Portal do SERPortal do SERCentroCentro de de DesenvolvimentoDesenvolvimentoPessoalPessoal Curso de Organização e Gestão de EventosCurso de Organização e Gestão de Eventos
Organização de Eventos
Copyright©Portaldoser 2007 1Copyright©ConchadeAlmeida2009
Exponor 02/2009
Portal do SERPortal do SERCentroCentro de de DesenvolvimentoDesenvolvimentoPessoalPessoal Curso de Organização e Gestão de EventosCurso de Organização e Gestão de Eventos
Conceitos BásicosConceitos Básicos
O que é um Evento?O que é um Evento?
“Um EVENTO é um acontecimento planeado, que ocorre
num dado tempo e lugar, que visa promover a relação
organização anfitriã e o público de interesse com vistaorganização anfitriã e o público de interesse, com vista
ao alcance de determinados objectivos.”
Copyright©Portaldoser 2007 2
j
Copyright©ConchadeAlmeida2009
Portal do SERPortal do SERCentroCentro de de DesenvolvimentoDesenvolvimentoPessoalPessoal Curso de Organização e Gestão de EventosCurso de Organização e Gestão de Eventos
Conceitos BásicosConceitos Básicos
Um evento é um facto que ocorre em determinadoUm evento é um facto que ocorre em determinadomomento e local, com o objectivo de satisfazernecessidades específicas de:
Quem organiza – motivo de orgulho, resultado de muitoesforço e dedicação, o início de um cicloesforço e dedicação, o início de um ciclo
Quem financia – retorno do investimento
Quem participa - oportunidade, factor de auto-realização
Copyright©Portaldoser 2007 3Copyright©ConchadeAlmeida2009
Portal do SERPortal do SERCentroCentro de de DesenvolvimentoDesenvolvimentoPessoalPessoal Curso de Organização e Gestão de EventosCurso de Organização e Gestão de Eventos
Conceitos BásicosConceitos Básicos
Quem assiste – um momento único, memorável, comsignificado especial
Quem acolhe - As diversas entidades (empresas,municípios, governo) recorrem à organização de eventos
f f ã úcomo forma de afirmação da sua imagem junto dos públicospelos quais se interessa; para comunicar com o seu públicointerno e externo; para reforçar os contactos e as relações.interno e externo; para reforçar os contactos e as relações.
Copyright©Portaldoser 2007 4Copyright©ConchadeAlmeida2009
Portal do SERPortal do SERCentroCentro de de DesenvolvimentoDesenvolvimentoPessoalPessoal Curso de Organização e Gestão de EventosCurso de Organização e Gestão de Eventos
Mercado de EventosMercado de Eventos
C á d ?C á d ?Como está o mercado?Como está o mercado?
Que segmentos podemos trabalhar?Que segmentos podemos trabalhar?
Particular
Empresarial
Sector Público
Copyright©Portaldoser 2007 5Copyright©ConchadeAlmeida2009
Portal do SERPortal do SERCentroCentro de de DesenvolvimentoDesenvolvimentoPessoalPessoal Curso de Organização e Gestão de EventosCurso de Organização e Gestão de Eventos
Mercado de EventosMercado de Eventos
Ao contrário de outros tipos de comunicação que na suaAo contrário de outros tipos de comunicação que na suaglobalidade informa, os eventos criam emoções e laços que,quando bem comunicados, ligam os consumidores à marca
i d tassociada ao evento.
Copyright©Portaldoser 2007 6Copyright©ConchadeAlmeida2009
Portal do SERPortal do SERCentroCentro de de DesenvolvimentoDesenvolvimentoPessoalPessoal Curso de Organização e Gestão de EventosCurso de Organização e Gestão de Eventos
Mercado de EventosMercado de Eventos
As empresas procuram modos de diferenciar a suaAs empresas procuram modos de diferenciar a suamensagem e procurar um contacto mais directo e menos«mecânico» com o seu consumidor.
Copyright©Portaldoser 2007 7Copyright©ConchadeAlmeida2009
Portal do SERPortal do SERCentroCentro de de DesenvolvimentoDesenvolvimentoPessoalPessoal Curso de Organização e Gestão de EventosCurso de Organização e Gestão de Eventos
Mercado de EventosMercado de Eventos
Roberta Medina, vice-presidente da Better World*
«As principais vantagens são as de criar diferencial,proporcionar experiências tocar a vida do consumidor deproporcionar experiências, tocar a vida do consumidor deuma forma mais pessoal, gerar identificação de valores como cliente ou manter a fidelidade».
*A Better World é a empresa por trás de projectos como:*A Better World é a empresa por trás de projectos como:
• Árvore de Natal Millennium bcp/SIC
• Optimus Open Air
• Rock in Rio-Lisboa
Copyright©Portaldoser 2007 8Copyright©ConchadeAlmeida2009
Portal do SERPortal do SERCentroCentro de de DesenvolvimentoDesenvolvimentoPessoalPessoal Curso de Organização e Gestão de EventosCurso de Organização e Gestão de Eventos
Captação/Criação p ç ç
As Organizações que pretendem utilizar os eventos comoelemento estratégico, podem fazê-lo segundo duas vias:
- captação de eventos
ã- criação de eventos
Copyright©Portaldoser 2007 9Copyright©ConchadeAlmeida2009
Portal do SERPortal do SERCentroCentro de de DesenvolvimentoDesenvolvimentoPessoalPessoal Curso de Organização e Gestão de EventosCurso de Organização e Gestão de Eventos
Captação de eventos
Captação de eventos – candidatura a um processo de
p ç
Captação de eventos candidatura a um processo deacolhimento de determinado evento promovido por umaentidade externa.
No decorrer da avaliação da candidatura são analisados osseguintes aspectos:segu tes aspectos
• Espaço disponível
• Capacidade hoteleira
• AtendimentoAtendimento
• Transportes, acessibilidades, estacionamento
f d
Copyright©Portaldoser 2007 10
• Infra-estruturas de apoio e serviços
Copyright©ConchadeAlmeida2009
Portal do SERPortal do SERCentroCentro de de DesenvolvimentoDesenvolvimentoPessoalPessoal Curso de Organização e Gestão de EventosCurso de Organização e Gestão de Eventos
Captação de eventos
Outros elementos que reforçam a candidatura:
p ç
•Atracções turísticas naturais e construídas
Estrutura turística•Estrutura turística
•Gastronomia
•Aeroportos, terminais rodoviários e ferroviários
•Segurança, rede comunicações
•Instalações que permitam a realização de actividades
simultâneassimultâneas
•Aspectos económicos, políticos, culturais que possam
Copyright©Portaldoser 2007 11
afectar o interesse dos visitantes
Copyright©ConchadeAlmeida2009
Portal do SERPortal do SERCentroCentro de de DesenvolvimentoDesenvolvimentoPessoalPessoal Curso de Organização e Gestão de EventosCurso de Organização e Gestão de Eventos
Criação de eventos ç
Criação de eventos
• Aproveitamento dos recursos locais
• Celebração de datas especiais
• Solicitações
Copyright©Portaldoser 2007 12Copyright©ConchadeAlmeida2009
Portal do SERPortal do SERCentroCentro de de DesenvolvimentoDesenvolvimentoPessoalPessoal Curso de Organização e Gestão de EventosCurso de Organização e Gestão de Eventos
Parceiros de EventosParceiros de Eventos
•ORGANIZAÇÃO ANFITRIÃ
ÕCOMUNIDADE ANFITRIÃ
•FORNECEDORES
•PATROCINADORES
•MEDIAMEDIA
•EQUIPA DO EVENTO
PARTICIPANTES E ESPECTADORES•PARTICIPANTES E ESPECTADORES
Copyright©Portaldoser 2007 13Copyright©ConchadeAlmeida2009
Portal do SERPortal do SERCentroCentro de de DesenvolvimentoDesenvolvimentoPessoalPessoal Curso de Organização e Gestão de EventosCurso de Organização e Gestão de Eventos
Variáveis dos EventosVariáveis dos Eventos
Apesar de possuírem elementos em comum, os eventospodem variam substancialmente em função de factores,tais como:
•Abrangência:•LocalR i l•Regional
•Nacional•InternacionalInternacional
•Finalidade:Instit cional•Institucional
•Promocional
Copyright©Portaldoser 2007 14Copyright©ConchadeAlmeida2009
Portal do SERPortal do SERCentroCentro de de DesenvolvimentoDesenvolvimentoPessoalPessoal Curso de Organização e Gestão de EventosCurso de Organização e Gestão de Eventos
Variáveis dos EventosVariáveis dos Eventos
•Dimensão: •pequeno (até 200 Pax)•pequeno (até 200 Pax)•médio (200-600 Pax)•grande (>600 Pax)•“Mega”
•Data: •FixoFixo•Móvel•Esporádico
•Área de interesse: •Artística •SocialArtística•Cultural/Lazer•EmpresarialC i l
•Política•Turística•Religiosa etc
Copyright©Portaldoser 2007 15
•Comercial •Religiosa, etc
Copyright©ConchadeAlmeida2009
Portal do SERPortal do SERCentroCentro de de DesenvolvimentoDesenvolvimentoPessoalPessoal Curso de Organização e Gestão de EventosCurso de Organização e Gestão de Eventos
Variáveis dos EventosVariáveis dos Eventos
•Público-alvo
•Geral•Dirigidog•Específico
•Localização geográfica•Localização geográfica
•Acessibilidades e rede de transportes
•Tamanho da população
•Idade da população
Copyright©Portaldoser 2007 16Copyright©ConchadeAlmeida2009
Portal do SERPortal do SERCentroCentro de de DesenvolvimentoDesenvolvimentoPessoalPessoal Curso de Organização e Gestão de EventosCurso de Organização e Gestão de Eventos
Variáveis dos EventosVariáveis dos Eventos
•Grau de receptividade e participação da comunidade
•Instalações e equipamentos disponíveis
O t di í l•Orçamento disponível
•Concorrência directa
•Duração
Copyright©Portaldoser 2007 17Copyright©ConchadeAlmeida2009
Portal do SERPortal do SERCentroCentro de de DesenvolvimentoDesenvolvimentoPessoalPessoal Curso de Organização e Gestão de EventosCurso de Organização e Gestão de Eventos
Tipos de EventosTipos de Eventos
Classificação dos eventos
Varia consoante o âmbito e a finalidade do eventoVaria consoante o âmbito e a finalidade do evento.
É importante reconhecer a diversidade e tratar cadaf fevento de forma diferente de acordo com as suas
particularidades. Cada um possui características enecessidades próprias correspondentes a procedimentosnecessidades próprias correspondentes a procedimentosdiferentes.
Copyright©Portaldoser 2007 18Copyright©ConchadeAlmeida2009
Portal do SERPortal do SERCentroCentro de de DesenvolvimentoDesenvolvimentoPessoalPessoal Curso de Organização e Gestão de EventosCurso de Organização e Gestão de Eventos
Tipos de EventosTipos de Eventos
Eventos técnicos e científicos
•Conferência •Congresso
•Mesa redonda•PainelCongresso
•Convenção•DebateF ll
Painel•Palestra ou colóquio•SeminárioSi ó i•Follow-up
•Fórum•Jornada
•Simpósio•Workshop•ComícioJornada
•Meeting •Brainstorming
Copyright©Portaldoser 2007 19Copyright©ConchadeAlmeida2009
Portal do SERPortal do SERCentroCentro de de DesenvolvimentoDesenvolvimentoPessoalPessoal Curso de Organização e Gestão de EventosCurso de Organização e Gestão de Eventos
Tipos de EventosTipos de Eventos
Eventos comerciais e institucionais Eventos comerciais e institucionais
•Exposição•Mostra•Feira•lançamento de um livro•lançamento de um livro•Salão•Vernissage
ã•Leilão•lançamento primeira pedra•Inauguração de instalaçõesInauguração de instalações•Inauguração de retratos, estátuas e bustos•Tomada de posse
Copyright©Portaldoser 2007 20Copyright©ConchadeAlmeida2009
Portal do SERPortal do SERCentroCentro de de DesenvolvimentoDesenvolvimentoPessoalPessoal Curso de Organização e Gestão de EventosCurso de Organização e Gestão de Eventos
Tipos de EventosTipos de Eventos
Eventos de competiçãoEventos de competição
•Campeonato•Gincana•Torneio•Olimpíadas•Olimpíadas•Concursos
Copyright©Portaldoser 2007 21Copyright©ConchadeAlmeida2009
Portal do SERPortal do SERCentroCentro de de DesenvolvimentoDesenvolvimentoPessoalPessoal Curso de Organização e Gestão de EventosCurso de Organização e Gestão de Eventos
Tipos de EventosTipos de Eventos
Eventos de convivênciaEventos de convivência
•Sarau•Cocktail•Happy hour•Baby shower•Baby shower•Chá beneficência•Banquete•Brunch•Coffee break•Casamento e bodas de casamentoCasamento e bodas de casamento•Funeral•FestivalE tá l
Copyright©Portaldoser 2007 22
•Espectáculo
Copyright©ConchadeAlmeida2009
Portal do SERPortal do SERCentroCentro de de DesenvolvimentoDesenvolvimentoPessoalPessoal Curso de Organização e Gestão de EventosCurso de Organização e Gestão de Eventos
Como organizar um evento de sucessode sucesso
1 T i ã l b t d j t1. Ter uma visão clara e abrangente do projecto
2. Conseguir que todos os intervenientes se comprometamna concretização dos objectivos do evento
3. Definir objectivos mensuráveisj
Copyright©Portaldoser 2007 23Copyright©ConchadeAlmeida2009
Portal do SERPortal do SERCentroCentro de de DesenvolvimentoDesenvolvimentoPessoalPessoal Curso de Organização e Gestão de EventosCurso de Organização e Gestão de Eventos
Como organizar um evento de sucesso
4 P i t t i i l d d
de sucesso
4. Possuir uma estrutura organizacional adequada eflexível
5. Uma equipa de trabalho motivada e multifacetada
6. Bom relacionamento interpessoal
7 Capacidade de resposta e improviso7. Capacidade de resposta e improviso
Copyright©Portaldoser 2007 24Copyright©ConchadeAlmeida2009
Portal do SERPortal do SERCentroCentro de de DesenvolvimentoDesenvolvimentoPessoalPessoal Curso de Organização e Gestão de EventosCurso de Organização e Gestão de Eventos
Como organizar um evento de sucesso
8. Equipa profissional e qualificada
de sucesso
9. Um coordenador de projecto com capacidades dep j pliderança e personalidade
10.Esforço coordenado e de equipa, funcionando dentrodos limites orçamentais e utilizando os recursosdisponíveis de forma consciente e concertada
Copyright©Portaldoser 2007 25Copyright©ConchadeAlmeida2009
Portal do SERPortal do SERCentroCentro de de DesenvolvimentoDesenvolvimentoPessoalPessoal Curso de Organização e Gestão de EventosCurso de Organização e Gestão de Eventos
Como organizar um evento de sucesso
11 Li h d i ã fi i t
de sucesso
11.Linhas de comunicação eficientes
12.Criação de uma boa imagem pública
13.Estratégias de divulgação e promoção eficazes e comimpacto
Copyright©Portaldoser 2007 26Copyright©ConchadeAlmeida2009
Portal do SERPortal do SERCentroCentro de de DesenvolvimentoDesenvolvimentoPessoalPessoal Curso de Organização e Gestão de EventosCurso de Organização e Gestão de Eventos
Como organizar um evento de sucesso
14 Planos de contingência
de sucesso
14.Planos de contingência
15.Atenção aos pormenores
16.Criatividade e inovação
17.Gestão eficiente do tempo
Copyright©Portaldoser 2007 27Copyright©ConchadeAlmeida2009
Portal do SERPortal do SERCentroCentro de de DesenvolvimentoDesenvolvimentoPessoalPessoal Curso de Organização e Gestão de EventosCurso de Organização e Gestão de Eventos
Como organizar um evento de sucesso
18.Um compromisso total com o atendimento ao cliente
de sucesso
19.Sistemas permanentes de controle e monitorizaçãop ç
20 Uma atmosfera de união entusiasmo e de conjugação20.Uma atmosfera de união, entusiasmo e de conjugaçãode esforços
Copyright©Portaldoser 2007 28Copyright©ConchadeAlmeida2009
Portal do SERPortal do SERCentroCentro de de DesenvolvimentoDesenvolvimentoPessoalPessoal Curso de Organização e Gestão de EventosCurso de Organização e Gestão de Eventos
Como organizar um evento de sucesso
21.Planeamento detalhado e documentado num
de sucesso
cronograma de acções
22.Uma avaliação minuciosa e realista após o evento
23.Efectuar pesquisas de mercado
Copyright©Portaldoser 2007 29Copyright©ConchadeAlmeida2009
Portal do SERPortal do SERCentroCentro de de DesenvolvimentoDesenvolvimentoPessoalPessoal Curso de Organização e Gestão de EventosCurso de Organização e Gestão de Eventos
Como organizar um evento de sucesso
24.Análise SWOT
de sucesso
25 Análise da concorrência25.Análise da concorrência
26.Planeamento logístico
27.Procedimentos de emergência
Copyright©Portaldoser 2007 30Copyright©ConchadeAlmeida2009
Portal do SERPortal do SERCentroCentro de de DesenvolvimentoDesenvolvimentoPessoalPessoal Curso de Organização e Gestão de EventosCurso de Organização e Gestão de Eventos
Como organizar um evento de sucessode sucesso
28.Sinergias locais
29.Politica agressiva de angariação de patrocínios
Copyright©Portaldoser 2007 31Copyright©ConchadeAlmeida2009
Portal do SERPortal do SERCentroCentro de de DesenvolvimentoDesenvolvimentoPessoalPessoal Curso de Organização e Gestão de EventosCurso de Organização e Gestão de Eventos
Etapas aplicáveis a todos os Eventos
Não obstante as particularidades inerentes a cada evento,
Eventos
existem etapas fundamentais aplicáveis a todos.
Antes de mais é necessário que alguém desenvolva a ideia Antes de mais é necessário que alguém desenvolva a ideia e dê inicio à acção.
R i ã ( h t t i )• Revisão (se houve eventos anteriores)
• Brainstorming (o quê, para quem, onde, quando, etc.)
Copyright©Portaldoser 2007 32Copyright©ConchadeAlmeida2009
Portal do SERPortal do SERCentroCentro de de DesenvolvimentoDesenvolvimentoPessoalPessoal Curso de Organização e Gestão de EventosCurso de Organização e Gestão de Eventos
Etapas aplicáveis a todos os Eventos
Colocar por escrito um conjunto de questões essenciais
Eventos
Colocar por escrito um conjunto de questões essenciais
à realização do eventoç
•Identificação das metas e objectivos do evento
•Realização de um estudo de viabilidade/diagnóstico
•Inventariação das necessidades de implementação
Copyright©Portaldoser 2007 33Copyright©ConchadeAlmeida2009
Portal do SERPortal do SERCentroCentro de de DesenvolvimentoDesenvolvimentoPessoalPessoal Curso de Organização e Gestão de EventosCurso de Organização e Gestão de Eventos
Etapas aplicáveis a todos os EventosEventos
•Definição do cronograma de acções a desenvolver
•Assegurar o financiamento – patrocínios
•Definição das estruturas operacionais e contratação dos Definição das estruturas operacionais e contratação dos
recursos humanos necessários
•Definição de planos de contingência e sistemas de controle
Copyright©Portaldoser 2007 34Copyright©ConchadeAlmeida2009
Portal do SERPortal do SERCentroCentro de de DesenvolvimentoDesenvolvimentoPessoalPessoal Curso de Organização e Gestão de EventosCurso de Organização e Gestão de Eventos
Etapas aplicáveis a todos os EventosEventos
•Marketing do evento
Revisão detalhada de todos os pormenores •Revisão detalhada de todos os pormenores
•Operacionalização do evento de acordo com o planeamento p ç p
efectuado
•Análise e avaliação
•Elaboração do relatório
Copyright©Portaldoser 2007 35Copyright©ConchadeAlmeida2009
Portal do SERPortal do SERCentroCentro de de DesenvolvimentoDesenvolvimentoPessoalPessoal Curso de Organização e Gestão de EventosCurso de Organização e Gestão de Eventos
Fases Fases da da OrganizaçãoOrganização
Concepção
Planeamento
Operacionalização (Pré Evento, Evento e Pós Evento)
Avaliação
Copyright©Portaldoser 2007 36Copyright©ConchadeAlmeida2009
Portal do SERPortal do SERCentroCentro de de DesenvolvimentoDesenvolvimentoPessoalPessoal Curso de Organização e Gestão de EventosCurso de Organização e Gestão de Eventos
ResumoConcepção•Revisão (se houve eventos anteriores)
Resumo
•Brainstorming (o quê, para quem, onde, quando, etc.)
Planeamento (mais complexa, mais demorada, mais trabalhosa)•Objectivos Objectivos
•Specific•Measurable•AchievableR li ti•Realistic
•Timed•Estudos de viabilidade (só nos grandes eventos)•Inventariação dos recursos necessários a implementação do mesmo e ta ação dos ecu sos ecessá os a p e e tação do es o•Orçamento Provisional (custos e receitas)•Calendarização de tarefas (cronograma)•Definição estrutura operacional (organograma)D fi i ã d Pl d ti ê i
•ClippingAgradecimentos•Definição de Planos de contingência
•Marketing do Evento
Operacionalização (pré-evento/evento/pós-evento)
•Agradecimentos•Pagamentos•Desmontagens•Press release c/ nºs do evento
Copyright©Portaldoser 2007 37
Avaliaçãoevento
Copyright©ConchadeAlmeida2009
Portal do SERPortal do SERCentroCentro de de DesenvolvimentoDesenvolvimentoPessoalPessoal Curso de Organização e Gestão de EventosCurso de Organização e Gestão de Eventos
Copyright©Portaldoser 2007 38Copyright©ConchadeAlmeida2009
Top Related