Preparação e submissão de propostas
www.transportlearning.net
PREPARAÇÃO E SUBMISSÃO DE PROPOSTAS
Preparação e submissão de propostas
www.transportlearning.net
3 FASES
Preparação e Submissão
Negociações
Trabalho no Projecto
Preparação e submissão de propostas
www.transportlearning.net
DECISÕES ESTRATÉGICAS
Papel: Coordenador ou Parceiro
Redigir a proposta individualmente ou
com a colaboração dos parceiros
Preparação e submissão de propostas
www.transportlearning.net
STRATEGISCHE ENTSCHEIDUNGEN
Koordination oder Partner
Proposal selbst oder gemeinsam Schreiben
RISCOS ASSOCIADOS À PARTICIPAÇÃO COMO PARCEIRO
• O orçamento disponibilizado será suficiente para desenvolver as tarefas previstas?
• As despesas relativas às viagens serão cobertas?
• Está prevista tradução simultânea e terá sido contemplada no orçamento definido para o projecto?
• Tenho acesso a informação actualizada sobre o progresso do projecto?
• A minha opinião conta no momento de tomar decisões no âmbito do projecto?
• Tenho todos os direitos sobre todos os resultados / produtos de exploração?
• O Coordenador encaminha o pagamento para os outros parceiros tardiamente
• A comunicação entre o coordenador e os parceiros é insuficiente
• O coordenador é inexperiente
Preparação e submissão de propostas
www.transportlearning.net
OPORTUNIDADES INICIAIS
• O texto da proposta adequa-se perfeitamente os meus ideais
• O co-financiamento é fixo
• Parceiros experientes / coordenador no consórcio
• Os recursos existem (conhecimentos de inglês, Excel, Layout, Comunicação, etc.)
• Iniciar a preparação da proposta com a maior brevidade possível
Preparação e submissão de propostas
www.transportlearning.net
CRIAR O CONSÓRCIO
Aspectos Geográficos: • Equilíbrio das áreas geográficas (tal não excluí 2 parceiros oriundos do mesmo país!)
Conteúdo / Know Hoz:• Qual será o Know How necessário? (Gestão, Comunicação, Layout)• Quais os conteúdos necessários? (dependendo do texto da proposta) • Conjugação de parceiros experientes com parceiros estreantes
Aspectos Políticos: • Parceiros de países que são novos estados membros devem ser incluídos• Os 5 maiores países Europeus devem estar entre os parceiros (IT, UK, DE, ES, FR)• Decisores / actores-chave devem ser incluídos
Preparação e submissão de propostas
www.transportlearning.net
CONSIDERAÇÕES RELACIONADAS COM O ORÇAMENTO
Componentes dispendiosas do orçamento:• Traduções• Viagens, Reuniões
Os esforços levados a cabo na gestão do projecto não devem exceder 7 – 9 % do orçamento total.
Questionar a UE sobre o orçamento total previsto para o projecto
Preparação e submissão de propostas
www.transportlearning.net
STRATEGISCHE ENTSCHEIDUNGEN
Koordination oder Partner
Proposal selbst oder gemeinsam Schreiben
RISCOS
• Um parceiro não consegue obter o co-financiamento
• Instituições de renome (pessoas) integram o consórcio, mas alguns estreantes vão participar no projecto.
• Mudanças políticas no decurso do projecto reduzem os apoios.
• Atrasos prolongados
• Desacordo entre parceiros e coordenador relativos aos conteúdos
• Os parceiros são incapazes de concretizar as suas tarefas
• O consórcio conta com contribuições exteriores
• Instituições inflexíveis
Preparação e submissão de propostas
www.transportlearning.net
CRITÉRIOS PARA O SUCESSO: STEER - CHECKLIST• Respondemos a todas as condicionantes formais / administrativas?• Respondemos aos requisitos do programa? • Qualidade das actividades descritas • Análise custo-benefício• Clareza dos conteúdos / metodologias / abordagem / mensagem• Dimensão Europeia• Os agentes interessados estão envolvidos?• Os parceiros dos novos estados membros estão envolvidos? • Temos em consideração as políticas europeias?• Parcerias• Os limites financeiros máximos não serão excedidos• Implementação prática SIM – Investigação NÃO!• Tamanho do consórcio (6 – 9 parceiros)• Consórcio: mistura de parceiros equilibrada
Preparação e submissão de propostas
www.transportlearning.net
Texto do Programa • Instruções vitais e requisitos
Programa de trabalhos • Orientações para cada área e acções chave específicas
• Preparativos da implementação
• Critérios de avaliação
• Horário indicativo da implementação dos WP
CONTEÚDOS DO PROGRAMA & PROGRAMA DE TRABALHOS
SOURCE. Waltraud Schmid (IEEA): Call 2005 - Essential steps and key issues modified
Preparação e submissão de propostas
www.transportlearning.net
PRIMEIRAS QUESTÕES A RESPONDER
• Investigar o estado da arte. O que é que já foi feito?
•O que é que exactamente me proponho a fazer?
•O que será diferente quando o projecto acabar? (Quando acabar, como sabemos que se atingiram os objectivos?)
EXPLICAR ESTES PASSOS DE FORMA CLARA NA PROPOSTA !
SOURCE. Waltraud Schmid (IEEA): Call 2005 - Essential steps and key issues
Preparação e submissão de propostas
www.transportlearning.net
DEFINIR WORK PACKAGES•Cada work package deve produzir deliverables claramente definidos (ser ambicioso mas não exagerar!)
•Delegar responsabilidades nos parceiros – os coordenadores não devem tentar liderar todos os work packages
• A UE vê valor acrescentado quando os parceiros trabalham em conjunto em tarefas comuns. Não definir um work package por país
•Os textos dos work packages devem dizer claramente o que é que os parceiros fazem!
•Work packages separados para a gestão, incluindo reuniões regulares dos parceiros e relatórios
•Agendar os deliverables juntamente com os relatórios de progresso, intermédios e finais. Um projecto tem tipicamente a duração de 24 a 36 meses
SOURCE. Waltraud Schmid (IEEA): Call 2005 - Essential steps and key issues
Preparação e submissão de propostas
www.transportlearning.net
ALGUMAS SUGESTÕES E EXPERIENCIAS
SOURCE. Waltraud Schmid (IEEA): Call 2005 - Essential steps and key issues
•Escrever propostas demora mais tempo do que se pensa!
•Tornar a proposta de fácil leitura – os avaliadores têm de a ler em pouco menos de 2h
•Seguir as orientações dos formulários
•Mostrar claramente o papel dos parceiros
•Mostrar como se mede a performance do consórcio durante o projecto (indicadores de performance)
•Agendar apropriadamente o trabalho – não agendar os work packages todos para
a mesma altura
Preparação e submissão de propostas
www.transportlearning.net
DISSEMINAÇÃO / COMUNICAÇÃO
SOURCE. Waltraud Schmid (IEEA): Call 2005 - Essential steps and key issues
• Definir públicos alvo e estabelecer diálogos com eles desde o início (não no final)
• Página Web (separada, claramente identificada, de acesso fácil) para transferência
de informação, e tomar medidas para garantir que ela é visitada (até 2 anos após a
conclusão do projecto)
• Desenvolver mensagens simples e comunicar directamente com cada público alvo
• Chegar a novos mercados e actores nos seus próprios locais / eventos – locais, nacionais ou UE.
• Pensar em: work package comum de disseminação com 7000-15000€, para trabalho pretendido pela CE
Preparação e submissão de propostas
www.transportlearning.net
PRIMEIRAS QUESTÕES A RESPONDER
• Investigar o estado da arte. O que é que já foi feito?
•O que é que exactamente me proponho a fazer?
•O que será diferente quando o projecto acabar? (Quando acabar, como sabemos que se atingiram os objectivos?)
EXPLICAR ESTES PASSOS DE FORMA CLARA NA PROPOSTA !
SOURCE. Waltraud Schmid (IEEA): Call 2005 - Essential steps and key issues
Preparação e submissão de propostas
www.transportlearning.net
AGENDA DE PREPARAÇÃO DE UMA ROPOSTA (1)Fase Passos
Decisão: Coordenador/Parceiros3.
Montar um consórcio4.
Conceito vago / ideias2.
Abertura do Programa1.- Ler e compreender o texto do Programa- Dar uma vista de olhos nos doc para propostas- Recolher informação
- Pequena discrição da ideia (1página)
- Discussões e decisões internas
- Considerar montar um consórcio- Primeiro contacto- Submeter uma descrição curta (1 página)- Submeter declarações de confidencialidade e imparcialidade
Preparação e submissão de propostas
www.transportlearning.net
AGENDA DE PREPARAÇÃO DE UMA ROPOSTA (2)
Verificação da qualidade 18.
Considerações orçamento9.
Escrever a proposta 17.
Montar um consórcio 26.-Procurar e contactar parceiros desaparecidosver fase 4
- Detalhes sobre o conteúdo (Objectivos, públicos alvo, programa de
trabalhos, resultados esperados, indicadores de performance, etc.)
- Externamente ou via parceiros
- Cálculo vago: estamos dentro dos limites?
Formulários + informação5.-Submeter formulários administrativos a todos osparceiros – Quem assina as declarações
Fase Passos
Preparação e submissão de propostas
www.transportlearning.net
A AGENDA DE PREPARAÇÃO DE UMA ROPOSTA (3)
Escrever a proposta 210. - Valores acrescentados, contribuições para políticas, gestão, consórcio, sumários, etc
Verificação da qualidade 211.
Finalizar a proposta14.
Submeter a proposta15.
Orçamento detalhado13.
Ferramenta electrónica de submissão de propostas
12. - Descarregar a ferramenta- Familiarizar com a ferramenta
- Cálculos finais
- Layout e verificação de conteúdos e orçamento
-Submissão electrónica ou duplicação e submissão por correio
Fase Passos
- Externamente ou via parceiros
Top Related