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Módulo 5: Compartilhamento de Conhecimento e Comunidades de

Prática (COPs)

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INTRODUÇÃO

Versão: março de 2014 © Prof. Dr. Fábio Ferreira Batista 3Versão 02 – setembro de 2013 © Prof. Dr. Fábio Ferreira Batista

Avaliar

Contextualizar

Atualizar

Compartilhamento e disseminação do

conhecimento

Internalização e utilização do

conhecimento

Criação e/ou captação do

conhecimento

Kimiz Dalkir McGill Graduate School

of Information and Library Studies

Montreal, Quebec Canadá

Fonte: DALKIR, 2005

Versão: março de 2014 © Prof. Dr. Fábio Ferreira Batista 4Versão: março de 2014 © Prof. Dr. Fábio Ferreira Batista

• Após captação e organização do conhecimento, ele precisa ser compartilhado e disseminado na organização

• Alfabetização informacional– “Conjunto de habilidades que levam o indivíduo a reconhecer a

necessidade da informação e a capacidade de localizar, avaliar e usar efetivamente a informação necessária”

• Internacional Data Corporation – IDC (FELDMAN, 2004 in DALKIR, 2005)– Estima que os trabalhadores do conhecimento gastam entre 15 e 35%

do seu tempo em busca de informação– Trabalhadores do conhecimento encontram o que procuram em menos

de 50% dos casos

Introdução

Versão: março de 2014 © Prof. Dr. Fábio Ferreira Batista 5Versão: março de 2014 © Prof. Dr. Fábio Ferreira Batista

• Somente um em cada cinco trabalhadores do conhecimento encontra com frequência informação necessária para seu trabalho

• Trabalhadores do conhecimento gastam mais tempo criando novamente informações existentes que eles não conheciam do que criando informações novas

• Por que pessoas procuram outras pessoas quando precisam de informação e conhecimento:– é mais rápido– Obtemos informação e descobrimos : i) origem da informação; ii) como

rever nossa pesquisa; iii) se estamos no caminho certo e onde erramos; e iv) fonte de informação é conhecida e confiável

Introdução

Versão: março de 2014 © Prof. Dr. Fábio Ferreira Batista 6Versão: março de 2014 © Prof. Dr. Fábio Ferreira Batista

• O custo de não encontrar informação é muito alto para indivíduos e organização– Pessoas: principal fonte de informação para encontrar

informação, resolver problemas e tomar decisões• CROSS AND PARKER, 2004 in DALKIR, 2005– Pessoas = principais canais de informação e conhecimento– Trabalhadores do conhecimento gastam um terço do seu

tempo procurando informação e ajudando colegas a fazer o mesmo

– Trabalhador do conhecimento tende a procurar outra pessoa em vez de uma fonte impessoal (repositório, base de dados)

Introdução

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OBSTÁCULOS AO COMPARTILHAMENTO

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• Conhecimento é propriedade• Conhecimento é poder

– Indivíduos são recompensados muitas vezes pelo que sabem não pelo que compartilham

– É importante incentivar o compartilhamento e deixar de promover o não-compartilhamento

• Fornecedor não tem certeza se o receptor entenderá e usará o conhecimento corretamente e/ou não está seguro da veracidade ou credibilidade do conhecimento– COPs contribuem para eliminar isso porque elas validam o

conhecimento da comunidade• Cultura e clima organizacional

– Cultura que promove novas descobertas e inovação ajudará o compartilhamento

Obstáculos ao Compartilhamento

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• Cultura e clima organizacional– Organização que recompensa trabalho coletivo ajudará criar clima de

confiança– Cultura baseada no status social promoverá o não-compartilhamento

• Compartilhamento do conhecimento pode estar ocorrendo mesmo se ninguém está usando o repositório institucional– Pode estar ocorrendo o compartilhamento invisível por meio de redes

sociais (a Análise de Rede Social – ARS detecta isso)

Obstáculos ao Compartilhamento

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IMPLICAÇÕES ESTRATÉGICAS E PRÁTICAS

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• Benefícios do compartilhamento do conhecimento– Permite que profissionais entre em contato com outros

profissionais por meio de plataforma. Distância não é problema

– Padroniza práticas profissionais– Ajuda evitar erros– Dissemina melhores práticas– Constrói reputações– Desenvolvimento de talentos ocorre de forma mais rápida– Contribui para manter e desenvolver as competências

essenciais

Implicações Estratégicas

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• Alta administração deve promover cultura e clima organizacional que estimule “network”

• Alta administração deve conceder tempo para que funcionários possam cumprir suas responsabilidades e papéis no compartilhamento do conhecimento

• Interações para compartilhar o conhecimento devem ser profissionais sempre

Implicações Práticas

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COMUNIDADES DE PRÁTICA (COPS)

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“Grupos de pessoas que compartilham uma paixão por alguma coisa que eles sabem como

fazer e que interagem regularmente com outras pessoas para aprender como fazer melhor”

Etienne Wenger

O que são Comunidades de Prática (COPs)?

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Fases Descrição1. Potencial O principal papel da organização nesta fase é identificar grupos

de participantes e ajudá-los a se constituírem como uma comunidade de prática

2. Expansão Começa a tornar-se mais ativa, as pessoas começam a identificar o valor de se tornarem engajadas nas atividades de aprendizado, e a comunidade e suas fronteiras começam a ser moldadas

3. Maturidade A comunidade, neste estágio, ganha respaldo e reconhecimento da organização como um todo e começa a ter um crescimento sustentável do número de membros.

COPs. Fases

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Fases Descrição4.

SustentaçãoNesta fase a comunidade já não possui um engajamento tão intenso de seus membros, mas ela continua viva como centro de conhecimento, e principalmente através dos contatos pessoais ainda existentes e da prática compartilhada durante as outras fases

5. Transforma-

ção

Nessa fase, a comunidade não é essencialmente importante na vida de seus membros, mas ainda é reconhecida como parte de suasidentidades, através de histórias, da preservação dos seus artefatos e da reunião de documentos que ressaltem sua existência.

COPs. Fases

KATO et al. O papel da organização nos diferentes estágios da comunidade de prática. Disponível em:http://biblioteca.terraforum.com.br/BibliotecaArtigo/libdoc00000170v002O%20papel%20da%20organizacao%20nos%20diferentes%20esta.pdf. Acessado em 16/09/12

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Papéis/ Responsabilidades

Descrição

Visitantes Visita uma ou duas vezes a comunidade e nem sempre decidir fazer parte

Iniciantes Novos membros

Participantes regulares Contribuem regularmente para a comunidade e interagem com frequência com outros participantes

Lideres Membros com tempo e energia para assumir papéis na comunidade

Seniores Uma espécie de especialistas. Membros com muito conhecimento do tema da comunidade

Facilitadores Papel que mais exige. São responsáveis por esclarecer a comunicação e assegurar a participação de todos

Patrocinador Serve de intermediário entre a COP e o resto da organização formal

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COPs. Principais componentes

Componentes DescriçãoDomínio A definição do tema de interesse comum e os

principais tópicos

Comunidade O relacionamento entre os membros e o senso de pertencimento

Prática O conjunto de conhecimentos, métodos, histórias, casos, ferramentas e documentos

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Como relacionar COPs e gestão estratégica?É importante assegurar a legitimidade das comunidades

na organização

• Apresente proposta com valor estratégico• Identifique problemas críticos• Demonstre a necessidade de ampliar o

conhecimento organizacional

Comunidades de Prática (COPs)

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Como educar e capacitar?As pessoas têm uma ideia sobre as COPs, mas precisam

entender o vínculo dessas comunidades com seu trabalho

• Realize oficinas para mostrar aos gerentes e a membros potenciais o que são COPs e para que servem

• Destaque quem são as pessoas que definem e gerenciam as COPs

• Use linguagem adequada para legitimar as comunidades e encontrar lugar para as COPs na organização

Comunidades de Prática (COPs)

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Como apoiar?A organização pode apoiar um pouco as COPs com

orientação e infraestrutura tecnológica

• Forneça apoio ao processo, coaching e suporte logístico• Identifique necessidades e defina a infraestrutura adequada

sem ênfase em tecnologia sofisticada

Comunidades de Prática (COPs)

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Quando iniciar?Comece a cultivar COPs o mais rápido possível. Exemplos de COPs em funcionamento ajudam pessoas a aprender

fazendo• Inicie poucas comunidades piloto assim que possível• Identifique áreas prontas e com potencial e inicie COPs nelas• Entreviste alguns membros potenciais para: i) entender os assuntos; ii)

começar a discutir a COP; e iii) identificar líderes potenciais• Reuna grupo central para preparar e iniciar o lançamento da COP• Ajude membros a organizar uma série inicial de atividades agregadoras de

valor• Estimule os membros a assumir cada vez mais responsabilidade pela gestão

do seu conhecimento

Comunidades de Prática (COPs)

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Como estimular?Membros normalmente entendem o valor do trabalho em comunidade, mas sentem que a organização não

pensa da mesma forma

• Encontre patrocinadores para estimular a participação• Avalie o trabalho das comunidades• Divulgue os casos de sucesso

Comunidades de Prática (COPs)

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Como integrar?Organização deve contar com processos e estrutura para

integrar as COPs e valorizar a paixão pessoal e comprometimento dos seus membros

• Integre as comunidades à maneira de trabalhar da organização• Identifique e remova barreiras• Alinhe as COPs a elementos culturais e estruturais importantes

Comunidades de Prática (COPs)

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Comunidades de Prática (COPs)

Importância no Curto Prazo Importância no Longo Prazo

• Ajuda a enfrentar desafios• Acesso ao conhecimento dos

especialistas• Confiança em si próprio• Trabalho agradável• Trabalho importante

• Desenvolvimento pessoal• Reputação• Identidade profissional• rede

• Solução de problemas• Economia de tempo• Compartilhamento do

conhecimento• Sinergia entre as unidades• Reutilização dos recursos

• Capacidade estratégica• Inovação• Retenção de talentos• Novas estratégias• Manter-se no mesmo nível da

concorrência

Por que enfatizar COPs?M

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Comunidades de Prática (COPs)

Comunidade Organização

• Domínio que motive o grupo central

• Moderador habilidoso e com ótima reputação

• Participação de especialistas• Ênfase no detalhamento da

prática• Ritmo e mistura de

atividades adequados

• Importância estratégica do domínio

• Patrocínio gerencial claro, mas sem interferência no gerenciamento das COPs

• Interação entre estrutura formal e informal

• Recursos adequados• Atitude consistente

Quais são os Fatores Críticos de Sucesso?

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Fatores Críticos de Sucesso Ciência por parte dos membros de quais são os principais objetivos da comunidade Ciência por parte dos membros de qual é o domínio de conhecimento da comunidade Existência de uma atmosfera de confiança Existência de uma atmosfera de reciprocidade Existência de recursos para armazenar e recuperar informações enviadas e geradas

pela comunidade Moderação atuante Reificação Estabelecimento de compreensões compartilhadas Existência de regras de comportamento Conhecimento preexistente dos participantes Participação de especialistas no domínio de conhecimento da comunidade Condução de eventos presenciais

MAMEDE, Carlos. Fatores Críticos de Sucesso para o estabelecimento e a operação de comunidades de prática virtuais. Brasília: UCB, 2003 (Dissertação de Mestrado)

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Próxima aula: Módulo 6 – Aplicação do Conhecimento Texto:DAVENPORT, T., DEE LONG, D., e BEERS, M. Sucessful knowledge management projects. Sloan Management Review, 1998, 39 (2): 43-57

Leitura para a próxima aula

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FIM DO MÓDULO 5.Obrigado!

Prof. Dr. Fábio Ferreira Batista Técnico de Planejamento e PesquisaInstituto de Pesquisa Econômica Aplicada (Ipea)Secretaria de Assuntos Estratégicos (SAE)Presidência da RepúblicaTel.: (61) 3315-5082fabio.batista@ipea.gov.br

Professor do Mestrado em Gestão do Conhecimento e da Tecnologia da Informação (MGCTI)Universidade Católica de Brasíliafferreira@ucb.br