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WorkshopDescrição Arquivística e Arquivos de Fotografia
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Descrição arquivística e arquivos de fotografia
Tópicos em análiseNormalização da descrição em arquivoObjectos e objectivos da descrição arquivísticaDescrição multinível, níveis de descrição, autoridades arquivísticas, conceitos e questões associadasPrincipais instrumentos de descriçãoModelos de descrição e aplicações informáticas: ODA, Sepiades, Digitarq
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Descrição arquivística e arquivos de fotografia
Normalização da descrição em arquivo: Como aparece?
imposição da informáticadesenvolvimento das tecnologias da comunicaçãotradição bibliográficaracionalização dos processos
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Descrição arquivística e arquivos de fotografia
Normalização da descrição em arquivo: Porquê a aplicação de normas?
Garantem consistência à informação disponibilizadaRepresentam consenso dos profissionais sobre as melhores práticasIncentivam a racionalização dos processosPermitem e potenciam a troca de informaçãoGarantem a permanência da informação contra a obsolescência tecnológica
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Descrição arquivística e arquivos de fotografia
Normas internacionais de descrição arquivísticaISAD(G)2 – International standard for archivaldescription (general) – 2000ISAAR(CPF)2 – International standard for archivalauthorithy records (corporate bodies, persons andfamilies) – 2004Guidelines for the preparation and presentation offinding aids – 2001ISDF – International standard for describing functions– 2007ISIAH - International standard for institutions witharchival holdings – em elaboração
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Descrição arquivística e arquivos de fotografia
Em Portugal:
Orientações para a descrição arquivística(ODA)
I – Documentação (ISAD) - 2006II – Autoridades Arquivísticas (ISAAR) - 2007III – Escolha e construção de pontos de acesso normalizados para pessoas colectivas, pessoas singulares, famílias e entidades geográficas - 2007
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Descrição arquivística e arquivos de fotografia
Definição de Descrição arquivísticaISAD(G)Elaboração de uma representação exacta de
uma unidade de descrição e das suas partes, através da recolha, análise, organização e registo da informação que sirva para a identificar, gerir, localizar e explicar a documentação, o contexto e o sistema de arquivo que a produziu.
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Descrição arquivística e arquivos de fotografia
Documento Da catalogação…
objecto da descrição
física conteúdo
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Descrição arquivística e arquivos de fotografia
…à descrição arquivísticaDocumentação de arquivo (todo e partes)
Autoridades (instituição, pessoa, família)Funções
Objecto da descriçãoidentificardescrever conteúdocontextualizarrelacionarcontrolarligar
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Descrição arquivística e arquivos de fotografia
Descrição arquivísticaIntegrada no processo de tratamento arquivístico
Organização• Classificação- Definir classes• Ordenação - Dispor numa ordem (numérica,
cronológica, alfabéticaDescrição
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Descrição arquivística e arquivos de fotografia
Descrição arquivística - O que se descreve
Documentação de arquivovários níveis
Autoridades arquivísticasPessoas colectivas, pessoas singulares, famíliasProdutores, autores, coleccionadores, custo-diantes
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Descrição arquivística e arquivos de fotografia
Descrição arquivística - O que se descreve
Funções e actividadesDesempenhadas por pessoas colectivasAssociadas à produção e utilização documental
Entidades detentoras de documentação de arquivo
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Descrição arquivística e arquivos de fotografia
Descrição arquivística – O que se descreve(cont.)Relações
Entre a documentaçãoEntre a documentação e as autoridades Entre autoridades arquivísticasEntre autoridades e outros recursosEntre a documentação e a funçãoEntre a função e as autoridades arquivísticasEntre a documentação e as entidades detentoras
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Torre do Tombo
Comunicação social
RAASociedade Nacional
de Tipografia
RAAJoshua Benoliel
O SéculoFundo
Documental
O SéculoFundo
Fotográfico
fotofoto
CentroPortuguês de Fotografia
Descrição arquivística FunçãoA
utoridades arquivísticasDocumentação
Entid
ades
det
ento
ras
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Descrição arquivística e arquivos de fotografia
Objectivos das normas de descrição:Assegurar a produção de descrições consistentes, apropriadas e auto-explicativas;Facilitar a recuperação e troca de informação sobre documentos de arquivo;Possibilitar a partilha de dados de autoridade;Tornar possível a integração de descrições provenientes de diferentes entidades detentoras num sistema unificado de informação
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Descrição arquivística e arquivos de fotografia
Princípios da descrição arquivística:
Respeito pela proveniência e pela ordem originalReflexo da organização da documentaçãoEstrutura-se em níveis hierárquicosNíveis de organização determinam níveis de descrição
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Descrição arquivística e arquivos de fotografia
Princípios da descrição arquivística: (cont.)
Aplica-se a toda a documentação de arquivo, independentemente da sua forma e suporte;Aplica-se a todas as fases de vida da documentação de arquivoAplica-se a toda a documentação de arquivo, independentemente do tipo de produtor
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Descrição arquivística e arquivos de fotografiaNíveis de descrição (ISAD)
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Descrição arquivística e arquivos de fotografia
Vantagens da definição de níveis de descrição:
Facilita o intercâmbio de informaçõesPermite o tratamento uniforme de arquivos similaresPossibilita reconstituir fundos dispersosImprime fiabilidade à descrição
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Descrição arquivística e arquivos de fotografia
Nível de Descrição:Posição de uma unidade de descrição na
hierarquia de um fundo.
quais as unidades?quais as diferenças?em que nível ?
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Descrição arquivística e arquivos de fotografia
Proposta de níveis de descrição nas ODA:Fundo / Subfundo
Secção / SubsecçãoSérie / Subsérie
Documento compostoDocumento simples
Grupo de FundosColecçãoUnidade de instalação
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Descrição arquivística e arquivos de fotografia
FUNDOConjunto de documentosQualquer forma ou suporteOrganicamente produzido, acumulado e utilizadoProdutor: organismo, pessoa ou famíliaTestemunha actividades e funções
SUB-FUNDOSubdivisão administrativa subordinadaElevado grau de autonomiaSubdivisão familiarConj. doc. de organismo precedente, filial, adquirido
• Visão minimalista ou maximalista
• Delimitação do fundo
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Descrição arquivística e arquivos de fotografia
SECÇÃOSub-divisão do fundo ou subfundoDivisões administrativas não autónomasDivisão funcional, geográfica, cronológicaResultante da organização por classes ou rúbricas de quadro de classificação
SUB-SECÇÃOSub-divisão da secçãoSub-divisõesadministrativasSub-classes ou sub-rúbricas de quadro de classificação
• Facilita a adaptação de quadros de classificação
• Tendência a multiplicar
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Descrição arquivística e arquivos de fotografia
SÉRIEConjunto de documentosOrganizados de acordo com um sistemaMesmo processo de acumulaçãoExercício da mesma actividadeMesma tipologia
SUB-SÉRIESub-divisão sistemática da sérieEtapa do processo de acumulaçãoTipologia documentalSuporte
• Não é ordenação da série
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Descrição arquivística e arquivos de fotografia
DOCUMENTO COMPOSTOUnidade organizada de documentosMesmo assunto, actividade ou transacção
• Pluralidade• Processo, dossier
informativo, documento não linear
DOCUMENTO SIMPLESMais pequena unidade arquivística Intelectualmente indivisível
• Indivisibilidade• carta, acta ...
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Descrição arquivística e arquivos de fotografia
UNIDADE DE INSTALAÇÃOUnidade físicaBase de cotação, instalaçãoBase de inventariação das unidades arquivísticasCaixa, maço, livro, disquete, pasta, CD...
Divisão artificial sem conceito lógico associadoUtilizado abaixo da série
• Profundidade de descrição média
• A excluir com a descrição de DC e DS
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Descrição arquivística e arquivos de fotografia
COLECÇÃOReunião artificial de documentos Em função de conteúdo, assunto ou suporteIndependentemente da proveniência
Considerada na ISAD(G) como unidade de descriçãoSitua-se ao nível fundo
• Oposto ao conceito de fundo
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Descrição arquivística e arquivos de fotografia
Descrição Multinível → Hierarquia das descrições
Regras:Descrição do geral para o particularInformação relevante para o nível de descriçãoLigação entre descriçõesNão repetição da informação
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Descrição arquivística e arquivos de fotografia
EXAUSTIVIDADEquantidade de
informação disponibilizada
Elementos obrigatórios
Elementos opcionais
PROFUNDIDADEquantidade de níveis
utilizados
Fundo – Produtor
Documento - Autor
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Descrição arquivística e arquivos de fotografia
AUTORIDADES ARQUIVÍSTICAS
Âmbito de aplicação:Descrever:
Pessoa colectivaPessoa singularFamília
Enquanto:produtorcoleccionadorautorcustodiantequalquer outro tipo de relação com a documentação de arquivo
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Descrição arquivística e arquivos de fotografia
Registos de autoridade arquivística servem para:descrever uma pessoa colectiva, pessoa singular ou família como unidades inseridas num sistema de descrição arquivísticacontrolar a criação e utilização de pontos de acesso nas descrições arquivísticasdocumentar as relações entre produtores de arquivos e entre estas entidades e os documentos de arquivo por elas produzidos e/ou outros recursos relacionados
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Descrição arquivística e arquivos de fotografia
Registos de autoridade arquivística permitem:o acesso a arquivos através do seu contexto de produção, ligada às descrições dos documentos de arquivo fisicamente dispersos;aos utilizadores a compreensão do contexto subjacente à produção e utilização dos arquivos, para interpretarem o seu sentido e significado;a identificação precisa dos produtores, das relações entre eles, e suas transformaçõeso intercâmbio destas descrições entre instituições, sistemas e / ou redes
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Descrição arquivística e arquivos de fotografia
Instrumentos de descrição
Qualquer instrumento que descreve e/ou referencia as unidades arquivísticas, quantifica as respectivas unidades de instalação, com vista ao controlo administrativo ou intelectual dos documentos de arquivo, podendo ser elaborada pelo produtor da documentação ou por uma entidade detentora ou serviço de arquivo.
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Descrição arquivística e arquivos de fotografia
Instrumentos de descrição: tiposNíveis de descrição
Instrumentos de descrição
Fundo Guia
Série
UI, DC
DS Catálogo
CatálogoInventário
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Descrição arquivística e arquivos de fotografia
Guia de fundos e colecções do CPFProfundidade de descrição – FundoExaustividade de descrição – Que elementos de informação? Qual o detalhe?Quais os modelos para a estruturação e apresentação? ODA? Sepiades? Outra?Que metodologia?Autoridades arquivísticas - Descrição dos produtores?Que descrições já existem? A que nível?
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Descrição arquivística e arquivos de fotografia
Especificidade dos arquivos de fotografia
Em que elementos de informação tem repercussão?Qual o modelo a seguir?A aplicação informática suporta a especificidade?Mapeamento entre ODA/Digitarq/Sepiades
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Descrição arquivística e arquivos de fotografia
Orientações para a descrição arquivísticaÂmbito de aplicação:
Orientações geraisTodas as fases de vida do documentoNão contempla doc. electrónicos, fotografia, audiovisuais…Orientações e não regrasCada serviço de arquivo define a política de descrição
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Orientações para a descrição arquivística
Partes:I - Documentação: F DSII - Autoridades arquivísticas: produtores, coleccionadores, autoresIII - Escolha e construção de pontos de acesso normalizados: pessoas colectivas, pessoas singulares e famílias, nomes geográficosApêndices: Exemplos completos, Glossário, Bibliografia, Abreviaturas utilizadas
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Orientações para a descrição arquivística
Estrutura:
Zonas = ISAD e ISAARElementos de informação = ISAD e ISAARA – Orientações GeraisB – Orientações específicas para níveisC – Fontes de informaçãoD – Apresentação da informaçãoE – Exclusões
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Orientações para a descrição arquivística
Elementos de informação:
Obrigatoriedade de preenchimento ≠ ISAD e ISAARGrau de exaustividadeEstruturação da informaçãoApresentação da informaçãoAdequação da informação ao nível de descrição
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Orientações para a descrição arquivística
Elementos de informação obrigatórios – Fundo
IDENTIFICAÇÃOCódigo de referênciaTítuloDatasNível de descriçãoDimensão e suporte
CONTEXTONome do produtor
CONTEÚDO E ESTRUTURAÂmbito e conteúdoSistema de organização
CONDIÇÕES DE ACESSOInstrumentos de descrição
CONTROLO DA DESCRIÇÃONota do arquivistaRegras ou convençõesData das descrições
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Orientações para a descrição arquivística
Ele/ de informação obrigatórios – Pessoa colectiva
IDENTIFICAÇÃOTipo de entidadeForma autorizada do nome
DESCRIÇÃODatas de existência/actividadeHistória
LugaresFunções, ocupações e actividadesEstrutura interna / GenealogiaContexto Geral
CONTROLOIdentificador do RAAIdentificador da instituiçãoRegras e/ou convençõesDatas de criação, revisão ou eliminação
RELAÇÕES DA PC COM A DOCUMENTAÇÃOIdentificador e título do recurso relacionadoTipo de recurso relacionadoNatureza das relaçõesDatas do recurso e/ou relação
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Orientações para a descrição arquivísticaRelação ISAAR (CPF) e ISAD (G)
Forma autorizada nome
Outras formas do nome
Datas de existência
Hist. admin./biog.
Identificador recurso relac.
Código de referência
Título
Datas
Nome do produtor
Hist. admin./biog.
Nota do arquivista
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Orientações para a descrição arquivística: documentação
IDENTIFICAÇÃO - Código de referência
Obrigatório em todos os níveis
Identificar, de forma unívoca, a unidade de descrição e estabelecer uma ligação com a descrição que a representa
BD: estruturar a hierarquia de níveis
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Orientações para a descrição arquivística: documentação
IDENTIFICAÇÃO - Código de referência
ConstruçãoPT = PortugalTT = Entidade detentoraF = Sigla ou acrónimoSC = AlfabéticoSR, UI, DC, DS = Numérico
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Orientações para a descrição arquivística: documentação
IDENTIFICAÇÃO - Código de referência
Sintaxe de separação de níveis
PT/TT/JC/A/1/1
Sintaxe de separação de sub-níveis
PT/TT/JC-MBCM
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Orientações para a descrição arquivística: documentação
IDENTIFICAÇÃO - Código de referência
FontesISO 3166Codificação normalizada do nome dos municípios e freguesiasLista das entidades detentorasLista de códigos de referência de cada ED
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Orientações para a descrição arquivística: documentação
IDENTIFICAÇÃO – Código de referência
AtençãoCoincidência e coexistência com cotaNão usar zeros à esquerda nos nºSecção – A, AA, ou A a Z, ZAOrdenação dentro de cada nívelCódigos simples
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Orientações para a descrição arquivística: documentação
IDENTIFICAÇÃO – Título
Obrigatório em todos os níveisDenominar a unidade de descriçãoTipos:
FormalAtribuídoParaleloControlado
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Orientações para a descrição arquivística: documentação
IDENTIFICAÇÃO – Título
Hierarquia de preferênciasÚltimo formalFormal + conhecidoAtribuído consagrado pelo usoAtribuído
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Orientações para a descrição arquivística: documentação
IDENTIFICAÇÃO – Título
FundoRegistar o nome da pessoa singular, da família ou da pessoa colectiva ≠ nome do produtorEvitar: fundo, arquivo, espólioOutras denominações: Hist. adm/biog/fam ou Outras formas do nome
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Orientações para a descrição arquivística: documentação
IDENTIFICAÇÃO – TítuloApresentação da informação
“título formal” – UI, DC, DStítulo atribuído= título paraleloLongo abreviarOrtografia e pontuação actualizarAbreviaturas e acrónimos desenvolver
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Orientações para a descrição arquivística: documentação
IDENTIFICAÇÃO – TítuloAtenção
1 só título outros títulos em NotasNão deve reflectir evolução outras designações em Hist. adm/biog/fam, Âmbito e conteúdoOrtografia e pontuação originais NotasAutor material, escrivão, notário, operador Âmbito e conteúdo
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Orientações para a descrição arquivística: documentação
IDENTIFICAÇÃO – Datas
Obrigatório em todos os níveisIdentificar e registar as datas da unidade de descrição Tipos:
Produção ou Acumulação Singular, extrema, exacta, predominante ou críticaTópica
Porto - Junho 2007 DGARQ - CPF 55
Orientações para a descrição arquivística: documentação
IDENTIFICAÇÃO – Datas
FundoDatas extremasDatas de acumulação < ou = datas de existência produtor
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Orientações para a descrição arquivística: documentação
IDENTIFICAÇÃO – DatasApresentação da informação
ISO 8601 = NP EN 28601AAAA-MM-DD, hh:mm:ssDatação actualOutras datas, sistemas datação Notas[s.a.]; [s.m.]; [s.d.]; [s.l.][___?]; [c. ]; [ant. ]; [post. ]; [___-]; [__--];
[__-?]; [___--?]
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Orientações para a descrição arquivística: documentação
IDENTIFICAÇÃO – Datas
AtençãoRegistar tipoPossibilidade de vários tiposUnidades abertas registar datasDatas predominantesLacunas
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Orientações para a descrição arquivística: documentação
IDENTIFICAÇÃO – Nível de descrição
Obrigatório em todos os níveisIdentificar o nível de organização arquivística da unidade de descriçãoTipos:
Fundo, Secção, Série, DC, DSGrupo de fundos, colecção, unidade de instalação
Porto - Junho 2007 DGARQ - CPF 59
Orientações para a descrição arquivística: documentação
IDENTIFICAÇÃO – Dimensão e suporte
Obrigatório em todos os níveis
Identificar a dimensão física ou lógica e o suporte da unidade de descrição.
AtençãoEspecificidade da fotografia
Porto - Junho 2007 DGARQ - CPF 60
Orientações para a descrição arquivística: documentação
IDENTIFICAÇÃO – Dimensão e suporteDimensão física = metragemDimensão lógica = quantidadeSuporte = papel, pergaminho, película, magnético, óptico...Designação genérica = doc. textuais, iconográficos, cartográficos, técnicos e arquitectónicos, audiovisuais, sonoros, não-lineares
Porto - Junho 2007 DGARQ - CPF 61
Orientações para a descrição arquivística: documentação
CONTEXTO – Nome do produtor
Obrigatório F e SF Obrigatório se aplicável SC, SR, DC, DS
(se ≠ F)Identificar o produtor da unidade de descrição
+ de 1 produtor registar
Porto - Junho 2007 DGARQ - CPF 62
Orientações para a descrição arquivística: documentação
CONTEXTO – Nome do produtor
AtençãoProdutor ≠ coleccionador, autorLigação ao Registo de autoridade arquivística – Parte IIPonto de acesso normalizado – Parte III
Sintaxe e pontuação próprias
Porto - Junho 2007 DGARQ - CPF 63
Orientações para a descrição arquivística: documentação
CONTEÚDO E ESTRUTURA – Âmbito e conteúdoObrigatório FPermitir avaliar a potencial relevância da u. d.
F, SC, SRÂmbito = períodos cronológicos, áreas geo-gráficas, topónimosConteúdo = tipologias e tradição documen-tais, assuntos, cargos, funções, actividades, procedimentos administrativos, eventos, pes-soas colectivas, singulares e famílias
Porto - Junho 2007 DGARQ - CPF 64
Orientações para a descrição arquivística: documentação
CONTEÚDO E ESTRUTURA – Âmbito e cont.Atenção:
Importância dos critérios de redacçãoExaustividade – definir política de descriçãoLinguagens controladasTexto narrativo / texto estruturadoDelimitação da informação em relação a: Histadmin /biog /fam, Hist custodial e arquivísti-ca, Avaliação, selecção e avaliação, Sistema de organização, Instrumentos de descrição
Porto - Junho 2007 DGARQ - CPF 65
Orientações para a descrição arquivística: documentação
CONTEÚDO E ESTRUTURA – Sistema de organização
Obrigatório FF, SC
estrutura interna, classificação e ordenação da u.d. (de origem; reconstituída)Características ou critérios (orgânico, funcio-nal, orgânico-funcional)Fornecer o plano ou quadro de classificação
Porto - Junho 2007 DGARQ - CPF 66
Orientações para a descrição arquivística: documentação
CONDIÇÕES DE ACESSO – Instrumentos de descrição
Obrigatório F, obrigatório se aplicável SRIdentificar os instrumentos de descrição relativos àunidade de descrição Tipo de idd: Guia, inventário, catálogo, índice, lista de u.i.Registo, guia de remessa, plano/quadro de classificação
Porto - Junho 2007 DGARQ - CPF 67
Orientações para a descrição arquivística: documentação
CONDIÇÕES DE ACESSO – Instrumentos de descrição
Completo, parcialTipo de suporteQuem e quandoForma de recuperar
Porto - Junho 2007 DGARQ - CPF 68
Orientações para a descrição arquivística: documentação
CONDIÇÕES DE ACESSO – Instrumentos de descrição
AtençãoOrientações para a preparação e apresentação de iddNP 405
Porto - Junho 2007 DGARQ - CPF 69
Orientações para a descrição arquivística: documentação
CONTROLO DA DESCRIÇÃO – Nota do arquivista
Obrigatório F Explicitar como, ou seja, com base em que fontes, e por quem, foi elaborada a descrição ou a respectiva revisão ou revisõesQuem e elaborouFontes utilizadas
Porto - Junho 2007 DGARQ - CPF 70
Orientações para a descrição arquivística: documentação
CONTROLO DA DESCRIÇÃO – Nota do arquivista
Atenção
NP 405
Porto - Junho 2007 DGARQ - CPF 71
Orientações para a descrição arquivística: documentação
CONTROLO DA DESCRIÇÃO – Regras ou convenções
Obrigatório FIdentificar as regras ou convenções em que se baseia a descrição
AtençãoNP 405
Porto - Junho 2007 DGARQ - CPF 72
Orientações para a descrição arquivística: documentação
CONTROLO DA DESCRIÇÃO – Data
Obrigatório FIndicar a data em que a descrição foi elaborada e/ou revista
AtençãoISO 8601 = NP EN 28601
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