Metodologia GTD de Gesto de Tempoe Produtividade
Se voc deseja ser produtivo, pare de usar sua cabea paraguardar informaes e
passe a us-la para executar aes. A tarefa de guardar informaes deve ser
delegada folha de papel e aos aparelhos digitais. Se voc conseguir isso, ser
extremamente produtivo e se livrar do estresse, alm de finalmente conseguir equilibrar sua
vida profissional e sua vida pessoal.
A Metodologia GTD de gesto do tempo capaz de realizar isso para voc de uma forma
muito simples, eficaz e focada na execuo e na produtividade. Voc consegue implement-la
com um bloquinho de notas, uma bandeja de entrada (dessas de papelaria), um calendrio
de papel e algumas folhas de seu caderno.
ESVAZIE SUA MENTE E DEIXE-A TRANQUILACOMO A GUA
GTD significa Getting Things Done (fazendo as coisas
acontecerem). uma metodologia de gerenciamento do
tempo lanada em 2002 por David Allene descrita em
livro de mesmo nome. No Brasil, a obra ganhou o ttulo
A Arte de Fazer Acontecer.
O princpio bsico da Metodologia GTD esvazie sua
mente e mantenha-a tranquila como a gua. Faa
um download em seu crebro. Escreva tudo o que voc
precisa fazer em um sistema simples de anotaes que
no seja sua cabea. No gerencie seu tempo, mas sua
mente e suas tarefas.
A Metodologia GTD se d em 5 fases: 1) Coleta, 2) Processamento, 3) Organizao, 4)
Execuo e 5) Reviso Semanal.
O FLUXO DA METODOLOGIA GTD
As cinco etapas so executadas com a ajuda do fluxo da Metodologia Getting Things
Done, o GTD. Veja na figura abaixo. Observe que h dois losangos, dentro dos quais esto
as duas perguntas-chave que tornam o GTD to simples e eficaz. No se preocupe, vamos
explicar o fluxo passo a passo mais abaixo.
COLETA PASSO 1 DA METODOLOGIA GTD
Durante o dia, surgem vrias coisas (stuff em ingls) para a gente fazer ou lembrar. H
um telefonema que devemos dar, h o acar para comprar no mercado, h as frias para
planejarmos, h um favor que o colega nos pediu, h uma reunio para participar, h ideias
que nos vm cabea, etc. Essas coisas ficam fervilhando em nossa mente.
COMPRE UM BLOQUINHO DE NOTAS NA PAPELARIA
Compre um bloquinho de notas (custa s R$ 1,50) e no pense duas vezes, coloque tudo o
que voc precisa fazer e lembrar no seu bloquinho. No deixe nada em sua cabea. Pensou,
anote. Isso se chama coletar. uma tarefa mecnica e voc no precisa tomar nenhuma
deciso enquanto coleta.
Apenas esvazie sua mente. O bloquinho deve estar sempre com voc, em todo o lugar, at
ao lado de sua cama (ser que voc consegue?). A coleta deve ser feita todos os dias, o
tempo todo.
COMPRE UMA BANDEJA DE ENTRADA NA PAPELARIA
Adquira tambm uma bandeja de entrada (veja imagem abaixo, no precisa ser de dois
andares). Chegando em casa, simplesmente arranque a folha do bloquinho (ou o bloquinho
todo) e ponha na bandeja de entrada (ou caixa de entrada) para a prxima etapa,
oprocessamento.
Coloque tambm na bandeja a correspondncia, revistas e quaisquer papis que voc
precisa processar. Alm da bandeja fsica, h tambm a bandeja virtual do email, a Caixa de
Entrada (no tem esse nome toa), que deve ser processada seguindo os mesmos passos.
Teremos, ento, duas bandejas para processar. A primeira parte do fluxo, ento, fica assim:
PROCESSAMENTO - PASSO 2 DA METODOLOGIAGTD
O objetivo do processamento simplesmente esvaziar suas caixas de entrada (tanto a
bandeja de entrada, quanto a caixa de email). A inteno no executar nada ainda. Retire
uma coisa por vez (ou um email por vez) da caixa de entrada. Pegue sempre o item que
estiver em cima. Pergunte o que isso? e, em seguida, responda a pergunta devo fazer
alguma ao quanto a isso?. Observe que h somente dois losangos no fluxo. Neles voc
encontra as duas perguntas-chave responsveis pela garantia da produtividade.
COMO PROCESSAR ITENS QUE NO REQUEREM AO
Se sua resposta pergunta devo fazer alguma ao quanto isso? for no, tome
uma das trs decises mostrada na figura abaixo. Voc pode 1) jogar no lixo (por exemplo,
um panfleto ou um spam), ou 2) incubar na lista talvez/algum dia (por exemplo, um email
convidando para um curso em vdeo na Internet) ou 3) arquivar (por exemplo, um
documento importante).
COMO PROCESSAR ITENS QUE REQUEREM AO
Observe que ainda no estamos executando nada, apenas processando o item em nossa
mo. Se a resposta pergunta devo fazer alguma ao quanto a isso? for sim, ento
essa pergunta muda para qual a prxima ao? (ou qual a primeira ao?). Esta a
pergunta principal de todo o mtodo GTD e que lhe garante seu carter executrio. isso
que evita a procrastinao.
SUAVIZANDO O SIGNIFICADO DO TERMO PROJETO
Agora observe na figura acima que o item em sua mo pode exigir uma ou mais aes para
ser concretizado. Se tiver mais de uma ao, trata-se de um projeto. No se intimide com o
termo projeto. Na metodologia GTD, ele significa apenas uma tarefa que se executa em
vrios passos, como por exemplo, planejar as frias ou arrumar a casa para uma festa.
Depois de determinado o primeiro passo do projeto (como por exemplo, pesquisar locais de
frias na Internet), voc retorna ao fluxo.
A REGRA DOS 2 MINUTOS E O SISTEMA SIMPLES DE LISTAS
Se a ao puder ser feita em at 2 minutos, faa-a e esquea-a. Caso contrrio, ela ir para
uma das listas de nosso pequeno sistema. Veja na seo a seguir que estas listas so muito
simples.
Agora, se a ao no puder ser feita em at 2 minutos, voc deve fazer a prxima pergunta
para outra pessoa executar essa tarefa?. Se for, delegue e anote na
lista @aguardando. Se for para voc mesmo executar a tarefa e esta no tiver uma
data para acontecer, anote-a em uma das listas contextuais (na figura esto nomeadas de
prximas aes) para fazer depois. Por fim, se a tarefativer uma data certa para ser
executada, ento anote-a diretamente no calendrio.
Aqui finda o processamento. Lembre-se de que o objetivo do processamento to-somente
esvaziar as caixas de entrada (papis e emails) e isso se realiza simplesmente respondendo
as perguntas mostradas no fluxo. O processamento deve ser feito uma vez por dia.
ORGANIZAO - PASSO 3 DA METODOLOGIAGTD
O princpio da metodologia GTD esvaziar a mente e utiliz-la somente para um fim:
executar aes. Para isso, precisamos de um sistema para lembrar das tarefas por ns. O
GTD extremamente simples nesse ponto e utiliza somente um calendrio (agenda) e um
conjunto de listas primitivas para organizar tudo. Observando o fluxo do GTD, temos estas
listas:
@Projetos. Uma folha basta. Escreva um projeto por linha.
Listas contextuais. No fluxo, elas esto nomeadas como listas de prximas aes. So
as listas @casa, @trabalho, @faculdade, @blog, @rua, @reunies, @telefone, etc. As tarefas
dessas listas no possuem datas definidas para execuo.
Listas especiais. So as listas @Aguardando e @Talvez/algum-dia. A primeira contm
tarefas delegadas a terceiros. A segunda contm itens no-essenciais e dos quais no
queremos nos desfazer (um consolo pro subconsciente).
Pegue um caderno e arranque uma folha! Pronto, voc tem uma lista, no complique! Todas
as listas, inclusive a lista de projetos, podem ser apenas folhas de caderno. O calendrio
pode ser um desses calendrios de papel que ficam sobre a mesa. Se voc preferir uma
agenda, sem problema.
AS LISTAS SO CONTEXTUAIS
As tarefas devem ser separadas por contextos. Voc deve ter uma lista para o contexto
@trabalho, outra para o contexto @casa, outra para o contexto @computador, etc. A ideia
aqui simples: se voc vai fazer telefonemas, faa todos eles de uma vez; se voc vai rua
fazer compras, compre logo tudo o que voc tem para comprar.
Isso trabalhar com contextos. Afinal, de nada adianta ficar lembrando de tarefas do
trabalho quando estamos em casa, ou ficar pensando em um artigo para o blog, enquanto
estamos no mercado.
O QUE VOC IR EXECUTAR NA SEMANA ESTAR NOCALENDRIO
Tudo o que tiver de importante para fazer na semana deve estar na agenda (ou calendrio),
tanto os compromissos quanto os preparativos para os compromissos. Deixe livre pelo
menos 2 horas por dia para os imprevistos.
O QUE FAZER COM AS LISTAS?
Bom, voc est com vrias listas cheias de tarefas para cumprir. Todas essas tarefas, cedo
ou tarde, iro parar no calendrio tambm, que seu painel de execuo semanal, alis o
nico painel de execuo. Essa seleo semanal ser feita na etapa de reviso da
Metodologia GTD. Lembre-se de que voc no deve sobrecarregar seu calendrio. Deixe
algumas horas livres para imprevistos.
REVISO SEMANAL (PLANEJAMENTO) - PASSO 4DA METODOLOGIA GTD
Uma vez por semana, durante uma hora, voc deve fazer a reviso (ou planejamento) e
escolher o que ir fazer na prxima semana. Recomenda-se a sexta-feira de manh, quando
geralmente se est energizado. O que voc dever fazer escolher as tarefas mais
importantes e urgentes de suas listas contextuais e inseri-las no calendrio,
determinando, ento, data e hora para cumpri-las. O restante reviso propriamente dita.
O autor da Metodologia GTD estabeleceu passos bem definidos e lgicos para a reviso
semanal. Esses passos escaneiam todo o nosso pequeno sistema de informaes. Veja a
figura e siga risca o roteiro para uma reviso bem feita.
EXECUO - PASSO 5 DA METODOLOGIA GTD
No pense. No decida. Simplesmente olhe o calendrio (agenda) e faa. hora de executar.
No h motivo para estresse, pois voc est seguro que est fazendo o que deveria estar
fazendo. No ceda tentao da preguia e da procrastinao. Faa, faa, faa!
PARA SABER MAIS SOBRE A METODOLOGIA GTD
O melhor material na Internet explicando a Metodologia GTD o vdeo de Daniel Burd no
Youtube. Kenneth Corra expe uma aplicao concreta do GTD no vdeo Administrao do
Tempo. O blogEfetividade.net contm vrios artigos sobre a metodologia. O site Wise
Action oferece softwares online e programas de desktop que utilizam o GTD.
CONCLUSO
A metodologia GTD pede que voc seja consistente
para manter a mente sempre vazia e tranquila como
a gua. Ande sempre com seu bloquinho e lembre-se
de que a coleta uma tarefa contnua realizada 24
horas por dia. No permita que um pensamento
passe duas vezes por sua cabea. Baixe-o para seu
bloco de anotaes.
O processamento deve ser feito uma vez por dia.
Separe uma hora para realizar essa etapa do GTD e
evite o acmulo que pode causar a desatualizao do
sistema e torn-lo no-confivel.
A reviso (ou planejamento) deve ser feito uma vez por semana. Separe uma hora, de
preferncia na sexta-feira de manh e realize os 10 passos indicados pelo autor da
Metodologia GTD.
A Metodologia GTD no engessada. Voc pode adapt-la sua maneira. Nada impede que
voc utilize seus prprios aplicativos ou molde as ferramentas de seu programa de email a
seu bel prazer. Alis sua obrigao adaptar o mtodo ao seu caso. Eu, por exemplo, utilizo
o Wunderlist para criar minhas listas. Tambm indico o Todoist.
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