

Prazos de guarda (em anos)

Eliminação

Arquivopermanent

DestinaçãoArquivocorrent

Arquivo intermediári

Prazos de guarda (em anos)

Eliminação

Arquivopermanent

DestinaçãoObservações

Campos de informação da Tabela de Temporalidade

de Documentos

• Estudo multidisciplinar, que permite:

Avaliação de Documentos

– Identificar os valores dos documentos;

– Definir os prazos de guarda;– Indicar a destinação final

(eliminação ou guarda permanente).

• Legalidade: conformidade dos prazos de guarda com a legislação vigente.

Fundamentos da Avaliação

• Legitimidade: elaboração

multidisciplinar e coletiva

de critérios.

• Cientificidade: conformidadecom os critérios e princípiosda Arquivologia.

Fundamentos da Avaliação

• Etapa 1: identificar o valordo documento

Valor primário

• valor administrativo

• jurídico-legal• fiscal• técnico

Valor secundário

• valor probatório, informativo e cultural

• fontes de pesquisa e produção de conhecimento

Valor primário

• valor administrativo• jurídico-legal• fiscal• técnico

Valor secundário

• valor probatório, informativo e cultural

• fontes de pesquisa e produção de conhecimento

• Etapa 2: definição dos prazos de guarda do documento

No arquivo corrente

No arquivo intermediário

Prazo de guarda no arquivo corrente

Série documental

Prazos de guarda(em anos)

Destinação

Observações

Arquivo Corrent

Arquivo Intermediário

Eliminação

Arquivo Permanent

Processo de licitação –

concorrência pública-obras

2 20 – Lei nº 8.666/1993

Prazo de guarda no arquivo corrente

Série documental

Destinação

Observações

Arquivo Corrent

Eliminação

Arquivo Permanent

2 20 – Lei nº 8.666/1993

Prazo de guarda no arquivo intermediário – prescrição/precaução

Série documental

Destinação

ObservaçõesArquiv

o Corrent

Arquivo Intermediári

Eliminação

Arquivo Permanent

2 20 – Lei nº 8.666/1993

Prazo de guarda no arquivo intermediário – prescrição/precaução

Série documental

Destinação

ObservaçõesArquiv

o Corrent

Eliminação

Arquivo Permanent

2 20 – Lei nº 8.666/1993.

• Etapa 3: definir a destinação do documento

Eliminação

Guarda permanente

Série documental

Prazos de guarda(em anos) Destinação

ObservaçõesArquivo

Corrente

Eliminação

Arquivo Permanent

2 20 – Lei nº 8.666/1993

Destinação: Eliminação

Série documental

Corrente

Eliminação

Arquivo Permanent

2 20 – Lei nº 8.666/1993

Destinação: Eliminação

Destinação: Guarda permanente

Série documental

Corrente

Eliminação

Arquivo Permanent

2 20 – Lei nº 8.666/1993

Destinação: Guarda permanente

Série documental

Corrente

Eliminação

Arquivo Permanent

2 20 – Lei nº 8.666/1993

• Autoriza a eliminação criteriosa de documentos públicos.

• Identifica os documentos quedevem ser definitivamente

preservados.

Benefícios da Avaliação

Instrumentos da Gestão

Tabela de documentos sigilosos e pessoais

Restrições de Acesso

Sigilosos

• Imprescindíveisà segurançada sociedade e do Estado

Pessoais

• Relativas à intimidade,vida privada, honra e imagem das pessoas,bem como às liberdades e garantias individuais

Sigilosos

• Imprescindíveis à segurançada sociedade e do Estado

Pessoais

• Relativas à intimidade, vida privada, honra e imagem das pessoas, bem como às liberdades e garantias individuais

Restrições de Acesso

Sigilosos

• Há critérios para classificação (quanto ao grau, prazo e justificativa do sigilo)

Pessoais

• Acesso restrito pelo prazo máximo de 100 anos

Sigilosos

• Há critérios para classificação (quanto ao grau, prazo e justificativa do sigilo)

Pessoais

• Acesso restrito pelo prazo máximo de 100 anos

• O mesmo grupo que produziu e acumulou conhecimentos durante as atividades de gestãodocumental deve promovera identificação desses documentos ou informaçõesde acesso restrito.

Quem identifica?

• Cabe às Comissões de Avaliação de Documentos

e Acesso – CADA promoveros estudos necessários à elaboração de tabela …

Experiência no Governo de São Paulo

• … com a identificação de documentos, dados e informações sigilosas e pessoais, visando assegurar a sua proteção.

(Parágrafo único, Art. 27, Decreto nº 58.052/2012)

Experiência no Governo de São Paulo

Construção de critériosorientadores para

a restrição de acesso

• Depende da análise das informações registradasnos documentos para justificar eventuais restrições de acesso.

• Documentos sigilosos: cabe às autoridades competentes classificar o sigilo.

• Documentos com informações pessoais: exigem esforço de interpretação e definição.

• Os documentos sigilosos e pessoais exigem condiçõesespeciais de segurança: – Nos protocolos e arquivos;

– No processo de tramitação,arquivamento e uso;

• É necessário definir perfis e credenciais de segurançapara os agentes públicos.

zProteção de

Documentos Sigilosos

• Marcação do grau de sigilo

• Registro do documento nomomento de sua produção

• Tramitação em envelopesduplos

• Criptografia

• Cuidados especiais na expedição e guarda de documento secreto e ultrassecreto

• Critérios para preservação e eliminação

• atividade da gestão documental

• trabalho colaborativo com TI

Formular política de segurança da informação

zGestão Documental & TI

• Ferramenta da política de gestão documental.

• Incorpora o Plano de Classificação e a Tabela

de temporalidade.

Sistema informatizado de gestão arquivística

(software)

• Registra e controla a produção,trâmite, arquivamento e destinação.

• Localiza os documentos e recupera as informações.

(software)

• É uma atividade de gestão documental determinar os requisitos para que o sistema atenda às necessidades da política de arquivos.

(software)

zExperiência no Governo

de São Paulo

• A eliminação de documentos depende de critérios definidos na Tabela de Temporalidade.

• Documentos de guarda permanente deverão ser preservados no original.

Digitalização pra quê?

Liberação de espaços?Não

• Lei Federal nº 8.159/1991 (Art. 10)

• Lei Federal nº 11.419/2006(Art. 11, § 3º)

• Lei Federal nº 12.682/2012(Art. 6º)

Digitalização

O que diz a legislação?

• A digitalização não autoriza a eliminação de documentosoriginais.

• A preservação no suporte digital é onerosa.

Reduz custos?Não

• Especialistas alertam sobre as dificuldades de preservação de longo prazo.

Reduz custos?Não

• A digitalização é um recursopara proteger os documentosoriginais de manuseios frequentes.

Preservar documentos originais

de guarda permanente?Sim

• A digitalização permite acessosimultâneo ao documento, o que agiliza processos decisórios, contribui para a transparência ativa e permite a pesquisa remota.

Digitalização pra quê?Agilizar procedimentos e promover acesso e ampla

divulgação?Sim

• A digitalização precisa ser acompanhada de:

Digitalização e Acesso

Em que medida a digitalização

facilita o acesso?

– sistema de indexação de imagens;

– procedimentos de registro e controle de mídias.

Orientações complementares para a implantação de umaPolítica de Arquivos

e Acesso à Informação

• Regulamentação da Lei de

Arquivos e institucionalizaçãodo Arquivo Público.

• Criação do Sistema Municipal de Arquivos.

Como o município pode se organizar

• Diagnóstico dos acervos.

• Definição de corpo técnico.

• Elaboração de plano de ação do Arquivo Públicopara as áreas:

– Gestão documental; – Preservação e difusão; – Acesso à informação.

• Inclusão da pauta dos arquivos nos Planos Plurianuais.

• Instituir a Comissão de Avaliação de Documentose Acesso.

• Capacitar os servidores.

• Implantar o Sistema de Arquivos (integração).

Gestão DocumentalPlano de Ação

• Integrar os serviços de protocolo e arquivo.

• Adequar os espaços de guarda.

• Articular-se com a área de TI.

• Elaborar os instrumentos de gestão (Plano de Classificação, Tabela de Temporalidade, Sistema Informatizado).

• Formular política de preservação.

• Elaborar instrumentos de pesquisa.

Preservação e DifusãoPlano de Ação

• Adequar espaços para a guarda permanente.

• Organizar serviços de divulgação e difusão do acervo.

Preservação e DifusãoPlano de Ação

• Regulamentar a Lei de Acesso à Informação.

• Instalar o Serviço de Informações ao Cidadão – SIC.

Acesso à InformaçãoPlano de Ação

• Implementar sistema informatizado para controledos pedidos de informação.

• Promover a transparência ativa.

• Organizar o fluxo interno de informações.

• Capacitar os servidores.

Arquivo Geral de Município

Depois

Espaço para atendimento

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