O GED - Gerenciamento Eletrônico de Documentos como aliado na melhoria

contínua de processos.

Bacharel em Ciências Contábeis, Analista em Organização e Sistema e Métodos,

Especialista em BPM (Processos), GED, CRM, ERP, Bacharelando em Ciências Jurídicas – Direito,

Especialista em Gestão do Conhecimento e Informação e Documento com formação em instituições como Fundação Álvares Penteado – SP e FGV – RJ e FAESA - ES. Prêmios:

Profissional do Ano 1998 CENADEM, Best Choice Lótus / IBM – Brasil 1998, 1999, 2000 e 2001 e Finalista do Best Choice 2002 – Orlando USA –

Categoria Knowledged Management. Principal Projeto 2008 / 2009 Gestão Documental da Fiat Services – Divisão Grupo Fiat.

romoaldo-unilogos@gmx.netrzacarias@unilogos.org.brrzacariaspn@gmail.comrzacariatec@hotmail.comSkype: romoaldo.zacarias

Introdução

Métodos obsoletos de trabalho

Inércia Organizacional

Arquivo o depósito de papéis

Ausência de integração – Atividade x Informação

Falta Motivação

Problemas com a formação

Nossa razão de existir - Agradecimentos

Excesso de tarefas

Profissional tarefeiro (Sempre ocupado e com baixa produtividade)

Baixa auto-estima

Foco na produção em detrimento ao relacionamento com o cliente.

Luta contra o tempo

Ferramentas inadequadas

Nossa razão de existir - Agradecimentos

Métodos alternativosde Gestão do Conhecimento,Informação e Documento.

Busca da informação comprometendo a produtividade:

Projetos

Trabalho braçalBando de DadosXBanco de Dados

Processos Produtos Relacionamentos

Nossa razão de existir - Agradecimentos

+ + +

Ausência de IntegraçãoTecnológica Tecnologia sem

Metodologia fica comprometida

Tecnologia distante da realidade do usuário

Linguagem a serDecifrada.

Nossa razão de existir - Agradecimentos

Levantamento &

Diagnóstico

Entrevista

Questionário

DocumentosOrganizacionais

Gerimos Informações e Conhecimento para... Gerimos Informações e Conhecimento para...

Análise Integrada de Processos com Informação

Hardware + Software + Peopleware

Projeto Informacional

Gestão de Projeto - PMI Gestão de Projeto - PMI

Processo Informacional

“Uma série de passos repetíveis adotados por uma organização para

produzir um resultado desejável.”

BPM - Processos vs Eventos de Negócio

Empresa = Coleção de Processos

Redesenho do Processo Informacional

Gestão de Acervo

Matriz Classificação do Documental

TERMOS

SINONIMOS

CONCEITOS

TAXONOMIA

RELAÇÕES

AXIOMASTEXTO

TEMA

TÍTULO

THESAURUS

VOCÁBULARIOCONTROLADO

ESPÉCIE

DOCUMENTO

CATEGORIA

INFORMAÇÃOCONHECIMENTO

TTL

TVDTVD TRDTRD

TAD

Matriz de Utilidade DocumentalTecnologia + Metodologia

Legal

Atualização

ValidaçãoResponsabilidade

TMS

Mídia & Suporte

Matriz Temporal

Fontes – Jurisprudência, sumulas etc.Fontes – Jurisprudência, sumulas etc.

Construindo a Matriz de Utilidade Documental - MUD

Fontes – Jurisprudência, sumulas etc.Fontes – Jurisprudência, sumulas etc.

Construindo a Matriz de Utilidade Documental - MUD

Para elaborar e aplicar a TTD, não podemos esquecer:

Verificação de processos na justiça;

Verificação junto a Entidades de Classe e Regulamentação:

CRM – Medicina; CREA – Engenharia, CRC – Contabilidade etc; ANVISA – Medicamento, Anatel – Telefonia, Aneel – Energia etc; Bancen – Instituições Financeiras. Educação – Órgãos Educacionais, Municipais etc. Empresas de capital estrangeiro

Construindo a Matriz de Utilidade Documental - MUD

Tratamento integral do fluxo informacional – Do inicio ao fim

Acervo Ativo=

Atividades

Acervo Passivo=

Arquivo

E

Gestão Documental – Ciclo de Tratamento DocumentalGestão Documental – Ciclo de Tratamento Documental

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C O M ER C I A L C L I ENTE

J UR ÍD I C OFI NA NC EI R O

C O NTA B I L I D A D E

A UD I TO R I AD I R ETO R I A

C Ó P I A

C Ó P I A

C Ó P I A

O R I G I N A L

C Ó P I A

O R I G I N A L O R I G I N A L

A C ER V O R EGI S TR A D O EM M É D I A 6 (S EI S ) V EZES

Quando automatizamos ou legalizamos a bagunça temos

como resultado o caos!

Gestão Documental – Fim da DuplicidadeGestão Documental – Fim da Duplicidade

Bando de Dados Banco de Dados

1 m linear40 cm duplicidade

Contempla:Diversas fases do ciclo vital da informação.Múltiplas operações da cadeia arquivística.

GED sem Organização é Ilusão!GED sem Organização é Ilusão!

Gestão Documental – Resultado - Estruturação do AcervoGestão Documental – Resultado - Estruturação do Acervo

AlgunsProdutos Entregues

Alguns dos Produtos Entregues – Classificação de Documentos

CDI / Diretório /Sub

diretório / Imagem

CDI 1 ABR 2009 A1 220

Alguns dos Produtos Entregues – Classificação de Documentos

Tabela de Temporalidade

MATRIZ DE ANÁLISE DO ACERVO

CLASSIFICAÇÃO DOCUMENTAL – Taxonomia – vocabulário controlado - Thesaurus - Temporalidade

Unidade Organizacional: Medicina do Trabalho

TOPOGRAFIA DOCUMENTAL INFORMACIONALNATUREZA DOCUMENTAL TAXONOMIA

CVD INDEX

TIPO / ESPÉCIE DOCUMENTAL / VOCABULÁRIO CONTROLADO PV TA CN FN AD FT H B TD INDEXADOR

ATENDIMENTO DO SERVIÇO MÉDICO 11 anosCC

NomePeríodo Setor / Área

RELATORIO MENSAL DE_ATENDIMENTO_MEDICO

02 anos

NomePeríodo Setor / Área

NOTA_FISCAL DE_SERVIÇO MEDICO 11 anosCC

FornecedorCNPJValor

RELATORIO DE_EXAMES_DO_PERIODO

02 anos

NomePeríodo Setor / Área

EXAME MÉDICO Permanente

CRMEmpregadoPeríodo

Silva & Silva S.A

Alguns dos Produtos Entregues – Estrutura de GED

Modulo GED

Solicitação

Cadastramentos (Espécie Documental – Campo de Indexação)

Remessa de Documento

Empréstimo de Documento

Autorização

Expurgo de Documento

Visualização

Documento

Modulo GED

Cadastro

Cadastramentos (Espécie Documental – Campo de Indexação - Usuários)

Remessa de Documento

Empréstimo de Documento

Execução

Tabela de Temporalidade

Expurgo de Documento

Visualizações

Expurgo de Documento

Gestão

Localização Física do Documento (Arquivo – Pasta – Caixa)

Visualização dos Documentos

Alguns dos Produtos Entregues – Plano de Classificação Documental

Espécie documental inclusão ou exclusão

Todo documento pertence a uma espécie documental.Toda espécie documental possui campos indexadores. O CDI deve analisar o acervo e, definir e cadastrar a espécie documental e, os respectivos campos indexadores da mesma.O usuário deve solicitar a análise de espécies documentais através do formulário “Ficha de Cadastro de Acervo – FCA disponível no “Portal Corporativo”, segundo o seguinte modelo:

FICHA DE CADASTRO DE ACERVO - FCA

ITEM ESPÉCIE DOCUMENTAL

( A) (B)

Alguns dos Produtos Entregues – Plano de Classificação Documental

Os campos indexadores se dividem em dois grupos:

Indexadores

Universais Específicos

Toda Espécie Documental pertencente ao acervo da Silva e Silva S.A possui os seguintes campos indexadores universais:

Toda Espécie Documental possui campos indexadores específicos. Como exemplificado abaixo:Exemplo de espécie documental: Nota fiscal.

Nome: [Espécie documental] CNPJ [Indexadores específicos]

Data / Período: dd/mm/aa Valor

Responsável: [Nome do setor / profissional Silva e Silva S.A]

Origem: “Gerador da Espécie Documental”, quando for interno Silva e Silva S.A será o mesmo

que responsável.

Alguns dos Produtos Entregues – Plano de Classificação Documental

Termo de Expurgo

Os documentos relacionados neste documento denominado “Termo de Expurgo Documental” estão com o ciclo de vida prescrito.E solicitamos a confirmação de descarte conforme estabelecido na “Tabela de Temporalidade” aprovada na Silva e Silva S.A.Assinale com o x os documentos que estejam aprovados para descarte.Os documentos que permanecerem no arquivo devem ser datados novamente para descarte.

Termo de abertura:

DOCUMENTO DATA DE ESPURGO

CONFIRMAEXPURGO

NOVA DATA PARA EXPURGO

JUSTIFICATIVA PARA NOVA DATA DE EXPURGO

[nome do documento]

__/__/__ ( ) Sim ( ) Não

__/__/__

Alguns dos Produtos Entregues – Plano de Classificação Documental

Nome:UNO:

Nome:UNO

Encerramos o termo de expurgo com assinatura dos responsáveis:

Termo de encerramento:

Alguns dos Produtos Entregues – Plano de Ação Informacional - PAI

Alguns dos Produtos Entregues – Plano de Ação Informacional - PAI

Alguns dos Produtos Entregues – Plano de Ação Informacional - PAI

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OBRIGADO!

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Em memória deRubens Zacarias