CONTROLE DEDOCUMENTOS

POR QUE DEVEMOS CONTROLAR ADOCUMENTAÇÃODA NOSSA EMPRESA

C O M O C O N T R O L A R ?

O D O C U M E N T O É VA L I D O ?

Q U A L L AY O U T ?

C O M O A R M A Z E N A R ?

Q U E M T E M A C E S S O ?

Através dos requisitos de documentação visam estabelecer critérios para garantir a integridade e a padronização da informação utilizada na empresa.

OS SISTEMAS DE GESTÃO

O QUE SÃO DOCUMENTOSPARA O SISTEMA DE GESTÃO?

Documento é a informação contida em qualquer tipo de suporte, podendo ser utilizada para prova ou consulta.

QUAIS SÃO OS PRINCIPAIS DOCUMENTOS DE UM SISTEMA DE GESTÃO?

Política da QualidadeObjetivos e Metas do SGQManual do Sistema de GestãoProcedimentosInstruções de TrabalhoFormuláriosRegistrosInformações de processoDocumentos ComplementaresDocumentos Externos, tais como Documentos Regulamentares, Normas Técnicas, Literaturas Técnicas, Documentos do Cliente etc.

QUAL É A DIFERENÇA ENTRE OS DOCUMENTOS DO SISTEMA DE GESTÃO?

É o compromisso, por escrito,

no qual a organização firma

seu COMPROMETIMENTO:

Com a qualidade e o

atendimento às necessidades

dos clientes, visando à

melhoria continua nos

processos e produtos (9001)

POLÍTICA DA QUALIDADE E AMBIENTAL

Demonstra o planejamento e o

compromisso da organização.

Eles devem ser coerentes com

a política e capazes de gerar

indicadores de monitoramento.

É importante que nesse

documento estejam indicados

a visão estratégica da empresa.

OBJETIVOS, METAS E PROGRAMAS

Descreve o Sistema de Gestão

da Qualidade, servindo como

referência para a

implementação e manutenção

do mesmo.

MANUAL DA QUALIDADE

Descrição de um modo específico de

realizar uma atividade ou um processo.

PROCEDIMENTOS

Detalhamento de atividades

especificas, necessárias ao

atendimento dos requisitos do

produto e/ou processo.

INSTRUÇÕES DE TRABALHO

Documentos destinados a

apoiar as atividades descritas

nos Procedimentos e Instruções

de Trabalho. São utilizados para

preencher informações durante a

realização do processo, para

registrar e evidenciar os fatos

ocorridos durante a atividade.

FORMULÁRIOS

Os registros evidenciam o

resultado das atividades

desenvolvidas, registrando

os fatos no momento em

que ocorrem.

REGISTROS

QUAL É A DIFERENÇA ENTRE FORMULÁRIO E REGISTRO?

EXEMPLO DE FORMULÁRIO

Formulário é o documento padronizada, estruturado com campos apropriados destinados a receber, preservar ou transmitir uma informação.

EXEMPLO DE REGISTRO

O registro é aquele que apresenta evidencia de que algo foi executado ou formalizado. Ele nunca apresenta parâmetros a seguir (como uma tabela ou um desenho).

Fluxogramas, Organogramas, Mapeamentos de Processos, Interação entre os Processos

INFORMAÇÕESDE PROCESSO

Normas internas que estabelecem os processos e os controles, no nível de especificidade que se faça necessário, definem também quem, o quê e quando;

DOCUMENTOS COMPLEMENTARES

Documentos que não são originados ou de responsabilidade da organização mas que precisam ser utilizados para garantir a qualidade e conformidade e de seus produtos/ serviços.

DOCUMENTOS EXTERNOS

M A N U A L D A Q U A L I D A D E

P R O C E D I M E N T O S D O S I S T E M AD E G E S T Ã O D A Q U A L I D A D E

I N S T R U Ç Õ E S D E T R A B A L H OD O C U M E N T O S C O M P L E M E N T A R E S E A N E X O S

F O R M U L Á R I O S E R E G I S T R O S

Um Procedimento Documentado deve ser estabelecido para definir os controles necessários para:

CONTROLE DEDOCUMENTOS

Analisar criticamente Aprovar Identificar a revisão

Controlar as alterações Assegurar que a versão atual está disponível

Controlar os documentos externos Controlar documentos obsoletos

Controlar a distribuição e acesso aos documentos

PR CONTROLEDE DOCUMENTOSDefinição de layout e identificação

Autoridades para análise crítica e aprovação de documentos

Definição de método para distribuir os documentos e assegurar que todos estejam vigentes nos locais de uso

Definição de critérios para controlar os documentos externos

O Controle de Documentos é fundamental para manter a integridade do seu sistema de gestão. Essa atividade deve ser repassada a alguém que tenha grande capacidade de organização e concentração.

IMPORTANTE

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