Susana Guerreiro, Gestora de Frota

SMAS de Oeiras e AmadoraDET – Divisão de Equipamento e Telegestão

AS MAIS-VALIAS DO SISTEMA DE LOCALIZAÇÃO GEOGRÁFICA O CASO PRÁTICO DOS SMAS DE OEIRAS E AMADORA

Algébrica | Intra Gestor de Frotas Conferência | 23 de Maio de 2012 | Hotel Fénix | Lisboa

Enquadramento da Gestão de Frotas na Realidade Atual

Caracterização da Frota dos SMAS de Oeiras e Amadora

Vantagens da associação das TIC à Gestão de Frotas

As mais-valias da Georreferenciação

Em que medida a Georreferenciação contribuiu para a opção por um Sistema de Gestão Partilhada de Viaturas

Apresentação

Sumário

ApresentaçãoVídeo Institucional

Factos:

A Gestão de Viaturas não é o “Core Business” dos SMAS

As Viaturas são Ferramentas Indispensáveis ao bom Funcionamento dos Serviços

É necessário Otimizá-las (gestão mais eficiente dos dinheiros públicos)

Contexto Atual de Contração Económica e Constrangimento Orçamental

Crescentes Exigências da Sociedade

Serviços Públicos cada vez mais Capazes (servir melhor e com menos gastos)

Apresentação

“A Implementação das TIC vem assim atuar como um Processo Facilitador”

Enquadramento da Gestão de Frotas na Realidade Atual

Caracterização da Frota dos SMAS de Oeiras e Amadora

Vantagens da associação das TIC à Gestão de Frotas

As mais-valias da Georreferenciação

Em que medida a Georreferenciação contribuiu para a opção por um Sistema de Gestão Partilhada de Viaturas

Apresentação

Sumário

Gestão de Frota

Eficiente

Aumento da

Qualidade

(foco no cliente)

Sustentabilidade Financeira

Enquadramento da Gestão de Frotas na Realidade Atual

Desenvolvimento de TI’s(modernização)

Relatórios de Gestão (suporte à decisão)

“Fazer + com –”

Maior

Racionabilidade,

Transparência e

Credibilidade

Maior Controle /

Monitorização

(menos abusos)

Redução da Despesa Pública(menos custos e

desperdícios)

Crise Económica

Contração

Constrangimento

Orçamental

Meta: Atingir a Excelência Operacional

Aumento da

Produtividade

(maior flexibilidade)

Otimização de

Recursos

Enquadramento da Gestão de Frotas na Realidade Atual

“A gestão de frotas é assim hoje um processo complexo e crítico, sobretudo nesta era da informação, transparência e eficiência, e em

que a orçamentação é cada vez mais criteriosa e rigorosa”

Com esse intuito os SMAS têm associado TIC à Gestão da Frota, nomeadamente através da:

Implementação de um Software de Gestão de Frota

Georreferenciação de Viaturas

(e dentro em breve) de um Sistema de Gestão Partilhada de Viaturas

Vantagens da associação das TIC à Gestão de Frotas

As mais-valias da Georreferenciação

Em que medida a Georreferenciação contribuiu para a opção por um Sistema de Gestão Partilhada de Viaturas

Caracterização da Frota dos SMAS de Oeiras e Amadora

Enquadramento da Gestão de Frotas na Realidade Atual

Apresentação

Sumário

DET DAO DAA DSO DIFM D SA DCPC DA CA DLA 3 U.O. 11 U.O.

12

3 3 4 4 3 2 14

1 1 1

7

15

9

24

2 42 2 1

4

22

3

1

1

2

LIG MST PSA MÁQ EMP

Caracterização da Frota dos SMAS de Oeiras e Amadora

68%

32%

AOV

SMAS

Propriedade das Viaturas e Máquinase Tendências

ANTE

RIO

RMEN

TE

ATU

ALM

ENTE

55

49

8 5 2

Frota Ativa em 2012Total: 119 Viaturas e Máquinas

Retra

ção

do M

erca

do

de 2

ª Mão

Nos SMAS essa percentagem de custos corresponde apenas a: 3,2 %

Não obstante tratam-se de Dinheiros Públicos impondo-se uma Gestão Rigorosa

Daí a aposta dos SMAS nas TIC

como uma mais-valia para os seus Gestores

(em termos de Presente e Futuro)

Caracterização da Frota dos SMAS de Oeiras e Amadora

“Por norma as Frotas são responsáveis por uma percentagem significativa dos custos de uma Organização, sendo crucial o

recurso às TIC para uma Gestão mais Eficiente”

Sumário

Vantagens da associação das TIC à Gestão de Frotas

As mais-valias da Georreferenciação

Em que medida a Georreferenciação contribuiu para a opção por um Sistema de Gestão Partilhada de Viaturas

Caracterização da Frota dos SMAS de Oeiras e Amadora

Enquadramento da Gestão de Frotas na Realidade Atual

Apresentação

Vantagens da associação das TIC à Gestão de Frotas

GESTÃO

DE FROTAS

TIC

Localização

Geográfica

de Viaturas

KPI’s

Software

de Gestão

de Frotas

Software

de Gestão de

Combustíveis

(on-line)

Plataforma

de Aquisições

e de Compras

Públicas

Software de

Gestão Partilhada

de Viaturas

Business

Intel

(GOP’s)

Era da Informação e do Conhecimento

Acesso a um vasto conjunto de relatórios

Maior capacidade de análise

Maior número de KPI’s

Por via da

Integração das TIC,

entre si, e com a

Gestão de Frotas

+ Controle e Rigor

- Custos

+ Transparência e

Credibilidade

Visão + alargada

Gestão + EficienteGOP’s – Grandes Opções do Plano (Orçamento)

NOVO

Vantagens da associação das TIC à Gestão de Frotas

“Não basta ter uma grande quantidade

de informação, é necessário geri-la e

integrá-la agregando valor às tomadas

de decisão”

Sumário

As mais-valias da Georreferenciação

Em que medida a Georreferenciação contribuiu para a opção por um Sistema de Gestão Partilhada de Viaturas

Vantagens da associação das TIC à Gestão de Frotas

Caracterização da Frota dos SMAS de Oeiras e Amadora

Enquadramento da Gestão de Frotas na Realidade Atual

Apresentação

As mais-valias da Georreferenciação

Para os SMAS esses Vetores são:

Aumento da Performance/Produtividade

Redução de Custos

Aumento da Segurança

Poupança de Combustível

Controlo da Frota (com uma Visão Global da Atividade das Viaturas)

“Independentemente da Solução da Implementada a Georreferenciação produz Vantagens em diversos Vetores”

As mais-valias da Georreferenciação

- Aumento da Performance/Produtividade:

Diminuição dos Abusos com Viagens Realizadas Indevidamente (↑ Controle; ↓ Kms realizados; ↓ Tempo despendido fora do serviço)

Maior Capacidade e Rapidez de Resposta (Por via da localização em tempo real das viaturas e escalonamento da mais próxima)

1º VETOR

- Redução de Custos:

Diminuição dos Abusos com Viagens Realizadas Indevidamente (↓ Kms realizados; ↓ Desgaste; ↓ Combustível gasto; ↓ Custos)

Rentabilização e Otimização da Frota (↑ Noção das taxas e períodos de utilização; ↑ Capacidade de reafetação e/ou partilha de viaturas; ↑ Probabilidade de redução do nº de viaturas da frota)

2º VETOR

- Redução de Custos (continuação):

Redução dos Excessos de Velocidade (↓ Acidentes; ↓ Desgaste; ↓ Combustível gasto; ↓ Custos)

Sensibilização dos Utilizadores para uma condução mais económica (↑ Noção do perfil dos condutores; ↑ Ações de Formação/Sensibilização; ↓ Desgaste de pneus; ↓ Combustível gasto; ↓ Custos)

Outros Fatores que contribuem para a Redução de Custos:

Planeamento de Rotas (↑ Eficiência; ↑ Rentabilização; ↑ Produtividade; ↓ Combustível gasto; ↓ Custos)

Possibilidade de Evitar o Roubo de Combustível (↓ Combustível roubado; ↓ Perdas/Custos)

2º VETOR

“Dispositivos não

instalados nos SMAS”

“Pouco notório em Frotas

com Utilizações Casuísticas”

As mais-valias da Georreferenciação

As mais-valias da Georreferenciação

- Aumento da Segurança:

Redução dos Excessos de Velocidade (↓ Risco de Acidentes; ↓ Riscos para os utilizadores)

Possibilidade de Evitar o Roubo do Bem/Património (Por via da identificação em tempo real da localização exata das viaturas e eventual disponibilização desses dados às autoridades )

Outro Fator que o poderá vir a potenciar:

Possibilidade de Evitar o Roubo de Combustível – Válido para alguns softwares e mediante a instalação de um dispositivo adicional

3º VETOR

As mais-valias da Georreferenciação

- Poupança de Combustível:

Diminuição dos Abusos com Viagens Realizadas Indevidamente (↓ Kms realizados; ↓ Consumo de Combustível)

Otimização da Frota (Escalonamento da viatura mais próxima de um serviço inesperado; ↓ Kms realizados; ↓ Consumo de Combustível)

Redução dos Excessos de Velocidade (↓ Consumo de Combustível)

Sensibilização dos Utilizadores para uma condução mais económica (↑ Noção do perfil dos condutores; ↑ Ações de Formação/Sensibilização; ↓ Consumo de Combustível)

Fatores que o potenciam:

O Planeamento de Rotas A Deteção de Roubos de Combustível

4º VETOR

- Controlo da Frota:

Acesso a Novos Indicadores de Suporte à Decisão (Mapas; Imagens de Satélite; Gráficos dos Alertas; Relatórios; Histórico por Viatura)

Visão Global da Frota (3/4 das viaturas afetas a outras U.O.)

Identificar onde intervir

Maior Eficiência e Rentabilização (com redução efetiva de custos sem comprometer a disponibilidade)

5º VETOR

Requer no entanto uma constante:

Monitorização

Informação/sensibilização dos colaboradores e suas chefiasRota em

Tempo Real

As mais-valias da Georreferenciação

Rotas do

último mêsPercursos de 1 dia“O que NÃO é observado, monitorizado, registado e comunicado, NÃO é analisado, ajustado e/ou alterado comprometendo o desenvolvimento”

Sumário

Em que medida a Georreferenciação contribuiu para a opção por um Sistema de Gestão Partilhada de Viaturas

As mais-valias da Georreferenciação

Vantagens da associação das TIC à Gestão de Frotas

Caracterização da Frota dos SMAS de Oeiras e Amadora

Enquadramento da Gestão de Frotas na Realidade Atual

Apresentação

Em que medida a Georreferenciação contribuiu para a opção por um Sistema de Gestão Partilhada de Viaturas

Ao permitir-nos constatar:

As Movimentações das Viaturas

E as Taxas de Utilização e Períodos de Ocupação

O que aliado aos indicadores retirados do Software de Gestão de Frotas, nos proporcionou:

A comprovação de uma realidade (passível de melhoria)

Suporte à justificação da proposta de melhoria apresentada

“O Know How obtido por intermédio da Georreferenciação facultou-nos uma Visão Global do Funcionamento da Frota”

Em que medida a Georreferenciação contribuiu para a opção por um Sistema de Gestão Partilhada de Viaturas

“A Georreferenciação contribuiu para a decisão por um Sistema de Gestão Partilhada de Viaturas”

Ao permitir comprovar:

A Existência de um número razoável de viaturas subutilizadas

Baixas Taxas de Utilização Vs Elevados Períodos de Ocupação

Poucos Kms realizados => (Custo por Km elevado, em AOV)

Foi assim possível:

Contrapor os diversos obstáculos criados pelasU.O. face a uma eventual Redução de Viaturas

Obter uma decisão favorável para a criação de umNovo Modelo de Gestão, recorrendo à partilha =>

Muito ObrigadoAlgébrica | Intra Gestor de Frotas Conferência | 23 de Maio de 2012 | Hotel Fénix | Lisboa

QUESTÕES

“If you keep doing what you’ve always done,

you’ll keep getting what you’ve always gotten”

Kenneth Blanchard