PROJETO PMO EM LISARB

FGV - MBA em Gerenciamento de Projetos

PROJECT OFFICE E

NÍVEL DE MATURIDADE

PROJETO

PMO EM LISARBBruna Harumi Ouchi

Daniel Wing San Chiu

Daniel Hummel do Amaral

Hebert Augusto Santana da Silva

Paulo Eduardo Sampaio Sayeg

Março, 2014

Campinas, SP – PROJ 36

A EMPRESA – Avant Consultoria

A Avant Consultoria é uma empresa especializada na implantação deEscritórios de Projetos (PMO – Project Managment Office), e também, nogerenciamento de portifólios e projetos.

A diretoria da Avant Consultoria, possui uma vasta experiência, prestandoserviços a diversas empresas do mercado nacional.

Missão: propor aos nossos clientes a solução em implementação deEscritórios de Projetos, gerenciamento de Projetos e Portfólios, atendendoaos requisitos do PMI, garantindo assim a satisfação dos nossos clientes e amanutenção dos negócios da companhia.

Visão: Expandir os negócios da companhia no mercado internacional, emum prazo máximo de 5 anos.

A EQUIPE – Avant Consultoria

Hebert Augusto

Daniel Hummel

Bruna Harumi

Paulo Sayeg

Daniel Chiu

O PROJETO

Apresentação de uma proposta para implementação de umPMO – Project Managment Office (Escritório de Projetos) emLISARB, baseado no Planejamento Estratégico estabelecidopelo governo deste país, destacando quais projetos eprogramas o país deverá conter em sua carteira deinvestimentos (portfólio de projetos).

PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO

Os objetivos, identificados no Planejamento Estratégico, estabelecidos pelogoverno de LISARB são:

1. Aliança por um Lisarb mais justo

2. Política cidadã baseada em princípios e valores

3. Educação para a sociedade do conhecimento

4. Economia para uma sociedade sustentável

5. Proteção social

6. Qualidade de vida e segurança para todos os Lisarbeanos

7. Cultura e fortalecimento da diversidade

8. Política externa para o século 21

9. Combate a corrupção

IDENTIFICAÇÃO DOS PROJETOS

Dentre os inúmeros projetos avaliados e baseado nos objetivos do PlanoEstratégico de LISARB, abaixo seguem os projetos propostos:

• Clara Política• Flecha da Justiça• Política para Todos• Código de Ética Lisarbeano• Sustentabilidade em uma Geração• Eco Vida• Educa LISARB• Educação para Hoje• Previdência Segura•Saúde LISARB

• Tolerância Zero• Cidade Cidadãos• Mobilidade Urbana• Cidadão bem Cuidado• SUPS• LISARB no Mundo• Cidadão Igual• Grandes Minorias• Cultura Acessível

CATEGORIZAÇÃO DOS PROJETO

Para a correta categoriação, agrupamos os projetos selecionados levandoem consideração o Plano Estratégico e a necessidade de implementaçãopara o país:

PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO PROJETOS

Aliança por um Lisarb mais justo Flecha da Justiça

Política cidadã baseada em princípios e valores

Clara Política, Política para Todos, Código de Ética Lisarbeano

Educação para a sociedade do conhecimento

Educa LISABR, Educação para hoje

Economia para uma sociedade sustentávelSustentabilidade em uma Geração, Previdência Segura

Proteção socialCidadão bem Cuidado, Cidadão Igual, Grandes Minorias

Qualidade de vida e segurança para todos os Lisarbeanos

ECO Vida, Saúde LISARB, SUPS

Cultura e fortalecimento da diversidadeCidade Cidadãos, Mobilidade Urbana, Cultura Acessível

Política externa para o século 21 LISARB no Mundo

Combate à corrupção Tolerância Zero

AVALIAÇÃO DOS PROJETOS

Em concordância com o Sponsor de LISARB, para a avaliação dos projetos,utilizamos os critérios mais significativos, tais como: NÚMERO DEBENEFICIADOS, COMPLEXIDADE, PRAZO, URGÊNCIA e SATISFAÇÃO DAPOPULAÇÃO

Após definição dos critérios, foram atribuídos pesos (em percentual), e asrespectivas notas:

Desta forma, os projetos foram classificados, estabelecendo a média e asomatória total para cada critério, utilizando, como ferramenta de análise,o Ranqueamento, conforme tabela abaixo:

CRITÉRIOS PESO (%)

NOTA (N)

N=0,0 N=5,0 N=10,0

NÚMERO DE BENEFICIADOS 35% ≤ 20% 20% a 80% ≥ 80%

COMPLEXIDADE 10% Alta Média Baixa

PRAZO 10% ≥ 3 anos 1 a 3 anos ≤ 1 ano

URGÊNCIA 35% ≥ 1 ano 3 meses a 1 ano imediato (3 meses)

SATISFAÇÃO DA POPULAÇÃO 10% ≤ 20% 20% a 80% ≥ 80%


NOTA MÉDIA NOTA MÉDIA NOTA MÉDIA NOTA MÉDIA NOTA MÉDIA NOTA MÉDIA

NÚMERO BENEFICIADOS 35% 10,00 3,50 10,00 3,50 5,00 1,75 10,00 3,50 10,00 3,50 10,00 3,50

COMPLEXIDADE 10% 5,00 0,50 10,00 1,00 5,00 0,50 5,00 0,50 5,00 0,50 5,00 0,50

PRAZO 10% 0,00 0,00 10,00 1,00 5,00 0,50 0,00 0,00 5,00 0,50 5,00 0,50

URGÊNCIA 35% 5,00 1,75 10,00 3,50 5,00 1,75 10,00 3,50 10,00 3,50 5,00 1,75

SATISFAÇÃO DA POPULAÇÃO 10% 10,00 1,00 5,00 0,50 5,00 0,50 10,00 1,00 10,00 1,00 10,00 1,00

6,75 9,50 5,00 8,50 9,00 7,25

TOLERÂNCIA ZERO

∑ Total

CIDADE CRITÉRIO PESO

EDUCA LISARB EDUCAÇÃO PREVIDÊNCIA SAÚDE LISARB



COMPLEXIDADE 10% 0,00 0,00 0,00 0,00 5,00 0,50 10,00 1,00 5,00 0,50 10,00 1,00

PRAZO 10% 0,00 0,00 5,00 0,50 0,00 0,00 10,00 1,00 5,00 0,50 5,00 0,50

URGÊNCIA 35% 5,00 1,75 5,00 1,75 0,00 0,00 5,00 1,75 5,00 1,75 10,00 3,50


4,00 6,25 4,50 6,00 6,75 7,75∑ Total

GRANDES CRITÉRIO PESO

MOBILIDADE CIDADÃO BEM SUPS LISARB NO CIDADÃO IGUAL




COMPLEXIDADE 10% 5,00 0,50 0,00 0,00 0,00 0,00 5,00 0,50 5,00 0,50 10,00 1,00

PRAZO 10% 5,00 0,50 5,00 0,50 0,00 0,00 10,00 1,00 5,00 0,50 5,00 0,50

URGÊNCIA 35% 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 5,00 1,75 5,00 1,75


5,50 5,00 4,50 4,25 7,25 7,75

CRITÉRIO PESO

CLARA

POLITICA

FLECHA DA

JUSTIÇA

POLÍTICA

PARA TODOS

CÓDIGO DE

ÉTICA

LISARBEANO

∑ Total

SUSTENTABILIDADE

EM UMA GERAÇÃOECO VIDA

NOTA MÉDIA

NÚMERO BENEFICIADOS 35% 10,00 3,50

COMPLEXIDADE 10% 5,00 0,50

PRAZO 10% 5,00 0,50

URGÊNCIA 35% 5,00 1,75

SATISFAÇÃO DA POPULAÇÃO 10% 10,00 1,00

7,25∑ Total MÉDIA = NOTA X PESO

P = CÓDIGO DO PROJETO

Legenda:

CRITÉRIO PESO

CULTURA

ACESSÍVEL

SELEÇÃO DOS PROJETOS

Serão selecionados os projetos com somatória total maior ou igual a 5 (∑Total ≥ 5,00). Desta forma, quanto maior a somatória total, maior será aprioridade de implementação.

Como premissa, no mínimo um projeto deve ser priorizado de acordo aoPlano Estratégico de LISARB.

SELEÇÃO DOS PROJETOS

CÓD. Projeto PLANO ESTRATÉGICO ∑ Total

P8 EDUCAÇÃO PARA HOJE 3 - Educação para a sociedade do conhecimento 9,50

P11 TOLERÂNCIA ZERO 9 - Combate à corrupção 9,00

P10 SAÚDE LISARB 6 - Qualidade de vida e segurança para todos os Lisarbeanos 8,50

P6 ECO VIDA 6 - Qualidade de vida e segurança para todos os Lisarbeanos 7,75

P18 GRANDES MINORIAS 9 - Educação para a sociedade do conhecimento 7,75

P5 SUSTENTABILIDADE EM UMA GERAÇÃO 4 - Economia para uma sociedade sustentável 7,25

P12 CIDADE CIDADÃOS 7 - Cultura e fortalecimento da diversidade 7,25

P19 CULTURA ACESSÍVEL 7 - Cultura e fortalecimento da diversidade 7,25

P7 EDUCA LISARB 3 - Educação para a sociedade do conhecimento 6,75

P17 CIDADÃO IGUAL 5 - Proteção social 6,75

P14 CIDADÃO BEM CUIDADO 5 - Proteção social 6,25

P16 LISARB NO MUNDO 8 - Política externa para o século 21 6,00

P1 CLARA POLITICA 2 - Política cidadã baseada em princípios e valores 5,50

P2 FLECHA DA JUSTIÇA 1 - Aliança por um Lisarb mais justo 5,00

P9 PREVIDÊNCIA SEGURA 4 - Economia para uma sociedade sustentável 5,00

P3 POLÍTICA PARA TODOS 2 - Política cidadã baseada em princípios e valores 4,50

P15 SUPS 6 - Qualidade de vida e segurança para todos os Lisarbeanos 4,50

P4 CÓDIGO DE ÉTICA LISARBEANO 2 - Política cidadã baseada em princípios e valores 4,25

P13 MOBILIDADE URBANA 7 - Cultura e fortalecimento da diversidade 4,00

PRIORIZAÇÃO DOS PROJETO

Durante os processos de Avaliação e Seleção dos projetos, identificamosque projetos com a somatória total inferior a 5 não atenderá na íntegra oscritérios significativos, definidos em conjunto com o Sponser do Projeto.

Sendo assim, para o processo de priorização, foram excluídos projetos queobtiveram a somatória inferior a 5,00. Abaixo, segue os projetospriorizados para implementação:

PRIORIZAÇÃO DOS PROJETO

CÓD. Projeto PLANO ESTRATÉGICO ∑ Total

P8 EDUCAÇÃO PARA HOJE 3 - Educação para a sociedade do conhecimento 9,50

P11 TOLERÂNCIA ZERO 9 - Combate à corrupção 9,00

P10 SAÚDE LISARB 6 - Qualidade de vida e segurança para todos os Lis arbeanos 8,50

P6 ECO VIDA 6 - Qualidade de vida e segurança para todos os Lis arbeanos 7,75

P18 GRANDES MINORIAS 9 - Educação para a sociedade do conhecimento 7,75

P5 SUSTENTABILIDADE EM UMA GERAÇÃO 4 - Economia para uma sociedade sustentável 7,25

P12 CIDADE CIDADÃOS 7 - Cult ura e fort alecimento da diversidade 7,25

P19 CULTURA ACESSÍVEL 7 - Cult ura e fort alecimento da diversidade 7,25

P7 EDUCA LISARB 3 - Educação para a sociedade do conhecimento 6,75

P17 CIDADÃO IGUAL 5 - Proteção social 6,75

P14 CIDADÃO BEM CUIDADO 5 - Proteção social 6,25

P16 LISARB NO MUNDO 8 - Polít ica externa para o século 21 6,00

P1 CLARA POLITICA 2 - Polít ica cidadã baseada em princípios e valores 5,50

P2 FLECHA DA JUSTIÇA 1 - Aliança por um Lisarb mais justo 5,00

P9 PREVIDÊNCIA SEGURA 4 - Economia para uma sociedade sustentável 5,00

BALANCEAMENTO DOS PROJETOS

0

2

4

6

8

10

12

-1 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9

No

ta f

inal

Tipo de projeto

Balanceamento de Portfólio

Clara Política

Flecha da Justiça

Política para Todos

Código de Ética Lisarbeano

Sustentabilidade em Uma Geração

Eco Vida

Educa Lisarb

Educação para Hoje

Previdência Segura

Saúde Lisarb

Tolerância Zero

Cidade Cidadãos

Mobilidade Urbana

Cidadão Bem Cuidado

SUPS

Lisarb no Mundo

Grandes Minorias

Cultura Acessível

BALANCEAMENTO DOS PROJETOS

O portfólio foi balanceado segundo a nota final para o projeto e o seu tipo.

Os tipos são:1 - Ética/Justiça/Política2 - Sustentabilidade3 - Proteção Social4 - Educação5 - Política Externa6 - Diversidade7 - Cultura

O tamanho da bolha refere-se à complexidade do projeto.

REBALANCEAMENTO DOS PROJETOS

Pelo gráfico anterior, pode-se perceber que não está balanceado.Ao colocar a urgência e o número de beneficiados, o gráfico ficou melhor balanceado, de modo que podemos visualizar:

1) Projetos com grande urgência e grande número de beneficiados (P8, P11, P10)2) Projetos com grande urgência e número de beneficiados mediano (P18, P12)3) Projetos com urgência média e grande número de beneficiados (P16, P19, P6, P5, P14)4) Outros projetos (baixa urgência ou baixo número de beneficiados).

São os projetos citados nos itens 1), 2) e 3) que devem ser priorizados, ou seja, os 8 primeiros projetos da lista na tabela de priorização.

REBALANCEAMENTO DOS PROJETOS

NÍVEL DE MATURIDADE EM LISARB

Pela análise da o Questionário de Nível de Maturidade, adotado pelosadministradores de LISARB, concluiu-se que LISARB apresenta o Nível2 de maturidade em gereciamento de projetos, sendo 69 apontuação obtida.

O resultado indica nível de maturidade baixo, no qual algunsprocessos são realizados de forma similar, porém ainda existe anecessidade da implementação de uma metodologia única deGerenciamento de Projetos (GP);

É comum a repetição de erros na implementação de projetos, mas jáhá o interesse na padronização dos procedimentos de planejamento,execução e controle;Observa-se também um baixo nível de conhecimento específico e detreinamento em boas práticas de gerenciamento de projetos;

PMO LISARB – Benefícios esperados

• Aumento do nível de satisfação com os resultados dos projetos;

• Conexão dos projetos à estratégia organizacional;

• Maior previsibilidade de resultados de projetos;

• Redução de ameaças e de retrabalhos;

• Maior previsibilidade de resultados dos projetos;

• Otimização na alocação de recursos.

PMO LISARB – Nível Hierárquico

• Atuação integrada no tático (nível 2) e no estratégico (nível 3);

• Foco de atuação no nível 2 – implementação de metodologia degerenciamento de projetos e treinamento dos GPs;

• Foco de atuação no nível 3 - escolha do portfólio de projetos adequado,em linha com o planejamento estratégico do país.

PMO LISARB – Funções Adotadas

• Elaboração e implementação de metodologia para gerenciamento deprojetos;

• Treinamento dos profissionais envolvidos no gerenciamento de projetos,tanto na metodologia implementada como em fundamentos econhecimentos avançados necessários para os tipos de projeto executadosem LISARB;

• Implementação de PMIS customizado para as necessidades de LISARB econexão aos demais sistemas corporativos;

• Seleção e gerenciamento do portfólio de projetos, alinhados aoplanejamento estratégico de LISARB.

PMO LISARB – Modelo

• Modelo combinado Torre de controle com estações meteorológicas;

• Estações meteorológicas em cada ministério responsáveis por reportar aperformance dos projetos sob sua responsabilidade;

• Torre de controle avalia dados reportados e define se medidas corretivasou priorização de novos projetos são necessários para aderência aosobjetivos estratégicos.

PMO LISARB – Profissionais Envolvidos

• Alta administração de LISARB (alinhamento do novo processo de seleçãodo portfólio de projetos);

• Gerentes de projetos;

• Demais profissionais dedicados à implementação de projetos;

• Gerentes das estruturas funcionais;

• Profissionais de estruturas funcionais que participam dos timesmultifuncionais de projetos.

PMO LISARB – Etapas de Implementação

PMO LISARB – Métricas de Sucesso

• Índice de entregáveis em atraso;

• Número de solicitações de mudança por projeto;

• Índice comparativo entre custos previsto e realizado;

• Faseamento previsto e realizado de custos dos projetos;

• Índice de conformidade dos requisitos de qualidade mapeados no planode projeto;

• Porcentagem de resolução do plano de ação gerado a partir das análisesde riscos;

• Índice de cumprimento dos planos de comunicação acordados;

• Porcentagem de recursos humanos utilizados em relação ao plano.

PMO LISARB – Fatores Críticos deSucesso

• Sponsor do projeto com influência na alta administração e com poder dedecisão;

• Alinhamento entre os objetivos traçados para o PMO e o planejamentoestratégico de LISARB;

• Papéis e responsabilidades definidos no processo de implementação;

• Visibilidade dos resultados obtidos;

• Estabelecimento de procedimentos e controles que garantam aperpetuação das mudanças implementadas;

• Faseamento das entregas considerando os recursos disponíveis.

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