PROCESSO: PROCESSO: DOCUMENTO PÚBLICO QUE DEVE SER ZELADODOCUMENTO PÚBLICO QUE DEVE SER ZELADO
1923 2005
É VEDADA A TRAMITAÇÃO DESTE PROCESSO EM MÃOS.
ENCAMINHAMENTOS:ENCAMINHAMENTOS:
Processos AdministrativosProcessos Administrativos
OfíciosOfícios
Memorandos Memorandos
Formulários PadronizadosFormulários Padronizados
NORMATIVO:NORMATIVO:
LeisLeis DecretosDecretos PortariasPortarias CircularesCirculares ComunicadosComunicados Ordens InternasOrdens Internas
Meios de Comunicação Meios de Comunicação da Administração Municipalda Administração Municipal
O Processo Administrativo:O Processo Administrativo:
Autuação InstruçãoDespachoArquivamento
Protegido por capa de cartolinae protetor plástico
Ocorre no âmbito da administração É um documento público É forma de avaliar a atuação da administração
•Requerimento de Munícipe Pedido de algo à PMSP - CPF (pessoa física) e CNPJ (pessoa jurídica)
•Requerimento de Servidores Referente a sua vida funcional - CPF/RG/ Holerite
•Documentos InternosPedidos feitos pela administração: ofícios, memorandos, formulários - CNPJ
Tipos de AutuaçãoTipos de Autuação
Autuação de um ProcessoAutuação de um Processo
Folha nº 01 do processonº 2005-0.032.654-7Ass: ___________________
carimbo
Controle da Documentação Recebida:Controle da Documentação Recebida:- Numerar as folhas e documentos recebidos
- Colocar no canto superior direito a numeração seqüencial utilizando carimbo próprio.
Carimbo ModeloCarimbo Modelo
Junção de Documentos na Autuação - ExemploJunção de Documentos na Autuação - Exemplo
Identificar o Início e Fim da AutuaçãoIdentificar o Início e Fim da AutuaçãoNo verso da folha nº 1 é colocado o carimbo
“Início de Autuação”DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO FINANCEIRO
SETOR DE AUTUAÇÃO - DAF-37Segue(m) juntado(s) nesta data documento(s) e papel de informação rubricado(s) sob nº(s) ___02 a 10______________________________Em 04/24/23 Ass.__________________________________
DAF-310 FIM DA AUTUAÇÃO 1ª TRAMITAÇÃO
Segue(m) juntado(s) nesta data documento(s) e folha de informação rubricado(s) sob folha(s) nº ____________ Em __/__/__ Ass._______________________
No verso da última folha autuada vai o carimbo “Fim da Autuação”
O presente processo foi autuado com 10 folhas
Apr 24, 2023CARIMBO / ASSINATURA
Folha de Informação: (quando não houver espaço no verso da última)Folha de Informação: (quando não houver espaço no verso da última)
TramitaçãoTramitação
• Uma vez autuado, o Processo é enviado à Unidade que vai analisá-lo em primeiro lugar.
• Tem início a tramitação do processo e a instrução do assunto.
• Todo encaminhamento entre unidades deve ser feito exclusivamente por intermédio do Sistema Municipal de Processos – SIMPROC.
• É vedada a tramitação de Processos “EM MÃOS”
• O Processo não pode ficar na situação “EM TRÂNSITO” por mais de 10 dias
• “EM TRÂNSITO” significa: O processo é enviado, mas não é recebido no SIMPROC.
• Esta prática dá ensejo ao extravio.
ImportanteImportante: “A Unidade que envia o processo é a responsável pelo mesmo até que a Unidade destinatária acuse seu recebimento”
TramitaçãoTramitação
Junção de Folhas e DocumentosJunção de Folhas e Documentos
• Lugar onde se escreve no Processo.• cotas, pareceres, encaminhamentos,
laudos, despachos, etc. • manuscrito, datilografado, digitado• Utilizar sempre o Modelo Oficial-14
Definição de Folha de Informação:
PREFEITURA DO MUNICÍPIO DE SÃO PAULO
Folha de Informação nº 05
do processo 2005-0.023.568-9, em April 24, 2023 (a)................
Modelo MO-14
Modelo MO-14Interessado: xxxxxxxxxxxxxxAssunto: xxxxxxxxxxxxxxxxx
DAF-GABSenhor Diretor
Vimos pelo presente, solicitar a Vossa Senhoria, providências junto ao Sistema Municipal de Processos – SIMPROC, no sentido de implementar a possibilidade de que o referido Sistema possua um banco de dados, que permita a consulta do número do processo utilizando como “chave” o CPF do interessado..
24 de abr de 2023
CARLOS DA SILVADivisão de Desenvolvimento de Pessoal
Diretor
CARIMBO
ASSINATURA
Verso da folha anterior (Verso da folha anterior (04)04)
Segue fls. 05
CARIMBO
ASSINATURA
p/p
PREFEITURA DO MUNICÍPIO DE SÃO PAULO
Folha de Informação nº 35
do processo 2005-0.043.597-0, em April 24, 2023 (a)................Interessado: xxxxxxxxxxxxxx
Assunto: xxxxxxxxxxxxxxxxx
PROCED-GABSenhor Diretor
Encaminhamos o presente a Vossa Senhoria para providências de ...........
CARIMBO
ASSINATURA
Verso da folha anterior (Verso da folha anterior (34)34)
Segue fls. 35CARIMBO
ASSINATURA
CabeçalhoCabeçalho
Junção de Folhas - Exemplo
Junção de Folhas - Exemplo
• Tudo o que NÃO é Folha de Informação e que é levado para dentro do Processo, para fins de instrução, comprovação legal (documentos, fotos, fitas, objetos etc.), ou é emitido pela unidade.
Junção de Folhas e DocumentosJunção de Folhas e Documentos
Definição de Documentos
Junção de Documentos - Exemplo
Junção de Documentos - Exemplo
Folha de informação
Folha de informação
Verso da folha anterior ( 379 )
•Quando o documento for pequeno, de difícil colocação no processo, colar numa folha sulfite, batendo o carimbo de junção metade folha, metade documento.•Documentos com frente e verso, colar as bordas.•Mencionar sobre o que se refere o documento.•Este procedimento não é obrigatório.
DOCUMENTO MENOR QUE O TAMANHO A 4DOCUMENTO MENOR QUE O TAMANHO A 4
Desentranhamento em Desentranhamento em ProcessoProcesso
TERMO DE DESENTRANHAMENTO
Foi desentranhado nesta data, folhas ___________________
Documentos:_____________________________________
Motivo:__________________________________________DATA/CARIMBO/ASSINATURA
MODELO
Em caso de entrega de documento ao interessado, colher termo de recebimento, com CPF e / ou RG.
Paginação IrregularPaginação IrregularFALTAFALTA DEDE FOLHAFOLHA
Quando havia uma folha no Processo e por algum motivo ela desapareceu:
(Ex. café,cigarro, janela, gavetas, etc.)
Justificar o ocorrido e informar, se a folha desaparecida implica na decisão do assunto tratado no processo.
Não renumerar as folhas.
Como fazer a Correção ?Como fazer a Correção ?
Paginação IrregularPaginação Irregular
ERRO DE PAGINAÇÃOERRO DE PAGINAÇÃO
Quando a seqüência numérica das folhas do Processo é alterada por algum motivo (distração, caligrafia, etc.)
Quem comete o erro, corrige o seu e todos subseqüentes.
Corrigindo o Erro de JunçãoCorrigindo o Erro de Junção
• Passe um traço no número errado e ponha ao lado o número correto,
carimbe e assine• Não rasure o número e nem utilize
corretivo
16
Exemplo:Exemplo:
PREFEITURA DO MUNICÍPIO DE SÃO PAULOFolha de informação nº.- 15
do processo 2005-0.023.568-9 em Apr 24, 2023 (a).
• É a decisão administrativa sobre o pedido inicial
• Por Lei, deve ser claro, preciso e atinente a matéria tratada no Processo, com a devida fundamentação e publicidade.
DespachoDespacho
• Do despacho caberá recurso após publicação no Diário Oficial, sendo o prazo de 60 dias, exceto quando houver outro prazo em legislação específica.
DeferidoDeferido 091 - Quando o pedido inicial é atendido
IndeferidoIndeferido 092 - Quando o pedido inicial não é atendido,
cabendo recurso
Parcialmente DeferidoParcialmente Deferido 093 - Quando parte do pedido inicial é atendida (revisão de IPTU), cabendo recurso.
DocumentaDocumental 096 - Quando o Processo é de instrução e não requer decisão (sindicância)
PagamentoPagamento 095 - Documentos de despesas que contabilmente devem coincidir com o numerário gasto.
Tipos de DespachoTipos de Despacho
ARQUIVAMENTOARQUIVAMENTO
PREFEITURA DO MUNICÍPIO DE SÃO PAULO
Folha de Informação nº 390
do processo 2005-0.023.568-9 em 14/03/05( a)................
DAF 41 (60 99 99 999 )
Senhor Chefe
ARQUIVE-SE.
Processo regularizado com 390 folhasApril 24, 2023
CARIMBO
ASSINATURA
Somente após providências de publicação, entrega de documentos, prazo para recursos e outras, o processo poderá ser arquivado. Evita a reativação desnecessária.
REATIVAÇÃOREATIVAÇÃO
Tornar o processo novamente ativo, ou seja, permitir nova tramitação, instrução e novo despacho.
Enviar ofício para Divisão de Processos Municipais, juntamente com o processo, pedindo a reativação e justificando o motivo.
Tramitar para o código Simproc 60 15 40 310 e usar o Encaminhamento 003
Fazer sempre um ofício para cada processo.
Processo Processo AcompanhanteAcompanhante / Principal / Principal• A unidade que tornar um ou mais processos
como acompanhante de outro (principal) fará a cota (sem destinatário), que valerá para todas as unidade por onde o Processo passar nessa condição.
PREFEITURA DO MUNICÍPIO DE SÃO PAULO
Folha de Informação nº 6565
do processo 2005-0.023.568-9 em 14/03/05( a)................
Acompanha o Processo 2005-0.022.158-7
ProcessoProcesso AcompanhanteAcompanhante
Apr 24, 2023CARIMBO
ASSINATURA
Processo PrincipalProcesso Principal
ROSEANE ZANELLI
• No Processo principal, após cada informação, deverá ser feita a referência que tem processo acompanhante, e qual seu número
PREFEITURA DO MUNICÍPIO DE SÃO PAULO
Folha de Informação nº 566
do processo 2005-0.022.158-7 em 14/03/05( a)................
SMG-GAB-AJSenhora Assessora Chefe
Face o contido no presente, em especial, a informação de fls. 50 a 54, solicitamos análise e manifestação.
Acompanha processo 2005-0.023.568-9
Apr 24, 2023CARIMBO
ASSINATURA
Processo Processo AcompanhanteAcompanhante / Principal / Principal
Vistas em processosVistas em processos
- Não autuar processo para vistas ou cópias.- Autorizar a vista por escrito, no requerimento.- Dar vistas e fornecer cópias, se for o caso.- Juntar o requerimento e a guia no processo.- Processos encerrados a vista é em SMG/DAF.- Dec. 44.660 permite a retirada a Advogado/OAB.
Necessidade do Interessado no processo, ver o processo para conhecimento, e retirar cópias.
Feita na unidade que está com o processo do seguinte modo:
Volume de ProcessoVolume de Processo- Dividir um único processo em dois ou mais volumes
- Iniciativa da unidade que está com o processo
- Média de 300 (trezentas) folhas por volume.PREFEITURA DO MUNICÍPIO DE SÃO PAULO
Este é o 1º Volume do processo 2003-0.175.828-6
contendo de fls. 01 a 310 .
IMPORTANTE OBSERVAR:
- Esta folha não é numerada, por tratar de nota esclarecedora.
- Todas as providências sobre cotas, carimbo, etc, devem ser colocadas no último volume.
Apr 24, 2023
Carimbo e assinatura do responsável.
PREFEITURA DO MUNICÍPIO DE SÃO PAULO
Este é o 2º Volume do processo 2003-0.175.828-6 que se inicia a partir de fls. 311 .
IMPORTANTE OBSERVAR:
- Esta folha não é numerada, por tratar de nota esclarecedora.
-Os volumes devem tramitar juntos.
- nada acrescente aos demais volumes.Todas as providências sobre cotas, carimbo, etc, devem ser colocadas neste volume.
Apr 24, 2023
Carimbo e assinatura do responsável.
OBS:1º volume contém de fls. 01 a 3102º volume contém de fls. __ a ___
Desaparecimento/Extravio de ProcessoDesaparecimento/Extravio de Processo
• Temos cerca de 998.000 processos ativos.• 26.000 declarados extraviados, via D.O.C.• 23.000 desaparecidos nas Sub’s.• Desaparecimento por negligência.• Desaparecimento por conveniência.
Processos jogados sobre mesas, armários, fichários ou mesmo gavetas podem ensejar um extravio.
Processos Desaparecidos nas SubprefeiturasProcessos Desaparecidos nas Subprefeituras
C.P.P.E.C.P.P.E.
• A Comissão Permanente de Processos Extraviados, delibera sobre a declaração de extravio do processo.• Se preocupa com o assunto tratado no processo. Porque ele some, mas seu assunto não.• Tem competência para realizar diligências visando elucidar o assunto.• Pode reconstituir o processo extraviado.
FORMULÁRIO DE COMUNICAÇÃO DE EXTRAVIOFORMULÁRIO DE COMUNICAÇÃO DE EXTRAVIO
www.prefeitura.sp.gov.brwww.prefeitura.sp.gov.br
SECRETARIA DE GESTÃO - SMGSECRETARIA DE GESTÃO - SMGCOORD. DO GOVERNO ELETRÔNICO E GESTÃO DA INFORMAÇÃOCOORD. DO GOVERNO ELETRÔNICO E GESTÃO DA INFORMAÇÃO
Diretor: Paulo Roberto DutraDiretor: Paulo Roberto DutraRua Líbero Badaró, 425 - 1º andarRua Líbero Badaró, 425 - 1º andarE-mail: [email protected]: [email protected]: 3101-1733 / 3292-7082Fone: 3101-1733 / 3292-7082
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