Ecm Apresentacao 2009 Sgi

Post on 17-Dec-2014

4.278 views 2 download

description

Solução de GED, Workflow, Portal, Gestão da Qualidade e Digitalização de Documentos

Transcript of Ecm Apresentacao 2009 Sgi

Apresentação

ECM

ECM

Head Quarter

Apresentação

ECM

ECM

Webdesk Gestão Integrada de Processos e Documentos

TOTVS – ECM - WebdeskGestão integrada de Processos e Documentos

Marcel Boaventura

ALGUNS CLIENTES TOTVS ECM

ECM – Enterprise Content Manager

A Gestão

de

Conteúdos

(ECM)

é considerada

o grande

Diferencial

das Organizações

do Novo

Milênio

A Gestão

de

Conteúdos

(ECM)

é considerada

o grande

Diferencial

das Organizações

do Novo

Milênio

TOTVS ECM – Escopo de atuação

Materia Gartner

BPM pode reduzir em até 20% os custos das empresas

• quarta-feira, 18 de março de 2009, 15h57 • Resultados preliminares de uma pesquisa mundial feita pelo Gartner sobre o uso de BPM (business process

management, ou gerenciamento de processos de negócios) mostram que as empresas podem reduzir em até 20% os custos operacionais já no primeiro ano da implantação.

"A crise econômica está impulsionando o uso de BPM como um mecanismo de redução de custos para a sobrevivência. Verificamos que um terço das empresas em todo o mundo aumentaram os investimentos em BPM", afirmou Michele Cantara, vice-presidente de pesquisa do Gartner. "O BPM torna os processos de negócio das empresas visíveis tanto para os gerentes de negócio quanto de TI, permitindo-lhes trabalhar em conjunto e alterar processos de forma mais rápida e eficaz. Com a recessão econômica, as empresas precisam continuamente reduzir os custos e reagir rapidamente às mudanças do mercado."

O BPM será um dos principais temas abordados na Conferência de Integração Empresarial, que será realizada em abril, em São Paulo. No BPM Gartner Summit 2009, realizado em fevereiro em Londres, na Inglaterra, os participantes foram questionados sobre o impacto que a economia estava tendo no seu negócio. De acordo com o levantamento, cerca de 70% dos participantes disseram que o BPM é visto como a salvação para suas empresas no atual cenário de crise econômica. Aproximadamente 20% dos participantes disseram que estavam "prósperos com BPM" – utilizando BPM como um catalisador para o crescimento da empresa. Os participantes eram de empresas que obtiveram sucesso na implantação de projetos de BPM no passado. Algumas tinham como objetivo a economia de custos com BPM e outros projetos visavam a melhoria dos processos empresariais, em vez da sobrevivência. Aproximadamente 10% dos participantes eram de organizações que vislumbram no BPM uma arma para fazer frente à concorrência de mercado no atual cenário recessivo.

•http://www.tiinside.com.br/News.aspx?ID=125137&C=262

ERP,HCM,BI,CRM.ERP,HCM,BI,CRM.....

20%20%

O GRANDE Desafio

RepositóriRepositório o

DocumentDocumentosos

FichárioFichárioss

DiscosDiscosLocaisLocais

MicrofilmesMicrofilmes

Sistema de Sistema de ArquivosArquivos

RepositoriRepositorioo

ImagensImagens

ServidoresServidoresWEBWEB

80%80%

MídiasMídias

e-Maile-Mail

ConteúdoEstruturado

ConteúdoNão -Estruturado

GED/Gestão GED/Gestão de de

ConteúdoConteúdo

Portais/Portais/Gestão de Gestão de Conteúdo Conteúdo

WEBWEB

Workflow/Workflow/BPMBPM

BPA / BAMBPA / BAM

Sistemas Sistemas TransacionaisTransacionaisERP, HR, CRMERP, HR, CRM

ECM – Enterprise Content ManagerECM – Enterprise Content ManagerConector Conector Universal de ConteúdoUniversal de Conteúdo

ClientesClientesParceirosParceirosFornecedoresFornecedoresColaboradoresColaboradores

DocumentosDocumentosDigitalizadosDigitalizados

Gestão da informação

Integração Integração entre entre

SistemasSistemas

Como Estruturar os Dados?

• Organizar documentos eletrônicos, documentos, planilhas, imagens, vídeos, sons)

• Versionamento, aprovação,

notificação,controle de expiração, categorização, controle de segurança, relacionamento entre documentos,

busca por conteúdo

Lucene

ZIPZIP

AcrobatReaderAcrobatReader

Open Office.sxw, .sxc, .sxiOpen Office.sxw, .sxc, .sxi

MS Office.doc, .xls, .pptMS Office

.doc, .xls, .ppt

HTMLHTML RTFRTFAutoCadAutoCad XMLXMLTXTTXT

Extratores

WebDeskWebDesk

documento

Webdesk

GED – Indexação de Documentos

WebDesk Index ManagerWebDesk Index Manager

TOTVS ECM EM EXECUÇÃO

Visualização de CAD

Publicação de Emails e Anexos

Publicação Doc´s do Office

• Execução automática de processos de negócio. Ordem correta, pessoas certas

• Atividades por papel ou grupo, formulário eletrônico, anexos não estruturados, histórico de decisões, integração com GED, atividades de pool, controle de prazo de execução, esforço estimado, apontamento de horas, decisões automáticas, notificação de atraso

Fluxo - GMud

Tarefas pendente

s do usuário,

clicando...

Verificando Tarefas

A tarefa em execução fica destacada no

workflow

Aciona-se o

programa associado a tarefa pelo link

Verifica as

instruções

Pode-se anexar

documentos ao processo

Com UPLOAD de qualquer

lugar via internet

Verificar o histórico

detalhado do processo

E por fim, dar

seguimento ao processo

Fluxo - Cadastro de Itens

Atividade - Suprimento

Atividade - Planejamento

Atividade - Contabilidade

Atividade - Fiscal

Atividade – Controle Qualidade

Atividade - Comercial

Área de Conferencia

• Monitora eventos das as aplicações e interage imediatamente com o Engine Workflow/BPM.

BAM – Business Activity Monitoring

HR

(BAM) Business Activity

Monitoring

WorkflowEngine

Onde o Evento Ocorre...

Quem Captura... Quem Decide...

ERP

CRM

O ERP disparando processos

•Supondo uma política da qualidade onde um percentual de refugo superior a 2,5% indique uma Não-Conformidade

ERP

1. Ao fazer o reporte de produção no ERP, o BAM intercepta o evento.

1

Exemplo: BAM e Workflow

1

1

O BAM identifica o evento e determina quem precisa notificar (alerta).

O Inicio do processo de RNC acontece automaticamente !

2

Exemplo: BAM e Workflow

3

Processo Workflow aberto na solução de ECM com os dados do evento capturado no ERP e...

4

4

...seguindo um fluxo pré-determinado c/ prazos, responsáveis

GED/Gestão GED/Gestão de de

ConteúdoConteúdo

Portais/Portais/Gestão de Gestão de Conteúdo Conteúdo

WEBWEB

Workflow/Workflow/BPMBPM

BPA / BAMBPA / BAM

Sistemas Sistemas TransacionaisTransacionaisERP, HR, CRMERP, HR, CRM

ECM – Enterprise Content ManagerECM – Enterprise Content ManagerConector Conector Universal de ConteúdoUniversal de Conteúdo

ClientesClientesParceirosParceirosFornecedoresFornecedoresColaboradoresColaboradores

DocumentosDocumentosDigitalizadosDigitalizados

Gestão da informação

Integração Integração entre entre

SistemasSistemas

• Maior agilidade e eficiência da área da qualidade. Processos de elaboração e divulgação de normas, acompanhamento de auditorias e execução de planos de ação

• Indicação de Leitura, Cópia Controlada, Histórico de acessos (tomada de

conhecimento), Lista Mestra, controle de versão, aprovação

por pasta ou documento, Check-out/Check-in, Notificação automática para novos documentos

e versões

Principais Características

TOTVS ECM

SISTEMA DE GESTÃO INTEGRADA DA QUALIDADE

PRESSÕES NA ATUALIDADE

Sindicatos

Crises

Governança

Consumidores

Ambientalistas

Sua Empresa

SISTEMA DE GESTÃO INTEGRADA DA QUALIDADE

SISTEMA DE GESTÃO INTEGRADA DA QUALIDADE

IMPLANTANDO SISTEMA DE GESTÃO INTEGRADA

SGI

TOTVS ECM

SOLUÇÃO TOTVS ECM PARA

GESTÃO INTEGRADA DA QUALIDADE

SOLUÇÃO TOTVS ECM PARA GESTÃO INTEGRADA

TOTVS ECM

CARACTERÍSTICAS DA SOLUÇÃO

TOTVS ECM Ferramentas de Gestão

• Gestão Documental Corporativa

Arquivo Físico

Elaboração Publicação e

Distribuição

Capacitação

Colaboração

Recuperação

Categorização

Características

Versionamento ou

Revisão

Captura Formulários

TOTVS ECM Ferramentas de Gestão

• Processo de Gestão Documental

TOTVS ECM Ferramentas de Gestão

Maior produtividade

Redução de custos operacionais

Padronização dos documentos

Acesso controlado às informações

Rapidez na difusão e distribuição dos documentos normativos

Facilidade de acesso às informações

Melhor gestão da documentação do Sistema da Qualidade

Agilidade para revisar e aprovar documentos

Controle de Prazos por sinalização e aviso por e-mail

Dinâmica na pesquisa de documentos

Controle de Anexos, de Registros e Formulários

• Vantagens com a Gestão Documental

TOTVS ECM Ferramentas de Gestão

• Gestão de Ocorrências e Melhorias Corporativas

Análise de

Causa

Monitoramento Ações Verificação Eficácia

Disposição

Divulgação

Características

TOTVS ECM Ferramentas de Gestão

• Processo de Gestão de Ocorrências e Melhorias

TOTVS ECM Ferramentas de Gestão

• Vantagens com a Gestão de Ocorrências e Melhorias

Registro e categorização de Ocorrências e Não-

Conformidades

Tratamento de Reclamações de Clientes

Controle de prazos das ações

Ferramenta de apoio à análise de causas das

ocorrências

Rapidez, segurança e controle no tratamento de

ocorrências

Gerenciamento de Sugestões de Melhoria

Gráficos e Relatórios de desempenho

Melhoria contínua de processos e da operação como um

todo

Redução de riscos com perda de certificações,

notificações e multas de entidades regulatórias

TOTVS ECM Ferramentas de Gestão

• Gestão de Auditorias

Execução

Planejamento Ocorrências

Notificação

Características

Apuração de

Resultados

TOTVS ECM Ferramentas de Gestão

• Compliance - Processo de Gestão de Auditorias

TOTVS ECM Ferramentas de Gestão

• Vantagens com a Gestão de Auditorias

Controle e acompanhamento das auditorias

Check-Lists de apoio à auditoria

Comunicação entre auditores e auditados

Maior rapidez e controle na distribuição dos relatórios

Acompanhamento pós-auditoria

Avaliação da auditoria e da equipe auditora

Impessoalidade na cobrança de prazos

Relatórios de gerenciamento

Garantia de qualidade do processo

Monitoramento da performance de processos e áreas de

negócio

Prevenção e tratamento de falhas do processo

TOTVS ECM Ferramentas de Gestão

• Gestão de Calibração

Manutenção

Indicadores

Características

Monitoramento

AcervoPlanejamento

TOTVS ECM Ferramentas de Gestão

• Processo de Gestão de Calibração

TOTVS ECM Ferramentas de Gestão

• Vantagens com a Gestão de Calibração

Melhor documentação da calibração de instrumentos

Gestão automatizada do processo de manutenção e

calibração

Gestão da validade de calibração de instrumentos

Integração com auditorias do parque de instrumentos

ISO/IEC 17025Estabelece requisitos gerenciais e técnicos para a implementação de sistema

de gestão da qualidade em laboratórios de ensaio e calibração de instrumentos.

TOTVS ECM Ferramentas de Gestão

TOTVS ECM Ferramentas de Gestão

• Gestão de Meio Ambiente, Saúde e Segurança - EHS

Características

Monitoramento

Aspectos e Perigos

Planejamento Auditoria

Ocorrências

Indicadores

Regulamentação

TOTVS ECM Ferramentas de Gestão

• Processo de Meio Ambiente, Saúde e Segurança - EHS

TOTVS ECM Ferramentas de Gestão

• Vantagens com a Gestão de Meio Ambiente Saúde e Segurança - EHS

Redução de acidentes ambientais

Conservação de energia e recursos naturais

Racionalização das atividades

Redução das perdas e desperdícios

Melhoria contínua no desempenho ambiental

Incentivo à reciclagem

Produtos e processos mais limpos

Gestão dos resíduos

Prevenção a multas e notificações ambientais.

TOTVS ECM Ferramentas de Gestão

• Gestão de Indicadores do Sistema Gestão Integrada

Características

Monitoramento

DefiniçãoPlanejamento Auditoria

Ocorrências

TOTVS ECM Ferramentas de Gestão

• Processo de Gestão de Indicadores do Sistema Gestão Integrada

TOTVS ECM Ferramentas de Gestão

• Vantagens com a Gestão de Indicadores do Sistema Gestão Integrada

Documentação dos indicadores de desempenho

Monitoramento da gestão sobre os indicadores

Painéis de gestão a vista para exibição de resultados

TOTVS ECM Ferramentas de Gestão

• Gestão de Processos de Negócio - Workflow

Atribuições

Mapeamento

Características

Fluxos Categorização

Formulários

Integração

Documentação

Versionamento

TOTVS ECM Ferramentas de Gestão

• Exemplo de Processo de Negócio

TOTVS ECM Ferramentas de Gestão

• Vantagens com a Gestão de Processos de Negócio

Garantia de atendimento a normas e procedimentos

Aumento da eficiência operacional

Redução de riscos com fraudes

Monitoramento da performance de processos e áreas de

negócio

Melhoria contínua dos processos

Redução de custos

Interligação entre departamentos

Transparência

Aumento da competitividade e Concretização de objetivos

Centralização de processos

Controle da organização em tempo real

TOTVS ECM

TOTVS ECM 3.0 NA PRÁTICA

TOTVS ECM EM EXECUÇÃO

Painel Principal

TOTVS ECM EM EXECUÇÃO

Navegação em Categorias

TOTVS ECM EM EXECUÇÃO

Leitura de Documentos

TOTVS ECM EM EXECUÇÃO

Publicação de Normas e Procedimentos

TOTVS ECM EM EXECUÇÃO

Aprovação de Normas e Procedimentos

TOTVS ECM EM EXECUÇÃO

Controle de Versão e Registro de Aprovações

TOTVS ECM EM EXECUÇÃO

Central de Tarefas - Cockpit

Central de Tarefas – Tarefas a Concluir

TOTVS ECM EM EXECUÇÃO

Distribuição de Documentos via de e-mail

TOTVS ECM EM EXECUÇÃO

Processos da Gestão Integrada

TOTVS ECM EM EXECUÇÃO

Aprovação de Normas e Procedimentos

TOTVS ECM EM EXECUÇÃO

Planejamento e Execução de Auditorias

TOTVS ECM EM EXECUÇÃO

Controle de Planos de Ação - (PDCA/5W2H)

TOTVS ECM EM EXECUÇÃO

Controle de Planos de Ação – (PDCA/5W2H)

TOTVS ECM EM EXECUÇÃO

Gestão de Ocorrências

TOTVS ECM EM EXECUÇÃO

Gestão de Ocorrências

TOTVS ECM EM EXECUÇÃO

Gestão de Ocorrências

TOTVS ECM EM EXECUÇÃO

Gestão de Calibração

TOTVS ECM EM EXECUÇÃO

Gestão de Medicina, Saúde e Segurança

TOTVS ECM EM EXECUÇÃO

Gestão de Indicadores

TOTVS ECM EM EXECUÇÃO

Indicadores – Painel de Gestão da Qualidade

TOTVS ECM EM EXECUÇÃO

Indicadores – Painel de Gestão da Qualidade

TOTVS ECM EM EXECUÇÃO

Biblioteca de Processos

TOTVS ECM EM EXECUÇÃO

• Indicadores, estatísticos sobre custo, esforço, prazo

e volume, análise de tendências, visões e

dashboards

compartilháveis

BPA – Business Process Analysis

BPA – Dashboard – Indicadores dos Processos

BPA – Tendências

BPA – Tendências

BPA – Configurando Metas

BPA – Configurando Segurança

Painel de Gestão

Painel Gerenciamento de Recursos

CockPit

Painel de Projetos

Painel de Relacionamento

TOTVS ECM

VANTAGENS E BENEFÍCIOS

VANTAGENS E BENEFÍCIOS

• Torne a gestão dos processos da gestão integrada da

qualidade mais simples e eficazes;

• Aumente a acuracidade de planos de ação e de

melhoria;

• Facilite o processo de auditorias evitando riscos de

não conformidades;

• Tenha a informação rapidamente e aumente sua

produtividade;

• Monitore a performance da sua organização através

dos indicadores e painéis de gestão a vista;

• Transforme os processos descritos nas normas e

procedimentos em processos dinâmicos ganhando

agilidade com o uso de Workflow.

Vantagens e Benefícios

• Portais baseados no conteúdo do repositório de conteúdo(documentos e processos), para públicos específicos como funcionário, clientes, fornecedores, parceiros, investidores, etc.

• Permite Múltiplos portais sobre o mesmo repositório, layouts configuráveis, conteúdo variável por contexto, edição de estilos, componentes reaproveitáveis, segurança integrada com o GED, logs

de acesso

Portais Gerenciados pelo Webdesk

www.emersonprocess.com.br

Mecanismo para estruturar em base de dados informações que precisam

ser dinâmicas no Portal.

Aplicação:• Permite que usuários não técnicos

(marketing, RH, vendas) atualizem on-line o Portal da empresa sem

necessidade de web designers ou programadores

Conteúdo Dinâmico!

Formulários em Portlets

• Captura dados de documentos em papel e os integra ao repositório de documentos, processos ou sistemas back-office

• Tratamento da imagem capturada, identificação

automática de tipos de documentos, reconhecimento de caracteres (impressos, matriciais e manuscritos), leitura de dados por posicionamento ou padrão, captura distribuída,

algoritmos de

inteligência artificial que aprendem com os erros.

OCRTexto Plano

HCRManuscrito ICR

Códigos de Barras

OMRMarcas

Exemplos Tecnologias

Document Imaging

Definição do template do

lote

Mapeamento dos

campos do formulário

Forms Processing – Integração com o ERP• O conteúdo das documentos digitalizados armazenados em

fichários do WebDesk podem ser integrada no ERP, alimentando as APIs e BOs das funções de negócio

• Exemplos:– Recebimento de Nota Fiscal– Pedido de Venda

Forms Processing

Fichários ERP

Document Imaging

Integrando Aplicações

—Sistemas heterogêneos—Mecanismos de integração despadronizados—Transações e objetos de negócio replicados e conflitantes—Lentidão e alto custo no processo de integração—Falta de confiabilidade na integração

TXT

XML

CSV

FTPSSH

TELNET

JMS

JDBC

OD

BC

HTTP

SQL

Web Service

SOAP

TotvsTEC-Iona no Magic Quadrant do Gartner, 2007

ESB – Apache ServiceMix ESB

Uso de padrões abertos e de mercado(Java Business Integration, Web Services, XML)

Apache ServiceMix ESB é base para o Iona Fuse ESB

TOTVS ECM

CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS

CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS

• Estações de Trabalho: Sistema operacional Windows, Linux, MAC-OS

• com Browser Internet Explorer, Safari ou Firefox (Mozilla) com plug-in do Adobe Flash player instalado

• Servidor: Windows, Server HP-UX, IBM-AIX ou Linux Enterprise

• Plataforma: JAVA™ J2EE™ rodando sob servidor de aplicação, JBOSS,

• WEBSPHERE™ ou compatível

• Banco de Dados: MySQL, MSSQL, ORACLE, DB2, Progress (homologados)

WebDesk - Escalabilidade

MG

• 45.779 documentos• 23 Processos modelados• 367.727 solicitações Workflow• 2.212 nos últimos 15 dias

• 505 documentos• 15 Processos modelados• 7.795 solicitações Workflow• 297 nos últimos 15 dias

• 8.348 documentos• 9 Processos modelados• 7.545 solicitações Workflow• 142 nos últimos 15 dias

• 421.366 documentos• 1 Processos modelados• 493.727 solicitações Workflow• 3.304 nos últimos 15 dias

ALGUNS CLIENTES TOTVS ECM

Documentos e Processos em Suas Mãos

Muito Obrigado !!!!marcel.boaventura@totvs.com.brMuito Obrigado !!!!marcel.boaventura@totvs.com.br

Escala Evolucionária do

ECM

nas Empresas

Escala Evolucionária do ECM

maturidade

Efi

ciê

ncia

QualidadeWorkflow

GED

Portal

Digitalização

72

Technology and Integration

Requirements Recommended - Server

Operating system (choices)

MS Windows 2000 Server, XP Professional, Server 2003

Red Hat Advanced Server 3.x, 4.x

SUSE™ Linux® Enterprise Server 9

Solaris™ SPARC 9 and 10

AIX® 5.3

HP-UX 11i v2 (Itanium only)

Disk memory 1Gb RAM 100MB of disk space

Java Virtual Machine

- Sun 1.5

Application Server JBoss 4.2.X

73

Technology and Integration

Minimum Requirements Recommended - User

Hardware/Operating system (choices)

Windows 2000/XP/VistaPentium® II 450MHz, orsuperior/equivalent + 128MB RAM

Macintosh OS XPowerPC® G3 500MHz or superior Intel Core™ Duo 1.83GHz or superior + 128 MB RAM

Linux 800MHz or superior + 512MB RAM + 128MB of video

Browser (choices) Internet Explorer 7.x

Firefox 3.x

Opera 9.x

Safari 3.x

Chrome 1.x

GED/Gestão GED/Gestão de de ConteúdoConteúdo

Portais/Portais/Gestão de Gestão de Conteúdo Conteúdo WEBWEB

Workflow/Workflow/BPMBPM

BPA / BAMBPA / BAM

Sistemas Sistemas TransacionaisTransacionaisERP, HR, CRMERP, HR, CRM

ECMECMConector Conector Universal deUniversal deConteúdoConteúdo ClientesClientes

ParceirosParceirosFornecedoresFornecedoresColaboradoresColaboradores

DocumentosDocumentosDigitalizadosDigitalizados

Gestão da informação

1Estágio 1 Área

da Qualida

de

Estágio 1 – Área da Qualidade

• Necessidades• Controle sobre o processo de criação, atualização e

distribuição de normas• Garantia de versionamento• Registros de Conhecimento de novos documentos• Registro de Não-Conformidades e Ações Corretivas• Planos de Ação• Evidências Objetivas sobre os processos da área de

qualidade

• Diagnóstico• A empresa tem reincidência em Não-conformidades?• Os funcionários não sabem onde encontrar as normas ?• Os funcionários mantém normas impressas (e

desatualizadas) na gaveta ?• As pessoas têm medo do auditor ?

Estágio 1 – Área da Qualidade

• Resultados• Maior eficiência no processo atualização de normas• Menor esforço para divulgação de novas normas• Capacidade de apresentar ao auditor os registros de

tomada de conhecimento• Maior eficiência na execução de processos de melhoria e

planos de ação

Estágio 1 – Área da Qualidade

142

Qualidade - Clientes ReferênciaEfi

ciê

ncia

QualidadeWorkflow

GED

Portal

Digitalização

143

2Estágio

2 Workflo

w

144

Estágio 2 – Workflow

• Necessidades• Fazer com que o procedimento descrito nas normas

realmente aconteça• Descobrir onde estão os gargalos de produtividade• Evitar retrabalho• Calcular o custo total do processo• Reduzir custo operacional

145

• Diagnóstico• Em quanto tempo você é reembolsado, nas suas despesas

de viagem ?• Alguma vez você solicitou algum procedimento ou

documento ao RH e não foi atendido (se perdeu) ?• Quanto tempo demora o cadastro de um novo item no

ERP ?• Quanto tempo demora o fechamento contábil da sua

empresa ?

Estágio 2 – Workflow

• Resultados• Redução do tempo médio de conclusão do processo• Fim da “perda de processos”• Redução dos riscos de não-conformidades em auditorias• Redução do risco de violações de normas em setores

regulamentados• Capacidade de mensurar o esforço, o prazo, o custo e o

volume processado de cada processo

Estágio 2 – Workflow

Workflow - Clientes Referência

Efi

ciê

ncia

QualidadeWorkflow

GED

Portal

Digitalização

148

3Estágio 3 GED

Estágio 3 – GED

• Necessidades• Garantir que informações importantes para os processos de

negócio estejam disponíveis e atualizadas• Capturar, categorizar e controlar o acesso à informações

geradas pelos processos de negócio (Gerenciamento de Registros)

• Relacionar documentos afins e reduzir o tempo necessário para encontrar informações importantes para a tomada de decisão

• Diagnóstico• Você tem documentos importantes gravados no disco do

seu computador ?• Você já teve que perguntar a alguém se ela tinha algum

documento que era importante para o seu trabalho?• Você já perguntou a alguém “Onde eu encontro na rede tal

informação?” ?

Estágio 3 – GED

Estágio 3 – GED

• Resultados• Mais segurança na tomada de decisão• Processos mais ágeis• Maior transparência da operação• Maior agilidade na busca de informações• Maior controle sobre o acesso às informações

GED - Clientes Referência

Efi

ciê

ncia

QualidadeWorkflow

GED

Portal

Digitalização

4Estágio

4

PORTAIS

Estágio 4 – Portais

• Necessidades:• Criar canais “temáticos” para comunicação com públicos

segmentados (clientes, parceiros, funcionários)• Manter conteúdo de sites atualizados• Controlar quais informações devem ser acessadas por cada

perfil de visitante do portal• Integração de pessoas externas à empresa nos processos

de Workflow• Maior transparência

• Diagnóstico• Você já teve que mandar informações para pessoas fora da

organização por e-mail ?• Você recebe muitas ligações de clientes questionando a

situação de um produto ou serviço ?• Você já foi alertado por alguém de fora da sua organização,

de que a homepage da sua empresa está desatualizada ou incompleta?

Estágio 4 – Portais

• Resultados:• Mais eficiência na comunicação com públicos segmentados• Menor tempo para encontrar informações relevantes• Melhor qualidade das informações apresentadas

Estágio 4 – Portais

Portais - Clientes ReferênciaEfi

ciê

ncia

QualidadeWorkflow

GED

Portal

Digitalização

5Estágio

5 Docume

nt Imaging

Estágio 5 – Document Imaging

• Necessidades:• Alto volume de recebimento de documentos em papel

(pedidos, notas fiscais, cheques...)• Custos elevados com digitação de documentos em sistemas• Problema recorrente de erros de digitação

• Diagnóstico• Você tem na sua empresa um grupo de pessoas dedicada à

digitação de documentos ?• Existe desconfiança sobre os valores apresentados nos

sistemas, quando estas informações foram digitadas por alguém ?

• Existem pilhas de documentos esperando digitação ?• Você já solicitou a cópia de um documento em papel para

análise e não conseguiu (ou demorou demais) ?

Estágio 5 – Document Imaging

161

• Resultados:• Redução expressiva nos custos de digitação de documentos

(apenas uma pessoa resolvendo casos em que a ferramenta não encontra sozinha a informação)

• Maior qualidade das informações inseridas nos sistemas de informação

• Maior capacidade de recuperação da informação (via busca por conteúdo)

• Mais agilidade na abertura de processos (tempo entre o evento ocorrido e o seu registro nos sistemas)

Estágio 5 – Document Imaging

162

Digitalização - Clientes ReferênciaEfi

ciê

ncia

QualidadeWorkflow

GED

Portal

Digitalização

GED/Gestão GED/Gestão de de ConteúdoConteúdo

Portais/Portais/Gestão de Gestão de Conteúdo Conteúdo WEBWEB

Workflow/Workflow/BPMBPM

BPA / BAMBPA / BAM

Sistemas Sistemas TransacionaisTransacionaisERP, HR, CRMERP, HR, CRM

ECMECMConector Conector Universal deUniversal deConteúdoConteúdo ClientesClientes

ParceirosParceirosFornecedoresFornecedoresColaboradoresColaboradores

DocumentosDocumentosDigitalizadosDigitalizados

Gestão da informação

Documentos e Processos em Suas Mãos

Muito Obrigado !!!!marcel.boaventura@totvs.com.brMuito Obrigado !!!!marcel.boaventura@totvs.com.br