MÓDULO IVFases das Reuniões

  ASSUNTO:

·        Defina-o

·        Estabeleça o tempo. Cumpra o horário com rigor. (penalize os faltosos ou retardatários e não aqueles que tem o hábito de chegar no horário)

·        Prepare um plano (distribua o temário com antecedência)  

PREPARAÇÃO DA REUNIÃO

CONCLUSÕES NO TERMINO DA REUNIÃO:   Provocá-las

Fixá-las em DECISÕES

ELABORAR SÚMULA DE CONCLUSÕES -         Claras -         Concisas -         Completas   Muitas reuniões terminam sem o registro das decisões tomadas, ou seja, nada fica por escrito daquilo que foi discutido e decidido. A ata ou registro da reunião favorece a tomada de decisões.

A REUNIÃO SEM CONCLUSÃO É INEFICAZ E LEVA O SISTEMA AO DESCRÉDITO.  

A melhor maneira de fazer a ata é por escrito, de uma forma bem simples e ela deve conter:

1.     Horário de início e término reais.

2.     A data de realização

3.     O local

4.     Os participantes reais, não aqueles que foram convocados através da agenda, mas aqueles que efetivamente participaram. Ótimos se forem os mesmos.

5.     Os assuntos debatidos e as decisões tomadas, ou seja é importante que a ata reflita todas as decisões que foram tomadas na reunião.

6.     Não é aconselhável que se coloque as discussões paralelas, todo os encaminhamento, todo o caminho para se chegar a uma decisão. Isso não é necessário. O importante é que se reflitam resultados.

7.     Relacione os responsáveis para implantação dessas ou daquelas decisões que foram tomadas e que prazo estão associadas a execução das tarefas.

8.     A ata deve ter uma divulgação rápida

A ata é preparada pelo relator. Assim como temos o coordenador e o facilitador, dois papéis importantes da reunião, temos o

terceiro colaborador que é relator. Ela pode ser preparada por um participante, pode ser preparada por um subordinado de um dos

participantes, que não esteja eventualmente participando naquela reunião, mas que

conheça o assunto, e eventualmente por uma secretária.