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Módulo 15
Oficinas de Planejamento Estratégico
Gestão Estratégica no DAEE – Fase 1
Programa de Capacitação Gerencial
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Sumário
Sumário
1. O conceito de oficina
2. A preparação das oficinas
3. O funcionamento das oficinas
4. Os próximos passos
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O conceito da oficina
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O conceito da oficina
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O que é a oficina?
“Oficinas de trabalho (também chamadas do workshops) são eventos especiais envolvendo
a alta e média direção da instituição para pensar e formular um projeto para o
futuro da organização que geram as bases do plano estratégico da
empresa ou entidade trabalhando em equipes e buscando consenso
e unificando visão, missão, princípios e valores”
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O conceito da oficina
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Por que fazer uma oficina?
• Construção compartilhada do propósito da
instituição;
• As grandes estratégias, os objetivos, metas e
desafios para a empresa ou entidade;
• De uma forma estruturada, rápida e
consensual.
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O conceito da oficina
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Participantes das oficinas
• Quem deve participar das oficinas?
- Quem participa do processo decisório
- Quem tem algo a contribuir
- Quem vai participar da implantação
- Os formadores de opinião
- Os líderes, gerentes e supervisores
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Duração• Entre 1 a 4 dias• Em tempo integral• Depende:
- do tipo e do porte da instituição- da situação e da prontidão- do estágio de implantação da gestão estratégica- do nível de intervenção recomendado
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O facilitador• É o coordenador geral da oficina• Cuida dos aspectos de aplicação prática das
metodologias e dos exercícios e dos trabalhos em equipe
• Coordena a montagem das equipes e acompanha os seus trabalhos
• Administra o tempo• Zela pela produção escrita das conclusões
das equipes de trabalho e de síntese• Tem continuidade depois das oficinas
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O instrutor
• Sem envolvimento direto com os negócios ou atividades da instituição
• Distanciamento quanto ao mérito das matérias discutidas
• Tem o papel de expor a conceitual e a metodológica
• Esclarece dúvidas, reforço e revisão dos conceitos
• Não entra no julgamento da qualidade das conclusões das equipes de trabalho
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Vantagens de ter duas funções
• Melhor funcionamento das oficinas• Separa aspectos instrucionais e de facilitação• Cada tarefa requer conhecimentos, habilidades e
perfis psicológicos e profissionais diferentes• O papel do instrutor se extingue ao final das
oficinas• O trabalho do facilitador continua...
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A preparação das oficinas
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O compromisso da direção
“Garantir a compreensão, o apoio e o comprometimento firme da mais alta direção da
organização com o evento e com suas conseqüências”
Caso isto não seja garantido e não se consiga caracterizar a prontidão necessária para se
assegurar um alto grau de sucesso neste esforço, recomenda-se adiar a realização das oficinas!
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Alguns conselhos• Uma oficina eficaz deve ser concentrada no
tempo • Pessoas-chave devem estar desde o começo• Retardatários atrapalham, pois querem discutir
matéria vencida• Saídas no meio prejudicam menos que
entradas no meio!• Evitar domingos e feriados• Sugestão: quinta, sexta e sábado• Evento de congraçamento e aquecimento na
noite anterior
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Escolha do local
• Longe do local de trabalho• Ambiente sossegado e inspirador• Evitar possibilidades de interferências e ‘entradas
e saídas’• Sem celular e sem internet• Refeições no local, simples e leves• É bom dormir no local, se possível• Vestimentas informais, sem terno e gravata
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Convocação e convites
Variedade e diversidade: - mulheres e homens- jovens promissores, gerentes e dirigentes - técnicos, vendedores e produção- pessoal da sede e das regionais- pessoal da infra-estrutura: finanças,
recursos humanos, sistemas, qualidade, - administração geral
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Escolha do facilitadorA posição do facilitador é muito delicada:• não pode ser autoritário a ponto de inibir a
livre manifestação dos participantes• não pode perder o controle do processo
como um todo• controla o tempo e o conteúdo• zela pelo bom clima entre participantes • zela pelo trabalho da equipe de síntese: ela não pode se desviar do material
recebido!
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Escolha do instrutor
• Articulação e flexibilidade para contornar obstáculos e emergências
• Evitar que problemas pré-existentes aflorem durante as oficinas
• Uma pessoa externa terá vantagens para operar com isenção e neutralidade
• Deve ser visto como não-comprometido com “esquemas” ou com eventuais disputas políticas internas
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Material de leitura prévia
• Resultados de diagnósticos• Relatórios de levantamento de satisfação de
clientes• Levantamentos e estudos de mercado• Resultados de benchmarking• “Cases”, análises, balanços, posicionamentos• Artigos e outros documentos úteis para
aquecimento prévio dos participantes
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Material didático
• Distribuir, no início, apostila com cópia de todas as transparências
• contendo também os enunciados dos exercícios que serão executados durante as oficinas
• e recomendações aos participantes sobre como se comportar nos trabalhos em equipes
• Projeção e debates sobre filmes didáticos e motivacionais, antes ou durante as oficinas
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Tópicos da oficina
• Apresentações conceituais• Trabalhos em equipes• Apresentações em plenário• Síntese dos trabalhos• Comentários por escrito• Filmes inspiradores• Momentos de descontração
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O funcionamento das oficinas
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Principais características (1)
• usar uma dinâmica interativa e participativa• alternar, cuidadosamente, exercícios práticos
com exposições conceituais e metodológicas• usar exercícios e trabalhos em equipes para
analisar a própria entidade em questão• empregar mais tempo “fazendo” do que
“ouvindo”• trabalhar tudo em equipe e, praticamente, nada
sozinho
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• delinear os pontos mais relevantes, porém
sem a preocupação de esgotar a matéria• envolver e comprometer a direção, a média
gerência e o pessoal-chave da organização• ter um formato flexível• adaptar seu conteúdo e roteiro, considerando-
se o porte, complexidade, diagnóstico e
prontidão da instituição
Principais características (2)
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• valorizar o processo tanto quanto o produto final dos trabalhos
• valorizar as pessoas, suas atitudes e suas contribuições
• evitar que posições hierárquicas, históricos de amizades ou de desavenças, e características de personalidade prejudiquem
• evitar críticas que inibam participações, especialmente nos trabalhos em equipes
Principais características (3)
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As exposições conceituais
• Em reuniões plenárias, com todos presentes• usando-se as melhores técnicas de comunicação
audiovisual disponíveis • projeções multimídia, de slides coloridos, em
PowerPoint, animadas, com mouse sem fio...
Cuidado: a tecnologia e a “pirotecnia” podem
ajudar, mas não devem “ofuscar” o conteúdo!!!
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Os trabalhos em equipe• Os exercícios serão executados por quatro a seis
equipes, de quatro a seis pessoas cada• Exercícios pré-formatados: análise externa,
análise interna, visão, missão, princípios,
valores, portfólio, estratégias, objetivos e metas...• O facilitador roda as equipes para orientar e
esclarecer eventuais dúvidas,
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• Evitar que chefe e subordinados diretos, irmãos, marido e mulher, pais e filhos... fiquem na mesma equipe
• Dar preferência, na escolha de relatores e moderadores, àqueles que ainda não exerceram aquela função
• Nas equipes não há hierarquia, só a do moderador e do relator
• Opiniões devem ser acatadas ou recusadas “pelo seu próprio mérito”
A montagem das equipes (1)
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Os resultados dos trabalhos
• Os resultados dos trabalhos das equipes serão transcritos, a mão, resumidamente, em transparências (somente os resultados!)
• Opiniões irreconciliáveis devem ser registradas• Serão apresentadas, pelo relator da equipe, a
todos os participantes, em plenário• Durante as apresentações dos relatores, não
serão feitos debates• No máximo, esclarecimentos de dúvidas
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A equipe de síntese• Trabalhando simultaneamente• Não tem liberdade para criar!• Só trabalha com material recebido• Identifica os pontos mais citados• Busca dar um sentido de unidade
aos resultados• Produz um documento que, é
copiado e distribuído aos participantes, para opinarem por escrito
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Características da equipe de síntese
• Ter conhecimento dos conceitos e da metodologia• Serem isentos e reconhecidos como tal pelos
participantes• Pessoas imparciais, justas, capazes de colocar de
lado suas paixões, preferências ou convicções• Não colocar pessoas-chave da organização na
equipe de síntese
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Os próximos passos
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Os próximos passos
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Acabou a oficina... e agora? • Antes de terminar a oficina, é preciso ‘amarrar o
sino no pescoço do gato’...• Lista de providências urgentes e imediatas
decorrentes da oficina• Com um Plano de Ação, deve-se responder às
perguntas: o que, quem, como, até quando...• Em princípio, tudo que deve ser feito nos
próximos 90 dias precisa ser listado e planejado• Facilitador precisa ser designado neste ponto
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Os próximos passos
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Avaliação da oficina• Sugere-se o método ‘plus-delta’• Cada participante anota, num papel, até três
coisas das quais gostou na oficina e até três coisas das quais não gostou
• O facilitador,alternando, pede que as pessoas leiam, uma de cada vez, o que escreveram
• Duas pessoas escrevem, no quadro, em duas colunas
• Matéria já falada não deve ser repetida• A avaliação fará parte do documento final
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Os próximos passos
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Providências para os próximos passos (1)
• Designação formal do facilitador de gestão
estratégica
• Finalização do documento, com as conclusões
da oficina
• Complementação e compatibilização
quantitativa e qualitativa dos objetivos e metas
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Os próximos passos
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Os próximos passos
• Detalhamento e compatibilização dos planos
de ação, dos planos de capacitação, dos
orçamentos de investimentos e do orçamentos
estratégico• Apresentação e aprovação do documento final
pela Direção• Marcar data, local e condições para a próxima
reunião geral, para divulgação e conhecimento
do que foi aprovado pela Direção
Providências para os próximos passos (2)
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Questões para reflexão e debates
1. Quais as principais motivações para a realização de uma oficina de planejamento estratégico?
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2. Que características pessoais e profissionais devem ter e como se deve escolher o facilitador e o instrutor para uma oficina de planejamento estratégico numa organização? Dê exemplos
Questões para reflexão e debates
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3. Como assegurar que uma oficina não acabe sendo ‘mais uma boa idéia’ que não teve acompanhamento nem resultados práticos para a organização?
Questões para reflexão e debates
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