Post on 26-Apr-2020
www.pmpartner.com.br
PMO | PROJETOS | PROCESSOS | MELHORIA CONTÍNUAPMI | SCRUM | COBIT | ITIL | LEAN | SIX SIGMA | BSC
ESCRITESCRITÓÓRIO DE PROJETOSRIO DE PROJETOSDESAFIOS CULTURAIS PARA IMPLANTAÇÃO
DANIEL AQUERE DE OLIVEIRA, PMP, MBA
daniel.aquere@pmpartner.com.br
www.pmpartner.com.br - Daniel Aquere de Oliveira, PMP, MBA 2
COMO NASCE UM PROJETO?
PROJETOS
C:\GP-Como_nascem_os_projetos.avi
www.pmpartner.com.br - Daniel Aquere de Oliveira, PMP, MBA 3
PROJETOS: O INÍCIO DE TUDO
www.pmpartner.com.br - Daniel Aquere de Oliveira, PMP, MBA 4
PROJETOS: O GESTOR
www.pmpartner.com.br - Daniel Aquere de Oliveira, PMP, MBA 5
ASPECTOS MAIS CONSIDERADOS NO PLANEJAMENTO DE PROJETOS
PROJETOS: PLANEJAMENTO
www.pmpartner.com.br - Daniel Aquere de Oliveira, PMP, MBA 6
PROBLEMAS QUE OCORRREM COM MAIOR FREQUÊNCIA NOS PROJETOS
PROJETOS: DIFICULDADES
www.pmpartner.com.br - Daniel Aquere de Oliveira, PMP, MBA 7
BENEFÍCIOS QUE AS INSTITUIÇÕES TEM OBTIDO COM O GERENCIAMENTO DE PROJETOS
PROJETOS: BENEFÍCIOS
www.pmpartner.com.br - Daniel Aquere de Oliveira, PMP, MBA 8
PORQUE GERENCIAR PROJETOS?
• Para aumentar a chance de sucesso do projeto
• Evitar surpresas durante a execução dos trabalhos
• Antecipar riscos e situações desfavoráveis que poderão ser encontradas
• Para facilitar e orientar as revisões do projeto
• Otimizar a alocação de pessoas
• Documentar e facilitar estimativas para futuros projetos
• Para agilizar as tomadas de decisões
www.pmpartner.com.br - Daniel Aquere de Oliveira, PMP, MBA 9
GESTÃO PRIVADA x GESTÃO PÚBLICA
GESTÃO PRIVADA
•Negócios
•Competitividade
•Utilização eficiente dos recursos
humanos
•Utilização eficiente da infra-estrutura
•Cumprir cronograma
•Manter-se nos custos planejados
•Qualidade
•Riscos
GESTÃO PÚBLICA
•???
•???
•Utilização eficiente dos recursos
humanos
•Utilização eficiente da infra-
estrutura
•Cumprir cronograma
•Manter-se nos custos planejados
•Qualidade
•Riscos
www.pmpartner.com.br - Daniel Aquere de Oliveira, PMP, MBA 10
O QUE É UM ESCRITÓRIO DE PROJETOS?
Escritório de Gerenciamento de Projetos(Project Management Office – PMO)•A estrutura deve ser desenvolvida de acordo com o grau de maturidade de
cada instituição;
•Prevê uma administração centralizada do portfólio de projetos da organização
e sua meta é servir às necessidades desta gestão;
•Unifica os métodos e o linguajar da gestão;
•Otimiza a alocação dos recursos;
•Propicia apoio efetivo às equipes na geração de soluções.
www.pmpartner.com.br - Daniel Aquere de Oliveira, PMP, MBA 11
BENEFÍCIOS DE UM PMO
• Identificação e monitoramento de interdependências
• Acompanhamento do progresso, eficiência e produtividade
• Solução de questões críticas
• Identificar riscos e definir ações de mitigação aos mesmos
• Estruturar e centralizar as informações
• Integração e comunicação interna
• Fornecer um ambiente aberto para comunicação
• Planejamento das equipes dos projetos
• Padronizar informações, cronogramas, estimativas, relatórios, planos e
processos
• Planejar e controlar escopo, custo, prazo e qualidade
• Disponibilizar e manter metodologia de gerenciamento de projetos
www.pmpartner.com.br - Daniel Aquere de Oliveira, PMP, MBA 12
BENEFÍCIOS DE UM PMO
• Ser um centro de apoio aos times de projeto
• Desenvolver modelos de gestão de projetos
• Estimular o espírito de equipe
• Manter histórico dos projetos
• Disseminar os resultados e lições aprendidas
• Realizar comparações de desempenho continuamente
• Compartilhamento de recursos entre projetos, programas e portifólio
• Redução de custos operacionais
• Registros centralizado de problemas e lições aprendidas
• Definição de métricas de controle
www.pmpartner.com.br - Daniel Aquere de Oliveira, PMP, MBA 13
BENEFÍCIOS DE UM PMO
• Aumento de produtividade na obtenção de resultados
• Definição, implantação e monitoramento de indicadores de
performance de projetos, programas e portifólio
• Garantia e controle de qualidade sobre as entregas de projeto
• Gestão de riscos de projetos, programas e portifólio
• Garantia de alinhamento estratégico
• Previsibilidade em relação a resultados
• Gestão de expectativas de clientes internos e externos (?)
• Coaching e Mentoring para gerentes de projetos
• Aumento no nível de maturidade da organização em gerenciamento de
projetos
www.pmpartner.com.br - Daniel Aquere de Oliveira, PMP, MBA 14
O PAPEL DO PMO
• Para definir a estrutura de escritório de projetos a ser aplicada, EM
QUALQUER ORGANIZAÇÃO, é necessário – PREVIAMENTE –
estabelecer qual será a participação do escritório de projetos na
estrutura organizacional.
• O escritório de projetos pode atuar com a função de formador de
processos e procedimentos para serem aplicados na organização ou
até assumir toda a responsabilidade pela execução e pelos resultados
dos projetos.
www.pmpartner.com.br - Daniel Aquere de Oliveira, PMP, MBA 15
O PAPEL DO PMO
GESTÃO DE CONFLITO OU GESTÃO DA QUALIDADE?
www.pmpartner.com.br - Daniel Aquere de Oliveira, PMP, MBA 16
IMPLEMENTAÇÃO DE UM PMO
• Análise preliminar
• “Desenhar” plano de curto, médio e longo prazo (anos ?)
• Escolher o tipo de escritório a ser implementado
• Obter o suporte e apoio necessário (patrocinador)
• Criar a infra-estrutura do escritório (instalações e funcionamento)
• Motivar os envolvidos
• Implementar os processos e procedimentos de gestão (ferramentas,
indicadores, relatórios e templates)
• Escolher projeto-piloto
• Entrada em operação
• Feedback e melhoria contínua
www.pmpartner.com.br - Daniel Aquere de Oliveira, PMP, MBA 17
PROJETOS: FOCO PRINCIPAL
Custo
www.pmpartner.com.br - Daniel Aquere de Oliveira, PMP, MBA 18
PMO: FOCO DIFERENCIADO
www.pmpartner.com.br - Daniel Aquere de Oliveira, PMP, MBA 19
PMO: FUNDAMENTOS
METODOLOGIA DE IMPLEMENTAÇÃO DE PMOs
Baseado nas melhores práticas expressas nos principais standards do
PMI ®, COBIT ®, ITIL ®, OPM3 ® (Organizational Project Management
Maturity Model), CMMI® (Capability Maturity Model Integration), Prince
®, ISOs, SCRUM ®, ICB®, IPMA ® Competence Baseline, etc.
A implementação é efetuada em ciclos iterativos, possibilitando assim
uma adoção em fases e mais controlada.
www.pmpartner.com.br - Daniel Aquere de Oliveira, PMP, MBA 20
PMO: CICLO DE IMPLEMENTAÇÃOR
EAVA
LIAÇ
ÃO
PERIÓ
DIC
A
www.pmpartner.com.br - Daniel Aquere de Oliveira, PMP, MBA 21
PMO: MODELOS
Basicamente existem 3 modelos:
Modelo Nível 1Escritório de Apoio a Projetos: Foco em projetos específicos, com o objetivo básico de dar suporte aos gerentes de projetos no gerenciamento da restrição tripla (prazo, custo, escopo e qualidade).
Modelo Nível 2Escritório de Gerenciamento de Projetos: Com foco em múltiplos projetos, o objetivo é prover aos grupos de gerentes uma metodologia única de gerenciamento e acompanhamento de desempenho, além de disseminar boas práticas entre os projetos.
Modelo Nível 3Diretoria de Projetos: Com foco na gestão do portfólio de projetos, esse tipo serve toda a organização focando as questões estratégicas em termos de gerenciamento de projetos, atuando até na gestão de recursos.
www.pmpartner.com.br - Daniel Aquere de Oliveira, PMP, MBA 22
MATURIDADE EM GESTÃO DE PROJETOS
OPM3 (PMI): Busca alinhar os projetos com a estratégia da organização.
Modelo baseado em 4 estágios e 3 domínios, que se cruzam
matricialmente definindo o grau de maturidade.
Os estágios definidos em ordem crescente são:
• Padronização
• Medição
• Controle
• Melhoria Contínua
Isto é aplicado nos domínios de Projeto, Programa e Portifólio.
www.pmpartner.com.br - Daniel Aquere de Oliveira, PMP, MBA 23
INÍCIO
MATURIDADE EM GESTÃO DE PROJETOS
MELHORIA DA M
ATURIDADE
MELHORIA DA M
ATURIDADE
CHECK
PLANEJARFAZER
VERIFICARAGIR
www.pmpartner.com.br - Daniel Aquere de Oliveira, PMP, MBA 24
PMO: ETAPAS DE IMPLEMENTAÇÃO
Dever existir previamente:
• Análise e Diagnóstico;
• Concepção;
• Implementação;
• Treinamento;
• Mentoring.
Deve haver a definição do modelo de trabalho, dos processos e workflow,
elaboração e validação de modelos de documentos, diagramas, especificações,
tabelas, etc, visando garantir que o escritório de projetos seja aderente aos
processos organizacionais e estratégicos da organização através da adaptação e
ajustes máximos das técnicas, conceitos e ferramentas de gerenciamento de
projetos a cultura da organização.
www.pmpartner.com.br - Daniel Aquere de Oliveira, PMP, MBA 25
PMO: ETAPAS DE IMPLEMENTAÇÃO
www.pmpartner.com.br - Daniel Aquere de Oliveira, PMP, MBA 26
PMO: DESAFIOS PARA IMPLEMENTAR
www.pmpartner.com.br - Daniel Aquere de Oliveira, PMP, MBA 27
PMO: DIFICULDADES PARA “RODAR”
• Resistência para sair da zona de conforto
• Resistência à novos aprendizados
• Não reconhecimento das equipes de projeto
• Não reconhecimento da autoridade formal do PMO
• É “chato” reportar custos (principalmente quando estouram)
• É perda de tempo preencher relatórios de horas, de
desempenho (principalmente quando não é positivo)
• Muitas vezes são tomadas decisões de aumentar escopo, ou atender a
uma solicitação “informal” do cliente sem consulta prévia. Querem
apenas mandar a conta no final
• CONTROLE
Quem?Quando?Como?
www.pmpartner.com.br - Daniel Aquere de Oliveira, PMP, MBA 28
PMO: ALERTAS
• Nenhuma mudança radical pode ser implantada do dia para a noite;
• Sempre, absolutamente sempre, haverá resistência;
• Há pessoas que são inertes, e se recusam a sair da inércia em que estão
há anos. Além de não ajudarem, muitos ainda remam no sentido oposto;
• Por melhores e mais determinados que sejam os profissionais envolvidos
na criação do PMO, sempre há outros stakeholders, que podem sentir-se
ameaçados e recusam-se a sair da zona de conforto;
• Muitos métodos, implantados na concepção original do PMO, terão que
ser ajustados pelo caminho, não serão 100% eficazes logo “de cara”. (o
que gera mais resistência ainda!);
• Devemos cuidar para não burocratizar os processos, afinal a idéia do
PMO é dar suporte e tornar as coisas mais ágeis, e não o contrário.
www.pmpartner.com.br - Daniel Aquere de Oliveira, PMP, MBA 29
PMO: ALERTA
www.pmpartner.com.br - Daniel Aquere de Oliveira, PMP, MBA 30
PMO: EXPECTATIVAS
www.pmpartner.com.br - Daniel Aquere de Oliveira, PMP, MBA 31
PMO: ATITUDES
www.pmpartner.com.br - Daniel Aquere de Oliveira, PMP, MBA 32
PMO: QUAL A FÓRMULA DE SUCESSO
www.pmpartner.com.br
PMO | PROJETOS | PROCESSOS | MELHORIA CONTÍNUAPMI | SCRUM | COBIT | ITIL | LEAN | SIX SIGMA | BSC
ESCRITESCRITÓÓRIO DE PROJETOSRIO DE PROJETOSDESAFIOS CULTURAIS PARA IMPLANTAÇÃO
DANIEL AQUERE DE OLIVEIRA, PMP, MBA
daniel.aquere@pmpartner.com.br
www.pmpartner.com.br
PMO | PROJETOS | PROCESSOS | MELHORIA CONTÍNUAPMI | SCRUM | COBIT | ITIL | LEAN | SIX SIGMA | BSC
ESCRITESCRITÓÓRIO DE PROJETOSRIO DE PROJETOSDESAFIOS CULTURAIS PARA IMPLANTAÇÃO
DANIEL AQUERE DE OLIVEIRA, PMP, MBA
daniel.aquere@pmpartner.com.br