Post on 01-Jul-2015
MÓDULO IVFases das Reuniões
ASSUNTO:
· Defina-o
· Estabeleça o tempo. Cumpra o horário com rigor. (penalize os faltosos ou retardatários e não aqueles que tem o hábito de chegar no horário)
· Prepare um plano (distribua o temário com antecedência)
PREPARAÇÃO DA REUNIÃO
CONCLUSÕES NO TERMINO DA REUNIÃO: Provocá-las
Fixá-las em DECISÕES
ELABORAR SÚMULA DE CONCLUSÕES - Claras - Concisas - Completas Muitas reuniões terminam sem o registro das decisões tomadas, ou seja, nada fica por escrito daquilo que foi discutido e decidido. A ata ou registro da reunião favorece a tomada de decisões.
A REUNIÃO SEM CONCLUSÃO É INEFICAZ E LEVA O SISTEMA AO DESCRÉDITO.
A melhor maneira de fazer a ata é por escrito, de uma forma bem simples e ela deve conter:
1. Horário de início e término reais.
2. A data de realização
3. O local
4. Os participantes reais, não aqueles que foram convocados através da agenda, mas aqueles que efetivamente participaram. Ótimos se forem os mesmos.
5. Os assuntos debatidos e as decisões tomadas, ou seja é importante que a ata reflita todas as decisões que foram tomadas na reunião.
6. Não é aconselhável que se coloque as discussões paralelas, todo os encaminhamento, todo o caminho para se chegar a uma decisão. Isso não é necessário. O importante é que se reflitam resultados.
7. Relacione os responsáveis para implantação dessas ou daquelas decisões que foram tomadas e que prazo estão associadas a execução das tarefas.
8. A ata deve ter uma divulgação rápida
A ata é preparada pelo relator. Assim como temos o coordenador e o facilitador, dois papéis importantes da reunião, temos o
terceiro colaborador que é relator. Ela pode ser preparada por um participante, pode ser preparada por um subordinado de um dos
participantes, que não esteja eventualmente participando naquela reunião, mas que
conheça o assunto, e eventualmente por uma secretária.