Nossa empresa

A Coobus é uma implementadora de processos e tecnologia, que tem como objetivo prestar um serviço que gere valor ao cliente, através da colaboração entre os processos, a tecnologia e as pessoas envolvidas.

A empresa busca elaborar soluções que auxiliem no dia-a-dia dos seus clientes, traduzindo necessidades de negócio em ferramentas de trabalho inteligentes, ágeis e flexíveis. E o conceito que estrutura as nossas soluções é o estudo do processo por trás de cada tecnologia, minimizando esforços dispendiosos e maximizando o uso da tecnologia, da colaboração e do investimento feito pelo cliente.

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Gerenciamento de Documentos

Não consigo localizar os documentos de forma fácil ou não encontro a versão correta;

O local que encontrei para armazenar os documentos não tem proteção contra acessos indesejados. Ainda mais quando alguns documentos são liberados e outros não;

O servidor de arquivos na rede permanece cheio e não tenho controle algum sobre a cota de espaço de cada usuário;

Meus clientes reclamam dos constantes documentos enchendo a caixa de e-mail e não sei como compartilhar minha rede para permitir o seu acesso.

Todos os documentos são encaminhados para os devidos aprovadores por e-mail, porém isso dificulta a comprovação da sua aprovação ou dos comentários de rejeição.

Passo boa parte da semana localizando documentos que estão espalhados por diversos lugares da empresa, dependendo apenas da minha memória como ferramenta;

Não há um local único e acessível para todos.

Você já ouviu frases como essas?

“60% acham mais fácil encontrar ‘conhecimento’ na Web do que nos sistemas internos”

State Of ECM Industry 2010 - AIIM

“Estima-se que até 2020 o universo digital será 50 vezes maior do que foi no último ano.”

“Estima-se que se gasta de 5 a 15% do tempo lendo informações, porém gasta-se mais de 50% procurando por elas.”

“42% das pessoas utilizam acidentalmente a informação errada pelo menos uma vez por semana.”

“53% acreditam que menos da metade da informação que recebem tem algum valor.”

Fonte: IDC

Reduzir custo e aumentar a eficiência

Otimizar os processos de negócio

Assegurar a conformidade com a regulamentação

Mitigar riscos

Obtenção de vantagem competitiva sustentável

Agilidade no atendimento aos clientes e na tomada de decisões

Propiciar a colaboração com clientes e fornecedores

Maior rapidez e precisão na localização de documentos

Disponibilização instantânea de documentos sem limites físicos

Integração com outros sistemas e tecnologias

Benefícios

As empresas estão começando a perceber que os cuidados com a informação, seu maior ativo, é que possibilitarão um crescimento organizado da empresa além de diminuir fatores de risco e aumentar a produtividade.

Cada empresa irá tratar do assunto conforme sua necessidade e cultura organizacional, porém não há como realizar um bom trabalho sem o apoio de pessoas experientes e o emprego da tecnologia.

Por isso é que oferecemos soluções que abrangem todas as fases do ciclo de vida dos documentos, como: a organização de arquivo, a digitalização, a gestão de documentos e registros, e também a terceirização do gerenciamento.

O que fazer?

Conheça as etapas do processo de organização de arquivo:

Organização de arquivo

Triagem Racionalização

Criação da tabela de temporalidadePadronização de nomenclaturasProcedimentos operacionais específicosProvisionamento de lotes por ciclo de vida

Classificação

Ordenação e agrupamentoNomenclatura de caixas e pastasColocação de grampos plásticosSeparação por ciclo de vida: ativo, intermediário ou permanente.

Separação da massa documentalAgrupamento por suporte, períodos e similaridade.Provisionamento e delegação

Preservação e guarda

Diagramação do layout das estantes e espaços disponíveis

Determinar suporte adequado (caixa arquivo, pasta, estante, mapoteca, etc)

Impressão dos rótulos das caixas e pastas

Acondicionamento

Guarda em espaço próprio ou externo

Conheça as etapas do processo de digitalização e gerenciamento:

Digitalização e gerenciamento

Indexação

Verificação de qualidade e fidelidade das imagensRedigitalização das imagens rejeitadasInserção de imagensDigitação dos índicesCorrelação com banco de dadosAutomação via OCR/ICR/OMR e/ou código de barras

PublicaçãoPreparação

Remoção de gramposNumeração de páginasRestauraçãoDesencadernaçãoCapas de lote/volumePosicionar documentosRemontagem

Alimentação em loteVerificação de qtde digitalizadaControle de qualidade superficialEliminação de verso brancoSeparação de documentos:(Códigos de barra, Folha branca)

Digitalização Gerenciamento

de Registros

Facilitar acesso a cópia digital do documentoMapear documentos físicosControle de nomenclaturas e classificaçãoControlar fluxos de trabalhoControle de acessoPromover interface de consulta à fiscalização ou auditoria.

Automatizar controle da tabela de temporalidadeIniciar fluxos de validação, troca de suporte, descarte, etc.Permitir auditoria de registros descartadosAvisos automáticos de validade do documentoPermitir integração com guarda externa.

Document Management

Services

O serviço que oferece o gerenciamento de documentos e registros da empresa, controla fluxos de trabalho, permite a disseminação do conhecimento e a colaboração entre seus funcionários, fornecedores e clientes.

DMS

Construído sob uma plataforma SaaS (software as a service), que libera o gestor para cuidar dos documentos enquanto nós cuidamos de toda a infra-estrutura.

Empresas que tem a necessidade de trafegar documentos entre seus funcionários e clientes, fornecedores, parceiros ou demais entidades;

Empresas ou entidades que querem compartilhar documentos entre um ou mais grupos de colaboradores de forma simples porém controlada.

Grupo de colaboradores que desejam controlar as alterações realizadas em seus documentos, permitindo o versionamento ou evitando alterações simultâneas.

Empresas que aplicam a sua própria gestão dos documentos porém não possuem infra-estrutura para mantê-la.

Equipes de projeto, empreendimento ou programa que precisam manter os documentos devidamente registrados em um único local para consulta ou aprovação dos demais.

Outros fins de armazenamento de documentos.

DMS - Onde se aplica?

Possui inúmeras formas de captar a informação, organizar e compartilhar os documentos. Além disso conta com a tecnologia de computação em nuvem que oferece a máxima segurança e mecanismos de contingência.

Repositório

Coobus

DMS

Oferece um conjunto completo de funcionalidades para controle dos documentos e registros da empresa, permitindo fácil integração a qualquer sistema ou sites internos e externos.

DMS

Pesquisas facilitadas, procure pelo nome,

conteúdo, autor, data, etc.

Crie as suas próprias regras de validação

ou tratamento de documentos de um

espaço.

Segurança e gestão de usuários, grupos e

perfis.Regras aplicáveis no

nível de pastas.

Solicite aprovações dos envolvidos através do workflow,

mantendo todo o registro da troca de informações sobre o

documento.

Repositório Central

Um único local, acessível a todos os colaboradores, clientes e fornecedores.

DMS

Categorize ou especialize determinados documentos afim de melhorar a organização e métodos

de busca.

Customize seus formulários com

informações específicas do seu negócio.

Reforçe as melhores práticas de gestão da

documentação utilizando a própria

ferramenta.

Acesse suas informações de qualquer lugar em qualquer

momento. Através de interface web, mapeamento direto ou

FTP

Pré-visualização de

imagens ou apresentações.

Baseado em padrões abertos,

facilitando a integração

Envio de e-mail e captura de e-

mail com anexo.

DMS

Básico(Compartilhado)

Repositório (particionado)

Coobus

1

Empresa Z

Empresa Y

Empresa X

3Repositório individual

On-Premise(Somente instalação e configuração)

Sua empresa

Sua infra-estrutura de TI

Avançado (Servidor Dedicado)

2 Sua empresa Repositório individual

Coobus

DMS - Modelos

Veja algumas telas do software no nosso tour virtual.

Tour Virtual

Aproveite para ver como funciona na prática, para isso basta cadastrar-se e começar a usar nossa versão de demonstração.

Test-Drive

Se tiver mais dúvidas ou quiser uma apresentação na sua empresa, entre em contato conosco.

atendimento@coobus.com.br

Contate-nos

Apêndice - O que é SaaS?

O Gartner define SaaS (Software as a Service) como um software que é possuído, entregue e administrado remotamente por um ou mais provedores. O provedor fornece uma aplicação baseada em um grupo de definições de dados e códigos comuns, que são consumidos em um modelo um-para-muitos por todos os consumidores contratados a qualquer momento em uma base de pagamento por uso, ou como uma assinatura baseada na métrica de uso.

• O preço da aquisição da licença do software é diluído

• Não precisa se preocupar com a gestão da infra-estrutura de hardware

• Empresas podem se preocupar apenas com seus core business

• Escalonamento

• Conseguem modernizar suas plataformas de softwares mais facilmente

• Simplifica o processo de experimentação de softwares

O DMS é baseado no software open source Alfresco®

Um milhão de downloads50,000 Versão Community30,000+ instalações75 países, 20 idiomas

Mais de 500 clientes corporativosBancos, governos, mídia e terceiro setor

Reconhecimento da indústria

Apêndice - A força do open source

Open Source Business Consortium:

Emerging Elite

Network World: Top 10 Companies to

Watch

Red Herring:Europe 100 Winner

Gartner: Cool Vendor in Content Management

EContent:100 Winner

Computer World Honors Program: Laureate 2007

BBC Radio 4: Rising Stars

World Economic Forum:Technology Pioneer

Apêndice - Empresas líderes que implantaram

Governo Financeiro

UK MOD

Apêndice - Empresas líderes que implantaram

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OutrosServiços

Educação