MANUAL:
SISTEMA DE
CORRESPONDÊNCIA
Versão: 1.1.1
Sumário
Sumário
Apresentação ................................................................................................................................ 1
1.Acesso ao Sistema ...................................................................................................................... 2
2. Perfis e permissões do sistema ................................................................................................. 2
3. Primeiro Acesso ao Sistema ...................................................................................................... 3
4. Perfil Administrador..................................................................................................................5
5.Perfil Usuário .............................................................................................................................. 8
1
Apresentação
O Sistema de Correspondências atua como um gerenciador de documentos da
Secretaria, organizando todo o fluxo, desde recebimento, encaminhamento e
arquivamento de correspondências. Este sistema esta disponível somente na rede
interna da SEDUC.
Atenciosamente
Secretaria da Educação
2
1. ACESSO AO SISTEMA
O sistema será acessado somente pela rede da procergs pela url:
http://silpro0830.procergs.reders:7780/sfe/
Para utilizar o sistema de correspondências será necessário ter acesso ao SOE-
WEB com o perfil de usuário ou administrador do Sistema de Correspondência.
2. PERFIS E PERMISSÕES DO SISTEMA
O Sistema trabalha com dois perfis, administrador e usuário.
a. Administrador
Cadastrar correspondências.
Emitir relatórios .
Alterar o departamento dos usuários do setor, somente podendo
encaminhar o usuário do seu setor para outro.
b. Usuário e administrador
Envio de correspondência. Somente será possível encaminhar
documentos que estão no registro do registro de entrada (posse) e Não
estão arquivados.
Arquivar documentos ( os documentos arquivados podem ser
desarquivadsos somente por quem o arquivou ou pelo Administardor do
Departamento.
Localizar Correspondências.
3
3. PRIMEIRO ACESSO AO SISTEMA ADMINISTRADOR E
USUÁRIO
Ao acessar o sistema pela primeira vez terá de informar o seu departamento,
sair e entrar novamente no sistema para carregar o novo perfil.
Acesse: http://silpro0830.procergs.reders:7780/sfe/, faça o login com
matrícula e senha pessoal.
Em seguida clique em SOLICITAR PERFIL NO SISTEMA DE
CORRESPONDÊNCIA.
4
Na sequência, selecione o seu departamento e clique em SALVAR.
Na próxima tela aparecerá uma mensagem informando que o seu perfil foi
registrado com sucesso.
5
Clique me LOGOUT no canto superior direito da tela, pois é necessário sair e
logar novamente para registar seu perfil.
4. ATIVIDADES ADMINISTRADOR
O administrador do departamento, cadastra e destribui documentos, podendo
realizar encaminhamentos para outro departamento .
O administrador também tem a possibilidade de extrair do sistema um
relatório gerencial, com o detalhamento de todo o fluxo de documentos do
departamento.
O ambiente do administrador tem mais funcionalidades do que o ambiente do
usuário.
CADASTRO DE CORRESPONDÊNCIAS: O 1º passo é o cadastro da
correspondência
Clique em CADASTRO DE CORRESPONDÊNCIA, após clique em NOVO, em
seguida preencha os dados.
6
ENTRADA DE CORRESPONDÊNCIAS: lista todos as correspondências
encaminhadas para o departamento ou para seu usuário. O administrador pode
receber ou rejeitar este documento.
Para receber uma correspondência, basta registrar o número do código de
barras da mesma com o leitor ,após clicar em RECEBER. O sistema informará que a
correspondência foi recebida com sucesso.
REJEITANDO CORRESPONDÊNCIAS: Documentos que foram encaminhados
a você poderão ser rejeitados ao invés de recebidos.
Este documento voltará automaticamente para a pessoa que lhe enviou.
Para rejeitar uma correspondência enviada, registre o código de barras, após
clique em REJEITAR , abrirá uma tela para que você faça descrição do andamento,
após clique novamente em REJEITAR.
O sistema informará uma mensagem que a correspondência foi rejeitada.
7
ENVIO DE CORRESPONDÊNCIAS: Clique em ENVIO DE
CORRESPONDÊNCIAS, registre o código do documento,descreva o andamento,
porque esta enviando, selecione para quem irá enviar e preencha o destinatário.
ARQUIVANDO CORRESPONDÊNCIAS: para arquivar alguma
correspondência, registre o nº do código de barra, faça a descrição do documento,
selecione a opção ARQUIVAR no item Enviar para.
DESARQUIVAR DOCUMENTOS: O documento poderá ser desarquivado
somente por quem o arquivou ou pelo administrador do seu setor. Registre o nº do
código de barras do documento arquivado, selecione a opção DESARQUIVAR.
8
LOCALIZAÇÃO DE CORRESPONDÊNCIAS: Qualquer documento poderá ser
localizado, desta forma é possivel consultar todos os seus andamentos.
RELATÓRIOS GERENCIAIS: Neste item é possível extrair um relatório da
movimentação e status das correspondências do departamento.
LISTAGEM DE USUÁRIOS: Lista os usuários do departamento, neste campo
também é possível alterar usuário de dapartamento.
9
5. PERFIL USUÁRIO
ENTRADA CORRESPONDÊNCIA: lista todos as correspondências
encaminhadas para seu usuário.
Para registar uma correspondência, basta registrar o código de barras da
mesma com o leitor ,após clicar em RECEBER. O sistema informará que a
correspondência foi recebida com sucesso.
REJEITAR CORRESPONDÊNCIA: Documentos que foram encaminhados ao
usuário poderão ser rejeitados ao invés de recebidos. Este documento
automaticamente voltará para a pessoa que enviou o documento.
10
ENVIO DE CORRESPONDÊNCIAS: Clique em ENVIO DE
CORRESPONDÊNCIAS, registre o código do documento,descreva o andamento,
porque esta enviando, selecione para quem irá enviar e preencha o destinatário.
ARQUIVAR DOCUMENTOS: Documentos que estão em minha posse poderão
ser arquivados.
11
DESARQUIVAR DOCUMENTOS: O documento poderá ser desarquivado
somente por quem o arquivou ou pelo administrador do seu setor. Registre o nº do
código de barras do documento arquivado, selecione a opção DESARQUIVAR.
LOCALIZAÇÃO DE CORRESPONDÊNCIA: Qualquer documento poderá ser
localizado a consultar todos os seus andamentos.Clicando em LOCALIZAÇÃO DE
CORRESPONDÊNCIAS é possível localizar os andamentos de qualquer documento,
faça o filtro, após clique em OK.
Top Related