Facturación AIESEC Mérida

J-29861444-7

IVA(12,00%)BIG(12,00%)3- Número de R.I.FEl Registro Único de Información Fiscal (RIF) es un documento que permite al SENIAT el control tributa-rio de las personas naturales y jurídicas.

1- FacturasSon documentos mercantiles que contienen toda la información referente a una operación de compra y venta.

2- Razón Social Es el nombre real de una organización, el cual debe ser usado en todos los trámites legales que ésta realice.

CLIENTE: A.C. AIESEC EN VENEZUELA 58

RIF: J-29861444-7

DIRECCIÓN: CARRETERA PETARE-GUARENAS CARA

CAS DISTRITO CAPITAL

TELÉFONO:

VENDEDOR: WENDY SULCA

FACTURA:

FECHA: DD-MM-AAAA

1x SOBRE (CUPON NACIONAL)

BI G (12,00%)

IVA G (12,00%)

TOTALEFECTIVO

SENIAT

J-00000000-0

ENCOMIENDAS XYZ S.R.L.

AV. XXXXXX. EDIFICIO XXXXX,

PISO XX, LOCAL XX, SECTOR XXXX

MÉRIDA, ESTADO MÉRIDA

Telf: 0274-0000000

FACTURA

1

32

Conceptos Básicos

CLIENTE: A.C. AIESEC EN VENEZUELA 58

RIF: J-29861444-7

DIRECCIÓN: CARRETERA PETARE-GUARENAS CARA

CAS DISTRITO CAPITAL

TELÉFONO:

VENDEDOR: WENDY SULCA

FACTURA:

FECHA: DD-MM-AAAA

1x SOBRE (CUPON NACIONAL)

BI F (12,00%)

IVA G (12,00%)

TOTALEFECTIVO

SENIAT

J-00000000-0

ENCOMIENDAS XYZ S.R.L.

AV. XXXXXX. EDIFICIO XXXXX,

PISO XX, LOCAL XX, SECTOR XXXX

MÉRIDA, ESTADO MÉRIDA

Telf: 0274-0000000

FACTURA

Conceptos Básicos

CLIENTE: A.C. AIESEC EN VENEZUELA 58

RIF: J-29861444-7

DIRECCIÓN: CARRETERA PETARE-GUARENAS CARA

CAS DISTRITO CAPITAL

TELÉFONO:

VENDEDOR: WENDY SULCA00000000

HORA: 00:00

1x SOBRE (CUPON NACIONAL)BS. 99,11

BI G (12,00%)

IVA G (12,00%)

BS. 99,11

BS. 11,89

TOTALEFECTIVO

BS. 111,00

BS. 111,00

XXX0000000

SENIAT

J-00000000-0

ENCOMIENDAS XYZ S.R.L.

AV. XXXXXX. EDIFICIO XXXXX,

PISO XX, LOCAL XX, SECTOR XXXX

MÉRIDA, ESTADO MÉRIDA

Telf: 0274-0000000

FACTURA

Conceptos Básicos

4

Bs. 70,54

Bs. 8,566- I.V.A

El Impuesto al Valor Agregado (IVA) es un impuesto que se paga sobre el consumo de algún producto.

(No todos los productos están sujetos a su pago).

4- Dirección Fiscal Es el domicilio con el cual se registró la organización. (No todas las facturas piden este requisito del cliente).

5- Base Imponible Es el monto sobre el cual se realiza el cálculo de un impuesto en caso de que el producto este sujeto a su

pago.

CLIENTE: A.C. AIESEC EN VENEZUELA 58

RIF: J-29861444-7

DIRECCIÓN: CARRETERA PETARE-GUARENAS CARA

CAS DISTRITO CAPITAL

TELÉFONO:

VENDEDOR: WENDY SULCA00000000

HORA: 00:00

1x SOBRE (CUPON NACIONAL)BS. 99,11

BI F (12,00%)

IVA G (12,00%)

BS. 99,11

BS. 11,89

TOTALEFECTIVO

BS. 111,00

BS. 111,00

XXX0000000

SENIAT

J-00000000-0

ENCOMIENDAS XYZ S.R.L.

AV. XXXXXX. EDIFICIO XXXXX,

PISO XX, LOCAL XX, SECTOR XXXX

MÉRIDA, ESTADO MÉRIDA

Telf: 0274-0000000

FACTURA

4

5 6

Conceptos Básicos

Importancia de solicitar facturas

Son necesarias para realizar los registros contables

No contribuyes a la evasión de impuestos

Tienes un aval de la compra realizadaBs. 790,89Bs. 399,99

Bs. 540,00

Patrimonio

+Pasivo

Bs.Bs.

Bs.

Bs.

Bs.

Bs.

IngresosGastos

Activo

4- Dirección Fiscal Es el domicilio con el cual se registró la organización. (No todas las facturas piden este requisito del cliente).

Gastos Autorizados en AIESEC Mérida

Son todos aquellos desembolsos de dinero que implican la adquisición de un bien o el pago de un servicio requerido por el Comité Local AIESEC Mérida.

Dicho pago debe ser autorizado por el LCP, un LCVP, OCP, OCVP Finance, el Finance Manager o el Fundraising Manager.

CLIENTE: A.C. AIESEC EN VENEZUELA 58

RIF: J-29861444-7

DIRECCIÓN: CARRETERA PETARE-GUARENAS CARA

CAS DISTRITO CAPITAL

TELÉFONO:

VENDEDOR: WENDY SULCA

FACTURA:

FECHA: DD-MM-AAAA

1x SOBRE (CUPON NACIONAL)

SENIAT

J-00000000-0

ENCOMIENDAS XYZ S.R.L.

AV. XXXXXX. EDIFICIO XXXXX,

PISO XX, LOCAL XX, SECTOR XXXX

MÉRIDA, ESTADO MÉRIDA

Telf: 0274-0000000

FACTURA

1

Razón Social y Nº de RIF de AIESEC en las Facturas

Nota: Tan sólo una letra omitida o repetida, una pala-bra mal escrita o que no estén los dos números al final son motivos suficientes para inutilizar una factura.

1- Razón Social: Asociación Civil AIESEC en Venezuela 58

Importante: Es requisito indispensable que todas las facturas a nombre de la organización sean hechas con su Razón Social.Tip: Se pueden abreviar las palabras “Asociación Civil” de ser necesario (ver ejemplo). CLIENTE: A.C. AIESEC EN VENEZUELA 58

RIF: J-29861444-7

DIRECCIÓN: CARRETERA PETARE-GUARENAS CARA

CAS DISTRITO CAPITAL

TELÉFONO:

VENDEDOR: WENDY SULCA

FACTURA:

FECHA: DD-MM-AAAA

1x SOBRE (CUPON NACIONAL)

SENIAT

J-00000000-0

ENCOMIENDAS XYZ S.R.L.

AV. XXXXXX. EDIFICIO XXXXX,

PISO XX, LOCAL XX, SECTOR XXXX

MÉRIDA, ESTADO MÉRIDA

Telf: 0274-0000000

FACTURA

Razón Social y Nº de RIF de AIESEC en las facturas

CLIENTE: A.C. AIESEC EN VENEZUELA 58

RIF: J-29861444-7

DIRECCIÓN: CARRETERA PETARE-GUARENAS CARA

CAS DISTRITO CAPITAL

TELÉFONO:

VENDEDOR: WENDY SULCA

FACTURA:

FECHA: DD-MM-AAAA

00000000

HORA: 00:00

1x SOBRE (CUPON NACIONAL)BS. 99,11

BS. 99,11

BS. 11,89

SENIAT

J-00000000-0

ENCOMIENDAS XYZ S.R.L.

AV. XXXXXX. EDIFICIO XXXXX,

PISO XX, LOCAL XX, SECTOR XXXX

MÉRIDA, ESTADO MÉRIDA

Telf: 0274-0000000

FACTURA

Razón Social y Nº de RIF de AIESEC en las Facturas

CLIENTE: A.C. AIESEC EN VENEZUELA 58

RIF: J-29861444-7

DIRECCIÓN: CARRETERA PETARE-GUARENAS CARA

CAS DISTRITO CAPITAL

TELÉFONO:

VENDEDOR: WENDY SULCA

FACTURA:

FECHA: DD-MM-AAAA

00000000

HORA: 00:00

1x SOBRE (CUPON NACIONAL)BS. 99,11

BS. 99,11

BS. 11,89

SENIAT

J-00000000-0

ENCOMIENDAS XYZ S.R.L.

AV. XXXXXX. EDIFICIO XXXXX,

PISO XX, LOCAL XX, SECTOR XXXX

MÉRIDA, ESTADO MÉRIDA

Telf: 0274-0000000

FACTURA

2

Razón Social y Nº de RIF de AIESEC en las facturas

Nota: Tan sólo un número omitido, adicional, repetido por error o invertido con otro, es motivo suficiente para inutilizar una factura.

2- Nº de RIF: J-29.861.444-7

Importante: Es requisito indispensable que todas las facturas a nombre de la organización tengan su número de RIF. A su vez, el mismo deberá estar es-crito en su totalidad sin ningún tipo de error.

Nota: Tan sólo un número omitido, adicional, repetido por error o invertido con otro, es motivo suficiente para inutilizar una factura.

Tipos de facturas

Todos los tipos de facturas deben contener ciertos requisitos básicos:

- Identificación del vendedor- Identificación del comprador- Número de factura- Fecha de emisión- Monto de la compra

Existen 3 tipos de facturas:

1. Facturas emitidas por una máquina fiscal2. Facturas emitidas en formatos3. Facturas emitidas en formas libres

Impreso por Empresa Z C.A.RIF. J-00000000-0

ORIGINAL CLIENTE

1- Comienzan con “SENIAT”.

2- Datos del vendedor (al menos los siguientes): Razón social, Número de RIF, Dirección fiscal.

3- Datos del comprador (al menos los siguientes): Razón social y Número de RIF.

CLIENTE: ASOCIACIÓN CIVIL AIESEC EN VENEZUELA 58RIF: J-29861444-7USUARIO: MASTER-FACTURACIÓN

1x PENDON CON ACCESORIOSBS. 321,43

BI G (12,00%)IVA G (12,00%)BS. 321,43BS. 38,57TOTAL

EFECTIVOBS. 360,00BS. 360,00XXX0000000

SENIATJ-00000000-0EMPRESA X C.A.AV. XXXXXX. EDIFICIO XXXXX,PISO XX, LOCAL XX, SECTOR XXXX

MÉRIDA, ESTADO MÉRIDA

FACTURA:FECHA: DD-MM-AAAA 00000000

HORA: 00:00

FACTURA

4- Número de factura, Fecha y Hora de emisión.

5- Descripción de la compra.

6- Base imponible e IVA.

7- Total de la compra y Método de pago.

8- Logotipo fiscal (MH) y Número de registro de la máquina fiscal. Factura emitida por una máquina fiscal

Modelo de Factura 1/3

1

3

5

7

2

4

8

6

Factura emitida en formatoModelo de Factura 2/3

Debe contener los siguientes requisitos mínimos:

Empresa X C.A.Av. XXXXXX. Edificio XXXXX, piso 00,local 00, sector XXXXX. Mérida, Venezuela.Telf. (0274) XXX XXXX

J-00000000-0N° Factura: 000000 N° Control: 00 - 000000

Nombre y Apellido o Razón Social: Asociación Civil AIESEC en Venezuela 58

N° de RIF o CI o Pasaporte N°: J-29861444-7Dirección: Carretera Petare-Guarenas. Caracas, Distrito Capital

Teléfono:

UNDUND

Impreso por Empresa Z C.A.RIF. J-00000000-0Providencia N° SENIAT/00/00000de fecha dd/mm/aaaa

ORIGINAL CLIENTE

N° de Control desde el 00-000000hasta el 00-000000Fecha de impresión:

dd/mm/aaaa

Cantidad40 DescripciónIMPRESIONES A COLOR

Precio Unitario3,57

Precio Total142,80

BASE IMPONIBLE Bs.: 142,80I.V.A (12%) Bs.: 17,14TOTAL A PAGAR Bs.: 159,94

dd/mm/aaaa

Fecha de emisión

PAGADO

+++Fecha de emisión, Número de factura y Número de control (8 dígitos).

Del vendedor y comprador: Razón social, Número de RIF, Dirección Fiscal y Número telefónico.

Sobre la compra/venta: Cantidad de Producto, Descripción, Precio unita-rio, Precio total, Base imponible e IVA.

Pie de la factura: Nombre de la im-prenta, Número de RIF, Autorización del SENIAT, Numeraciones de control y Fecha de impresión.

Nota: Dependiendo del formato, puede ser llenada a mano.

Factura emitida por una máquina fiscalModelo de Factura 1/3

2

4

8

6

1.- NO puede ser llenada a mano.2.- El número de factura no viene pre-impreso.3.- Viene identificada con las pala-bras “FORMA LIBRE” (generalmente en la esquina superior derecha).

Impreso por Empresa Z C.A.RIF. J-00000000-0Providencia N° SENIAT/00/00000de fecha dd/mm/aaaa

ORIGINAL CLIENTE

N° de Control desde el 00-000000hasta el 00-000000Fecha de impresión:dd/mm/aaaa

ENCOMIENDAS XWYZ C.A. RIF: J-00000000-0

DOMICILIO FISCAL:Av. XXXX, Local N° 00, Sector XXXX. Ejido, Estado Mérida. Teléfono: (0274) 000-0000

PUNTO RECEPTOR: 99875-1 - Av. XXXX, Sector XXXX. Ejido, Estado Mérida.

PUNTO RECEPTOR: 99875-2 - Av. XXXX, Local N° XXXX. Ejido, Estado Mérida.

PUNTO RECEPTOR: 99875-3 - Av. XXXX, Calle XXXX, Casa N° XXXX. Ejido, Estado Mérida.

PUNTO RECEPTOR: 99875-4 - Av. XXXX. Lagunillas, Estado Mérida.

Las formas libres son usadas para imprimir distintos tipos de compro-bantes, no solamente facturas, es por ello que solo viene impreso el número de control.

Éstas también deben ser impresas por una imprenta aprobada por el SENIAT.

FORMA LIBRE

N° DE CONTROL: 00 - 000000

FACTURA # 00000

Fecha: dd/mm/aaaa

Nombre o Razón Social: ASOCIACIÓN CIVIL AIESEC EN VENEZUELA 58

RIF, Número de Cédula o Número de Pasaporte: J-29861444-7

Teléfono:

CONCEPTO O DESCRIPCIÓNCupón UrbanoCupón Nacional RegionalCupón Nacional SobreCupón Nacional PaqueteReparto SabatinoInternacional

CANTIDAD

-

-

1

-

-

-

PRECIO UNITARIO

-

-111,25

-

-

-

TOTAL Bs.

-

-

111,25-

-

-

111,2513,35

124,600,40

125,00

ALÍCUOTA %

Base Imponible Según AlícuotaMonto total según alícuota 12% Sub-TOTALMás (+) Franqueo Postal Total General

Las Formas libres cumplen los mismos requisitos que la factura en formato, pero tiene algunas diferencias:

Factura emitida en forma libreModelo de Factura 3/3

¿Cómo solicitar facturas?

Solicitar facturas a nombre de la organización es muy sencillo, sólo sigue estos pasos:

Al pagar por un producto que compres a nombre de AIESEC, entrega al vendedor un papel con los datos de la organización. Si no tienes el tuyo, soli-cítalo al LCVP F&L.

Verifica que el monto de la compra y TODOS los datos de AIESEC estén correctamente escritos en la factura.

Importante: Si observas algún error en la factura, exige que la emitan nuevamente, de lo contrario, la misma no podrá ser registrada en la contabilidad y el pago no podrá ser reembolsado a la persona que lo realizó.

Nota: Un error común en las facturas es que el nombre de la organización esté incompleto o mal escrito. Verifica cuida-dosamente que diga: “Asociación Civil AIESEC en Venezuela 58” y revisa de-talladamente el RIF: J-29.861.444-7, pues es susceptible a estar mal escrito.

1

2

Razón Social: Asociación Civil AIESEC en Venezuela 58RIF: J-29861444-7Dirección: Carretera Petare-Guarenas,Caracas, Distrito Capital.

ENCOMIENDAS XWYZ C.A. RIF: J-00000000-0

DOMICILIO FISCAL:Av. XXXX, Local N° 00, Sector XXXX. Ejido, Estado Mérida. Teléfono: (0274) 000-0000

PUNTO RECEPTOR: 99875-1 - Av. XXXX, Sector XXXX. Ejido, Estado Mérida.

PUNTO RECEPTOR: 99875-2 - Av. XXXX, Local N° XXXX. Ejido, Estado Mérida.

PUNTO RECEPTOR: 99875-3 - Av. XXXX, Calle XXXX, Casa N° XXXX. Ejido, Estado Mérida.

PUNTO RECEPTOR: 99875-4 - Av. XXXX. Lagunillas, Estado Mérida.

Factura emitida en forma libreModelo de Factura 3/3

Registro y Entrega de facturas

Registro:

Toda factura correspondiente a un gasto realizado a nombre de la organización por algún miembro del comité deberá ser registrada en el siguiente formulario en Podio: http://bit.ly/FacturasMerida

El plazo para registrar la factura en el formulario es máximo 2 días después de su emisión.Este registro es indispensable para poder procesar los reembolsos requeridos. En caso de que una factura no sea registrada oportunamente, NO se podrá rea-lizar reembolso por la compra. <SIN EXCEPCIÓN>Nota: No se aceptan gastos sin factura, ni gastos con algún otro comprobante que no sea una factura legal* (ver excepciones).

Entrega:

Luego de hacer el registro, un miembro de la coordinación de finanzas se pondrá en contacto con usted para coordinar la entrega de la factura.Importante: Todas las facturas por compra de bienes o pago de servi-cios deben ser entregadas en el mismo mes en el cual fueron emitidas.

*Excepciones:

1.- Producto escaso.2.- Producto cuya naturaleza no permita la emisión de una factura legal.

Queda a discreción el LCVP F&L realizar el reembolso y la determinación de si un gasto incurre en estas excepciones.

Registro y Entrega de facturas Política de Reembolsos

El gasto por una compra cuya factura legal: cumpla con todos los requisitos especificados con anterioridad, co-rresponda a un gasto autorizado, haya sido registrada en Podio y recolectada por un miembro del área de F&L; podrá ser reembolsado al miembro correspondiente, en caso de que no se haya dado un anticipo de dinero para la compra.

El reembolso será ejecutado por el LCVP F&L o el Finance Manager en un período no mayor a 20 días hábiles desde la entrega de la factura.

Recomendaciones Finales

1- Al realizar una compra y recibir la factura, verifica en el local que TODOS los datos de la organización estén correc-tos y en caso de encontrar algún error, solicítala de nuevo.

2- Las facturas llenadas a mano sólo son aceptables si cum-plen con todos los requisitos vistos anteriormente. En éste caso, revisa con detalle la base imponible y el IVA para evitar errores. Nota: no confundir facturas con recibos.

3- No es relevante el número telefónico que aparezca en la factura, lo importante es que la Razón Social y el número de RIF estén bien escritos.

4- No olvides registrar la factura en el formulario de Podio proporcionado (http://bit.ly/FacturasMerida) en el plazo indicado para evitar inconvenientes. No se harán reembolsos por registros tardíos. <SIN EXCEPCIÓN>

*+ ++

+