Gestão de Compras para Instituições

Sociais

GOS - AESE 2014Lisboa, 5 de Maio Porto, 6 de Maio

Programa17:00 Boas vindas. Apresentação do tema e dos

participantes

17:10 Não é milagre reduzir custos e aumentar qualidade

17:40 Teatro HotelShop – A Abastecedora Ideal

18:00 Intervalo

18:15 Os 40 ladrões nas Compras

18:45 Teatro HotelShop – O Lar dos Bons Amigos

Os 5 milagres da redução de custos

1º milagre:Compreender que o maior inimigo da

redução de custos é a inércia

“Não há matéria mais delicada nem iniciativa mais perigosa que promover a mudança. Porque aquele que quiser mudar terá por inimigos implacáveis todos aqueles que beneficiavam da ordem antiga e terá um apoio não muito entusiasta daqueles que podem sair beneficiados.”

Nicolau Maquiavel

“Mesmo sem prospecção de mercado, mesmo sem análise de produtos e preços e mesmo sem avaliação comparativa de fornecedores, é possível comprar “mais do mesmo” ao “fornecedor do costume”. Essa é a grande vantagem da inércia. Uma grande vantagem: É que não dá trabalho.”

Miguel Paredes Alves

Prof. Harry HarlowUniversidade de Wisconsin

2º milagre:Compreender que combater a inércia compensa

(mas dá trabalho…)

O melhor incentivo contra a

inércia:

Amplitude média do custo de um mesmo produto

alimentar

em função do know-how, investimento em tempo e poder

negocial de quem compra

3º milagreCompreender o que é que

compramosNós não compramos “produtos”

Nós compramos:

ingredientes+forma (preparação e embalamento)

+tempo+lugar+serviços

4º milagre

Compreender o processo de compra

1.Selecionar produto•Para que serve o produto?•Pode ser substituído por outro com melhor rentabilidade?•Pode incorporar menos/mais mão-de-obra?•Prazo de validade adequado à nossa capacidade de armazenamento?•Pode ser negociado individualmente, ou em cabaz?

2. Verificar conformidade do produto com a especificação

• Conformidade “no papel”• Peso• Aspecto/estado de conservação• Temperatura• Embalamento

…é importante vistoriar armazém e camiões do fornecedor…a segurança é sua responsabilidade

3. Avaliar Fornecedor e Condições de Entrega

• Antecedência da encomenda/ Prazo de entrega

• Horário de entrega• Frequência de entregas• Exigência de encomendas mínimas• Capacidade do fornecedor responder a

imprevistos, e rapidez• Referências e Certificações do

Fornecedor

4. Comparar custo

• Prazos de pagamento• Preço, e a sua

consistência

Para fazer tudo isto bem feito, precisa do

5º milagre

Ter (ou obter) Capacidade Negocial

• Tempo

Capacidade Negocial

• Tempo• Know-how

Capacidade Negocial

• Tempo• Know-how• Poder negocial

Capacidade Negocial

HotelShop ajuda-o(a) no 5º milagre (obter know-how, tempo e poder negocial)

• Ajuda a conhecer o mercado

• Faz a contratação com múltiplos fornecedores (Centrais centralizam contratação)

• Reduz custos administrativos com muitos pagamentos (Centrais centralizam pagamentos)

• Proporciona preços mais baixos, beneficiando da capacidade negocial da central de compras

A Abastecedora Ideal

Teatro HotelShop

ABASTECEDORA IDEAL

“ONDE O CLIENTE NUNCA FICA MAL”

Abastecedora Ideal

30 Kg Pescada 3 África do Sul Congelado

36 Kg Maçã Starking 60/65

24 Kg Frango + 1,2Kg S/Miúdos Congelado

15Kg Migas Bacalhau Atlântico Norte Congelado

36Kg Carne Picada Bovino Congelado 10% Gordura

4,39€

0,65€

2,29€

6,99€

3,80€

DISTRIBUIDORAALIANÇA “QUANTO MENOR O NOSSO CUSTO

MAIOR A SUA POUPANÇA”

Distribuidora Aliança

30 Kg Pescada 3 África do Sul Congelado

36 Kg Maçã Starking 60/65

24 Kg Frango + 1,2Kg S/Miúdos Congelado

15Kg Migas Bacalhau Atlântico Norte Congelado

36Kg Carne Picada Bovino Congelado 10% Gordura

3,64€

0,45€

1,90€

6,40€

3,00€

Comparação

ABASTECEDORA IDEAL• 18 Armazéns, em todo o país• 200 Viaturas Transporte de

mercadorias• 100 Vendedores• Call Center c/atendimento

24 h/dia• 20 Operadoras no Call Center

constantes• Prazo Entrega – 2 Horas/pedido

c/entregas 24Horas /dia• Visita diária dos vendedores aos

clientes• Armazéns/Viaturas Lavados 3 vezes

ao dia com água desmineralizada

DISTRIBUIDORA ALIANÇA• 2 Armazéns Porto e Lisboa• 15 Viaturas Transporte Mercadorias• 4 Vendedores• Encomendas feitas por

telefone/Email/Fax• Entregas por Rota no máximo 2 vezes

por semana com janela de horas definidas

• Visita dos vendedores 1 vez por mês aos clientes

• Armazéns/Viaturas lavados 1 vez ao dia

Abastecedora Ideal Distribuidora Aliança

30 Kg Pescada 3 África do Sul Congelado

36 Kg Maçã Starking 60/65

24 Kg Frango + 1,2Kg S/Miúdos Congelado

15Kg Migas Bacalhau Atlântico Norte Congelado

36Kg Carne Picada Bovino Congelado 10% Gordura

4,39€ 3,64€

0,65€ 0,45€

2,29€ 1,90€

6,40€6,99€

3,80€ 3,00€

TOTAL DA ENCOMENDA 451,71€ 375€

POUPANÇA / ANO 17%

POUPANÇA 76,71€3.988,92€

A Abastecedora IdealTeatro HotelShop (Porto)

Cast

ALUNA………………………………………………Inês de Castro (Infantário da Esperança)

MIGUEL PAREDES ALVES………………..….Vasco da Gama(Infantário da Esperança)

LUÍS VIEIRA DA SILVA………..…………..Fernão de Magalhães(Abastecedora Ideal)

JOÃO ALVES………………………………….…..Bartolomeu Dias (Distribuidora Aliança)

Intervalo

Os 40 ladrões nas compras

João Alves

Relação qualidade/preço

Os 40 ladrões

Factores determinantesConhecimento dos

produtosEficácia dos produtos NecessidadeRacionalidade (compra

programada)

Optimização da relação Qualidade/Preço

Os 40 ladrões

• na Compra• na Receção de Mercadorias• no Armazenamento• no Aviamento às secções• na Pré-Preparação• na Produção• no Serviço

Compra1. Comprar demasiada quantidade2. Comprar quantidade insuficiente3. Comprar tarde ou cedo demais4. Comprar sem especificações -

qualidade, peso, tipo5. Não ter uma politica de compras com

pesquisa de mercado6. Não ter um orçamento para compras7. Sem controle de faturas e preços8. Corrupção

Receção de Mercadorias

9. Roubo por quem recebe as mercadorias10.Falta de registo de entradas11.Inexistência de sistema de créditos para

bens não recebidos, estragados ou de baixa qualidade

12.Falta de pesagem e controle da mercadoria à entrada

13.Produtos perecíveis deixados fora de armazém

Armazenamento 14.Mercadorias mal acondicionadas/embaladas15.Armazenamento à temperatura ou humidade

impróprias16.Falta de inspeção diária dos produtos

armazenados17.Má higienização do economato e dos

equipamentos de frio18.Preços da fatura não controlados19.Falta de inventário (periódico ou

permanente)20.Falta de atribuição de responsabilidade pela

receção/controle de mercadorias

21.Falta de registo e controle das saídas do economato

22.Autorizar entrada de estranhos no economato sem a presença do responsável

Aviamento às valências

Pré-Preparação23.Falta de ementas mensais com

cálculo de refeições a servir por cada prato

24.Não utilização de fichas técnicas de prato (receitas pré-aprovadas, pesadas e calculadas)

25.Excesso de corte de legumes e carne26.Falta de controle do rendimento de

cada peça (% da peça que é aproveitada)

27.Escolha indevida de produtos com/sem mão de obra incorporada

Produção

28.Produção em excesso (desperdício)29.Métodos de confeção errados30.Cozinhar a temperaturas erradas

e/ou demasiado tempo31.Má programação de alimentos a

confecionar (demasiado cedo ou demasiado tarde)

Serviço

32.Mau doseamento de pratos (não cumprimento das capitações)

33.Utensílios para servir (empratar) de dimensões diferentes

34.Falta de aproveitamento de sobras depois do serviço

35.Falta de verificação das doses servidas

36.Desleixo

37.Falta de verificação do nº de dietas/pratos normais servidos

38.Falta de comparação entre os custos orçamentados, os reais e apuramento das discrepâncias

39.Falta de separação entre custos de alimentação dos utentes e do pessoal

40.Caixote do lixo

Em resumo:

NA GESTÃO DE COMPRAS É FUNDAMENTAL:

• Estar atento ao Ali Babá e aos 40 ladrões

• Saber escolher e avaliar produtos

• Seleccionar os melhores parceiros

• Fazer bem as contas e não ir só atrás do preço

LAR DOS BONS AMIGOS

Teatro HotelShop

O LAR DOS BONS AMIGOS

Francisco EspertoTangas e

Irmão, Lda

Eugénio VerdeHotel dos Bons

Amigos

O Lar dos Bons AmigosTeatro HotelShop (Porto)

Cast

LUIS VIEIRA DA SILVA………………….……….Eugénio Verde (Hotel dos Bons Amigos)

MIGUEL PAREDES ALVES………………….………..Francisco Esperto (Tangas & Irmão)

WEBSITE:www.hotelshop.p

t

FACEBOOK:hotelshop

CONTACTOSMargarida Sousa Guedes

(Lisboa) 927 050 159

Luís Vieira da Silva (Porto)964 375 657