1. Para otimizar o tempo, Julia teria que ter todo o
preparativo de suas atividades de acordo com a adequação
DD042 - Gestão de tempo e direção de reuniões
Caso Prático: Julia
Nogueras e seu excesso
de atividades na rotina do
dia a dia.
Eduardo Machado Ramos
do tempo, que poderia fazer com que Julia estudasse a si
mesma conhecendo seu cansaço do dia a dia e por toda
semana, reservando as tarefas mais importantes para o
tempo de força de trabalho, com maior entusiasmo e com o
corpo e mente descansado para render melhor nos afazeres
que dignificam a sua técnica de trabalho, para
impressionar seu chefe e toda equipe. Julia poderia
preparar sempre o dia seguinte de seu trabalho em algum
momento do dia anterior para fazer algumas considerações
de como poderia render seu tempo dentro da adequação da
profissão, com alguns atalhos pré-definidos nesse
planejamento. Cada tarefa realizada por Julia deve ter seu
planejamento dentro da manipulação da tarefa de acordo com
o tipo de serviço, tarefa mais difícil mais tempo para
resolver, tarefa mais fácil menos tempo para resolver e
assim traçar um perfil do trabalho dentro dos afazeres das
tarefas de Julia. Conhecendo e dominando o serviço, que ao
passar dias e dias fica mais experiente, evoluindo como um
veterano em suas atividades dentro da profissão. Para
Julia a perfeição em fazer as coisas certas demonstram um
certo nervosismo, por motivos de não adiantar o problema
antes que apareça dentro de suas tarefas diárias e sempre
que possível estudar os problemas enfrentados dentro dessa
perspectiva para ter com ensinamento a doutrina de ir
aperfeiçoando sempre com as dificuldades, entrelaçando uns
com as outras para aprender a técnica adequada na
resolução do problema do trabalho. Julia sendo chefe
poderia investir em algumas secretárias, ou mesmo em uma
específica para poder ter um escudo no requisito tempo,
que lhe auxiliaria nas suas atividades, anotando e sempre
apresentando proposta de adequação antecipado da
conciliação tempo e na resposta ao trabalho. Uma agenda
ordena suas anotações, seria sempre aconselhável no caso
de Julia que serviria de paradigma na base de sua
complementação na administração do tempo. Nunca sair de
casa em cima do horário de entrada do trabalho, pois ao
chegar na empresa pode haver empecilho no estacionamento
que roubará tempo de estacionar o carro.
Reportagem como administrar o Tempo/Para maiores entendimentos
2. Para Julia a melhor maneira de administrar o tempo
seria fazendo algumas ações de médio e curto prazo:
Faça uma leitura de e-mails diariamente, reservando uma
tempo para essa atividade, procurando sempre marcar as
atividades em uma agenda referente as atividades mais
importantes nessa lista de e-mails; responda todos os e-
mails com lista de prioridade e se possível em casa
procure administrar todo o seu trabalho da maneira mais
suave possível com a leitura de e-mails. O atendimento
telefônico é uma forma de comunicação que requer um tipo
de cuidado e organização em sua maneira de administrar o
tempo, e pessoal treinado para tal atividade, procure
identificar as melhor chamadas de grau de importância para
que Julia atenda essa chamada, caso contrário, deixe que a
secretária faça esse levantamento e atenda as chamadas de
pessoas menos burocráticas, que deixaria a ligação entre
clientes internos e externos menos desgastante no sentido
de formalidades. Atualmente o whatsapp é uma ferramenta
muito utilizada no ambiente de trabalho, com mensagem
instantânea. Faça uso dessa ferramenta que diminui o tempo
gasto através das mensagens curtas entre os setores da
empresa e familiares. Os relatórios de acompanhamento para
os chefes serão sempre preenchidos e entregues com
antecedência, fazendo uma organização no computador,
perdendo alguns minutos fazendo uma pasta com o nome de
todos os arquivos contidos, para futuramente ganhar
agilidade na entrega de formulários, relatórios e
atividades para o chefe e outros membros da equipe, com o
prazo de entrega faça um plano de ação com a data e hora
que será desenvolvido essa atividade e administre esse
tempo fazendo um paralelo com outras atividades menos
importantes, mas que devem ser feitas. Arrume sua
mesa(Júlia) para não ficar procurando informações em
documentos que não são os que estão desenvolvendo o
trabalho. Todas as arrumações que faz no presente momento
serve de ganha tempo a longo prazo. Os trabalho que rouba
tempo são necessariamente a procura em computador de
arquivo, os documentos em cima da mesa e os e-mails não
lidos que precisam de relatórios e etc. Antes de ir ao
trabalho faça um roteiro de quanto tempo gasta para o
deslocamento da sua casa até a empresa, e estar sentado na
cadeira de sua mesa para começar o trabalho, observe o
caminho se tem muitos carros, se quando chove tem
engarrafamento, quando está muito ensolarado as pessoas se
deslocam de outra condução além do carro, para traçar um
perfil e não gastar tempo e energia para começar o
trabalho exausto sem aproveitamento. Esse planejamento
pode ser considerado de curto prazo sabendo que a exaustão
rouba tempo e oportunidade de demonstrar para o chefe
vontade em realizar as tarefas.
Sebrae: Vídeo- Como administrar meu tempo de forma
estratégica
3. A delegação requer uma distinção entre a autoridade e
responsabilidade, pois a informação de um chefe para
passar ao subordinado ocorre quando tem significada
habilidade comprovada para exercer a função de chefia de
alguma empresa, recaindo sobre o privilégio de ter na
delegação aspectos de deixar alguma pessoa fazer tal
função, que por vários motivos completam a organização de
uma tarefa, em executá-la de maneira capaz de suprir a
ausência do chefe e corresponder ao resto da equipe com
satisfação. Algumas tarefas não são de delegação, pois são
mais difícil de entendimento e normalmente compreende o
orgulho da chefia de não ser representado e fazê-la
pessoalmente pela autoridade responsável. As tarefas de
secretariado devem ser delegadas em oportunidades de não
serem prioridade na representação pessoal de chefia, que
por vários motivos fazem a delegação para as
correspondentes apresentações referente ao dia e hora da
agenda da semana, designando reuniões que definam a figura
de uma personalidade, que tem autoridade entre os clientes
internos e externos. O receio de perder o poder não pode
ultrapassar a verdadeira essência da delegação, que tem em
seu colaborador a tarefa de substituir algumas funções
diante do trabalho a realizar de maneira que, o receio de
perder o poder ao delegar uma função momentânea não cause
murmurinhos ao entorno da empresa, por não ter na chefia
força de requerer algumas tarefas de suporte, ou seja,
apoio e ajuda para administrar o tempo de elaborar outras
tarefas mais complexas. Temos como exemplo a participação
de uma reunião, que não seja delegável pelo grau de
representação que teria em sua presença de chefe, mas
anotar o dia e horário dessa reunião para ter mais tempo
de preparação para o evento, seria uma tarefa de apoio e
gestão de excelência delegável. Para não perder qualidade
de vida preso a inúmeras tarefas, a delegação pode ser
eficaz no momento de estresse e (Trocafone, 2016)
modificando um saber gestacional de prepotência em dividir
espaço aos demais colaboradores, mas sempre com exatidão e
carinho desse colaborador com o chefe, que pode ser
dominante ao ponto de não definir metas para essa
delegação, que também reque planejamento, caso contrário,
não adianta a redução de tarefa para maior concentração
nas demais. As tarefas que o chefe(Julia) não deve
delegar, são aquelas que vão fazer falta no amadurecimento
e aprendizagem dentro da carreira empresarial, que deverá
ser representada e esforçada para a concretização de um
empenho na função.
Exame: Vídeo- Como delegar do jeito certo
4. Os três erros enumerados, a,b,c
a) Julia está cometendo erro de não organizar bem suas
atividades, perderá mais tempo procurando o que deve
ser feito para solucionar o problema e achar a solução
de como organizar tudo aquilo que está acumulado. Por
isso melhor a fazer seria ter meta, algum dia bem
próximo, começar a organizar tudo o que já foi
descrito, por ordem no escritório e na vida particular,
e começar a se vigiar para não cair no erro novamente
de não ter na sua meta profissional e pessoal a
organização de ter tudo planejado de maneira a
organizar o horário e data das tarefas sem juntar uma
coisa com a outra de maneira desorganizada, fazendo um
acumulo desnecessário.
b) Ignorar a possibilidade de imprevistos com
antecedência elaborar as previsões de imprevisto, que
demoraria para chegar ao serviço e demais coisas dentro da
situação vivida no dia a dia, não duvidar que todo dia
seria a mesma coisa no deslocamento do trabalho, que o
chefe pode pedir para entregar o relatório antes da data
prevista, perguntando sempre através de delegação, ou
pessoalmente sobre o relatório, pedir para sua filha
telefonar para secretária com hora marcada, pedir que o
estagiário tenha sempre comunicação com a secretária no
momento oportuno, se passar da hora, não será atendido.
c) Não definir prioridades todos os assuntos abordados
sobre as tarefas de Julia foram elaborados com o preceito
de não haver prioridade na gestão do tempo dos trabalhos
mais importante e que rouba tempo, sempre terá que haver
uma separação de prioridade para conseguir atrelar ao
tempo e a efetivação de uma abordagem significativa de
gestão de excelência e comprovação de sua atividade bem
elaborada e priorizada. A priorização do trabalho tem que,
em atividades urgentes e importantes são sempre
prioritário por requerer mais tempo para serem
desenvolvidos, sempre são desenvolvidas na frente das mais
simples que requer menos tempo para serem desenvolvidas,
sabendo que projetos e tarefas mais importantes são
desenvolvidos seguindo a ordem de urgência.
Vídeo estratégias para lidar com erro
5. A política empresarial tem em seu fundamento a
missão, visão e valores que pretendemos seguir e ser
visto no mercado de trabalho de acordo com nossa
perspectiva de implementação de nossa marca, para
figurar a nossa base organizacional em prol de nossos
clientes internos e externos com aceitação de nossa
combinação estratégia de elementos satisfatório para
a evolução de nossa empresa. Os objetivos traçados
seriam um caminho de resistência e empenho nas
atividades elaboradas por nossos chefes e
colaboradores que desempenharão o papel de
integrantes, que sempre se relacionaram para trocas
de experiências e administrem o tempo, colocando esse
tópico em seus planejamentos de atrelarem a
delegação. A política de nossa empresa tem sempre em
nossa tarefa diária, semanal ou até mesmo mensal
listando sempre as tarefas mais importantes que serão
avaliados por um superintendente e fazem parte de uma
tarefa inspecionada. Não se pode pensar em solução
sem primeiro pensar em saber, ou seja, investigar
todas as causas de problemas dentro da empresa que
será delegada ao supervisor estratégico, que fará
reunião quinzenal para passar para o restante da
empresa, sendo esse inspetor dividido por área, que
deixará bem claro todas as interrupções no trabalho
que colocam em dificuldade as tarefas, sabendo que
problemas pessoais deixarão de existir, conciliando o
planejamento profissional do pessoal. Fazer um
resumo, todos os funcionários de cada setor e passar,
o que ficou dificultoso dentro da lista feito pelo
inspetor, sendo aplicado dentro de cada função pré-
estabelecida no decorrer da semana, para não deixar
acumular a função e suas tarefas. Os estacionamentos
em decorrência de algumas falhas já relatadas terão
sempre a numeração de suas mesas nos escritórios
dividindo por letras advindo de números. OS
estagiários poderão reportar como disse anteriormente
com os tutores, com apresentação do relatório, ou
perguntas sobre alguma tarefa com vídeo conferência e
mesmo por chamada de vídeo por whatssapp.
Vídeo política Empresarial
6.O esgotamento físico e mental refere a longas horas de trabalho mal elaborado, fora do planejamento
habitual de preservação de alguns minutos para a pausa
e descanso no período de trabalho, como tomar uma café
de maneira a descontrair o ambiente e ter naqueles
minutos o prazer de reformular a vivência dentro da
empresa. Arcadio era experiente e sabia os atalho para
uma vida empresarial mais fortemente assegurada, com
toda equipe em prol de sua segurança de ser chefe.
Julia estava sem a verdadeira essência de converter
todo a requisição de seus serviços prestados, não
sabendo administrar seu tempo para a satisfação de
dever cumprido. Arcadio intervia pouco nas tarefas de
sua equipe, fazendo fluir do jeito que cada uma
pensassem em relação a sua autoridade dentro da
empresa, Julia poderia pedir mais conselhos a Arcadio
que tem na sua equipe o reconhecimento de não ter como
fazer questionamento de suas ordens, ele era
autoritário e distante de seus colaboradores, fazendo
uma linha mais dura. No entanto conhecia bem a empresa
e sua forma de atuar, tendo condições de atrelar a sua
identidade dentro da empresa influenciando Julia, que
nessa ocasião tem como meta o planejamento estratégico
de diversificar a sua tarefa dentro da administração do
tempo dentro da empresa.
7.OS APLICATIVOS FORM RETIRADOS DE FONTES DA INTERNET, TODO O TEXTO PRODUZIDO FOI DO PRÓPRIO AUTOR, FALANDO SOBRE ESSES APLICATIVOS. O OBJETIVO FOI MOSTRAR OS APLICATIVOS QUE PESQUISEI E NÃO DEMONSTRAR CONHECIMENTO SOBRE CADA UM DELES, NÃO QUER DIZER QUE NÃO ENTENDA ALGUNS DELES.
A) WUNDERLIST
O Wunderlist permite que você crie diversas listas para organizar todas as tarefas que precisam ser realizadas durante o dia. Tarefas maiores podem ser divididas em menores, assegurando uma boa visualização das responsabilidades.Caso aconteça algum imprevisto e alguma atividade fique atrasada, ela será marcada em vermelho. Já aquelas que são rotineiras podem ser configuradas de forma diferente, para que uma nova tarefa seja criada toda semana, por exemplo.
Outro benefício do aplicativo é permitir a marcação de um ou mais afazeres com estrela. Isso significa que ele é uma prioridade e deve ficar acima dos outros. Também é possível compartilhar as listas com outras pessoas ou filtrar o conteúdo por meio de hashtags.
B) EVERNOTE
O Evernote funciona como uma espécie de bloco de notas para tudo o que você precisar. O aplicativo é a solução ideal para quem estuda e passa o dia lidando com informações e precisa organizá-las de uma maneira mais eficiente.Além disso, ele serve para armazenar artigos, textos e outros tipos de conteúdo para leitura posterior. As anotações podem ser criadas e separadas por cadernos. Também é possível criar listas e textos formatados com cores, anexos e desenhos feitos à mão.
O programa ainda permite adicionar lembretes aos itens anotados e incluir selos para ajudar a pesquisar pelos conteúdos desejados.
C)TRELLO
Muito usado na administração de projetos, o Trello é muito útil para organizar tarefas diárias e aumentar a produtividade. A ferramenta funciona de acordo com o método Kanban e é separada em quadros com diferentes cartões — cada um com uma atividade.
Cada cartão permite adicionar etiquetas, determinar prazos de entrega, acrescentar anexos e colocar um checklist. Descrições e comentários também podem ser feitos em campos específicos para facilitar o detalhamento.
Ao acessar o quadro geral, você tem uma visão ampla de tudo que deve ser feito no dia, na semana e no mês. Dessa forma, é possível se programar para estudar diferentes conteúdos, por exemplo. Além disso, vários cartões podem ser criados para separar as atividades mais complexas, como trabalhos e provas.
D) POMICRO
O Pomicro é um ótimo aplicativo de gestão do tempo. Afinal, passar muitas horas seguidas estudando, sem nenhum intervalo, pode prejudicar o rendimento e a saúde do estudante. Por outro lado, uma distração pode se transformar em horas de desperdício, o que é um grande problema para o aprendizado.Nesse sentido, o Pomicro é uma ferramenta baseada no método Pomodoro, que desenvolve a produtividade durante o momento do estudo. A técnica foi criada pelo italiano Francesco Cirillo, após perceber que preencher o trabalho com períodos de descanso aumentava a eficiência.Assim, Cirillo estabeleceu blocos de 5 minutos de relaxamento para cada 25 minutos de estudo. A ideia do aplicativo é funcionar como um temporizador, avisando a hora certa de estudar ou descansar.
E) FOREST
O Forest é um jogo que mistura alguns elementos para que as pessoas fiquem longe de qualquer aparelho eletrônico. O objetivo é fazer com que plantas cresçam em diversas condições, sem a necessidade de interação com elas.Quanto mais tempo o celular ficar longe, mais as plantas vão se desenvolver e você vai conseguir juntar mais pontos na fazenda — de acordo com o tempo mínimo necessário para cada uma crescer.
De acordo com o seu desempenho, é possível liberar novas plantas e montar fazendas ainda mais completas. Caso você mexa no aparelho antes do tempo necessário, as plantas podem morrer ou a punição pode ser maior. Nesse caso, o aplicativo faz o celular tocar músicas constrangedoras em volumes altos.
F) NOISLI
Algumas pessoas precisam de silêncio para estudar, enquanto outras só conseguem se concentrar na presença de
sons que criem uma sensação de bem-estar. Nesse caso, não precisa ser, necessariamente, música, mas também o som do mar ou da chuva.
Se você é uma dessas pessoas, pode contar com o Noisli — um aplicativo que estimula a criatividade por meio de uma coleção de sons ambiente. Embora existam outros programas que seguem essa linha, essa ferramenta tem um design mais minimalista e conta com versões para smartphone e computador.No caso dos desktops, é possível usar um editor de textos que evita distrações e muda as cores da tela para proporcionar aos usuários os benefícios da cromoterapia.
G) POCKET
O Pocket é um aplicativo que ajuda a guardar e organizar conteúdos para ler posteriormente. Seu funcionamento é bastante simples: por meio de uma extensão, basta compartilhá-lo com o navegador e salvar o link sempre que precisar.O interessante é que ele oferece diversas opções, como favoritos, imagens e vídeos, tags, visualização separada de artigos, sistema de mensagens, entre outras. Ele também é muito útil para trabalhos em grupo, pois é possível enviar artigos para seus amigos.
Com o tempo, a ferramenta entende o seu comportamento e passa a oferecer notícias que considera relevantes. O aplicativo analisa os principais temas dos links salvos e o que as pessoas que você segue recomenda. Também é possível recomendar vídeos e matérias interessantes para seus amigos.
Para ter uma boa gestão do tempo, o ideal é baixar alguns aplicativos e conciliá-los de forma que seja possível aproveitar as melhores funções de cada um deles. Por exemplo, você pode usar uma ferramenta que ajude a organizar as tarefas e uma que permita focar nas atividades diárias.
BE FOCUSED
A técnica Pomodoro é famosa entre todos aqueles que buscam
fazer uma boa gestão de seu tempo. Pensando nisso, o Be
Focused, ferramenta gratuita para celulares com sistema
operacional iOS, entrega cronômetros e a possibilidade de
criação de listas com as tarefas do dia.
Sua premissa se baseia na produtividade distribuída em
curtos períodos: para cada 25 minutos de atividade,
utilizam-se pausas de três a cinco minutos. Dá para se
manter atento, eficiente e ainda conciliar momentos
diários com prazeres como a pausa para cafezinhos,
alongamentos e leitura das atualizações das redes sociais.
Assim, fica mais simples controlar e distribuir o fluxo de
trabalho.
H) POMODONEAPPSemelhante ao aplicativo anterior, o PomoDoneApp está
disponível a mais usuários: tem versões para Android, iOS
e Desktop. Baseado também na técnica Pomodoro, seu
diferencial é realizar integrações com outros aplicativos
já empregados na rotina de trabalho para controlar a carga
horária designada a cada tarefa.
Ótima opção para quem lida com prazos apertados ou
profissionais cujas funções se atrelam à criatividade.
I) HABITBULLQuem é sistemático e gosta de organizar todos os aspectos
de sua vida com listas, gráficos e planilhas, auxiliado
pela exatidão dos números, vai adorar o HabitBull.
O pacote de ferramentas disponibilizado por ele, afinal, é
completo: lembretes, painéis de controle, compiladores de
dados, informações em nuvem, exportação de tudo que for
registrado e muito mais. Um aplicativo para gestão do
tempo e de vários outros aspectos de sua vida, como
projetos especiais e rotina de estudos do MBA
J) TIMELYCompatível com dispositivos Android, o Timely ajuda, tanto
no âmbito profissional quanto no pessoal, a cronometrar o
tempo que você utiliza para a realização de cada uma de
suas atividades. Além disso, tem despertadores
personalizados e se conecta a outros dispositivos para
ajudar em sua organização.
Fica até mais fácil não perder a hora para a primeira aula
de ginástica na academia, certo?
L) RESCUE TIMEÀs vezes, o que falta à organização de nosso tempo é o
equilíbrio e o conhecimento sobre os hábitos que fazem com
que o desperdicemos. Baseado nessa ideia, o Rescue Time se
propõe a registrar quantos minutos ou horas você utiliza
ao navegar em seu celular e conferir todas as atualizações
dos vários aplicativos dos quais não abre mão.
Assim, fica mais simples perceber que aquela rápida troca
de mensagens pode, na verdade, ser uma grande vilã de sua
produtividade diária. O app é gratuito e tem planos mais
avançados, pagos, para quem necessita de recursos como
alertas e acompanhamento diário.
M) MY MINUTESPrecisa de motivação e organização para distribuir todas
as tarefas do seu dia? Dos trabalhos das organizações
àquela meia horinha de corrida na esteira ao início da
noite? O My Minutes é mais uma opção gratuita para
usuários do sistema iOS.
Com ele, delimite o tempo que precisa a cada tarefa e
encontre mais períodos livres para descansar e refletir
sobre novas ideias.
N) WUNDERLISTSeu perfil é de quem usa vários dispositivos móveis
durante o dia a dia? Então você vai adorar o Wunderlist!
Gratuito e com versões para Android, iOS, Windows e até
mesmo ao Kindle, leitor digital da Amazon, pode ainda ser
vinculado a navegadores para ajudar sua organização no
computador do trabalho, por exemplo.
A proposta é simples: organizar listas de afazeres, com
direito a alertas e recursos de gestão. Sua utilização é
intuitiva e evita que sejam esquecidas quaisquer tarefas
relevantes.
Administração do tempo: vídeo sobre mais um pouco de
informação sobre o assunto.
Para assistir os vídeo que estão nesse trabalho recomendado
word 2013
Bibliografia
7 dicas de Coaching para administrar o tempo no trabalho . (26 de Dezembro de 2016 ). Rio de Janeiro, Rio de Janeiro, Brasil.
Araújo, G. (13 de Julho de 2014). Especialista dá dicas para administrar o tempo e fazer tudo em 24 horas . Teresina, Piauí, Brasil.
Camargo, S. (04 de Setembro de 2017). Sem tempo para administrar seu dinheiro? Cinco passos para ser mais rápido . Sâo Paulo, São Paulo, Brasil.
Fernandes, G. J. (24 de outubro de 2018). Gestão do Tempo: o que é, produtividade e estratégias. São Paulo, São Paulo, Brasil.
iped. (s.d.). Como administrar melhor o seu tempo? Brasil.
Lietti, T. (13 de Julho de 2016). 10 aplicativos para manter seu dia a dia organizado . Brasil.
Moreira, M. I. (07 de 08 de 2018). 8 conselhos para administrar melhor o tempo e ser mais produtivo. Brasil.
seguro, B. m. (07 de março de 2017). Casaco ou Regata? 4 Apps de Previsão do Tempo para não errar a Roupa! Capital, Brasil.
Trocafone. (23 de Fevereiro de 2016). 7 melhores aplicativos de gestão de tempo. Brasil.
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