Gestão de Documentos e Gestão de Documentos e Informações - CasesInformações - Cases

Elizete Pereira SáElizete Pereira Sá

Gestão Documental - Record ManagementLei 8.159/1991 - Política Nacional de Arquivos Públicos e PrivadosConjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. ISO 15489-1:2001Campo da administração responsável pelo controle eficiente e sistemático da criação, recepção, manutenção e destinação de documentos, incluindo processos para capturar e preservar evidência de informação sobre as atividades e transações registradas.

Metodologia de Gestão Documental

Conhecer Missão, Visão, Valores da Organização;Mapeamento e/ou conhecimento dos processos de trabalho e fluxos de informação;Identificação e avaliação dos documentos associados aos processos e atividades; Elaboração dos instrumentos e ferramentas de Gestão Documental:Política de Gestão Documental;Taxonomia, Plano de Classificação, Vocabulário Controlado; GlossárioTabela de Temporalidade Documental;Padrão Normativo. Capacitação e Sensibilização.

FATORESCRÍTICOS

KPI’sINDICADORES

FLUXODE TRABALHO

LÍDER DO FLUXO DETRABALHO E PAPÉIS

OPORTUNIDADESPARA MELHORIASENTRADAS ESAÍDAS

FRONTEIRAS DOFLUXOOBJETIVODO FLUXO

DOCUMENTAÇÃOE ATRIBUTOSDO

FLUXO DE TRABALHO

Fluxograma ou Mapa do ProcessoAtributos do

Processo de Trabalho

Documentar os Processos de TrabalhoObjetivo

Avaliação Documental

Tipo do Registro/Documento;

Taxonomia: Macroprocesso, processo, subprocesso,

tipologia;

Código de Classificação;

Descrição e Objetivo do Registro;

Natureza, Base Legal/Requisito, Nível de Acesso;

Órgão Gestor do Documento; Espécie do Documento;

Suporte; Método de organização e armazenamento;

Tempo de Retenção e Temporalidade dos Documentos;

Outros Metadados.

Taxonomia

Métodos para indexar, classificar e facilitar o acesso à informação. Plano de Classificação; Vocabulário Controlado;Tesauros;Glossário.

Taxonomia e Plano de ClassificaçãoPode ser elaborado a partir dos processos organizacionais. Recomenda-se na definição dos Processos organizacionais consultar o Process Classification Framework (PCF) da APQC – American Productivity & Quality Center.

Gerir Logística de Insumos

Financiamento e Captação de

Recursos

Gestão Financeira

Recursos Humanos

Tecnologia da Informação

Gestão Administrativa

Contabilidade e Controladoria Meio Ambiente Segurança

FORNECEDORES

CLIENTES

ESTRATÉGIA E GESTÃO EMPRESARIAL

NEGÓCIO DE GERAÇÃO DE ENERGIA

SUPORTE AO NEGÓCIO DE GERAÇÃO DE ENERGIA

Planejamento de Operação e Manutenção

Investimento Engenharia e Projeto

Vendas de Energia

Relacionamento com Stakeholders

Gestão Jurídica

Governança Corporativa

Direcionamento Estratégico

Produção de Energia

Desenvolvimento de Negócios

Cadeia de Valor

 Plano de Classificação por Processo

Tabela de Temporalidade e Critérios de Retenção

Instrumento resultante de avaliação documental que tem como objetivo definir os prazos de retenção e destinação dos documentos.

O que deverá ser retido ou guardado?

Como guardar?

Por quanto tempo deverá ser mantido?

De quem é a responsabilidade da guarda?

Onde será preservado?

Em que mídia o documento será preservado?

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Fonte: ECM na sua empresa (CENADEM, 2005)

Enterprise Content Management

ECM

Padrão Normativo/Procedimento

Modelo de Gestão; Governança de Gestão Documental;Papéis e Responsabilidades;Processo de Trabalho e Indicadores; Avaliação Documental; Taxonomia e Plano de Classificação;Tabela de Temporalidade; Organização e Indexação;Organização de Diretórios, Subdiretórios e Pastas;Eliminação e Descarte dos Documentos; Segurança da Informação.

CASE

Gerenciamento Eletrônico de Informações e Documentos no Tribunal de Contas dos Municípios

Foco: Gerenciamento Eletrônico de Informações e Documentos (GED) e Gestão por Processo.

Entregas do Projeto:Workshop Gestão Eletrônica de Documentos;Gestão do Projeto com metodologia do PMI;Desenho dos processos das áreas fins e administrativas do TCM-BA;Tabela de Temporalidade e Plano de Classificação; Avaliação do GED e Especificação com Requisitos da Tecnologia ECM; Manual de Padronização de Documentos.

CASE

Gestão Documental alinhada com GC na Global Participações em Energia

Foco: Gestão do Conhecimento ExplícitoEntregas do Projeto:

Diagnóstico;Elaboração da Cadeia de Valor e desenho dos fluxos dos Processos; Diretrizes e Procedimentos de Gestão Documental;Diretrizes para Elaboração de Instrumentos de Comunicação;Diretrizes para Elaboração de Documentos Normativos;Emissão, Revisão, Acompanhamento da Documentação de Engenharia;Estruturação dos Diretórios;Workshop - Gestão do Conhecimento

CASE

Gestão Documental e Implantação do GED na Portal FFoco: Construção de uma ferramenta interna de GEDEntregas do Projeto:

Identificação dos Processos Organizacionais;Elaboração do Taxonomia e Plano de Classificação;Elaboração da Tabela de Temporalidade Documental;Construção de uma solução interna de GED; Capacitação no Sistema e orientação quanto à organização dos documentos físicos e eletrônicos.

CASE

Gestão por Processo alinhada com Gestão Documental na Câmara de Comercialização de Energia Elétrica - CCEE

Foco: Governança e Modelo de GestãoEntregas do Projeto:

Plano do Projeto;Diagnóstico com Proposição de Melhorias e Indicadores; Plano Diretor; Política de Gestão Documental; Governança da Gestão Documental; Taxonomia Corporativa; Tabela de Temporalidade Documental;Treinamento e Sensibilização das Equipes.

CASE

Gestão de Registros e Documentos na MCEFoco: Avaliação e orientação quanto as ferramentas:

SPCO Sistema de Planejamento e Controle Operacional e By You

Entregas:Avaliação e Critérios de Retenção dos Registros; Plano de Classificação; Avaliação e orientação das Ferramentas;Capacitação e Treinamento.

Gestão do Conhecimento Gestão do Conhecimento

É a disciplina que integra e organiza políticas, práticas, ferramentas de gestão e tecnológicas tendo como balizador os processos de criação, organização, disseminação, compartilhamento, utilização e proteção dos conhecimentos para gerar resultados para a organização e benefícios para colaboradores e partes interessadas.

Fonte: Sociedade Brasileira de Gestão do Conhecimento SBGC

Práticas de Gestão de ConhecimentoPráticas de Gestão de Conhecimento

Criação Organização

Compartilhamento e Disseminação

Utilização Proteção

InovaçãoMemória

OrganizacionalComunidades de

PráticasResolução de

Problemas Segurança da

InformaçãoParcerias com

Universidades e Centros de Pesquisa

Gestão Documental Boas Práticas

Gestão por Processo

Código de Conduta

Contratação de Consultoria

Portal Corporativo Redes SociaisReutilização de

SoluçõesRegistro de Marcas

e PatentesBenchmarking e

visitas as empresas

Intranet BlogsMelhoria de Produtos e Serviços

Contrato de Sigilo

Pesquisa e Desenvolvimento

ECM/GED Portal CorporativoPráticas de

Diminuição de Retrabalho

 

Educação e Universidade Corporativa

  Educação Corporativa    

Programa de Idéias

 Aprendizagem Organizacional

   

Memória OrganizacionalMemória Organizacional

Organiza, preserva e disponibiliza o acervo de conhecimentos explícitos da organização;

Representa o repositório de informações da organização;

É uma ferramenta de comunicação;

Contribui para que a organização compartilhe os seus valores com a sociedade.

Gestão Documental e Memória Organizacional

Quem sabe o quê internamente?Por quais experiências e lições aprendidas as equipes passaram?Quem pode colaborar?Quais conhecimentos podem ser reutilizados? Evita retrabalho; Ajuda reutilização de soluções; Evita repetição de erros; Compartilhamento do conhecimento; Apoio na multiplicação da aprendizagem; Prática de uma organização de aprendizagem

Muito obrigada!

Elizete Pereira Sáelizete@informareconsultoria.com.br

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