Gesto Documental e Workflow com Alfresco
Gesto Documental e Workflow com Alfresco
Fernando [email protected]
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Gesto Documental e Workflow com Alfresco
Agenda
Apresentao Gesto Documental Factor Crtico de Sucesso 3 Conceitos Fundamentais Gesto Documental em Open Source Alfresco: Principais funcionalidades Alfresco: Interfaces Alfresco: Arquitectura Alfresco: Casos tpicos de utilizao Alfresco: Referncias
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Apresentao
Gesto Documental e Workflow com Alfresco
Apresentao
F. Fernndez Dir. Executivo da MoreData Profissional de TI desde 1984 programao, gesto de projectos, formao, consultoria, gesto Associaes: ANETIE, APDSI, EURTRADENET, PT.JUG, ESOP
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A MoreData
Membro da ESOP desde 2008 Aposta no Open Source desde 1995 Servios:
Consultoria de Gesto e T.I. Formao de Gesto e T.I. Sistemas de Informao: Integrao Desenvolvimento Manuteno Assistncia tcnica
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Gesto Documental Factor crtico de sucesso
Gesto Documental e Workflow com Alfresco
Gesto documental como factor crtico de sucessoFactor Crtico para o sucesso de qualquer Empresa
Organizao e disponibilizao atempada de informaes relevantes a todos os intervenientes
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Situao ActualPrincipais fontes de informao nas Organizaes:
Arquivos de texto Relatrios Correspondncias recebidas por diferentes meios Fax, correio, e-mail
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Qual a tendncia?Gerar cada vez mais e mais documentos, agravando diversos problemas: documentos
Documentos perdidos Multiplicidade de verses Desconhecimento de existncia Desconhecimento de autoria Falta controlo dos tempos de execuo Perda de tempo til de trabalho em busca de documentos Custos com o arquivo fsico de documentos Custos com cpias de documentos Perda de controlo sobre informaes vitais para o negcio
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Sistema de Gesto Documental o que
Utilizao da tecnologia para captar (digitalizar), armazenar, disponibilizar, pesquisar e gerir toda a informao produzida no seio de uma organizao de forma digital, integrando as suas capacidades nos processos dirios da organizao
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Que organizaes necessitam de um Sistema de Gesto Documental?
Qualquer uma onde as pessoas percam tempo a sarem do seu lugar para irem procura de um determinado documento
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Gesto Documental como Factor de Eficincia
Reduo do tempo de busca e localizao de documentos: rpido acesso aos documentos com pesquisa em meta dados e em texto livre Maior segurana no acesso aos documento, atravs de mecanismos de controlo de acessos Reduo de custos Tempo Papel Cpias Armazenamento fsico
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Vantagens
Possibilidade de recuperao das informaes (Backup),o que no acontece no arquivo fsico em caso de catstrofes Reduo das probabilidades de extravio de documentos Controlo absoluto do fluxo de trabalho Possibilidade de consultar documentos fora da organizao
Maior produtividade
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Vantagens
Potenciar a colaborao no seio da organizao atravs da partilha de documentos e implementao de workflows associados aos documentos Uniformizao e gesto automatizada dos processos da organizao Melhoria da qualidade do trabalho desenvolvido Reduo do processamento manual atravs da eliminao de tarefas de registo, catalogao, e arquivo manual Informao acessvel a vrios utilizadores simultaneamente
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3 Conceitos Fundamentais da Gesto Documental
Workflow MetaDados Rastreabilidade
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Conceitos: workflowWorkflow (circuito documental): processos que so repetidos consecutivamente na organizao e que possuem documentos e intervenientes associados a cada uma das fases.
Exemplos: Validao de facturas Marcao de frias Reembolso de despesas Gesto reclamaes
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Conceitos: MetadadosMetadados: dados sobre os dados, conjunto de elementos informativos sobre o documento Exemplos:
Autor Ttulo Descrio Cdigo Data de criao
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Conceitos: Rastreabilidade
Rastreabilidade: documento
possibilidade
de
saber
o
histrico
do
Exemplos:
Controlo de verses Estado da tarefa Quem efectuou alteraes ao documento
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Gesto Documental Open Source
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Open Source vs Proprietrio
Modelo de software proprietrio:
Organizaes que usam o software no podem analiz-lo nem modific-lo Concorrentes do fabricante no podem usar o mesmo software sem pagar licenas ou royalties Preos so definidos pelo fabricante, que afasta a concorrncia atravs de litgios legais Grandes fortunas so feitas
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Open Source vs Proprietrio
Modelo de software open-source:
Qualquer um tem acesso ao cdigo-fonte e pode modific-lo Concorrentes do fornecedor original podem usar o mesmo software Utilizadores e fornecedores cooperam na construo de sistemas fiveis e seguros, reduzindo custos Preos dos servios so definidos em concorrncia e o cliente escolhe pela qualidade
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Open source: um modelo de adopo crescente
$6 bn de poupana em custos de licenciamento Melhor aplicao do investimento (servio apenas) Investimento seguro ( prova de falncia/venda) Melhor suporte (sem algemas, o servio o que segura o cliente) Modelo incentiva qualidade e segurana (peer-review) Independncia do fabricante Numa palavra: Escolha
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Afinal quem que manda nos meus dados?
Quantos anos possvel usar a mesma verso do software sem ter que comprar um upgrade? Que garantias h de o fornecedor continuar em actividade daqui a dez anos? Como aceder aos ficheiros se o fornecedor fechar e no houver upgrades?
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Open Source um stack empresarial
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Origens do Alfresco
Dos criadores do Documentum e do Business Objects Open Source com servio profissional As melhores das mais recentes tecnologias CMS/ECM Multiplataforma: Linux,Unix,Windows, MacOS
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Adopo do Alfresco
Mais de um milho de downloads
Comunidade com 70,000 membros Mais de 30,000 instalaes activas Usado em 75 pases, 20 lnguas Grandes bancos, governos, media e servios Crescimento de 320% em 2007 Gartner: Cool Technology, Forrester: Wave Leader World Economic Forum: Technology Pioneer Prmios da ComputerWorld, Network World, eWeek, eContent 100, Red Herring
Enterprise: mais de 500 clientes em 2 anos
Reconhecimento pela Indstria
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Duas opes
Alfresco Labs Alfresco Enterprise
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Modelo de servio, Labs ou Enterprise?
Onde se aplica Alfresco Labs:
Para arrancar com um oramento baixo ou nenhum Para um ambiente de explorao com um nmero reduzido de utilizadores Para usar as mais recentes funcionalidades Para um ambiente de desenvolvimento Para um ambiente de ensino Centenas de utilizadores, 24x7 Necessidade de suporte avanado com acesso directo aos developers
e Enterprise:
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A Comunidade
Comunidade internacional apoiada e dinamizada pela Alfresco Software Inc. (wiki, docs, frums) Frum em Portugus Comunidade Portuguesa de Alfresco com utilizadores, profissionais de TI e do Ensino
Documentao Lista de prestadores de servio (a crescer) Mailing-list Casos de sucesso (em preparao) http://groups.google.com/group/alfresco-pt
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Principais Funcionalidades
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Alfresco: Principais Funcionalidades (1)
Acesso pelo Browser Web, ou File Explorer (FTP, WebDAV, SMB/CIFS) Gesto integrada e inteligente de documentos Pesquisa de documentos compatvel com o Google Pesquisas em Metadados ou Texto livre Classificao de Documentos Histrico de Verses de Documentos
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Alfresco: Principais Funcionalidades (2)
Automatizao de Aces sobre o Documento:
Converso para outro formato Envio de e-mails de notificao Contadores automticos Possibilidade de definir aces personalizadas
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Alfresco: Principais Funcionalidades (3)
Criar espaos e automatizar contedos Criar e editar contedo Requisio e Devoluo de Documentos (Check-In / CheckOut) Agregar documentos a processos e processos a processos Emisso de Relatrios
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Alfresco: Principais Funcionalidades (4)
Definio personalizada de Metadados Configurao de Regras e Workflow Fruns de discusso Definio de templates com estrutura e regras Integrao com diversos motores de base de dados:
PostgreSQL, MySQL,Oracle,MS SQL, etc. Integrao com diversos sistemas de autenticao: LDAP, Active Directory ou utilizao de segurana interna
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Interfaces
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Interface Explorador de Ficheiros Windows
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Interface Web (v. 2.x)
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Interface Web (Share - v. 3.x)
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Interface Web (Share - v. 3.x)
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Interface Web (Share - v. 3.x)
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Interface Web (Share - v. 3.x)
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Interface Web (Share - v. 3.x)
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Detalhe de Registo
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Edio de Registo
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Espaos
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Entrada / Tarefas
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Tarefa de aprovao
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Desenho de Workflow
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Arquitectura
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ArquitecturaAlfresco ShareWebSites Gente Componentes Colaborao Componentes medida
Alfresco SurfTemplates Pginas Componentes
CIFS
WebDAV
SharePoint Protocol
FTP NFS
Java API
WS
REST
Alfresco Content ServicesGesto Documental Gesto de circuitos Colaborao Gesto de contedos web
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Casos tpicos de utilizao
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Caso 1: Bsico
Instalao default, costumizao mnima Pastas partilhadas por CIFS ou WebDAV para:
Receber documentos digitais ou digitalizados Partilhar ficheiros que esto a ser trabalhados com controlo de verses Fazer pesquisas Colaborar (verses, discusses, workflows) Administrar sistema
Interface web para:
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Utilizao bsica
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Caso 2: Integrao LDAP, Fax e Email
Alfresco configurado para usar registo central de utilizadores (LDAP, AD) Servidor de Fax (Hylafax) configurado para gerar PDF e registar em Alfresco Add-in Outlook (ou outro) para arquivar mensagens
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Integrao Fax / Email
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Caso 3: Interface medida
Aplicaes podem ser desenvolvidas com:
Webscripts Google Web Toolkit Qualquer tecnologia que consuma webservices ou REST
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Interfaces alternativos
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Caso 4: Integrao
Aplicaes podem usar Alfresco como repositrio documental (com webscripts ou webservices) Alfresco pode registar metadados em aplicaes Componentes desenvolvidos em webscripts so compatveis com standard de portlets (JSR-168) para portais Java
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Integrao em Portais Java (JSR-168)
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Referncias
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Referncias
Sector da Educao
Council of Chief School Officers
Massachusetts Institute of Technology
Harvard University
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RefernciasSector Financeiro Caceis Investor Services American Stock Exchange Kneip Communication
Sector Editorial
McGraw Hill
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RefernciasSector Governamental Junta de Andalucia
Departamento dos Servios Sociais do Estado de Louisiana
Swansea Housing Association
Comisso Europeia, Parlamento Europeu
Estado do Nebraska
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RefernciasOutros Sectores Reed (Consultoria e Formao Recursos Humanos)
Japan Airlines
Radio France Internacionale
Royal Dutch Airlines
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Concluso
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Alfresco: Pontos chave
Fcil:
De usar De implementar De estender
Rpida inovao tecnolgica Standards abertos / interoperabilidade Custo baixo
Implementao TCO
Modelo de suporte com duas alternativas
Alfresco Labs (comunidade profissional) Alfresco Enterprise (Alfresco Inc.)
Gesto Documental e Workflow com Alfresco
Concluso
Gesto Documental com Alfresco Procurar, encontrar, partilhar
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Links teisSobre Alfresco:http://www.alfresco.org/ http://groups.google.com/group/alfresco-pt http://www.esop.pt/ http://www.moredata.eu/
Apresentao realizada com:http://www.openoffice.org/ http://www.ubuntu.com/ http://www.gimp.org/ http://www.openclipart.org/
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