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GERENCIAMENTO DE ROTINAS NAS UNIDADES GERENCIAMENTO DE ROTINAS NAS UNIDADES JUDICIÁRIAS DA JUSTIÇA FEDERALJUDICIÁRIAS DA JUSTIÇA FEDERAL
Justiça Federal
Objetivos Gerais
Cumprir meta 5;
Desenvolver a cultura de gerenciamento de rotinas (Gestão de Processos de Trabalho).
Objetivos Específicos
Apresentar o conceito e histórico da meta 5;
Apresentar noções básicas de gerenciamento de rotinas;
Identificar a importância do gerenciamento de rotinas no contexto do planejamento estratégico da 5ª Região (novo modelo de gestão).
Objetivos Específicos
Apresentar os papéis
Apresentar a ferramenta bizagi
Apresentar o fluxo e as boas práticas do Procedimento Comum Ordinário Cível
CONCEITO E HISTÓRICO
Meta Prioritária 5: Implantar método de gerenciamento de rotinas (gestão de processos de trabalho) em pelo menos 50% das unidades judiciárias de 1º grau.
Metodologia sugerida pelo CNJ
1.Escopo para JF: fluxo do processo civil comum ordinário, da distribuição da petição inicial até a sentença
2. Metodologia sugerida: oficinas de mapeamento e modelagem de processos executados por Diretores e Servidores das unidades judiciárias e validados por Magistrados.
3.Ferramenta: Bizagi
4.Cumprimento da Meta: • Fluxo do processo otimizado implantados em pelo
menos 50% das unidades judiciárias até 31 de dezembro de 2010
Definição de processos de trabalho
“Ordenação específica das atividades de trabalho no tempo e no espaço com um começo, um fim, entradas (input) e saídas (outputs) claramente identificados.
“Conjunto de atividades ligadas que toma um insumo e o transformam para criar um resultado”.
Exemplo de processos de trabalho
Entradas
Insumos:
Todo material para a instrução do processo judicial:
Petições,
Informações,
requerimentos, etc.
Entradas
Insumos:
Todo material para a instrução do processo judicial:
Petições,
Informações,
requerimentos, etc.
Saídas
Produtos:
Sentença, Certidões, etc.
Saídas
Produtos:
Sentença, Certidões, etc.
Gerenciamento de Rotinas
É o conjunto de atividades que procura, entre outros:
Identificar problemas (gargalos / sobreposição) de atividades;
Identificar o tempo de execução de cada atividade;
Gerenciamento de Rotinas
Identificar possibilidades de delegação;
Elaborar manuais das rotinas, facilitando a multiplicação dos conhecimentos;
Padronizar as rotinas das unidades conforme suas competências;
Gerenciamento de Rotinas
Definir procedimentos mais ágeis;
Acompanhar o desempenho na execução dos processos de trabalho.
Evitar retrabalhos;
O NOVO O NOVO MODELOMODELO DE DE GESTÃOGESTÃO DA DA
JUSTIÇA FEDERALJUSTIÇA FEDERAL
Planejamento EstratégicoPlanejamento Estratégico
Planejamento Estratégico parte do processo de gestão de uma organização, permitindo a construção do futuro que se deseja, a partir de objetivos viáveis e realistas.Esclarece a missão, traduz a visão e a estratégia em objetivos claros, associados a indicadores, metas e prazos.
ALINHA AS ESTRATÉGIAS DA ORGANIZAÇÃO PARA OBTENÇÃO DE RESULTADOS COERENTES E QUALIFICADOSALINHA AS ESTRATÉGIAS DA ORGANIZAÇÃO PARA OBTENÇÃO DE RESULTADOS COERENTES E QUALIFICADOS
Missão da Justiça Federal
Garantir à sociedade uma prestação jurisdicional
acessível, rápida e efetiva no âmbito da Justiça Federal da
5ª Região
Visão de Futuro da Justiça Federal
Consolidar-se, até 2014,perante a sociedade, como referência de
segurança jurídica, transparência,efetividade e
rapidez na prestação jurisdicional, bem com de eficiência administrativa
Eficiência Operacional
Objetivos Estratégicos
Agilizar os trâmites
judiciais e administrativos
Otimizar a gestão dos
custos operacionais
Novo Modelo de Gestão da Justiça FederalNovo Modelo de Gestão da Justiça Federal
EstratégiaEstratégia
ProcessosProcessos
Para ondeDesejamos ir ?
Quando devemosChegar la ?
O que estamosFazendo ?
Como modificarO que estamosFazendo paraChegar onde
Desejamos ir ?
ProjetosProjetos
Hoje
Amanha
1
2
3
ONDE ONDE ESTÁ O ESTÁ O CONHECIMENTOCONHECIMENTO SOBRE OS PROCESSOS DA SOBRE OS PROCESSOS DA
JUSTIÇA FEDERAL ?JUSTIÇA FEDERAL ?
ONDE ESTÁ O CONHECIMENTO SOBRE OS PROCESSOS DA JUSTIÇA FEDERAL?
PESSOASRelatório de
AuditoriaSistemas
InformatizadosNotícias/Clippings e Sites Externos
Planejamento estratégico
Pesquisa de satisfação
Prospecção de novas tecnologias e métodos
Relatório Estatísticos sobre Processos
Judiciais
COMO UTILIZAR O COMO UTILIZAR O CONHECIMENTO DA JUSTIÇA CONHECIMENTO DA JUSTIÇA
FEDERAL FEDERAL SOBRE SEUS SOBRE SEUS PROCESSOS PARA PROCESSOS PARA MELHORÁ-LOSMELHORÁ-LOS
A necessidade de se conhecer e compartilhar os procedimentos da Justiça Federal
COLEÇÃ0 DE BOAS PRÁTICASDOS PROCESSOS PADRÃO JUSTIÇA FEDERAL
COLEÇÃ0 DE BOAS PRÁTICASDOS PROCESSOS PADRÃO JUSTIÇA FEDERAL
Contribuir
COLEÇÃO DE BOAS PRÁTICASDOS PROCESSOS PADRÃO JUSTIÇA FEDERAL
COLEÇÃO DE BOAS PRÁTICASDOS PROCESSOS PADRÃO JUSTIÇA FEDERAL
Disseminar
BOAPRÁTICA
BOAPRÁTICA
BOAPRÁTICA
BOAPRÁTICA
BOAPRÁTICA
GESTÃO DE PROCESSOS GESTÃO DE PROCESSOS PRÁTICAPRÁTICA
Aplicando a Gestão de Processos
1 2 3 4 5
PROCESSOSPROCESSOSESTRATÉGIESTRATÉGI
AA
MapaEstratégico
PROCESSOSPROCESSOSESTRATÉGIESTRATÉGI
AA
MapaEstratégico
5) MONITORAR O 5) MONITORAR O DESEMPENHODESEMPENHOdos Processosdos Processos
4) 4) DISSEMINARDISSEMINARe e IMPLANTARIMPLANTARboas práticasboas práticas
3) 3) UNIFORMIZARUNIFORMIZAR o repositório de o repositório de
boas práticasboas práticas
2) Modelar2) Modelarprocessos eprocessos e
CONTRIBUIRCONTRIBUIR com comboas práticasboas práticas
1) DESDOBRAR1) DESDOBRARESTRATÉGIA paraESTRATÉGIA para
ProcessosProcessos
REPOSITÓRIO DEDE BOAS PRÁTICAS DOS
PROCESSOS DA JUSTIÇA FEDERAL
BOAPRÁTICA
BOAPRÁTICA
BOAPRÁTICA
BOAPRÁTICA
BOAPRÁTICA
COLEÇÃO DE BOAS PRÁTICASDOS PROCESSOS PADRÃO JUSTIÇA
FEDERAL
Papéis no gerenciamento de Papéis no gerenciamento de rotinasrotinas
Especialistas;
Analistas de Processo;
Coordenadores dos escritórios nacionais, regionais e seccionais;
APRESENTAÇÃO DA FERRAMENTA BIZAGIAPRESENTAÇÃO DA FERRAMENTA BIZAGI
APRESENTAÇÃO DO FLUXOAPRESENTAÇÃO DO FLUXO
APRESENTAÇÃO DAS BOAS PRÁTICASAPRESENTAÇÃO DAS BOAS PRÁTICAS
Boas práticasBoas práticas
BP 1 – Utilizar formulário como checklist ao analisar a petição inicial, considerando os seguintes itens:
- Pedido de justiça gratuita;- Pedido de liminar/tutela;- Prioridade de tramitação;- Recolhimento de custas;-Verificação dos dados da autuação [partes e
advogados (CPF e CNPJ), classe, objeto, assunto etc...];
- Adequação do valor da causa;- Representação processual (destacar MPF e DPU);
Boas práticasBoas práticas
BP 2 – Nas demandas previdenciárias (auxílio-doença, aposentadoria por invalidez, benefício assistencial) em que a parte for beneficiária da Assistência Judiciária Gratuita, no despacho inicial, determinar a realização da perícia, se necessário (incapacidade laboral controversa), já apresentando os quesitos judiciais. Na contestação, o réu deverá trazer os quesitos e indicar assistente técnico. Na réplica, o autor trará seus quesitos e indicará o assistente técnico. Deverão ser fixados os honorários no despacho inicial.
Boas práticasBoas práticas
BP 3 – Sinalizar na capa do processo, quando cabível, usando etiquetas e/ou lembretes no Tebas, de:
- Justiça gratuita;- Prioridade idoso;- Interesse de incapaz;- Defensor Público;- Prioridade portador de deficiência;
Boas práticasBoas práticas
- Suspeição/impedimento;- Liminar/Tutela antecipada;- Liminar/tutela postergada;- Agravo Retido;- Segredo de Justiça;- Perícia;- Audiência.- Meta2
Boas práticasBoas práticas
BP 4 – Utilização e atualização de banco de dados centralizado de peritos, a cargo do Núcleo Judiciário, que viabilize consultas.
Boas práticasBoas práticas
BP 5 – Atualizar o banco de dados de peritos, através de consulta prévia e convites pelo site, acerca de seu interesse e disponibilidade, formalizando mediante formulário assinado.
Boas práticasBoas práticas
BP 6 – Ao despachar a petição inicial com determinação de citação, requisitar a prova documental em poder da parte ré (PA, ficha financeira, extrato bancário, etc).
Boas práticasBoas práticas
BP 7 – Sempre que o laudo pericial for favorável ao autor, intimar o INSS para se manifestar sobre o laudo, apresentando eventual possibilidade de acordo com memória de cálculo.
Boas práticasBoas práticas
BP 8 – Nos casos de perícia médica, dar preferência à nomeação de especialista em medicina do trabalho.
Boas práticasBoas práticas
BP 9 – Disponibilizar local apropriado para a realização de perícias, no âmbito do Fórum, preferencialmente dividindo o espaço utilizado pelos JEFs.
Boas práticasBoas práticas
BP 10 – Elaborar, a partir do acervo da vara, modelo de despacho e certidão padrão seguindo a sequência lógica do fluxo validado.
Boas práticasBoas práticas
BP 11 – No ato do deferimento da prova pericial, utilizar “despacho cheio” conforme modelo da vara, contemplando os seguintes itens:
- Nomear perito;- Intimar as partes para apresentação de
quesitos e indicação dos assistentes técnicos;
- Intimar o perito por telefone/e-mail/pessoal, certificando nos autos;
- Intimar o perito para formular sua proposta.
Boas práticasBoas práticas
- Valor da perícia: - Fixada pelo juízo (avaliar a complexidade e casos de justiça gratuita);- Proposta pelo perito (intimar as partes para falarem sobre a proposta de honorários. Havendo concordância, intimá-la para efetuar o depósito. Havendo discordância, encaminhar para apreciação do juiz);
- Intimar o perito para designar a data do exame e, após, as partes sobre a data designada;
- Início da perícia somente após a efetivação do depósito;- Liberação da integralidade dos honorários periciais
somente após os eventuais esclarecimentos prestados pelo perito;
Boas práticasBoas práticas
BP 12 – Nos casos de expedição mandado de intimação do perito com campo destinado à designação do dia, hora e local, pelo próprio perito e, em seguida, intimar as partes indicadas no mandado da data designada.
Boas práticasBoas práticas
BP 13 – Quando se tratar de perito não cadastrado, encaminhar junto ao mandado de intimação formulário próprio para indicação dos dados pessoais do perito (CPF, PIS/PASEP/NIT, dados bancários etc).
Boas práticasBoas práticas
BP 14 – Utilizar, como regra, a remessa dos autos aos órgãos públicos para citações/intimações, por meio de convênios firmados entre a Seção Judiciária e a respectiva Procuradoria (Fazenda Nacional, PRF, AGU e outros).
Boas práticasBoas práticas
BP 15 – Delegação de Atos: Utilização do Provimento 01/2009 da CR do TRF5.
Boas práticasBoas práticas
BP 16 – Autorizar o cumprimento de citação/intimação, independentemente de despacho, das Cartas Precatórias/Ordens, bem como as suas devoluções, pelo Diretor de Secretaria ou pela Central de Mandados, onde houver, mediante ofício ou remessa.
Boas práticasBoas práticas
BP 17 - Instituir método de gerenciamento de prazos:
- Extração de relatório; - Método de controle de alertas;- Prazo máximo de monitoramento
mensal, podendo ser menor; - Após o primeiro ano, reduzir o prazo de
monitoramento para quinzenal ou menor.
Boas práticasBoas práticas
BP 18 – No sistema TEBAS, criar atividades na fase de movimentação interna (111) vinculando-as às atividades do processo, o que viabilizará o controle através de relatórios extraídos do sistema (ex: controle de prazos, publicação, cumprimento etc).
Boas práticasBoas práticas
BP 19 - Institucionalizar encontros trimestrais (calendário anual preestabelecido) entre diretores de secretaria por parte da Direção do Foro e grupo eletrônico regional (pauta compartilhada entre diretores com posterior consolidação).
Boas práticasBoas práticas
BP 20 – Inserir no despacho de marcação de audiência a responsabilidade da parte em trazer suas testemunhas, independentemente de intimação, salvo quando houver requerimento para intimação pessoal da testemunha.
Boas práticasBoas práticas
BP 21 – Extrair relatório de prazo vencido (mov. 14) para ser entregue aos órgãos públicos, quando da retirada dos processos com vista.
Boas práticasBoas práticas
BP 22 – No ato de elaboração de algumas minutas, juntar, quando possível, a execução da ordem (Ex. despacho determinando oficiar, acompanhado do expediente correspondente).
Boas práticasBoas práticas
23 – No ato da determinação de emenda, indicar o vício a ser sanado.
Boas práticasBoas práticas
BP 24 – Utilizar a carta precatória recebida (quando a carta atender os requisitos do mandado judicial) como mandado para agilizar o seu cumprimento.
Contatos – Escritórios de Contatos – Escritórios de ProcessosProcessos
Geraldo AlvesGeraldo AlvesTribunal Regional Federal da 5ª RegiãoTribunal Regional Federal da 5ª Região
(81) 3425-9287(81) 3425-9287gasilva@trf5.jus.brgasilva@trf5.jus.br
Carlos AbertoCarlos AbertoSeção Judiciária da ParaíbaSeção Judiciária da Paraíba
(83) 2108-4176(83) 2108-4176planejamento@jfpb.jus.brplanejamento@jfpb.jus.br