Post on 05-Jun-2015
Agrupamento de Escolas de Mem
Martins
Técnicas de secretariado
Modulo 14
Circuito da
Documentação
Trabalho realizado por:
• Ana Calado Nº1
• David silva Nº4
Circuito da
Correspondência
Considera-se correspondência toda e
qualquer forma de comunicação escrita,
produzida e destinada a pessoas jurídicas ou físicas, bem como aquela que se processa entre órgãos e
servidores de uma instituição.
Classificação da correspondência
Nunca deve ser aberta, mas sim conduzida directamente á direcção. É conveniente, contudo, registar a sua entrada, de preferência em livro próprio.
Também não deve ser aberta, mas sim dirigidaaos respectivos destinatários.
A correspondência dita patente, é que vaientrar no circuito de tratamento
PARTICULAR
PATENTE
CONFIDENCIAL
Tipos de Correspondência
InternaRecebida Expedida
É a correspondência que entra na empresa.
Deve ser devidamente analisada para ser
entregue no departamento ao qual é
destinada.
Informa os colaboradores da
empresa de normas ou decisões em vigor a partir de
determinada data. Geralmente são
colocados num local acessível para que
todos tomem conhecimento
.
É o registo no livro próprio toda a correspondência que sai da organização para o
exterior. O registo deve conter informações relativas ao destinatário, tais como:
referência e tipo de documento expedido, data da expedição, nome e morada do
destinatário e assunto resumido.
Fases do
Circuito
Abertura
Registo de
Entrada
Distribuição
Resposta ou
Arquivo
Assinatura
Registo de
Saída
Expedição e
Arquivo
Abertura
Antes de se abrir as cartas deve-se colocar o conteúdo para um dos
cantos dos sobrescritos e em seguida abre-se pelas arestas opostas. Isto porque as cartas
são normalmente mal dobradas e quando são inseridas nos subscritos ficam, por vezes,
coladas no interior.
É importante referir a forma como se faz e os cuidados a ter para evitar a inutilização do conteúdo.
Registo das
Entradas
Tiram-se cópias dos originais recebidos, para
um exemplar ficar no departamento e o outro seguir para o respectivo
destino.
Mas a tiragem das cópias não pode ser feita sem antes ser
colocado o respectivo carimbo da entrada contendo a data e o número da
entrada.
Nos serviços públicos e nas empresas mas
tradicionalistas, utiliza-se o
Livro de Registo para a
correspondência recebida.
Distribuição
A distribuição da correspondência pode ser feita de
diversas formas, mas sempre de forma a
poder ser controlada. E, para esse efeito
utiliza-se o chamado livro de protocolo.
Resposta ou Arquivo
Depois de ser lida, a correspondência deve ser convenientemente tratada.
Se não for necessário dar sequência ao assunto, a correspondência vai
imediatamente para o arquivo.
Se é necessário uma resposta, devem ser feitas as anotações necessárias
para a sua execução ou, então, se for o caso, o próprio destinatário encarregar-se-á de a escrever.
Não esquecer que:
Toda a correspondência urgente deve ter uma
resposta imediata; não se deve adiar a
resolução de assuntos pendentes, tornando-os
eternamente esquecidos.
A execução de uma carta resposta implica disponibilidade de tempo e disponibilidade mental. Portanto, a
redacção da carta deve ser executada por uma pessoa experiente, de forma a
minimizar as perdas de tempo e conseguir uma boa qualidade de
comunicação.
A resposta pode ser executada de diversas formas:
Ditado indirectoOnde o dactilógrafo ou o processador de texto executa o texto através de uma minuta, um
registo que estenografou ou um registo gravado num dictafone.
Ditado directo Em que o dactilógrafo ou
processador de texto executa directamente o texto que lhe é
transmitido.
Assinatura
Depois de finalizada a
correspondência deve ser de novo lida e em seguida
assinada.
Registo de Saída
Devem ser tiradas cópias dos originais e encaminhadas devidamente.
O registo das saídas também é normalmente feito em livro próprio.
Expedição e Arquivo
– Se carta esta datada e assinada.
– Se contém o material referido em anexo.
– Se o endereço corresponde ao do sobrescrito.
Antes da correspondência ser inserida no sobrescrito deve-se verificar se:
Vantagens do Correio Electrónico
Rápido e barato;
Meio ideal para contactar;
Você pode compor e rever a mensagem antes de enviá-la;
Você pode conferir seu correio Electrónico de qualquer computador no mundo;
Você pode facilmente incluir tudo ou parte das mensagens recebidas, ou a mensagem que você está a responder..
Desvantagens do Correio Electrónico
Nem sempre você fica sabendo quando ou se sua mensagem foi lida
As mensagens podem ser criptográficas
Difícil de apagar completamente as mensagens e destruí-las;
Falta de privacidade, alguém pode se fazer passar por você; enviando uma mensagem em seu nome. Não há assinatura autenticada;
Função repassar: um receptor pode repassar a mensagem de um remetente para um grande número de pessoas ( você critica seu chefe, e seu colega remete sua
crítica para todos os empregados da empresa incluindo o chefe)