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Plano de Gerenciamento do Projeto
ÍNDICE
1 SUMÁRIO EXECUTIVO
1.1 Introdução
1.2Objetivo do Projeto 1.3 Justificativa do Projeto
2 ESCOPO
2.1 Plano de Gerenciamento do Escopo
2.2 Escopo do Produto.
2.3 Restrições 2.4 Premissas
2.5 Estrutura Analítica do Projeto – EAP
2.6 Dicionário da EAP
3.Plano de Gerenciamento do Tempo
3.1.Estimativas 3.2.Cronograma
3.2.1.Marcos
3.2.2.Método de Gerenciamento do
Cronograma (Documentos
Padronizados, Ferramentas,
Papéis e Responsabilidades) 3.3.Mudanças ( - o que é atraso e como
tratar)
3.3.1.Priorização
3.3.2.Sistemas de Controle de
Mudanças 3.3.3.Mecanismo Adotado para
Conciliamento de Recursos
(recuperação de atraso)
3.3.4.Recursos Financeiros 3.4.Controle do Cronograma
3.4.1.Frequência
3.4.2.Relatório
Projeto - Feedback
• 3
Plano de Gerenciamento de Custos 1. Introdução
• Esse documento tem como objetivo definir como será realizado o gerenciamento de custos do projeto XPTO. Aqui serão definidos os métodos e critérios de planejamento, estruturação e controle dos custos do projeto. Além disso, também será apresentado, no final desse documento, orçamento, memória de cálculo e planejamento de execução – curva S.
• A principal ferramenta para gerenciamento de custos será o microsoft excel, onde será atualizado o orçamento do projeto. A planilha de acompanhamento financeiro será a base de dados para os relatórios de acompanhamento orçamentário do projeto.
2. Estimativas (memória de calculo)
3. Orçamento (Curva S, Cronograma Físico Financeiro)
4. Reservas do Projeto (frequência, valores, conceitos)
5. Autonomia (alocação de reservas), Alocação de Mudanças
6. Controle de Mudanças
7. Controle do Plano de Gerenciamento de Custos (Relatórios, Regras de Crédito, Responsabilidades
8. Anexos
Projeto - Feedback
4
Projeto - Feedback
5
Projeto - Feedback
6
Projeto - Feedback
7
Projeto - Feedback
Monitoramento e Controle
Planejamento
7.2 –Estimar custos.
7.3 Determinar orçamento.
7.4 – Controlar custos.
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7.1– Planejar o gerenciamento de custos
Estrutura Analítica de Projeto
Linha de base de escopo
Linha Base de Tempo
Gestão de Custos
Análise da Variação
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Variação Qualquer desvio do cronograma ou custos de um plano específico.
Objetivo da Análise Realizar ações CORRETIVAS para reconduzir o projeto ao orçamento. Justificar uma nova estimativa.
Análise das variações - aplicável a todos o níveis de gestão.
Gestão de Custos
Análise da Variação
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As variações podem depender de:
a) Fase do ciclo de vida
b) Duração do projeto
c) Tipo de estimativa
d) Exatidão da estimativa.
Os critérios de avaliação de variações
podem variar ao longo da vida do projeto.
Gestão de Custos
Renegociação de objetivos do projeto
Identificação e análise de distorções
Alternativas de contingenciamento
Solicitações de alterações de projeto
Análise da Variação
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• Impactos da quebra do orçamento em outras áreas do projeto.
• Possíveis alterações no escopo e prazo.
Avaliar
Gestão de Custos
Autorização de Despesas – Exemplo de Controle
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Notificação de Alteração de Conta de Custo (NACC) Número da NACC Revisão do CC nº Data Descrição da AlteraçãoMotivo da Alteração
Orçamento SolicitadoOrçamento Autorizado
Período de Desempenho
Homem-Hora De R$ Até R$ Solicitante Aprovações
Gestão de Custos
Valor Agregado
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CENÁRIO • Orçamento total: US$
1,2 milhões • Esforço : 12 meses • Produção : 10 entregas
ANDAMENTO RELATADO • Tempo decorrido: 6
meses • G a s t o s : U S $
700.000,00 • Entregas produzidas:
4 completas, 2 parciais
1. Qual é o andamento real do projeto?
2. Como o projeto está progredindo?
3. O s c u s t o s e s t ã o compatíveis com o desempenho?
4. Qual a relação entre o percentual gasto do o r ç a m e n t o e o percentual concluído?
Gestão de Custos
Valor Agregado
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Método para medir o desempenho do projeto em relação
às linhas de base do projeto.
Compara o valor do trabalho realizado e planejado
integrando escopo, custo e prazo.
Gestão de Custos
Gestão de Custos
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Valor Agregado
Atividade: construção de um muro de 90m2
Orçado - R$ 4500,00
Duração: 3 semanas
Linha de Base- 30m2/ semana.
Qual a avaliação deste cenário?
Gasto apenas R$ 1000,00 no fim da primeira semana.
Visita à obra: construídos 15 m2
Considerado somente MO (não inclui custo material).
Gestão de Custos
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Valor Agregado
Situação R$ Tempo m2
Orçamento do ProjetoPlanejado fim 1ª sem.
Custo Real 1ª sem.
Quanto deveria estar agregado na 1ª semana?
Muro de 90m2
Orçado - R$ 4500,00
Duração: 3 semanas
Linha Base-30m2/semana.
Semana 1 - Gasto R$
1000,00.
Realizado: 15 m2
Gestão de Custos
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Valor Agregado– Análise de CenárioD
esem
bols
o
0
1250
2500
3750
5000
Semanas0 1 2 3
Planejado
Real
Agregado
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Custo Real
Total dos custos incorridos para
executar as atividades do projeto
durante um dado período.
Resumindo...
Valor Planejado
Parte do custo estimado e
planejado no orçamento
(para ser despendida nas
atividades do projeto
d u r a n t e u m d a d o
período).
Curva S
Valor agregado
É o valor previsto no orçamento e
correspondente ao trabalho
realmente executado.
Gestão de Custos
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Valor Agregado– Análise de Cenário
VC - Variação de Custos VPR - Variação de Prazo ONT - Orçamento no TérminoD
esem
bols
o
0
1000
2000
3000
4000
Semanas0 1 2 3
Planejado
Real
Agregado
} }VCVPR
ONT
Gestão de Custos
Gestão de Custos
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Valor Agregado- Terminologia
Sigla Termo Definição Como Usar Interpretação do Resultado
VP Valor Planejado
Orçamento autorizado alocado para o trabalho planejado.
Valor do trabalho planejado para estar realizado em um determinado período de tempo(dados atualizados ou projeto finalizado).
VA Valor Agregado
Medida do trabalho realizado expresso em termos do orçamento autorizado para aquele trabalho.
Valor planejado de todo o trabalho concluído (agregado) em determinado período de tempo, sem referência aos custos reais, ou seja, trabalho planejado que foi realmente executado.
VA= soma dos valores planejados do trabalho realizado.
CR Custo Real (CR)
Custo real incorrido para o trabalho realizado em uma atividade em determinado período de tempo.
Custo real de todo o trabalho finalizado em um período de tempo,ou seja, foi o valor desembolsado.
ONT Orçamento no Término
Soma de todos os orçamentos estabelecidos para o trabalho a ser realizado.
Valor total planejado do trabalho, a linha base de custo do projeto (linha base do projeto).
Gestão de Custos
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Valor Agregado- Terminologia
Sigla Termo Definição Como Usar Equação Interpretação do Resultado
VC Variação de Custo
Valor do deficit ou superavit de orçamento em um dado período de tempo, expresso domo a diferença entre o valor agregado e o custo real.
Diferença entre o valor do trabalho realizado em um período de tempo, geralmente dado atualizado e o custo real no mesmo período e tempo.
VC= VA-VR
Positivo - abaixo do custo planejadoZero - conforme planejadoNegativo - acima do custo planejado.
VPRVariação de Prazo
Valor que o projeto está adiantado ou atrasado em relação à data de entrega, em determinado período de tempo, expressa como a diferença entre o valor agregado e o valor planejado.
Diferença entre o valor do trabalho realizado em um período de tempo, geralmente dado atualizado e trabalho a ser completado no mesmo período de tempo.
VPR= VA-VP
Positivo - adiantado.Zero - conforme cronogramaNegativo - atrasado.
VNTVariação no Término
Projeção de deficit ou superavit do montante do orçamento, expresso como a diferença do orçamento no término..
Diferença estimada de custo na conclusão do projeto.
VANT=ONT-ENT
Positivo - abaixo do custo planejadoZero - conforme planejadoNegativo - acima do custo planejado.
Valor Agregado- Terminologia Gestão de Custos
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Sigla Termo Fórmula Interpretação
IDCÍndice de
Desempenho de Custos
VA/CRObtendo o equivalente a R$——— DO VALOR EM TRABALHO DE CADA R$1,00 gasto.Os fundos estão ou não estão sendo usados com eficiência.
IDPÍndice de
Desempenho de Prazo
VA/VPSe IDP<1, o progresso físico ocorreu em ritmo mais lento que o planejado (x% da taxa planejada originalmente; IDP>1, a um ritmo mais rápido.
ENTEstimativa no
Término
ONT/IDCNão ocorrem variações em relação ao ONT ou será mantida a taxa de gastos.
CR+EPTEstimativa original contém errosCálculo contempla custo até a data mais estimativa para trabalho restante.
CR+(ONT-VA)Variações atuais são atípicas e não ocorrerão no futuroCusto real até a data mais orçamento restante modificado.
CR+(ONT-VA)/IDCVariações atuais serão típicas no futuroCusto real até a data mais orçamento modificado com base no desempenho.
Valor Agregado– Interpretação Gráfica
Gestão de Custos
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Hoje
Plano Original VP
CR
ONT
ENTEPT
Valor Agregado – Análise de Desempenho - Exercício - Construção da Cerca
Gestão de Custos
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Você tem um projeto de construir uma cerca nova. A cerca tem quatro lados. A construção de cada lado deve levar um dia e o orçamento é de R$1000,00 por lado. O planejamento determina que os lados sejam construídos um depois do outro. Hoje é o fim do dia 3.
Usando o gráfico de situação do projeto, faça a análise de Valor Agregado. Faça os cálculos com 3 casas decimais
I= início real T = término real IP – Início planejado TP – Término planejado Calcular VP, VA, CR, ONT, VC, VPR, IDC, IDP, ENT, EPT, VNT.
Atividade Dia 1 Dia 2 Dia 3 Dia 4 Situação no fim do dia 3
Lado 1 I---------T Concluído com gasto de R$1000,00
Lado 2 I-------TP ---T Concluído com gasto de R$1200,00
Lado 3 IP---I---TP 50% concluído com gasto de R$600,00
Lado 4 IP-----TP Ainda não iniciado.
Gestão de Custos
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Registro dos gastos do projeto
Sistema de codificação
Valor Agregado– Considerações Gerais
Boa aferição do Valor Agregado
Análise da EAP e da estrutura
organizacional do projeto.
Decidir a melhor forma de
apurar os custos
Rastrear os gastos apurados.
Gestão de Custos
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Valor Agregado– Apuração do Custo Real
Como apurar o VALOR AGREGADO?Há tarefas que iniciaram, mas não foram concluídas.
Há tarefa atrasadas, mas que já foram planejadas e serão concluídas no prazo.
Há tarefas que iniciaram, mas não foram concluídas.
Gestão de Custos
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Apuração do Valor Agregado
Qualquer período de tempo Totalização dos pacotes de trabalho /centros de custos.
Fórmula mais simples = (%) concluído x (orçamento no término).
Estabelecimento de marcos de valores distintos dentro dos pacotes de trabalho.
Critérios 50/50 - 50% trabalho agendado, 50% agendado para ser concluído. 0/100 – pacotes de pequena duração ( menos de 3 meses) Marco – pacotes longos com marcos provisórios associados Percentual Concluído – percentual relatado do orçamento.
Gestão de Custos
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Valor Agregado – Considerações Gerais
Em um projeto a VPR (variação de prazo) é negativa. Este dado, nos fornece alguma informação sobre o
caminho crítico?
Gestão de Custos
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Registro de Custos de Materiais utilizando o Valor Agregado
• Separar os custos de mão de obra e de materiais.
• Registro de custos dos materiais - quando são recebidos, pagos
ou utilizados e não no momento em que o pedido de compra é
realizado.
Valor Agregado – Considerações Gerais
Valor Agregado – Exercício – 15 minutos
Com base nos indicadores calculados como você avalia o desempenho deste
projeto?
Gestão de Custos
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EAP Planejado VP - (R$)
Agregado VA - (R$)
Custo Real (R$)
Variação de Custos (R$)
Variação de Prazos
IDC IDP
Atividades Preliminares
5536,22 5536,22 6089,84
Projeto 22144,88 22144,88 22587,78
Construção 96883,85 96883,85 96883,85
Sistemas 44289,76 48718,74 48718,74
Acabamento 105188,18 99928,77 110447,59
Serviços Adicionais
2768,11 2768,11 2629,70
Total
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Ao fazer a análise do valor agregado concluiu-se que
o gasto foi superior ao planejado.
Isto significa que haverá estouro no orçamento do
projeto?
Valor Agregado
Gestão de Custos
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Gestão de Custos
Plano de Gerenciamento de Custos
Especificar sistemática para realizar os processos de custo: estimativa,
orçamentação e controle.
Critérios de crédito de valor agregado para: • Atividades. (0-100, 0-50, 50-100,etc) • Materiais.
Critério para apresentar estimativas: horas, dias,
arredondamento
Software a ser utilizado.
Até que nível da EAP deverá ser utilizado
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- Faixa dos custos considerando ciclo de vida.
- Fase inicial - ±50%.
- À medida que o projeto avança - ±10%.
- Estabelecer diretrizes para quando tais refinamento podem
ser feitos.
Gestão de CustosPlano de Gerenciamento de Custos
• Limites de variação que demandam tomada de ação.
• Freqüência de reuniões
• Formatos de relatório.
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Questões a serem respondidas
• Avaliação Custo - Trabalho REALIZADO x Custos Planejados.
• Algum SETOR está gastando além do planejado?
• Tendência de gastos e a t rasos X S i tuação ao término do projeto?
Plano de Gerenciamento de Custos - RELATÓRIOS
Questões a serem respondidas
• Avaliação Custo - Trabalho REALIZADO x Custos Planejados.
• A l g u m S E T O R e s t á g a s t a n d o a l é m d o planejado?
• Tendência de gastos e atrasos X Situação ao término do projeto?
Gestão de Custos
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Plano de Gerenciamento de Custos - RELATÓRIOS
Categorias de Dados de Custo Acumuladas
• Mão de obra • Materiais • Overhead
Relatórios Semanais • Comparação mês corrente e totais do mês anterior • Importante para a programação pois indicam tendência. • Permitem a elaboração de planos de contingência antes da
detecção de problemas no relatório mensal.
Gestão de Custos
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Onde estamos hoje?
Tempo e Custo
Onde vamos terminar?
▪ Variação de custos (R$/hora e % concluído) ▪ Variação de prazo (R$/hora e % concluído) ▪ % Concluído ▪ % Orçamento gasto
▪ Estimativa no Término ▪ Caminho crítico restante ▪ IDC – Análise de tendência de custo ▪ IDP - Análise de tendência de prazo
Desempenho Técnico
▪ Marcos para o sucesso do projeto ▪ Comparação com especificações ▪ Tipos ou condição dos testes ▪ Análise do desempenho da rede e em
relação á EAP.
Plano de Gerenciamento de Custos - RELATÓRIOS
Gestão de Custos
Relatório - Conta de Custos
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Nº EAP
Centro de
Custos
HorasR$
Semanal Real
SubtotalMensal
Mês Atual Mês anterior Até o momento
Estimativa no Término
Liberação da OrdemValor
AgregadoValor
PlanejadoValor
AgregadoValor
Planejado Custo Real
xpyo 4110 H 200 300,00 300,00 1000 1000 1000 1000 1000 1000
S 10000 15000,00 15000,00 150000 5000 5000 5000 5000
4115 H 2000
S
4118 H
S
41XX H
S
4XXX H
Gestão de Custos
Gestão de Custos - Relatórios
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Entregas - Projeto - 25/04
1.Fazer estimativas de custo do projeto.
2.Definir as reservas de continência após análise de riscos. ISTO SÓ SERÁ FEITO NO FUTURO, FIQUEM
ATENTOS PARA NÃO ESQUECER.
3.Elaborar o cronograma físico financeiro do seu projeto (desembolso ao longo do projeto).
4.Construir a curva S.
5.Realizar a análise de fluxo de caixa, comparando a curva S do projeto ao desembolso.
Nota - Considere desembolso linear.
6.Com base nas conclusões decorrentes da análise, efetuar os ajustes necessários.
7.Elaborar os relatórios de Custo e Prazo.
8.Elaborar o Plano de Gerenciamento de Custo.
••39
7.4 Controlar custos.Gestão de Custos
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