10 Passos para uma reunião mais produtiva

Indice1. Marque com antecedência2. Estabeleça o início mas também o fim3. Faça uma lista prévia4. Faça a lista completa5. Defina as participações6. Sugira que desliguem o telemóvel7. Evite entrar em detalhes práticos8. Estimule a participação equilibrada9. Deixe assuntos extras para outra reunião10. Faça uma ata

IntroduçãoReuniões são momentos preciosos e importantes para o andamento de um projeto. No entanto, são também ralos por onde escoam a produtividade da equipe e a sua. Sempre existe a pessoa que foge do assunto em lista, ou aquela que monopoliza a discussão e não dá oportunidade aos outros darem sua opinião.

O tempo das pessoas envolvidas em reuniões custa muito caro, especialmente quando envolve a gestão. É preciso colocar esse custo na ponta do lápis para comprovar a necessidade de reuniões mais objetivos. Entendemos que reuniões são um “mal necessário”. Para melhor aproveitamento delas, vamos listar 10 passos para tornar esses encontros mais produtivos.

Antes de tudo, analise se a reunião é realmente necessária. Em alguns casos, um simples e-mail ou contato por telefone pode resolver. Em tempos defacilidade de uso das comunicações gratuitas à distância (Google Hangout, Skype, etc), vale mais a pena evitar gastos com deslocamentos.

Se o encontro presencial e exclusivo de um grupo de pessoas forimprescindível, sugerimos um planeamento prévio e umacoordenação atenta, para que os assuntos sejam discutidos emordem de prioridade, e não dê polêmica.

1. Marque com antecedência

Não adianta marcar uma reunião para daqui a meia hora. Os envolvidos não terão tempo de se preparar e o encontro, provavelmente, será improdutivo.

Dê tempo para que os participantes tomem conhecimento da lista para que possam contribuir presencialmente.

2. Estabeleça o Inicio mas também o FimGeralmente, as reuniões têm horário para começar, mas não para acabar. A reunião estende e quando se dá conta, desperdiçamos horas preciosas da sua equipa. Deixe claro no agendamento da reunião qual

o horário previsto para encerrar a reunião. A lista deve ser pensada para se encaixar entre uma atividade e outra. Com prazo para terminar, as pessoas têm que ser mais objetivas.

3. Faça uma lista préviaIdentificada a necessidade da reunião, faça uma lista simples dos assuntos que serão discutidos em grupo e defina um objetivo para o encontro. Pode comunicar uma alteração, fazer brainstorming ou tomar uma decisão. Não precisa entrar em muitos detalhes nesse momento.

Uma lista prévia serve para que os convidados a participar saibam do que se trata, analisem a importância de estarem presentes, verifiquem em suas agendas a possibilidade de comparecerem e se preparem para a conversa.

4. Faça uma lista completaCom todos os confirmados , agora é possível fazer uma lista mais detalhada. Acrescente as sugestões de assuntos que os convidados tenham enviado, se for o caso. Faça a lista dos participantes, dê o horário de início e fim e informe o local.

Caso seja um lugar novo, esclareça como chegarou dê referências e dicas de onde estacionar, porexemplo. Recomende que as pessoas cheguem minutos antes para evitar atrasos. Importante:comece sempre a reunião no horário agendado.Isso educa os atrasados a não repetir ocomportamento

5. Defina as participaçõesEm determinadas reuniões, nem todos os convidados precisam estar presentes durante todo o período da reunião. Às vezes, só interessa um ponto ou outro. Com a lista bem desenhada, pode convidar e dispensar pessoas de momentos em que não são necessárias. Quanto mais gente envolvida, maior é a complexidade da discussão.Evite perdas de tempo com debates infrutíferos. Defina a participação de quem está diretamente envolvido no assunto. Há casos em que a leitura da ata já basta para o entendimento do que foi decidido. Importante: não exclua os técnicos para que os gestoresnão tomem decisões fora da realidade prática do negócio.

6. Sugira que desliguem o telemóvelAs reuniões têm tanta fama de ser improdutivas que é bastante comum as pessoas levarem seus telemóveis para tratar de outros assuntos alheios á reunião. Isso é uma perda de tempo absurda, além de ser deselegante com os outros. Se o grupo decidiu reunir-se, é de bom tom que todos estejam concentrados naquela atividade.

Claro que não dá para contar apenas com o bom senso. Então deixe claras as regras logo de início: pode atender o celular ou não, é preferível deixar o aparelho desligado, ou somente o envio de mensagens é permitido. Esclareça que é para o bem de todos.

7. Evite entrar em detalhes práticos

Logo após a tomada de uma decisão, é bastante tentador para os técnicos discutir como será feita a implementação.Não fuja da lista! Se o objetivo da reunião era discutir “o que fazer” e não “como fazer”, esclareça os participantes e agende uma próxima reunião para detalhar o assunto. Mas não deixe que a empolgaçãotome conta, ou vocês não verão o fim do encontro tão cedo.

8. Estimular uma participação equilibrada

Por questão de características pessoais, uns gostam de falar mais e outros não se sentem tão à vontade para dar sua opinião. Fique atento ao andamento do debate.

Evite que pessoas dominem adiscussão e estimule que osmais calados contribuam comseus pontos de vista.Procure equilibrar a conversa

9. Deixe assuntos extras para outra reunião

A dinâmica do encontro possibilita que apareçam outros assuntos que não estavam previstos anteriormente na pauta.Mesmo que sejam bastante pertinentes e envolvam diretamente os participantes da reunião , não fuja da pauta. Agende para um outro momento a discussão sobre os assuntos que surgiram.

10. Faça uma ataNão é preciosismo. Fazer atas de reuniões é de suma importância para que o encontro presencial vire um documento que possa balizar ações e ser comunicado aos que não estavam presentes.

Pode ser um dos presentes ou um convidado específico para isso. Ele deve:acompanhar a lista, anotar as decisões e comunicar aos presentes seus registos ao final, se possível. Defina se a ata será validada pelos participantes, se será divulgada ou não. Um modelo interessante de ata contém as seguintes partes: assunto; objetivo ou motivo; informações de data, hora e local; participantes; itens discutidos, conclusões e responsabilidades