Nossa Empresa
Consultoria em Projetos
A Plus X Ltda é uma empresa sediada em Ribeirão Preto – SP. Fundada em 2001, conta atualmente com 30 funcionários. Atua principalmente na implantação de Project Management Office – PMO nas empresas, orientando para o desenvolvimento e gestão de projetos. Nosso portfólio de Clientes abrange tanto o setor público como
o privado, no mercado nacional e internacional.
Equipe para o Projeto Lisarb
Consultoria em Projetos
Marcio Alexandre Pancelli
Tiago de Castro Cervantes
Rivânio Severo de Medeiros
Clalber Rogerio Ferreira
José Homero do Nascimento
Julio Luis de Almeida Lino
Caso LISARB
Lisarb é um grande país que esta passando por inúmeros problemas socioeconômicos, no entanto, está tentando com a implantação de um programa chamado SUPERAÇÃO minimizar estes problemas. O programa SUPERAÇÃO está balizada em 9 estratégias fundamentadas nas necessidades da população, como Justiça, Proteção Social, Cultura, Diversidade, Sustentabilidade, Educação Princípios e Valores, Politica Externa e Combate a Corrupção, que serão alcançadas através da execução de um conjunto de projetos no país. Para aumentar o nível de assertividade dos projetos o Presidente de Lisarb solicitou a Plus X que demonstrasse as vantagens de implementar um PMO para a definição e gerenciamento de seu portfólio. A seguir, temos a proposta da Plus X.
Pesquisa de Maturidade
Consultoria em Projetos
A Plus X forneceu ao presidente da LISARB, um questionário para ser respondido pelo seu Ministério do Planejamento para identificar o nível de maturidade em gerenciamento de projetos. Através do resultado desta pesquisa, a Plus X terá como identificar o nível atual de maturidade do país, e assim, elaborar e traçar estratégias de implementação para alcançarmos o objetivo de amadurecimento nos processos e gestão de projetos para a LISARB.
Análise do Nível de Maturidade
Consultoria em Projetos
Através do resultado obtido na pesquisa de nível de maturidade, utilizando critério modelo MMGP – Prado, chegou-se a conclusão que LISARB encontra-se no nível 2 de maturidade, ou seja, o país tem seus processos conhecidos de linguagem comum, com alguns itens relevantes: • O ministério do planejamento fez investimentos em
treinamentos e adquiriu software de gerenciamento de projetos
• Podem existir iniciativas isoladas de padronização de procedimentos, mas o seu uso é restrito
• Os fracassos teimam em continuar acontecendo
Implantação de PMO
Consultoria em Projetos
Para implantação do PMO serão identificados os seguintes pontos: • Benefícios da implantação do PMO • Nível hierárquico a ser implantado o PMO • Função do PMO a ser implantado • Modelo de PMO a ser implantado • Métricas de Sucesso a serem estabelecidas • Etapas de implementação do PMO
Benefícios da Implantação de PMO
Consultoria em Projetos
• Redução de custos dos projetos • Compartilhamento e coordenação de recursos entre os
diversos projetos que serão implementados • Redução da vulnerabilidade da empresa • Padronização de processos • Gestão integrada de riscos • Gestão integrada de comunicação • Gerenciamento e acúmulo de conhecimento através de
lições aprendidas
PMO “Estratégico” visando a organização
como um todo
PMO “Tático” visando processos e otimização de recursos em projetos diferentes
PMO “Operacional” visando projetos e/ou programas individuais
Nível Hierárquico a ser Implantado o PMO
O PMO pode ser implanta nos três níveis hierárquicos dependendo da estratégia a ser adotada:
LISARB
Consultoria em Projetos
Nossa consultoria optou pela implantação do PMO no Nível Estratégico H3, pois após a analise de maturidade e o estudo detalhado dos processos e históricos, identificamos que não há uma metodologia formal de gerenciamento de projetos, não existe uma referencia com experiência na gestão de projetos e principalmente não existe uma imposição para a formação de uma cultura de praticar as boas praticas em gerenciamento de projetos.
Nível Hierárquico a ser Implantado o PMO
Consultoria em Projetos
Função do PMO a ser Implantado
O PMO pode possuir varias funções na organização dependendo da estratégia a ser adotada:
LISARB
Consultoria em Projetos
Nossa consultoria optou pela implantação do PMO com uma de Métodos e Procedimentos, pois após a analise de maturidade e o estudo detalhado dos processos e históricos, identificamos que não há uma metodologia formal de gerenciamento de projetos, não existe uma existe uma gestão de stakeholders e mudanças, que são os principais problema da não assertividade dos projetos.
Função do PMO a ser Implantado
Modelo de PMO a ser Implantado
O PMO possui 3 Modelos distintos, Torre de controle, Pool de recurso e Estação Meteorológica a ser aplicada na organização dependendo da estratégia a ser adotada:
LISARB
Consultoria em Projetos
Nossa consultoria optou pela implantação do PMO em um modelo de Torre de Comando, pois após a analise de maturidade e o estudo detalhado dos processos e históricos, identificamos que esta seria a melhor estratégia levando em consideração que com essa modalidade poderíamos estabelecer padrões para gerencia de projetos dando suporte de maneira a reforçar os mesmos, promovendo uma melhoria continua e elevando a maturidade da organização. Posteriormente seria necessário a implantação de Estações Meteorológicas nos estado para o acompanhamento e reporte do andamento dos projetos.
Modelo de PMO a ser Implantado
Consultoria em Projetos
Nossa consultoria optou pela escolha de algumas métricas para que se possa medir a melhorias geradas pela implantação do PMO, como:
• Genéricas:
Quantidade de projetos trabalhados pelo PMO/mês, para analisar a participação do PMO nos projetos desenvolvidos no país;
Números de falha de projeto antes e depois do PMO, para verificar a assertividade dos projetos posterior a implantação do PMO
Métricas de Sucesso a serem Estabelecidas
Consultoria em Projetos
• Específicas:
Índice de alterações do escopo, para analisar se a participação do PMO está efetivamente diminuindo as alterações de escopo nos projetos desenvolvidos no país;
Índice de cumprimento de prazo, para analisar se a participação do PMO está efetivamente diminuindo os atrasos no cronograma dos projetos desenvolvidos no país;
Índice de cumprimento de custos, para analisar se a participação do PMO está efetivamente diminuindo as alterações dos custos previstos nos projetos desenvolvidos no país;
Métricas de Sucesso a serem Estabelecidas
Consultoria em Projetos
Para a implementação do PMO seguiremos as seguintes etapas:
Etapas de Implementação do PMO
Fase 1 – Preparação do Terreno
Fase 2 – Metas de Curto Prazo
Fase 3 – Soluções de Longo Prazo
Fase 4 – Manter e Aprimorar
Consultoria em Projetos
1. Preparação do Terreno
Analise da situação do Organização
Termo de abertura do projeto
Definir as iniciativas de curto prazo e os objetivos de longo prazo
Definir metas e objetivos
Estudar a organização em relação ao modelo de maturidade
Reuniões com as partes interessadas
Determinar as funções da equipe
Preparar a estratégia de comunicação
Etapas de Implementação do PMO
Consultoria em Projetos
2. Metas de Curto Prazo
Catalogação dos projetos
Suporte para novos projetos
Treinamentos para as equipes de projetos
Identificação e implementação de tecnologias
Estabelecimento de modelos
Consolidação de relatórios de indicadores
Elaboração de modelos e padrões
Etapas de Implementação do PMO
Consultoria em Projetos
3. Soluções de longo Prazo
Desenvolvimento e customização contínua dos processos
Desenvolvimento de um programa fixo de treinamento
Gerenciamento de recursos
Desenvolvimento de relatórios e métricas detalhadas
Implantação de ferramentas
Criação de planos de carreira para a área de gerência de projetos
Gerenciamento estratégico de portfólio
Planejamento de mudanças organizacionais e de transição.
Etapas de Implementação do PMO
Consultoria em Projetos
4. Manter e Aprimorar
Garantir a melhoria continua, aplicando as metodologias e procedimentos garantindo a criação da cultura do gerenciamento de projeto, otimizando os resultados dos mesmos.
Etapas de Implementação do PMO
Definição de Portfolio
Após a implantação do PMO e a definição do Planejamento Estratégico deverá ser realizado criação, seleção, priorização e balanceamento dos projetos que satisfaça os objetivos estratégicos de Lisarb listados a seguir:
1 • Aliança por um Lisarb Mais Justo
2 • Política cidadã baseada em princípios e valores
3 • Educação para a sociedade do conhecimento
4 • Economia para Uma Sociedade Sustentável
5 • Proteção Social
6 • Qualidade de vida e segurança para os Lisarbeanos
7 • Cultura e fortalecimento da diversidade
8 • Política externa para século 21
9 • Combate a corrupção
Definição de Portfolio
Consultoria em Projetos
Para definição do portfolio de projetos que serão implementados em Lisarb com auxilio do PMO serão necessários os seguintes passos: • Identificação dos Projetos • Categorização dos Projetos • Avaliação dos Projetos • Seleção dos Projetos • Priorização dos Projetos • Balanceamento do Portfólio de Projetos • Iteração com os Processos Anteriores
Identificação dos Projetos
Consultoria em Projetos
Neste processo foram identificados 30 projetos por nossa consultoria, por meio de uma reunião de “Ideation” realizada para compor o portfólio de projetos a serem executados para satisfazer os objetivos estratégicos propostos por Lisarb. Tais projetos serão listados nos próximos quadros.
Identificação dos Projetos
Consultoria em Projetos
2 Alicerce
3 Tolerância
Zero
1 Sem Fronteiras
5 Transfor
mar
7 Inovação
8 Mais Soldados
4 Respirar
10 Reajuste
9 Agente social
6 Empregos
Identificação dos Projetos
Consultoria em Projetos
12 Criança
Feliz
13 Pedagógi
co
11 Educar 15
Intercâmbio
17 Captação
de recursos
18 Crescime
nto 14 Ação Social
20 Hiperinfl
ação
19 Plano de
Reformas
16 Nós Podemos
Identificação dos Projetos
Consultoria em Projetos
22 Chumbo Trocado
23 Objetivo
do Milênio
21 Estou Aqui
25 Interven
ção Social
27 Inclusão
Social
28 Orelhão
24 Sou Livre
30 Super Idade
29 Crescer
26 Reforma
Identificação dos Projetos
Consultoria em Projetos
Dos 30 projetos identificados foram selecionados 10 projetos com maior viabilidade de implantação:
Número Nome do Projeto Legenda 1 Sem Fronteiras Troca de experiências públicas com outros países
2 Alicerce Investimento na educação básica e respeito à diversidade
3 Tolerância Zero Punição para pequenos delitos
4 Respirar Rodízio de carros para melhorar a qualidade do ar
5 Transformar Formação dos jovens em atividades para o mercado de trabalho
6 Empregos Geração de empregos pela atração de novas empresas
7 Inovação Necessidade de graduação e concurso para concorrer a cargos políticos
8 Mais Soldados Soldados do exército para policiamento de rua
9 Agente social Atendimento no domicílio para famílias com dificuldades
10 Reajuste Desconto fiscal para empresas que mais empregam
Categorização dos Projetos
Neste processo foi feito o agrupamento dos projetos identificados em 6 categorias de especificas de Projetos que serão demonstradas abaixo: • Objetivo estratégico 5 Saúde
• Objetivos estratégicos 3 e 7 Educação
• Objetivo estratégico 5 Segurança
• Objetivo estratégico 4 Economia
• Objetivos estratégicos 1, 2, 6 e 7 Social
• Objetivos estratégicos 8 e 9 Gestão Publica
Categorização dos Projetos
Saúde Educação Segurança Economia Social Gestão Pública
Respirar Alicerce Tolerância
Zero
Transformar Mais
Soldados
Empregos
Reajuste
Agente social
Sem Fronteiras
Inovação
Neste quadro foram associados os 10 principais projetos com as suas respectivas categorias:
Avaliação dos Projetos
Consultoria em Projetos
Neste processo foi estabelecido os critérios que serão utilizados para classificar os projetos para uma futura priorização, bem como, para eliminar os projetos que seriam inviáveis. Os critérios com seus respectivos pesos e notas serão demonstrados nos próximos quadros.
Avaliação dos Projetos
Consultoria em Projetos
Notas
Critérios Peso 0 5 10 Eliminatório
Popularidade 20% 0-50% 50-80% 50-80%
Custo (% PIB) 20% >10% 5-10% até 5%
Impacto Econômico 10% <20% 20%-60% >60%
Abrangência Populacional 10% <30% 30%-70% >70%
Desenvolvimento Social (IDH) 10% Acrésc. < 0,1 Acrésc. de 0,1 a 0,3 Acrésc. > 0,3
Tempo de Implantação 30% 2 a 4 Anos 1 a 2 Anos Até um Ano >4 anos
Total 100%
Seleção
Consultoria em Projetos
Critério Peso Projeto 1 Projeto 2 Projeto 3 Projeto 4 Projeto 5
Nota Média Nota Média Nota Média Nota Média Nota Média
Popularidade 20% 0 0 10 2,5 10 2,5 10 2,5 10 2
Custo (% PIB) 20% 10 3 5 1,5 5 1,5 5 1,5 5 1
Impacto Econômico 10% 5 0,5 5 0,5 0 0 5 0,5 5 0,5
Abrangência Populacional 10% 0 0 5 0,5 0 0 5 0,5 10 1 Desenvolvimento Social (IDH) 10% 5 1,25 10 2,5 10 2,5 10 2,5 5 0,5
Tempo de Implantação 30% 5 1,5 5 1,5 0 0 10 3 0 0
Média Final 4,75 7,50 6,50 7,50 5,00
Seleção
Consultoria em Projetos
Critério Peso Projeto 6 Projeto 7 Projeto 8 Projeto 9 Projeto 10
Nota Média Nota Média Nota Média Nota Média Nota Média
Popularidade 20% 10 2 10 2 10 2 5 1 0 0
Custo (% PIB) 20% 10 2 10 2 0 0 10 2 10 2
Impacto Econômico 10% 5 0,5 5 0,5 5 0,5 5 0,5 10 1
Abrangência Populacional 10% 5 0,5 10 1 10 1 5 0,5 0 0 Desenvolvimento Social (IDH) 10% 5 0,5 5 0,5 10 1 10 1 10 1
Tempo de Implantação 30% 10 3 10 3 5 1,5 10 3 10 3
Média Final 8,5 9,0 6,0 8,0 7,0
Priorização
Consultoria em Projetos
Projeto Nome Média Priorização
Projeto 7 Inovação 9,00 1º
Projeto 6 Empregos 8,50 2º
Projeto 9 Agente social 8,00 3º
Projeto 2 Alicerce 7,50 4º
Projeto 4 Respirar 7,50 5º
Projeto 10 Reajuste 7,00 6º
Projeto 3 Tolerância Zero 6,50 7º
Projeto 8 Mais Soldados 6,00 8º
Projeto 5 Transformar 5,00 9º
Projeto 1 Sem Fronteiras 4,75 10º
Autorização do Portfólio
Consultoria em Projetos
Essas são as diretrizes para a implantação de um PMO e os projetos sugeridos para atender os objetivos estratégicos de LISARB Estamos à disposição para prestar esclarecimentos, fazer revisões e discutir alternativas.
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