PRODUÇÃO E EVENTOS DE MODA I
Prof. Márcio DuarteFAIP/FAEF
Organização de Eventos
O Que é um evento?
• Em termos de comunicação e marketing:
“Todo acontecimento que resulta de um projeto devidamente planejado e executado”
• Objetivos e público alvo previamente definidos
Utilidade do evento
• Lançar, vender ou divulgar produtos e serviços • Estreitar relacionamentos • Criar, desenvolver ou fortalecer a imagem de
uma instituição • Promover valores culturais • Motivar os funcionários
Elaboração de eventos
Elementos básicos
• Custos • Temário • Programação • Data • Local • Ambiente • Serviços • Contribuições
Logística
• Considerando a logística na sua principal definição que é a de planejar, elaborar, realizar projetos e desenvolvimento.
• É importante salientar que a primeira iniciativa deverá ser a de criar comissões ou equipes responsáveis pelas diversas tarefas que surgirão, como suporte para a realização do evento.
• A coordenação das equipes ficará a cargo da Entidade Organizadora ou de pessoas por ela designada.
Modalidades de Eventos
Eventos conjuntos
• Pode se planejar eventos em conjunto, por exemplo, reunindo duas ou mais instituições da mesma cidade ou de cidades, ou até de países diferentes.
• Numa escala menor, os eventos em conjunto podem ser planejados entre os Grupos de um mesmo país ou cidade, onde, institui-se um cronograma com diversas tarefas envolvendo a todos.
Eventos conjugados
• Pense a realização de um Congresso.
• Simultaneamente com as datas que antecedem e sucedem os grandes eventos, cresce o número de conferências nos países próximos, cidades do país, ou Instituições da cidade anfitriã.
• Isso dinamiza a troca de experiências com grandes benefícios para o todos os eventos.
Classificação de eventos
Classificação do evento
O evento pode ser classificado de acordo com as seguintes variáveis:
•Porte – Pequeno: até 150 participantes – Médio: entre 151 e 500 participantes – Grande: de 501 a 5 mil participantes – Megaeventos: acima de 5 mil participantes
Classificação do evento
• Periodicidade – Determinada: realização regular em data fixa – Variável ou móvel: realização regular, em data
que varia conforme interesses do promotor – Indeterminada ou esporádica: realização
esporádica ou única
Classificação do evento
• Perfil do público-alvo – Idade – Sexo– Classe socioeconômica – Formação escolar – Profissão – Áreas de interesse
Classificação do evento
Classificação do evento• Formatos ou Tipologia (Baseados nas reuniões
dialogais):– Reunião– Brainstorming – Congresso– Curso – Palestra– Fórum – Entrevista coletiva– Mesa Redonda – Teleconferência ou videoconferência
Classificação do evento
• Competitivos: – Campeonato– Olimpíadas– Torneio– Concurso
Classificação do evento
• Demonstrativos ou expositivos: – Excursão– Espetáculo – Festival– Desfile – Inauguração– Leilão – Noite de Autógrafos– Feira – Roadshow
Classificação do evento• Baseados em reuniões sociais: – Brunch– Noivado – Coffee Break– Casamentos – Coquetel– Batizados – Happy Hour– Homenagens – Festas beneficentes– Debutantes
Tipos de eventos
Tipos de Eventos
• De acordo com sua natureza, formato e objetivos, os eventos são divididos em 3 categorias básicas: – Eventos Profissionais – Eventos Promocionais – Eventos Sociais
Congressos• Devido ao grande planejamento e esforços que são envolvidos, os Congressos, em alguns casos, realizam-
se anualmente, bienalmente ou a cada três anos, conforme decisão da organização instituidora.
• Normalmente são necessários de 2 ou 3 ou mais dias para sua realização.
• O público esperado gira em torno de 500 a 2000 pessoas ou mais, dependendo do país que o promova. Vários expositores de diferentes setores da sociedade discutem um mesmo tema abrangendo todos os seus aspectos. Propõem o debate aberto com o público e chegam a conclusões, registradas em documento final com as resoluções.
• Em muitos Congressos, senão na grande maioria, são contratadas empresas especializadas para dar a assessoria e suporte técnicos. Isso, contudo, implica em maior necessidade de recursos financeiros.
• Há que se levar em consideração que os Congressos, como os grandes eventos internacionais, recebem pessoas, espíritas ou não, de todos os continentes. Procurar conciliar a localização do evento próximo a hotéis que permitam fácil locomoção.
• Toda a coordenação deverá estar sob a respondabilidade dos espíritas, quanto a verificação de material enviado, material de divulgação, material técnico a ser expedido, toda a literatura, desenhos a serem utilizados em estampas, cartazes, camisetas, crachás, pastas,etc.
Encontros
• Como o nome diz, pode ser um encontro entre pessoas que possuem um assunto em comum, utilizando-se, geralmente, um dia para isso, com a carga horária entre 4 e 12 horas, ou como aprouver.
Workshop
• Também utilizado para eventos com enfoques mais específicos.
• Poderá haver taxa de inscrição simbólica como colaboração. Poderá também haver workshop aberto, sem taxa de inscrição e fornecimento ou não de material.
Simpósio
• É um encontro voltado mais à área técnica e científica.
• Normalmente são feitos os anais nos simpósios, material que, após o encerramento, fica à disposição do público para consultas técnicas.
Seminário• Os Seminários têm uma característica própria.
• Os temas são apresentados e debatidos. Sua duração pode ser de 4, 6 ou 8 horas. Isso não é regra geral, sofrendo a adaptação da disponibilidade do local e da necessidade de elucidação do tema.
• A organização terá em suas mãos a definição da carga horária, visando o melhor aproveitamento.
Conferência• Muito utilizadas também pelos cientistas, como o título diz:
conferir. Uma reunião onde todos têm a oportunidade de conferir seus conhecimentos, expor e recolher informações em área específica.
• Um especialista desenvolve determinado tema, com tempo previamente estabelecido de duração.
• Os apartes não são permitidos e nem sempre existe debate ao final da exposição.
• As conferências normalmente tem platéia mista, acadêmica e leiga, mas não é regra geral.
Palestras
• É um encontro mais simples, pode ser feito por várias pessoas num mesmo local, dentro de um mesmo evento e data, em alguma comemoração especial de aniversário da casa, ou simplesmente as palestras que as Casas Espíritas oferecem semanalmente ao público.
• Também, neste caso, é aconselhável o intercâmbio de informações, seja entre países, seja entre os grupos espíritas. É muito importante conhecer ou obter referências sobre o palestrante quando se oferece e convida o público em geral.
Forum
• Este tipo de evento é bastante utilizado por órgãos do governo em parceria com instituições filantrópicas como fundações, ONGs, etc.
• Como exemplo citamos o FÓRUM DO MEIO AMBIENTE, FÓRUM DA COMUNICAÇÃO, FÓRUM DA ADOLESCÊNCIA, etc.
Planejamento de Eventos
Planejamento
• É o ponto de partida, criação de estratégias ou táticas para alcançar o objetivo do evento: – Desenvolvimento do conceito ou idéia – Estudo da viabilidade – Preparação da aprovação – Produção – Finalização – Avaliação dos resultados
Fases do Evento
Pré-evento É a fase da concepção e planejamento do evento, a partir de interesses, objetivos e estratégias envolvidas – Briefing: Diagnóstico das necessidades, objetivos
e perspectivas, aliado as estratégias – Escolha do local e data: De acordo com o perfil e
objetivos do evento
Fases do Evento
– Orçamento e propostas: Levantamento de todas as possibilidades de fornecedores de serviços e produtos
– Contrato: Formalização de tudo que foi combinado e estabelecido para o evento
– Dimensionamentos: Proporcionar tudo o que será necessário para o atendimento das necessidades do evento
Fases do Evento
Transevento É a fase de organização e realização na prática do evento, quando todas as atividades planejadas são implementadas – Cronograma: É um descritivo de atividades previstas
no período de tempo que antecede o evento – Check list: É uma lista de providências a serem
tomadas para a realização do evento– Matriz de responsabilidades: Ferramenta que indica
as funções de cada membro da equipe
Fases do Evento
Pós-evento Nesta fase ocorre a desmontagem do evento. Também é a etapa de verificação de alcance dos resultados almejados.É importante: – Realizar reuniões de avaliação – Aplicar questionários – Elaborar relatórios
ETAPAS de planejamento
Porque?
• Definição de objetivos e justificativas: devem responder aos seguintes pontos:– O que?– Como?– Quando?– Quanto?
• Justificativa: detalhamento dos motivos que justifiquem a realização do evento.
Nome do evento
• Tipologia e título do evento - Ex:
Número tipologia abrangência AssuntoXIII Jornada Paulista de Radiologia8 Festa de Barretos do Peão Boiadeiro
Local
• Deverá ser observados os itens abaixo:– acessibilidade – estacionamento próprio – serviços de transportes públicos e privados – sinalização externa e interna do local– entrada principal (fácil acesso, ampla)– facilidades (farmácia, pronto-socorro etc.)– elevadores e rampas de acesso– elevadores de acesso e de carga em número
suficientes
Local do Evento
• Vale considerar alguns critérios: – Localização geográfica – Vias de acesso – Opções de locomoção – Infra-estrutura – Segurança – Estacionamento – Diferenciais
Local do Evento
• As alternativas são muito variadas: – Centro de convenções – Pavilhões – Buffets – Clubes – Casas de Shows / Casas Noturnas – Restaurantes – Chácaras, sítios e fazendas – Galpões – Espaços alternativos
Data e duração
Público-alvo
Temário e programação
Receita
• Estudo de viabilidade econômica:– Caixa inicial – Inscrições– Comercialização do evento (inscrições, taxas de
adesões, ingressos, cota de patrocínio apoio, parceria, merchandising, doações etc...)
– Despesas
• Estratégia de comunicação e marketing: – elaboração de briefing
Despesas• Estratégia de comunicação e marketing:– elaboração de briefing
• Recursos Materiais: – Audiovisuais – Expediente– Participante (caneta, brinde, blocos, pastas etc.) – Divulgação (todos os impressos)– Diversos (combustível, transporte, cinzeiros etc..)
• Impostos (ECAD, ISS, SUCOM etc..)
Despesas• Recursos Humanos – Lista de fornecedores e
prestadores de serviços:
1. agente de viagens;2. produtores cultuais;3. Arquitetos;4. Artesãos;5. Artistas;6. Bombeiros;7. Cinegrafistas;8. Cozinheiros;9. Decoradores;10. Eletricistas;11. especialistas em organização de eventos;12. Floristas;13. Fotógrafos;
14. Garçons;15. guias de turismo;16. Hoteleiros;17. Jornalistas;18. manobristas;19. mestres-de-cerimônia;20. monitores de lazer e recreação;21. operadores de recursos audiovisuais;22. Policiais;23. programadores visuais;24. promotores/vendedores;25. proprietários de espaços e restaurantes;26. Publicitários;27. Recepcionistas;28. relações públicas;29. Seguranças;30. Taxistas;31. técnicos em turismo;32. tradutores, intérpretes
DespesasMão–de-obra %
Recepcionistas 90Fotógrafos 76Seguranças 74Pessoal de limpeza 64Mestres-de-cerimônias 64Garçons/ maîtres 63Decoradores 53Manuseadores de mala direta/ correspondências 50Eletricistas 49Operadores de telemarketing 34Animadores / recreadores 26Outros (arquitetos, assessores de imprensa, secretárias, aristas etc.)
31
Fonte: Pesquisa FBC&VB/Sebrae/CTI. São Paulo, nov.2001
Despesas
Obs: Tão importante quanto escolher bem seus fornecedores é fazer com que eles conheçam uns aos outros e falem a mesma “linguagem”, ou seja, tenham o mesmo padrão de qualidade e atendimento.
Infra-estrutura interna
• infra-estrutura física• equipamentos e mobiliário• material de secretaria• limpeza e segurança• alimentos e bebidas• comunicação social• programação visual, cultural e turística
Infra-estrutura externa
• infra-estrutura física• welcome desk• postos de atendimento• transporte local
Avaliação
• Clientes• Participantes• Expositores• Convidados• Fornecedores• Patrocinadores
Etiqueta social
• É a arte de boas maneiras e bons costumes: – Comportamento e postura – Gestos – Vestimentas – Apresentações – Comportamento à mesa – Convites – R.S.V.P. (confirmação de presença)
Planejamento em A&B
• Os serviços mais utilizadas são: – Banquetes – Buffets – Café-da-manhã – Chá da tarde – Coquetel – Ceia
Planejamento em A&B
• Modalidades de serviços em A&B: – À francesa: Garçom ou copeira seguram a
travessa, enquanto os convidados se servem sentados
– À inglesa direto: Garçom serve os convidados sentados
– À inglesa indireto: Garçom prepara o prato no guerridón (carrinho de apoio) e serve os convidados sentados
Planejamento em A&B
• Modalidades de serviços em A&B: – À americana: convidado se serve no buffet
previamente montado com todos os alimentos – Franco-americano: o prato de entrada é servido
pronto aos convidados sentados, o prato principal é servido em buffet
– Empratado ou de prato passado: o prato vem pronto da cozinha ou de uma ilha de apoio para todos simultaneamente
– À russa: as bandejas com alimentos ficam à mesa
Composição de cardápios
• Coffee Break: Café, chocolate, chás, sucos, água, salgadinhos, frutas, bolos, biscoitos, pães, sanduíches, patês, frios
• Coquetel: Água, sucos, refrigerantes, coquetéis de frutas, drinks, whisky, vinho, cerveja, champanhe, canapés, salgadinhos, frios, petiscos, miniporções
• Almoços e jantares: Água, vinho, champanhe, entrada fria ou quente, peixe, carnes, aves, massas, sobremesa
Marketing de Eventos
Marketing• Necessidade de marketing: Envolve plano de
mídia, ações promocionais diversas, elaboração de contratos, e um relatório final que avalie os resultados
• Expectativas do consumidor: Surgem da combinação de mensagens de marketing, do boca a boca, experiências de outros eventos e a imagem da marca
• Captação de patrocínio: É uma troca, parceria momentânea em custos, serviços, divulgação e até depoimentos
Tipos de apoio• Patrocínio: Operação comercial, em dinheiro, de promoção
e marketing com a iniciativa privada • Subvenção: Apoio financeiro e/ou concessão (passagem,
ingressos, etc) de órgãos públicos e governamentais• Permuta: Troca de produtos e serviços (anúncios
publicitários, suporte, logística, entre outros) • Doação: Colaboração espontânea (em dinheiro, produtos e
serviços), sem qualquer expectativa de retorno, com pessoas ou empresas
• Mecenato: Interesse de determinada empresa em patrocinar projetos específicos, porém sem aguardar um retorno proporcional ao investimento
Produção de eventos
A produção de eventos envolve diversas áreas, como Publicidade, Relações Públicas, Jornalismo, Turismo, Segurança, Arquitetura, Engenharia Elétrica, entre outras
•Produtor de eventos precisa agregar: – Cultura – Capacidade de organização – Conhecimentos técnicos
Produção de eventos
• Produção técnica: – Iluminação – Áudio – Transmissão / Projeção de imagens – Cenografia – Palco – Arquibancadas – Layout do espaço
Produção de eventos
• Serviços de apoio: – Policiamento: Solicitado com antecedência, tem
caráter preventivo – Trânsito: É aconselhável requisitar o apoio, se houver
expectativa de intenso fluxo de veículos – Ônibus: Possibilidade de implantação de linhas
especiais durante o evento e/ou desvio de itinerários – Corpo de bombeiros: Para orientações e fiscalizações
prévias, o evento deverá ter brigada – Serviço médico: É fundamental, sempre manter um
médico de plantão
Roteiro de Atividades de Planejamento, Organização & Realização de Eventos
Roteiro de Atividades de Planejamento, Organização & Realização de Eventos
1. Elaborar o Projeto Geral do Evento e o Projeto para Captação de Patrocínio.
2. Definir objetivos.3. Levantar o investimento total previsto.4. Definir o tema do evento.5. Definir o público-alvo do evento.6. Definir a data do evento.7. Escolher horário (s) para o evento.8. Escolher a disposição da (s) sala (s) ou do (s) ambiente (s).9. Definir o projeto de layout do espaço.10.Fechar contrato de locação do espaço.
Roteiro de Atividades de Planejamento, Organização & Realização de Eventos
11. Verificar e analisar o orçamento disponível.12. Definir estratégias mercadológicas a serem adotadas.13. Elaborar o programa e o conteúdo das palestras.14. Desenvolver material promocional.15. Definir promoções e atrações. 16. Definir mecanismo para a divulgação do evento.17. Reunir os grupos de trabalho.18. Vender quotas de patrocínio do evento.19. Contratar assessoria de imprensa.20. Solicitar e preencher o Manual do Expositor.(no caso de
feiras)21. Elaborar os manuais e as regras de orientações gerais para o
evento.
Roteiro de Atividades de Planejamento, Organização & Realização de Eventos
22. Solicitar crachás e convites.23. Enviar os convites.24. Reunir os grupos de trabalho.25. Fazer o levantamento dos equipamentos necessários (check
list).26. Fazer o levantamento dos estoques de materiais, produtos e
dos serviços necessários.27. Contratar serviços de terceiros.28. Definir as estratégias de divulgação.29. Verificar o estoque do material promocional.30. Preparar o sistema de cadastro dos visitantes.31. Definir o sistema de divulgação interna e externa dos
patrocinadores, apoiadores e outros parceiros.
Roteiro de Atividades de Planejamento, Organização & Realização de Eventos
32. Definir regras gerais e de despesas com alimentação, transporte e estacionamento e outras.
33. Preparar os formulários de controle.34. Preparar os formulários e questionários de avaliação.35. Verificar o investimento total previsto para o evento.36. Verificar os trabalhos desenvolvidos pelos grupos de trabalho.37. Acompanhar o andamento dos trabalhos durante o evento,
através de reuniões sistemáticas e/ou formulários específicos, conforme as ações definidas no projeto do evento.
38. Verificar a necessidade de mudanças e/ou ajustes na programação do evento e acompanhar suas respectivas realizações
Roteiro de Atividades de Planejamento, Organização & Realização de Eventos
39. Verificar dos equipamentos alugados para posterior devolução.40. Tabular os dados dos questionários de avaliação do evento.41. Realizar os pagamentos pendentes.42. Fazer o balanço contábil do evento.43. Enviar cartas de agradecimento a patrocinadores, parceiros e
apoiadores.44. Elaborar o relatório final do evento e encaminhá-lo aos
interessados.45. Definir ações de agradecimento e pós-evento necessárias.46. Arquivar o dossiê do evento para posterior consulta.
CRONOGRAMA DE ATIVIDADESCRONOGRAMA DE ATIVIDADES
Evento:Evento:
Coordenação (ões) Envolvida (s):Coordenação (ões) Envolvida (s):
Data:Data: Hora:Hora: Local:Local:
Elenco de Atividades e AtribuiçõesElenco de Atividades e Atribuições
NºNº AtividadesAtividades InícioInício Prazo Prazo FinalFinal ResponsávelResponsável ObservaçõesObservações
0101
0202
0303
0404
0505
0606
0707
0808
0909
1010
Exemplo de Cronograma de Atividades para Planejamento de Eventos
Top Related