APRESENTAÇÃO
2017
ACI - ASSESSORIA DE CONTROLE INTERNO
RELATÓRIO DE INSPEÇÃO DE BENS PATRIMONIAIS
DIRETORIA DE IDENTIFICAÇÃO CIVIL - DIC
2018
3ª CIRETRAN – Nova Friburgo
Governo do Estado do Rio de Janeiro
Vice-Governadoria do Estado do Rio de Janeiro
Departamento de Trânsito do Estado do Rio de Janeiro
1. INTRODUÇÃO:
O Cronograma de Inspeção de Bens Patrimoniais, voltado para o ano de 2019, foi
estabelecido pela Portaria PRES-DETRAN-RJ nº 5.516/2018, publicada no Diário Oficial do
Estado do Rio de Janeiro em 14/12/2018.
O Presente relatório é resultado da auditagem realizada do dia 19 a 22 de fevereiro de
2019, na 3ª CIRETRAN – Nova Friburgo, do Departamento de Trânsito do Estado do Rio de
Janeiro - DETRAN/RJ.
O trabalho desenvolvido pela Equipe de Inspeção de Bens, da Assessoria de Controle
Interno do DETRAN/RJ, teve como base as atribuições elencadas pelo Decreto Estadual nº
43.463/2012, alterado pelo Decreto Estadual nº 46.237/2018.
Tal legislação dispõe sobre as finalidades, atividades e organização do Sistema de
Controle Interno do Poder Executivo Estadual, estabelecendo que o Controle Interno assegure
eficácia, economicidade e a efetividade na gestão dos bens em uso, orientando os responsáveis
no sentido de evitar erros, fraudes, abusos, malversação, desvios, perdas e desperdícios, assim
como também, garanta o cumprimento das normas técnicas, administrativas e legais, dentre
outros fins.
2. OBJETIVO:
O objetivo geral da Inspeção consistiu na averiguação dos bens em uso na subunidade
patrimonial citada no tópico anterior, bem como a avaliação do estado de conservação de cada
um.
O resultado desse trabalho foi compilado dentro do presente relatório, contendo
recomendações que visam não só contribuir para o aperfeiçoamento da unidade inspecionada
na gestão de bens patrimoniais, como também, de forma geral, a contínua melhora na Gestão
desta Autarquia.
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3. IDENTIFICAÇÃO DA UNIDADE:
3ª CIRETRAN – Nova Friburgo
Vinculação: Coordenadoria de Serviços Descentralizados
Localização: Avenida dos Ferroviários, S/Nº - Duas Pedras;
Encarregado: Fabrício Correa Xavier;
Cargo: Diretor de Ciretran;
Identificação Funcional: 4400635-7;
Suplente: Jayme João Rodrigues;
Identificação Funcional: 5758092;
Telefone(s): (21) 2332-0012/0671.
4. INSPEÇÃO REALIZADA:
A Inspeção de Bens em uso na 3ª CIRETRAN – Nova Friburgo entre os dias 19 a 22 de
fevereiro de 2019. Foi realizada naquela unidade uma avaliação da rotina de trabalho
desenvolvida pelo setor em alusão, por meio da análise dos procedimentos adotados na gestão
dos Bens Patrimoniais, e ainda, verificação das existências físicas do local, levando em
consideração os critérios descritos nos itens abaixo.
As divergências encontradas serão tratadas nos próximos itens:
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4.1 CONTROLE DE BENS:
O controle de bens na referida subunidade está sendo modificado pelo novo
Encarregado, que está realizando um trabalho de levantamento de todos os bens presentes na
CIRETRAN e em suas SATs e está registrando as existências físicas em Planilha no Microsoft
Excel, a fim de que seja possível registrar de forma mais dinâmica todas as movimentações no
setor. Esta prática também é importante para que seja mantido um histórico da gestão dos bens
da subunidade.
Entretanto, com relação ao controle dos bens, um problema que foi encontrado nas
SATs se refere à falta de distinção entre os pertences das mesmas e dos postos de habilitação e
identificação civil que estão presentes no mesmo imóvel.
Achado de Auditoria: Falta de identificação que diferencie os bens das SATs daqueles
pertencentes aos postos que compartilham o mesmo imóvel.
Risco 1: Descontrole na gestão dos bens de responsabilidade de cada Unidade.
Plano de Ação/Recomendação à Presidência:
1. Que o Sr. Presidente solicite que a 3ª CIRETRAN – Nova Friburgo apresente
levantamento atualizado do seu patrimônio e de suas 9 (nove) SATs vinculadas, contendo
prioritariamente os seguintes itens: listagem completa por imóvel, de bens móveis sob sua
jurisdição; identificação do cômodo em que o bem se encontra no imóvel e; o detentor que
utiliza o bem.
2. Que o Sr. Presidente solicite que a 3ª CIRETRAN – Nova Friburgo identifique os seus
bens móveis e de suas 9 (nove) SATs vinculadas, de forma que seja possível diferenciá-los dos
de outras subunidades patrimoniais que compartilhem o mesmo imóvel, facilitando a
visualização e inibindo o descontrole dos bens.
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4.2 BENS SELECIONADOS PARA INSPEÇÃO:
Foi efetuada a verificação total dos bens constantes no arrolamento da 3ª CIRETRAN -
Nova Friburgo. O rol contém 230 (duzentos e trinta) itens, dos quais, 143 (cento e quarenta e
três) não foram localizados em nenhuma das dependências visitadas pela Equipe de Auditoria.
Listaremos os bens não encontrados na tabela a seguir:
Tabela 1: Bens não localizados
Qtd. Nº de Inventariação Descrição
1 11056 Sofá
2 11058 Sofá
3 11223 Cadeira giratória
4 11245 Mesa de Escritório
5 11247 Mesa (outros)
6 11257 Mesa de Escritório
7 11258 Mesa de Escritório
8 11259 Mesa de Escritório
9 11260 Mesa de Escritório
10 11263 Mesa de Escritório
11 11265 Mesa de Escritório
12 11301 Mesa (outros)
13 11304 Mesa (outros)
14 11305 Mesa de Escritório
15 11306 Mesa (outros)
16 11308 Mesa (outros)
17 11309 Mesa (outros)
18 11339 Cadeira giratória
19 11340 Cadeira giratória
20 11341 Cadeira giratória
21 11347 Cadeira giratória
22 11348 Cadeira giratória
23 11352 Cadeira giratória
24 11354 Cadeira giratória
25 11355 Cadeira giratória
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26 11370 Cadeira giratória
27 11375 Cadeira giratória
28 11377 Cadeira giratória
29 11384 Cadeira giratória
30 11386 Cadeira giratória
31 11387 Cadeira giratória
32 11394 Cadeira giratória
33 15837 Mesa de Escritório
34 15840 Mesa de Escritório
35 15846 Cadeira fixa
36 15851 Arquivo fixo
37 15852 Arquivo fixo
38 15854 Arquivo fixo
39 15855 Armário Alto
40 15866 Cadeira giratória
41 15867 Armário Alto
42 15868 Cadeira giratória
43 15869 Quadro de giz
44 15871 Aparelho para Teste de
Acuidade Visual
45 15885 Arquivo fixo
46 15888 Armário Alto
47 15891 Mesa de Escritório
48 15893 Mesa para Telefone
49 27838 Cofre (outros)
50 30582 HUB
51 34111 Micro Pentium
52 54280 Caixa de Ferramentas
53 62156 Estante com Prateleiras
54 62524 Máquina de Escrever
55 62829 Cadeira (outros)
56 62849 Cadeira (outros)
57 62856 Cadeira (outros)
58 63128 Cadeira giratória
59 63132 Cadeira (outros)
60 63144 Cadeira (outros)
61 63156 Mesa (outros)
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62 63165 Mesa para micro
63 63166 Mesa (outros)
64 71958 Arquivo de aço
65 72510 Cadeira giratória
66 73154 Armário (outros)
67 73201 Armário (outros)
68 75217 Cadeira fixa
69 90298 Rack
70 90310 Rack
71 92091 Cadeira (outros)
72 92092 Poltrona (outros)
73 94762 Telefones
74 98448 Cadeira giratória
75 98450 Cadeira giratória
76 100288 Switch
77 101964 Telefones
78 101980 Telefones
79 102042 Telefones
80 110239 Estabilizador
81 110700 Banco múltiplo
82 110701 Banco múltiplo
83 110964 Cadeira giratória
84 110988 Cadeira giratória
85 111073 Armário (outros)
86 111079 Armário (outros)
87 111224 Mesa (outros)
88 111926 Ar condicionado
89 111987 Ar condicionado
90 112022 Ar condicionado
91 112203 Cadeira fixa
92 112205 Cadeira fixa
93 112206 Cadeira fixa
94 114797 Banco múltiplo
95 114801 Banco múltiplo
96 114802 Banco múltiplo
97 114803 Banco múltiplo
98 114805 Banco múltiplo
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99 114815 Banco múltiplo
100 115861 Telefones
101 115920 Telefones
102 119875 Mesa (outros)
103 119881 Mesa (outros)
104 121170 Mesa Call Center
105 122085 Cadeira fixa
106 15794 Mesa (outros)
107 15799 Arquivo de Mesa
108 15800 Ventilador
109 15801 Arquivo Fixo
110 15807 Ventilador
111 77680 Aparelho de FAX
112 16129 Ventilador
113 62496 Máquina de Escrever
114 77619 Aparelho de FAX
115 15786 Mesa de escritório
116 15787 Cadeira fixa
117 15789 Ventilador
118 15790 Cadeira fixa
119 15791 Cadeira fixa
120 62819 Cadeira (outros)
121 62820 Cadeira (outros)
122 62853 Cadeira (outros)
123 71964 Arquivo de aço
124 93259 Armário (outros)
125 77624 Aparelho de FAX
126 72501 Cadeira giratória
127 77631 Aparelho de FAX
128 62516 Máquina de Escrever
129 16231 Ventilador
130 16232 Máquina de Escrever
131 62504 Máquina de Escrever
132 24320 Máquina de Escrever
133 24336 Mesa de escritório
134 24371 Mesa de escritório
135 62451 Máquina de Escrever
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136 71960 Arquivo de aço
137 73619 Mesa (outros)
138 73619 Mesa (outros)
139 74369 Mesa (outros)
140 16239 Cadeira giratória
141 16241 Mesa (outros)
142 73205 Armário (outros)
143 16230 Cadeira giratória
Achado de Auditoria: Ausência física de bens constantes no arrolamento do setor.
Risco 1: Dano ao erário.
Plano de Ação/Recomendação à Presidência:
1. Que o Sr. Presidente solicite à 3ª CIRETRAN – Nova Friburgo que, caso algum bem
indicado na tabela 1 deste Relatório de Auditoria seja localizado, apresente o seguinte no
processo administrativo que será gerado a partir deste Relatório de Inspeção 2 (dois) registros
fotográficos de cada bem, sendo uma fotografia dele por inteiro e a outra da plaqueta com o
número de inventário oficial do patrimônio, de modo que fique comprovada a existência física
destes.
4.3 BENS INSERVÍVEIS:
Dentre os bens encontrados nos limites do setor inspecionado, foram encontrados itens
inservíveis por obsolescência ou desuso.
A Lei Federal nº. 8987, de 13/02/1995, aborda em seu artigo 6º a necessidade de
prestação de serviço público adequado ao pleno atendimento dos usuários e, para isso, é preciso
que as técnicas, equipamentos e instalações empregados nesta prestação sejam modernos,
conservados e seguros. Portanto, é importante que os bens que destoem destas condições sejam
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descartados ou recuperados nos casos em que exista essa possibilidade. Listaremos os mesmos
a seguir:
Tabela 2: Bens obsoletos
Qtd. Nº de
Inventariação Descrição Localização
1 15873 Refrigerador Nova Friburgo (Sala
Externa)
2 71994 Arquivo de aço Cantagalo
3 111972 Ar condicionado Nova Friburgo (Sala 3)
4 111982 Ar condicionado Nova Friburgo (Sala 3)
5 62492 Máquina de Escrever Nova Friburgo (Sala 4)
6 34545 Armário (madeira) Nova Friburgo (Sala
Diretor)
7 52810 Aparelho para acuidade
visual
Nova Friburgo (Sala
Diretor)
8 16129 Ventilador Cantagalo
9 11255 Mesa Nova Friburgo (Sala 3)
10 111011 Ar condicionado Nova Friburgo (Sala 3)
11 110910 Ar condicionado Nova Friburgo (Sala 3)
12 S/N Máquina de Escrever Nova Friburgo (Sala 4)
Seguem ainda os registros fotográficos de alguns bens inservíveis encontrados na
inspeção:
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Imagens 1 e 2: Refrigerador (nº. 15873) e Arquivo de aço (nº. 71994).
Imagens 3 e 4: Máquina de Escrever (n°. 62492) e Ventilador (n°. 16129).
Resta-nos ainda relatar a existência de uma sala externa, no imóvel da 3ª Ciretran, onde
são acautelados diversos bens inservíveis que, segundo o atual Diretor, não se sabe de quem é a
responsabilidade, visto que se trata de uma situação já existente desde a antiga gestão. Cabe
ressaltar que não nos foi possível verificar a todos individualmente uma vez que, as condições
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em que se encontravam armazenados, denotavam risco tanto à saúde quanto à segurança da
Equipe de Auditoria.
Imagens 5 e 6: Sala externa.
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Achado de Auditoria: Guarda e descarte de maneira imprópria de bens sucateados.
Risco 1: Ameaças à saúde dos funcionários e dos usuários;
Risco 2: Descontrole na gestão dos bens;
Risco 3: Perda dos bens antes do registro da baixa.
Plano de Ação/Recomendação à Presidência:
1. Que o Sr. Presidente solicite à 3ª CIRETRAN – Nova Friburgo que realize um
levantamento de todos os bens inservíveis por obsolescência na própria Ciretran e em suas 9
(nove) SATs vinculadas, apresentando ainda uma listagem completa desses no processo
administrativo que será gerado a partir deste Relatório de Inspeção, contendo o número de
patrimônio, a descrição do bem e a destinação de cada um.
2. Que o Sr. Presidente solicite à 3ª CIRETRAN – Nova Friburgo que apresente o e-mail em
que foi realizado agendado com o Setor de Transportes do Detran/RJ para o translado dos bens
inservíveis por obsolescência, no intuito de adotar os procedimentos para transferência dos
bens à Divisão de Patrimônio, na forma da CI Circular DETRAN-RJ/DPAT nº 001, de 14 de
junho de 2018, a fim de que os bens não sejam furtados ou extraviados sem que haja a devida
baixa patrimonial.
3. Que o Sr. Presidente solicite à Divisão de Patrimônio que elabore Portaria, visando
normatizar, pelo meio adequado, os expedientes relativos à transferência, desfazimento (baixa)
e outras movimentações cabíveis de bens móveis, no âmbito do Detran/RJ, delineando todos os
trâmites de cada procedimento de maneira clara e objetiva.
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É importante ainda mencionar que a 3ª Ciretran recebeu diversos bens novos que estão
em desuso e, atualmente, dispostos em salas inutilizadas do imóvel. O atual Diretor informou
que os mesmos foram recebidos ainda na antiga gestão, sendo estes: mesas, cadeiras, armários,
dentre outros, que não estão sendo utilizados para nenhuma finalidade específica.
Por outro lado, algumas SATs apresentaram à Equipe de Auditoria a necessidade de
certos bens, como mesas e cadeiras em suas unidades, visto que, em muitos casos, acabam
utilizando bens cedidos pelas Prefeituras locais.
Sendo assim, torna-se indispensável o suprimento de bens móveis naquelas SATs,
através do remanejamento dos bens em desuso contidos na 3ª CIRETRAN – Nova Friburgo,
bem como a devolução dos bens pertencentes às Prefeituras utilizados pelo Detran/RJ. Segue
abaixo a listagem dos bens em desuso:
Tabela 3: Bens desuso
Qtd. Nº de Inventariação Descrição
1 9738 Arquivo Fixo
2 104779 Ar condicionado
3 111074 Armário (outros)
4 111075 Armário (outros)
5 111076 Armário (outros)
6 111083 Armário (outros)
7 118194 Mesa (outros)
8 118195 Mesa (outros)
9 118196 Mesa (outros)
10 118205 Mesa (outros)
11 118962 Cadeira giratória
12 118963 Cadeira giratória
13 118964 Cadeira giratória
14 118965 Cadeira giratória
15 118966 Cadeira giratória
16 118967 Cadeira giratória
17 118193 Mesa
18 114833 Cadeira fixa
19 118191 Mesa
20 118189 Mesa
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21 118190 Mesa
22 114889 Cadeira fixa
23 114891 Cadeira fixa
24 114890 Cadeira fixa
25 114834 Cadeira fixa
26 114888 Cadeira fixa
Imagem 7: Sala inutilizada.
Achado de Auditoria: Bens em desuso nas Unidades do Detran/RJ.
Risco 1: Desgaste ou extravio dos bens;
Risco 2: Dano ao erário.
Governo do Estado do Rio de Janeiro
Vice-Governadoria do Estado do Rio de Janeiro
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Plano de Ação/Recomendação à Presidência:
1. Que o Sr. Presidente solicite que a 3ª CIRETRAN – Nova Friburgo realize um
levantamento das necessidades de bens móveis de cada uma das 9 (nove) SATs sob sua
jurisdição e apresente a listagem completa dessas carências, no processo administrativo que
será gerado a partir deste Relatório de Inspeção.
2. Que o Sr. Presidente solicite que a 3ª CIRETRAN – Nova Friburgo, ao tomar
conhecimento do desprovimento de bens móveis de cada uma das 9 (nove) SATs sob sua
jurisdição, transfira os bens em desuso para as SATs, de acordo com a necessidade.
3. Que o Sr. Presidente solicite à 3ª CIRETRAN – Nova Friburgo que, se ainda restarem
bens nesta classificação, ao concluir os procedimentos de transferências, que o rol seja
apresentado à Divisão de Patrimônio, a fim de que sejam colocados em disponibilidade para
outras subunidades que estejam carecendo desses.
4. Que o Sr. Presidente solicite à 3ª CIRETRAN – Nova Friburgo que apresente a listagem
completa da destinação de cada um dos bens listados na tabela 3, no processo administrativo
que será gerado a partir deste Relatório de Inspeção.
4.4 BENS DE USO PESSOAL
Na inspeção foram encontrados ainda bens de uso pessoal, adquiridos pelos
funcionários, os quais serão listados a seguir:
Tabela 4: Bens de Uso Pessoal
Qtd. Descrição Localização
1 Estante Cantagalo
2 Ventilador Cantagalo
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3 Telefone Santa Maria Madalena
4 Forno Nova Friburgo (Sala 3)
5 Geladeira Nova Friburgo (Sala 3)
6 Telefone São Sebastião do Alto
Achado de Auditoria: Ausência de autorização expressa da chefia para o uso dos bens.
Risco 1: Os bens poderão passar a integrar o rol de existências físicas do Detran/RJ.
Plano de Ação/Recomendação à Presidência:
1. Que o Sr. Presidente solicite que a 3ª CIRETRAN – Nova Friburgo apresente no processo
administrativo que será gerado a partir deste Relatório de Inspeção foto da autorização expressa
afixada naqueles 4 (quatro) imóveis, a qual visa permitir o uso de bens particulares nas suas
dependências, indicando também no documento a descrição do bem e o proprietário do mesmo.
2. Que o Sr. Presidente solicite que a 3ª CIRETRAN – Nova Friburgo apresente no processo
administrativo que será gerado a partir deste Relatório de Inspeção foto de cada um dos bens
listados na tabela 4, com uma etiqueta identificando seu proprietário.
4.5 BENS DE TERCEIROS
A Equipe de Auditoria localizou bens de terceiros nos limites do setor auditado, os
quais serão listados a seguir:
Tabela 5: Bens de Terceiros
Qtd. Descrição Localização Origem
1 Ar condicionado Nova Friburgo (Sala 8) Clima Air
2 Mesa Cachoeiras de Macacu Prefeitura
3 Ar condicionado Nova Friburgo (Sala 5) Clima Air
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4 Mesa Macuco Prefeitura
5 Ar condicionado Macuco Prefeitura
4.6 BENS NÃO INVENTARIADOS:
Os bens listados abaixo foram encontrados sem plaquetas com número de identificação
patrimonial, nos limites do setor inspecionado:
Tabela 7: Bens não inventariados
Qtd. Descrição Localização
1 Mesa para impressora Cachoeiras de Macacu
2 Mesa grande Nova Friburgo (Sala 3)
3 Armário alto c/ prateleira Nova Friburgo (Sala 4)
4 Estante c/ prateleira Nova Friburgo (Sala 4)
5 Estante c/ prateleira Nova Friburgo (Sala 4)
6 Máquina de escrever Nova Friburgo (Sala 4)
7 Cadeira fixa Nova Friburgo (Sala 4)
8 Cadeira fixa Nova Friburgo (Sala Diretor)
9 Extintor de incêndio Nova Friburgo (Sala Diretor)
10 Cadeira fixa Nova Friburgo (Sala de espera)
11 Armário Duas Barras
12 Banco múltiplo Duas Barras
13 Banco múltiplo Duas Barras
14 Cadeira fixa Cantagalo
Achado de Auditoria: Existência de bens sem número de inventariação.
Risco 1: Vulnerabilidade à identificação equivocada dos bens;
Risco 2: Descontrole na gestão dos bens.
Plano de Ação/Recomendação à Presidência:
Governo do Estado do Rio de Janeiro
Vice-Governadoria do Estado do Rio de Janeiro
Departamento de Trânsito do Estado do Rio de Janeiro
1. Que o Sr. Presidente solicite que a 3ª CIRETRAN – Nova Friburgo formalize por meio
de Comunicação Interna, endereçada à Divisão de Patrimônio, uma visita deste setor para
providenciar a nova identificação dos bens que não estão inventariados, para que
posteriormente não haja prejuízo no controle e localização dos bens da subunidade, inserindo
ainda cópia de tal documento no processo administrativo que será gerado a partir deste
Relatório de Inspeção.
2. Que o Sr. Presidente solicite que a Divisão de Patrimônio tome ciência, no processo
administrativo que será gerado a partir deste Relatório de Inspeção, para que sejam
providenciadas plaquetas de identificação patrimonial de melhor qualidade, com maior
resistência e durabilidade.
4.7 BENS INVENTARIADOS NÃO CONSTANTES NO ARROLAMENTO:
Existem 65 (sessenta e cinco) bens inventariados que se encontram fisicamente nas
dependências da Unidade e de suas 9 (nove) SATs, porém, não constam no Arrolamento da
mesma, conforme tabela a seguir:
Tabela 8: Bens Não Constantes no Arrolamento
Qtd. Nº de Inventariação Descrição Localização
1 120887 Mesa para impressora Cachoeiras de Macacu
2 120359 Armário Cachoeiras de Macacu
3 120360 Armário Cachoeiras de Macacu
4 11255 Mesa Nova Friburgo (Sala 3)
5 107977 Mesa de escritório Nova Friburgo (Sala 3)
6 111176 Gaveteiro Nova Friburgo (Sala 3)
7 111175 Gaveteiro Nova Friburgo (Sala 3)
8 113908 Switch Nova Friburgo (Sala 3)
9 111011 Ar condicionado Nova Friburgo (Sala 3)
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10 110910 Ar condicionado Nova Friburgo (Sala 3)
11 15856 Armário alto c/ prateleira Nova Friburgo (Sala 4)
12 112243 Cadeira giratória Nova Friburgo (Sala 4)
13 111167 Gaveteiro Nova Friburgo (Sala 5)
14 112270 Cadeira giratória Nova Friburgo (Sala 5)
15 111166 Gaveteiro Nova Friburgo (Sala 5)
16 111177 Gaveteiro Nova Friburgo (Sala 5)
17 107986 Mesa Nova Friburgo (Sala 5)
18 111203 Armário baixo Nova Friburgo (Sala 8)
19 112255 Cadeira giratória Nova Friburgo (Sala 8)
20 112254 Cadeira giratória Nova Friburgo (Sala 8)
21 107982 Mesa Nova Friburgo (Sala 8)
22 34545 Armário (madeira) Nova Friburgo (Sala Diretor)
23 110915 Ar condicionado Nova Friburgo (Sala Diretor)
24 112220 Cadeira fixa Nova Friburgo (Sala Diretor)
25 107980 Mesa Nova Friburgo (Sala Diretor)
26 114893 Cadeira fixa Nova Friburgo (Sala de espera)
27 114892 Cadeira fixa Nova Friburgo (Sala de espera)
28 114894 Cadeira fixa Nova Friburgo (Sala de espera)
29 110695 Banco múltiplo Nova Friburgo (Sala de espera)
30 65400 Banco múltiplo Nova Friburgo (Sala de espera)
31 118193 Mesa Nova Friburgo (Sala Inutiliz.)
32 114833 Cadeira fixa Nova Friburgo (Sala Inutiliz.)
33 118191 Mesa Nova Friburgo (Sala Inutiliz.)
34 118189 Mesa Nova Friburgo (Sala Inutiliz.)
35 118190 Mesa Nova Friburgo (Sala Inutiliz.)
36 114889 Cadeira fixa Nova Friburgo (Sala Inutiliz.)
37 114891 Cadeira fixa Nova Friburgo (Sala Inutiliz.)
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Departamento de Trânsito do Estado do Rio de Janeiro
38 114890 Cadeira fixa Nova Friburgo (Sala Inutiliz.)
39 114834 Cadeira fixa Nova Friburgo (Sala Inutiliz.)
40 114888 Cadeira fixa Nova Friburgo (Sala Inutiliz.)
41 112252 Cadeira giratória Nova Friburgo (Sala 5)
42 52810 Aparelho (vista) Nova Friburgo (Sala Diretor)
43 118075 Call Center Duas Barras
44 118844 Cadeira giratória Duas Barras
45 118520 Cadeira fixa Duas Barras
46 118204 Mesa para impressora Duas Barras
47 120116 Armário Duas Barras
48 118329 Armário Duas Barras
49 118687 Banco múltiplo Duas Barras
50 41085 Armário Duas Barras
51 71963 Arquivo de Aço Duas Barras
52 117133 Bebedouro Duas Barras
53 40474 Mesa para impressora Duas Barras
54 92772 Mesa Cordeiro
55 112222 Cadeira fixa Cordeiro
56 91157 Gaveteiro Cordeiro
57 118192 Mesa Cordeiro
58 73259 Armário Cordeiro
59 108411 Cadeira fixa Cordeiro
60 16129 Ventilador Cantagalo
61 77619 Fax Cantagalo
62 121171 Call Center Trajano de Morais
63 122086 Cadeira fixa Trajano de Morais
64 110982 Cadeira giratória São Sebastião do Alto
65 110981 Cadeira giratória São Sebastião do Alto
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Achado de Auditoria: Extravio de bens móveis inventariados.
Risco 1: Desvio da localização de bens;
Risco 2: Prejuízos às subunidades que de fato detém a responsabilidade sobre os bens;
Risco 3: Dano ao erário.
Plano de Ação/Recomendação à Presidência:
1. Que o Sr. Presidente solicite que a 3ª CIRETRAN – Nova Friburgo formalize
Comunicação Interna, endereçada à Divisão de Patrimônio, informando a situação dos 65
(sessenta e cinco) bens móveis indicados na tabela 8, requerendo providências em caráter de
urgência quanto aos ajustes que se fizerem necessários na regularização junto as respectivas
unidades patrimoniais detentoras daqueles bens, inserindo ainda cópia de tal documento no
processo administrativo que será gerado a partir deste Relatório de Inspeção.
5. OUTRAS OBSERVAÇÕES:
A unidade utiliza bens de informática alugados;
Foi dado ênfase ao cumprimento das orientações passadas pela Assessoria de
Controle Interno, visando o bom controle dos bens utilizados pelo setor;
O Encarregado da subunidade recebeu em formato digital toda a legislação vigente
acerca da gestão de bens patrimoniais.
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6. CONCLUSÃO:
6.1 RESUMO DOS ACHADOS E RECOMENDAÇÕES DE AUDITORIA:
6.1.1 Falta de identificação que diferencie os bens das SATs daqueles pertencentes aos
postos que compartilham o mesmo imóvel. (Item 4.1).
6.1.1.1. Risco 1: Descontrole na gestão dos bens de responsabilidade de cada
Unidade.
6.1.1.1.1. Plano de Ação/Recomendação ao Sr. Presidente: solicite que a
3ª CIRETRAN – Nova Friburgo apresente levantamento atualizado do seu
patrimônio e de suas 9 (nove) SATs vinculadas, contendo prioritariamente os
seguintes itens: listagem completa por imóvel, de bens móveis sob sua
jurisdição; identificação do cômodo em que o bem se encontra no imóvel e; o
detentor que utiliza o bem.
6.1.1.1.2. Plano de Ação/Recomendação ao Sr. Presidente: solicite que a
3ª CIRETRAN – Nova Friburgo identifique os seus bens móveis e de suas 9
(nove) SATs vinculadas, de forma que seja possível diferenciá-los dos de outras
subunidades patrimoniais que compartilhem o mesmo imóvel, facilitando a
visualização e inibindo o descontrole dos bens.
6.1.1.1.3. Plano de Ação/Recomendação ao Sr. Presidente: solicite que a
3ª CIRETRAN – Nova Friburgo insira no processo administrativo que será
gerado a partir deste Relatório de Inspeção, no mínimo, 10 (dez) fotos de bens
com a etiqueta oficial do patrimônio, juntamente com a nova identificação feita
por aquela Unidade.
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6.1.2 Ausência física de bens constantes no arrolamento do setor. (Item 4.2).
6.1.1.2. Risco 1: Dano ao erário.
6.1.1.2.1. Plano de Ação/Recomendação ao Sr. Presidente: solicite à 3ª
CIRETRAN – Nova Friburgo que, caso algum bem indicado na tabela 1 deste
Relatório de Auditoria seja localizado, apresente o seguinte no processo
administrativo que será gerado a partir deste Relatório de Inspeção 2 (dois)
registros fotográficos de cada bem, sendo uma fotografia dele por inteiro e a
outra da plaqueta com o número de inventário oficial do patrimônio, de modo
que fique comprovada a existência física destes.
6.1.1.2.2. Plano de Ação/Recomendação ao Sr. Presidente: solicite à 3ª
CIRETRAN – Nova Friburgo que apresente justificativa com relação aos bens
listados na tabela 1 deste Relatório de Auditoria que forem localizados,
indicando onde e quem detinha sua posse, visto que o mesmo não foi encontrado
nas dependências das unidades inspecionadas.
6.1.3 Guarda e descarte de maneira imprópria de bens sucateados. (Item 4.3).
6.1.1.3. Risco 1: Ameaças à saúde dos funcionários e dos usuários.
6.1.1.4. Risco 2: Descontrole na gestão dos bens.
6.1.1.5. Risco 3: Perda dos bens antes do registro da baixa.
6.1.1.5.1. Plano de Ação/Recomendação ao Sr. Presidente: solicite à 3ª
CIRETRAN – Nova Friburgo que realize um levantamento de todos os bens
inservíveis por obsolescência na própria Ciretran e em suas 9 (nove) SATs
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vinculadas, apresentando ainda uma listagem completa desses no processo
administrativo que será gerado a partir deste Relatório de Inspeção, contendo o
número de patrimônio, a descrição do bem e a destinação de cada um.
6.1.1.5.2. Plano de Ação/Recomendação ao Sr. Presidente: solicite à 3ª
CIRETRAN – Nova Friburgo que apresente o e-mail em que foi realizado
agendado com o Setor de Transportes do Detran/RJ para o translado dos bens
inservíveis por obsolescência, no intuito de adotar os procedimentos para
transferência dos bens à Divisão de Patrimônio, na forma da CI Circular
DETRAN-RJ/DPAT nº 001, de 14 de junho de 2018, a fim de que os bens não
sejam furtados ou extraviados sem que haja a devida baixa patrimonial.
6.1.1.5.3. Plano de Ação/Recomendação ao Sr. Presidente: solicite à
Divisão de Patrimônio que elabore Portaria, visando normatizar, pelo meio
adequado, os expedientes relativos à transferência, desfazimento (baixa) e outras
movimentações cabíveis de bens móveis, no âmbito do Detran/RJ, delineando
todos os trâmites de cada procedimento de maneira clara e objetiva.
6.1.4 Bens em desuso em Unidades do Detran/RJ. (Item 4.3).
6.1.4.1. Risco 1: Desgaste ou extravio dos bens.
6.1.4.2. Risco 2: Dano ao erário.
6.1.4.2.1. Plano de Ação/Recomendação ao Sr. Presidente: solicite que a
3ª CIRETRAN – Nova Friburgo realize um levantamento das necessidades de
bens móveis de cada uma das 9 (nove) SATs sob sua jurisdição e apresente a
listagem completa dessas carências, no processo administrativo que será gerado
a partir deste Relatório de Inspeção.
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6.1.4.2.2. Plano de Ação/Recomendação ao Sr. Presidente: solicite que a
3ª CIRETRAN – Nova Friburgo, ao tomar conhecimento do desprovimento de
bens móveis de cada uma das 9 (nove) SATs sob sua jurisdição, transfira os bens
em desuso para as SATs, de acordo com a necessidade.
6.1.4.2.3. Plano de Ação/Recomendação ao Sr. Presidente: solicite à 3ª
CIRETRAN – Nova Friburgo que, se ainda restarem bens nesta classificação, ao
concluir os procedimentos de transferências, que o rol seja apresentado à
Divisão de Patrimônio, a fim de que sejam colocados em disponibilidade para
outras subunidades que estejam carecendo desses.
6.1.4.2.4. Plano de Ação/Recomendação ao Sr. Presidente: solicite à 3ª
CIRETRAN – Nova Friburgo que apresente a listagem completa da destinação
de cada um dos bens listados na tabela 3, no processo administrativo que será
gerado a partir deste Relatório de Inspeção.
6.1.5 Ausência de autorização expressa da chefia para o uso dos bens. (Item 4.4).
6.1.5.1. Risco 1: Os bens poderão passar a integrar o rol de existências físicas do
Detran/RJ.
6.1.5.1.1. Plano de Ação/Recomendação ao Sr. Presidente: solicite que a
3ª CIRETRAN – Nova Friburgo apresente no processo administrativo que será
gerado a partir deste Relatório de Inspeção foto da autorização expressa afixada
naqueles 4 (quatro) imóveis, a qual visa permitir o uso de bens particulares nas
suas dependências, indicando também no documento a descrição do bem e o
proprietário do mesmo.
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6.1.5.1.2. Plano de Ação/Recomendação ao Sr. Presidente: solicite que a
3ª CIRETRAN – Nova Friburgo apresente no processo administrativo que será
gerado a partir deste Relatório de Inspeção foto de cada um dos bens listados na
tabela 4, com uma etiqueta identificando seu proprietário.
6.1.6 Existência de bens sem número de inventariação. (Item 4.6).
6.1.6.1. Risco 1: Vulnerabilidade à identificação equivocada dos bens.
6.1.6.2. Risco 2: Descontrole na gestão dos bens.
6.1.6.2.1. Plano de Ação/Recomendação ao Sr. Presidente: solicite que a
3ª CIRETRAN – Nova Friburgo formalize por meio de Comunicação Interna,
endereçada à Divisão de Patrimônio, uma visita deste setor para providenciar a
nova identificação dos bens que não estão inventariados, para que
posteriormente não haja prejuízo no controle e localização dos bens da
subunidade, inserindo ainda cópia de tal documento no processo administrativo
que será gerado a partir deste Relatório de Inspeção.
6.1.6.2.2. Plano de Ação/Recomendação ao Sr. Presidente: tome ciência,
no processo administrativo que será gerado a partir deste Relatório de Inspeção,
para que sejam providenciadas plaquetas de identificação patrimonial de melhor
qualidade, com maior resistência e durabilidade.
6.1.7 Extravio de bens móveis inventariados. (Item 4.7).
6.1.7.1. Risco 1: Desvio da localização de bens.
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6.1.7.2. Risco 2: Prejuízos às subunidades que de fato detém a responsabilidade
sobre os bens.
6.1.7.3. Risco 3: Dano ao erário.
6.1.7.3.1. Plano de Ação/Recomendação ao Sr. Presidente: solicite que a
3ª CIRETRAN – Nova Friburgo formalize Comunicação Interna, endereçada à
Divisão de Patrimônio, informando a situação dos 65 (sessenta e cinco) bens
móveis indicados na tabela 8, requerendo providências em caráter de urgência
quanto aos ajustes que se fizerem necessários na regularização junto as
respectivas unidades patrimoniais detentoras daqueles bens, inserindo ainda
cópia de tal documento no processo administrativo que será gerado a partir deste
Relatório de Inspeção.
6.2 IDENTIFICAÇÃO E AVALIAÇÃO DOS RISCOS:
Antes de adentrarmos na análise do tema, preliminarmente, cumpre-nos informar o
conceito de Risco: é o efeito da incerteza sobre objetivos estabelecidos, com a possibilidade de
afetar a realização ou alcance dos objetivos da instituição, combinada com o impacto dessa
ocorrência sobre os resultados pretendidos.
Diante disso, visando desenvolver um trabalho de aperfeiçoamento em Relatórios de
Auditorias, e, seguindo as boas práticas de vários Órgãos de Controle, dentre estes o Tribunal
de Contas da União, usamos como parâmetro para a análise dos riscos indicados no tópico
anterior o “Referencial Básico de Gestão de Riscos”1, cujo objetivo consiste em prover
orientações técnicas aos responsáveis pela governança e gestão das organizações públicas.
No tocante a Análise de Riscos, trata-se do processo de compreender a natureza e
determinar o nível de risco, de modo a subsidiar a avaliação e o tratamento de riscos (ABNT,
2009).
1 https://portal.tcu.gov.br/biblioteca-digital/referencial-basico-de-gestao-de-riscos.htm
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O risco é uma função tanto da probabilidade como da medida das consequências. Desse
modo, o nível do risco é expresso pela combinação da probabilidade de ocorrência do evento e
das consequências resultantes no caso de materialização do evento, ou seja, do impacto nos
objetivos:
Risco = Probabilidade X Impacto
O resultado final desse processo será o de atribuir a cada risco identificado uma
classificação, tanto para a probabilidade como para o impacto do evento, cuja combinação
determinará o nível do risco.
Em sua forma mais elementar, a relação entre os riscos e os seus componentes pode ser
ilustrada por meio de uma matriz simples, como a que segue:
As Análises de riscos geralmente utilizam escalas, como as exemplificadas a seguir,
para estabelecer um entendimento comum das classificações de probabilidades e impactos.
Ressalte-se que, em situações reais, essas escalas são construídas de modo compatível com o
contexto e os objetivos específicos da atividade objeto da gestão de riscos:
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A partir da pontuação desses indicadores, temos como resultado o nível de risco
inerente (NRI), que é o resultado da combinação da probabilidade com o impacto (no nosso
exemplo, por meio de multiplicação), o qual ocorre antes da consideração das respostas que a
Administração adota para reduzir a probabilidade do evento ou os seus impactos nos objetivos,
incluindo controles internos.
Ainda sobre o tema, abaixo apresentamos a Escala de Classificação de Risco que trata
das combinações de probabilidade e impacto, classificados de acordo com a escala de níveis de
risco, sendo expressos também em uma matriz, como a exemplificada adiante:
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Por fim, de acordo com o método apresentado, segue o registro da análise realizada,
com a determinação dos níveis dos riscos inerentes (NRI), sendo os mesmos identificados pelo
número do item indicado no tópico 4 deste Relatório:
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ITEM Nº DO ACHADO DE
AUDITORIA NOTA INDICADOR NOTA INDICADOR NOTA INDICADOR
1
2
3
4
5
6 6.1.1.3 5 Média 5 Médio 25 (3 - Risco Médio)
7 6.1.1.4 8 Alta 5 Médio 40 (2 - Risco Alto)
8 6.1.1.5 8 Alta 8 Alto 64 (2 - Risco Alto)
9 6.1.4.1 5 Média 8 Alto 40 (2 - Risco Alto)
10 6.1.4.2 5 Média 10 Muito Alto 50 (2 - Risco Alto)
11
12
13
14
15 6.1.6.1 5 Média 8 Alto 40 (2 - Risco Alto)
16 6.1.6.2 5 Média 10 Muito Alto 50 (2 - Risco Alto)
17 6.1.7.1 5 Média 5 Médio 25 (3 - Risco Médio)
18 6.1.7.2 5 Média 5 Médio 25 (3 - Risco Médio)
19 6.1.7.3 8 Alta 8 Alto 64 (2 - Risco Alto)
Baixo (4 - Risco Baixo)42 Baixa 26.1.5.1
80 (1 - Risco Extremo)8 Alta 10 Muito Alto6.1.1.2
5 Médio 40 (2 - Risco Alto)6.1.1 8 Alta
PROBABILIDADEACHADOS DE AUDITORIA IMPACTO NÍVEL DE RISCO
Essa seção tem por objetivo encorajar os Responsáveis pelas subunidades a
desenvolverem práticas preventivas e proativas a fim de melhorar a eficiência e eficácia na
segurança patrimonial, considerando a realidade e a estrutura da entidade.
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6.3 SUGESTÕES DE BOAS PRÁTICAS:
6.3.1 Efetuar levantamentos periódicos confrontando os bens localizados com o
Arrolamento, para que o controle se mantenha sempre atualizado. O método de controle
por meio de Planilha em Excel, que já está sendo implementado pelo setor, é o mais
eficaz para gestão das existências físicas. Outro método complementar é a realização de
catálogo fotográfico de todos os bens, devendo ser registrada uma fotografia com nº de
Inventário e a outra do bem por inteiro.
6.3.2 Caso seja detectada qualquer tipo de divergência, que esta providencie a sua
devida regularização o quanto antes.
Eis o relatório.
Rio de Janeiro, 28 de março de 2019.
___________________________________
TATIANE SILVA SIMÕES
Diretora de Divisão
Assessoria de Controle Interno/DETRAN/RJ
ID 50300199
___________________________________
ALINE DOMINGUES MIRANDA
Assistente Técnico de Trânsito
Assessoria de Controle Interno/DETRAN/RJ
ID 50723332
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À PRESIDÊNCIA
TERMO DE INSPEÇÃO EM BENS
PATRIMONIAIS EM USO NA 3ª
CIRETRAN - NOVA FRIBURGO –
EXERCÍCIO 2019.
Apresento o Relatório de Inspeção de Bens Patrimoniais da Subunidade em referência.
Da análise realizada, restaram sinalizados os apontamentos contidos no item 4.
Sendo assim, diante da conclusão indicada no item 6, acolho o presente, estando em
condição de ser apreciado por essa Presidência.
Após, solicitamos o envio deste administrativo à 3ª CIRETRAN - Nova Friburgo, para
que no prazo máximo de 60 (sessenta) dias, vencendo em 27/05/2019, apresente as medidas
adotadas para implementação das recomendações.
Rio de Janeiro, 28 de março de 2019.
__________________________________
JOYCE PORTO MELO FERREIRA
Assessora-Chefe
Assessoria de Controle Interno/DETRAN-RJ
ID 50299956
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