Project Office e Nível de MaturidadeGerenciamento de Projeto 16 – Fortaleza
Alunos: André Aquino,Bruna Folha, Hiarlay Araújo, Leonardo Borges,Márcio Bezerra,Ronaldo Lage.
SOBRE A GP3
A GP3 é uma empresa com mais de 30 anos no
mercado, especializada em consultoria na área de
gerenciamento de portfólios e escritório de projetos.
A empresa conta com uma equipe especializada na
implantação e gestão de PMOs, tendo implantado
mais de 15 PMOs em diversos países.
Gerenciamento de Projetos, Portifólios e PMO
Objetivos do Planejamento Estratégico de
LISARB
1. Aliança por um Lisarb mais justo;
2. Política cidadã baseada em princípios e valores;
3. Educação para a sociedade do conhecimento;
4. Economia para uma sociedade sustentável;
5. Proteção social;
6. Qualidade de vida e segurança para todos os Lisarbeanos;
7. Cultura e fortalecimento da diversidade;
8. Política externa para o século 21;
9. Combate a corrupção;
1. IDENTIFICAÇÃO DE PROJETOS Baseado nos objetivos estratégicos de Lisarb, foram identificados, através da
técnica de Brainstorm, os 9 projetos apresentados abaixo:
1. Aliança por um Lisarb mais justo Burocracia Zero
2. Política cidadã baseada em princípios e valores Fala Lisarb
3. Educação para a sociedade do conhecimento Educa a cuca
4. Economia para uma sociedade sustentável Sustenta Lisarb
5. Proteção social Sociedade Segura
6. Qualidade de vida e segurança para todos os Lisarbeanos Viva +
7. Cultura e fortalecimento da diversidade Pense +
8. Política externa para o século 21 We are Lisarb
9. Combate a corrupção Operação cueca
2. CLASSIFICAÇÃO
Político Fala Lisarb!Operação CUECA
We Are Lisarb!
Ambiental Sustenta Lisarb Viva + Pense +
Mobilidade Viva +
Sociocultural Viva + Pense +
Educação Educa a Cuca!
JustiçaBurocracia
ZERO!Sociedade
Segura
SegurançaSociedade
Segura
Os projetos foram classificados em sete classes distintas.
3. Avaliação - Critérios Critérios de Avaliação:
Os projetos foram avaliados com base em sete critérios de avaliação:
1. CustoAvaliação dos recursos financeiros necessários para a execução do projeto. Quanto maior o custo menor é a nota do projeto.
2. PrazoAvaliação do tempo para conclusão do projeto. Quanto maior o prazo menor a nota do projeto.
3. ComplexidadeAvaliação da dificuldade de execução do projeto. Quanto mais complexo menor a nota do projeto.
4. Impacto SocialAvaliação do impacto positivo que o projeto provocará na população. Quanto maior o impacto maior a nota do projeto.
5. RiscoAvaliação dos riscos envolvidos na execução do projeto. Quanto maiores os riscos menor a nota do projeto.
6. UrgênciaAvaliação da necessidade de implantação do projeto para a sociedade. Quanto mais urgente maior a nota.
7. AbrangênciaAvaliação da parcela da população que seria atingida com o projeto. Quanto mais abrangente maior a nota.
3. Avaliação - Pesos
Pesos:
Para cada critério de avaliação foi associado um peso no valor de 1 a 5. O peso está relacionadodiretamente à importância do critério para alcançar os objetivos do planejamento estratégico. Assim,quanto mais importante for o critério maior será o peso associado a ele.
CRITÉRIO PESO
1. Custo 1
2. Prazo 4
3. Complexidade 2
4. Impacto 4
5. Risco 3
6. Urgência 5
7. Abrangência 5
3. Avaliação
CRITÉRIOS
P
E
S
O
Burocracia ZERO!
Fala Lisarb Educa a CucaSustenta
LisarbSociedade
SeguraViva + Pense + We Are Lisarb
Operação Cueca
N M N M N M N M N M N M N M N M N M
1.Custo 1 5 5 5 5 5 5 10 10 0 0 5 5 0 0 10 10 5 5
2. Prazo 4 5 20 5 20 10 40 10 40 10 40 10 40 10 40 5 20 5 20
3. Complexidade 2 10 20 5 10 5 10 5 10 5 10 0 0 5 10 10 20 5 10
4. Impacto 4 10 40 10 40 10 40 5 20 10 40 5 20 10 40 5 20 10 40
5. Risco 3 10 30 0 0 0 0 5 15 5 15 10 30 0 0 5 15 0 0
6. Urgência 5 5 25 5 25 5 25 10 50 5 25 10 50 10 50 0 0 5 25
7. Abrangência 5 5 25 10 50 5 25 10 50 10 50 5 25 5 25 5 25 5 25
TOTAL: 165 150 145 195 180 170 165 110 125
4. Seleção
PROJETONOTAFINAL
Burocracia ZERO! 190
Fala Lisarb 150
Educa a Cuca 145
Sustenta Lisarb 195
Sociedade Segura 180
Viva + 195
Pense + 190
We Are Lisarb 110
Operação Cueca 125
Foram selecionados os projetos com nota superior a 150.
5. Priorização
Projeto Abrangência Urgência Prazo Impacto Prioridades
Sustenta Lisarb
10 10 10 5 1
Sociedade Segura
10 5 10 10 2
Pense + 5 10 10 10 3
Viva + 5 10 10 5 4
Burocracia ZERO!
5 5 5 10 5
Para a priorização foram utilizados os seguintes critérios em sequencia: Abrangência, Urgência,Prazo, Impacto, Risco, Complexidade e, por fim, custo.
ObjetivosEstratégicos
01
02
03
04
05
06
07
08
09
Categorias Político Ambiental Mobilidade Sócio-Cultural Educação Justiça Segurança
6. Balanceamento do Portfólio
1
2
3
4
5
Com o intuito de manter o Portfólio balanceado, em relação aos Objetivos Estratégicos eCategorias, o gráfico abaixo apresenta a distribuição dos 5 projetos em relação à esses grupos. Osprojetos estão apresentados pelos círculos brancos onde o tamanho representa a abrangência e onúmero a prioridade.
7. Iteração Como o balanceamento obtido mostrou que as categorias de projetos Política e Educação não
foram atendidas, os projetos “Pense +” e “Burocracia ZERO” foram substituídos respectivamentepelos projetos “Fala Lisarb” e “Educa a Cuca!”. Com a mudança todos as categorias passaram aser atendidas.
ObjetivosEstratégicos
01
02
03
04
05
06
07
08
09
Categorias Político Ambiental Mobilidade Sócio-Cultural Educação Justiça Segurança
1
2
4
3
5
8. Nível de Maturidade - Lisarb PESQUISA:
Foi realizado uma pesquisa para identificar o nível atual de maturidade emgerenciamento de projetos de Lisarb. A pesquisa verificou a frequência comque alguns aspectos do Gerenciamento de Projetos eram adotados nosprojetos de Lisarb. Quanto maior a Frequência maior o nível de Maturidade.
RESULTADO:
A pesquisa dividiu a maturidade em cinco níveis, conforme a tabela abaixo. Apontuação obtida por Lisab foi de 69 PONTOS, ficando no NÍVEL 2 deMaturidade.
PONTUAÇÃO NÍVEL
Acima de 160 pontos 5
Entre 121 e 160 pontos 4
Entre 81 e 120 pontos 3
Entre 41 e 80 pontos 2
Entre 10 e 41 pontos 1
Benefícios PMO LisarbDentre as principais vantagens da implementação de um PMO em Lisarbpodemos citar:
Melhoria na performance dos projetos;
Consolidação dos dados, facilitando o acompanhamento dos projetos;
Gerenciamento de Expectativa dos envolvidos;
O gerenciamento adequado da complexidade e volume de projetos;
Antecipar problemas;
Dar visibilidade ao andamento dos projetos;
Centro de Suporte a projetos
Nível HierárquicoO Nível Hierárquico define por qual parte, da Matriz funcional do país, oPMO será implantado. Para Lisarb, foi identificado que, devido ao baixo nívelde maturidade em projetos, o Nível Hierárquico 3 seria o mais adequado.
Nível Hierárquico 3:
Visa atuar nos setores estratégicos, que atingem a organização como umtodo. Dessa forma, a implantação da cultura de gerenciamento de projetospode ser repassada dos setores mais elevados para os setores mais baixo damatriz, garantindo que toda a estrutura do país seja atingida.
Função Adotada Integração com o Negócio
Por se tratar de projetos que possuem além de uma implantação uma manutenção,foi adota a função de Integração com o Negocio, pois se preocupa com a melhoriacontínua do projeto.
Essa função também tem como foco o gerenciamento de portfólio, que para LISARBé de extrema importância, pois para melhorar seu desenvolvimento e PIB, oportfólio deve contemplar todas suas áreas criticas de funcionamento do país.
É importante lembrar que, essa função facilita a tomada de decisão buscando umavisão comum dos projetos e facilitando o acesso à informações relativas aosprojetos.
Modelo AdotadoModelo Torre de Controle (Contol Tower)
Devido a LISARB possuir vários projetos simultâneos, que serãodesenvolvido por diferentes equipes, deve haver uma central que conduzae apoie as equipe fiscalizando a execução do projeto, traçando diretrizes eestabelecendo padrões a serem seguidos para alcançar o objetivo doprojeto.
Esse modelo também favorece que os projetos tenham uma melhoriacontínua, mantendo o padrão de exigência não somente na implantaçãomas, também, na sua execução, através de um papel de auditoria assumidopela central.
Métricas de Sucesso
Qualidade: O Índice de conformidade no gerenciamento da qualidade,deve ficar acima de 80% dos itens satisfeitos.
RH: O índice de satisfação dos colaboradores deve estar acima de 60%.
Comunicação: A Quantidade de problema, decorrentes de ruídos oufalha de comunicação, deve se manter inferior a 10%.
Custo: Pelo menos 70% dos projetos entregues devem cumprir oorçamento previsto.
Para que seja possível constatar o sucesso da implantação do PMO,algumas métricas foram definidas:
Etapas de Implementação
Preparar o Terreno:
Definir as iniciativas de curto prazo e osobjetivos de longo prazo;
Definir metas e objetivos;
Estudar a organização em relação ao modelode maturidade;
Reuniões com as partes interessadas;
Determinar as funções da equipe;
Preparar a estratégia de comunicação;
FASE I FASE II FASE III FASE IV
Etapas de Implementação
Começar com Metas de Curto Prazo:
Catalogação dos projetos
Suporte para novos projetos
Treinamentos para as equipes de projetos
Identificação e implementação de tecnologias
Estabelecimento de modelos (fluxo detrabalho)
Consolidação de relatórios de indicadores
Elaboração de modelos e padrões
FASE I FASE II FASE III FASE IV
Etapas de Implementação
Caminhar com as soluções de logoprazo:
Desenvolvimento e customização contínuados processos.
Desenvolvimento de um programa fixo detreinamento
Gerenciamento de recursos
Desenvolvimento de relatórios e métricasdetalhadas
Implantação de ferramentas
Criação de planos de carreira para a área degerência de projetos
Gerenciamento estratégico de portfólio
Planejamento de mudanças organizacionais ede transição.
FASE I FASE II FASE III FASE IV
Etapas de Implementação
Manter e Aprimorar:
Nesta fase o escritório de projetos já está
funcionando adequadamente dentro de
modelos e padrões pré-estabelecidos, num
processo de melhoria contínua e alinhado às
estratégias da empresa.
FASE I FASE II FASE III FASE IV
FIM
OBRIGADO!
Gerenciamento de Projetos, Portifólios e PMO