METODOLOGIA DE
GERENCIAMENTO DE PROJETOS
MGP-FESF
GUIA PRÁTICO
MGP-FESF Versão 2.0
METODOLOGIA DE
GERENCIAMENTO DE PROJETOS
MGP-FESF
GUIA PRÁTICO
MGP-FESF Versão 2.0
ELABORAÇÃO E INFORMAÇÕES
FUNDAÇÃO ESTATAL SAÚDE DA FAMÍLIA
SECRETARIA EXECUTIVA | DIRETORIA GERAL
ESCRITÓRIO DE GERENCIAMENTO DE PROJETOS
Av. ACM, 3840, Edf. CAPEMI, 7º Andar, Pituba.
CEP 41820-902 - Salvador/BA
Tel: (71) 3417-3530
www.fesfsus.ba.gov.br
SUPERVISÃO GERAL
José Santos Souza Santana
SUPERVISÃO TÉCNICA
Fernanda Jamile Mascarenhas Freaza
ELABORAÇÃO
Robertson Fiori Costa
COLABORAÇÃO
Fábio Brito dos Reis
Renata Chaves de Lucca Preza
MGP-FESF Versão 2.0
APRESENTAÇÃO
O Guia Prático da Metodologia de Gerenciamento de Projetos (MGP-FESF), da Fundação
Estatal Saúde da Família, foi elaborado pelo Escritório de Gerenciamento de Projetos (EGP),
com o objetivo de orientar os colaboradores da Fundação quanto ao acesso, cadastramento
e gerenciamento de um projeto no sistema GPWeb, bem como à elaboração do plano de
projeto utilizando os documentos da metodologia.
Com esse guia, o EGP espera disseminar a metodologia de gerenciamento de projetos na
instituição, apoiando gerentes e membros de equipes na operação do sistema GPWeb e na
condução dos projetos da Fundação.
O Guia é composto por duas partes:
Parte I – Utilizando o GPWeb – apresenta todos os passos para o acesso ao sistema; o
cadastramento do projeto; a criação do cronograma e da linha de base; assim como a
inserção dos registros nas atividades. Ou seja, o gerenciamento do progresso do
projeto até a conclusão.
Parte II – Documentos da Metodologia – apresenta, com base em um projeto fictício,
os modelos dos documentos propostos na Metodologia visando facilitar o uso e
preenchimento da documentação do projeto.
Esse documento está disponível no Portal do Trabalhador, no site da FESF, e pode ser
acessado no link http://www.fesfsus.ba.gov.br/escritorio-de-gerenciamento-de-projetos/.
ESCRITÓRIO DE GERENCIAMENTO DE PROJETOS
MGP-FESF Versão 2.0
SUMÁRIO
INTRODUÇÃO .................................................................................................................... 5
A METODOLOGIA DE GERENCIAMENTO DE PROJETOS ....................................................... 6
BENEFÍCIOS DO GERENCIAMENTO DE PROJETOS NA FESF-SUS ......................................................... 7
PARTE I - UTILIZANDO O GPWEB ........................................................................................ 8
ACESSANDO O SISTEMA ...................................................................................................................... 9
CADASTRANDO UM PROJETO ........................................................................................................... 10
ADICIONANDO INTEGRANTES AO PROJETO ...................................................................................... 12
CRIANDO A ESTRUTURA ANALÍTICA DO PROJETO (EAP) ................................................................... 14
CONSTRUINDO O CRONOGRAMA DO PROJETO ............................................................................... 16
CRIANDO A LINHA DE BASE DO PROJETO ......................................................................................... 19
CRIANDO REGISTRO EM UMA TAREFA ............................................................................................. 21
ADICIONANDO ARQUIVOS AO PROJETO ........................................................................................... 22
PARTE II – PROJETO NOVO EVENTO FESF-SUS .................................................................. 24
FICHA DO PROJETO ........................................................................................................................... 25
TERMO DE ABERTURA ....................................................................................................................... 26
REGISTRO DAS PARTES INTERESSADAS ............................................................................................. 30
DECLARAÇÃO DE ESCOPO ................................................................................................................. 32
ESTRUTURA ANALÍTICA DO PROJETO - EAP ...................................................................................... 36
DICIONÁRIO DA EAP .......................................................................................................................... 38
CRONOGRAMA .................................................................................................................................. 40
MARCOS DO PROJETO ....................................................................................................................... 43
EAP HIERÁRQUICA FINANCEIRA ........................................................................................................ 45
ORÇAMENTO DETALHADO ................................................................................................................ 46
PLANO DE RECURSOS HUMANOS ..................................................................................................... 48
EVENTOS DE COMUNICAÇÃO............................................................................................................ 57
MATRIZ DE RISCO .............................................................................................................................. 59
TERMO DE HOMOLOGAÇÃO DO PRODUTO ...................................................................................... 61
TERMO DE ENCERRAMENTO ............................................................................................................. 62
FORMULÁRIO DE SOLICITAÇÃO DE MUDANÇAS ............................................................................... 63
LIÇÕES APRENDIDAS ......................................................................................................................... 65
REFERÊNCIAS ................................................................................................................... 69
GLOSSÁRIO...................................................................................................................... 70
MGP-FESF Versão 2.0 5
INTRODUÇÃO
Hoje, o gerenciamento de projetos é utilizado por organizações dos mais diversos ramos de
atividade, inclusive na área pública, e tem sido de fundamental importância para
transformar o planejamento em resultados, otimizar a alocação de recursos, diminuir as
surpresas, trazendo maior eficiência à gestão de projetos.
Observa-se ainda, que as organizações públicas, devido as grandes exigências e fiscalização
da sociedade em busca de melhor uso dos recursos públicos e de serviços de melhor
qualidade, passam, de certa forma, a competir entre si para demonstrar que seus métodos e
estratégias são mais eficientes buscando servir de referência para outros governos.
A metodologia de gerenciamento de projetos da FESF foi elaborada com base nas melhores
práticas de gestão, e visa uniformizar padrões e processos para a melhoria dos resultados da
organização.
Nesse documento, será abordado o papel e as finalidades do EGP, bem como os principais
conceitos utilizados no Gerenciamento dos Projetos da instituição.
MGP-FESF Versão 2.0 6
A METODOLOGIA DE GERENCIAMENTO DE PROJETOS
A Fundação Estatal de Saúde da Família, entidade intermunicipal, sem fins lucrativos, de
direito privado, tem como finalidade o desenvolvimento de ações e programas de atenção à
saúde, e, visando cumprir a missão institucional, desenvolve um conjunto de serviços, que
foram constituídos a partir de projetos estratégicos.
Buscando qualificar o processo de trabalho e aprimorar os serviços prestados, a FESF-SUS
criou o Escritório de Gerenciamento de Projetos (EGP) e implantou uma metodologia de
gerenciamento de projetos baseada no guia 1PMBOK®.
O EGP foi criado, através da deliberação do Conselho Curador nº 94 de janeiro de 2014, para
facilitar e consolidar as melhores práticas de gerenciamento, integração entre os projetos,
alinhamento e cumprimento das metas estratégicas.
Ao EGP, compete:
I. Disseminar a metodologia de Gerenciamento de Projetos na Instituição;
II. Monitorar o desempenho dos projetos;
III. Implementar e operar um sistema de informações de projetos;
IV. Definir e uniformizar padrões, processos, métricas e ferramentas de gerenciamento
de projetos, zelando pela aplicação da metodologia adotada;
V. Participar do planejamento estratégico da FESF-SUS;
VI. Prestar apoio e assessoramento técnico aos gerentes e equipes de projetos;
VII. Implementar e gerenciar base de dados de lições aprendidas dos projetos;
VIII. Consolidar informações sobre o desempenho dos projetos estratégicos;
IX. Participar das reuniões de acompanhamento dos projetos estratégicos com as
equipes de projeto e demais interessados;
X. Prover aconselhamento para a alta administração.
O EGP é a unidade responsável pelo acompanhamento dos projetos da instituição, além de
estabelecer e manter procedimentos e padrões para a metodologia de gestão de Projetos na
FESF-SUS.
1 Elaborado pelo Project Management Institute (PMI), o guia Project Management Body of Knowledge (PMBOK)
é considerado a principal referência sobre gerenciamento de projetos por profissionais da área, e traz um conjunto de boas práticas em gerenciamento de projetos.
MGP-FESF Versão 2.0 7
A metodologia de gerenciamento de projetos implantada tem o propósito de dotar a
instituição de práticas e ferramentas de gestão capazes de aprimorar as ações realizadas e
melhorar os resultados da organização.
Assim, foi implantado, na Fundação, o sistema GPWeb - software gratuito voltado à gestão
estratégica e ao gerenciamento de projetos.
BENEFÍCIOS DO GERENCIAMENTO DE PROJETOS NA FESF-SUS
A adoção de boas práticas em gerenciamento de projetos agrega qualidade e traz maior
eficiência à gestão de projetos na FESF-SUS, transformando planejamento em resultados
efetivos, otimizando recursos e minimizando riscos.
A utilização do gerenciamento de projetos gera um conjunto de benefícios, como:
Aumento da compreensão da complexidade e necessidades do projeto;
Definição de metas e objetivos claros;
Estimativas de prazo e custo mais confiáveis;
Otimização de recursos (materiais e equipamentos) e da gestão de pessoal;
Compartilhamento de informações e agilidade na tomada de decisão;
Aumento da integração e engajamento dos membros da equipe do projeto;
Conhecimento dos riscos inerentes ao projeto, evitando surpresas;
Aumento do detalhamento e, por conseguinte, do controle sobre o projeto;
Desenvolvimento de novas técnicas a partir do planejamento estruturado;
Alinhamento entre as expectativas das partes interessadas;
Documentação do projeto e criação de dados históricos para futuras iniciativas.
Para garantir os resultados esperados, é importante que toda a estrutura administrativa da
FESF-SUS esteja em sintonia e atenda com eficiência, eficácia e efetividade a exigência
crescente dos cidadãos por serviços públicos de qualidade.
MGP-FESF Versão 2.0 8
PARTE I - UTILIZANDO O GPWEB
PARTE I
UTILIZANDO O GPWEB
A seguir, serão apresentadas as
instruções para acesso e utilização
do sistema GPWeb.
MGP-FESF Versão 2.0 9
ACESSANDO O SISTEMA
Para acessar o GPWeb, basta digitar, na barra de endereço do navegador,
sistemas.fesfsus.ba.gov.br/gpweb. O acesso pode ser feito, ainda, através do Portal do
Trabalhador, no site da FESF-SUS (www.fesfsus.ba.gov.br), informando login e senha, como
mostram as figuras abaixo.
Figura 1 – Acesso ao GPWeb
Figura 2 – Acesso via Portal do Trabalhador
Login: primeiro + último sobrenome (ex.: robertsoncosta).
Senha inicial: 123456.
MGP-FESF Versão 2.0 10
CADASTRANDO UM PROJETO
Na tela inicial do sistema, clique no ícone “Novo Projeto” localizado próximo ao botão “sair”
(Figura 3).
Figura 3 – Novo projeto
Obs.: Caso essa não seja a sua tela inicial, clique em Projetos > Lista de Projetos.
Na tela de cadastramento, inicialmente, deverão ser inseridas as informações básicas do
projeto (Figura 4).
Figura 4 – Cadastro do projeto
Obs.: Ao passar o mouse sobre os campos, o sistema oferece a explicação do preenchimento.
MGP-FESF Versão 2.0 11
O gerente do projeto (ou colaborador designado) deve preencher, no mínimo, os campos
indicados abaixo:
Nome do projeto: nome resumido do projeto.
Seção responsável: Diretoria/Núcleo responsável pelo projeto.
Seções envolvidas: outra(s) Diretoria(s)/Núcleo(s) envolvido(s) no projeto.
Gerente: gerente designado para o projeto.
Projeto Superior: projeto superior vinculado ao projeto (se houver).
Nível de acesso: nível de proteção das informações do projeto.
Código: código do projeto.
Ano: ano de início do projeto.
Data de Início: data de início do projeto.
Meta de Término: data prevista de término do projeto.
Produtos: descrição do produto do projeto.
Status: status do projeto quando do cadastramento. Normalmente, inicia como “A
iniciar”, até que suas atividades sejam iniciadas.
Ativo: Marcar como “ativo”, caso o projeto comece as atividades a partir do momento de
abertura. Desmarcar, quando da suspensão ou conclusão.
Custo Inicial: custo total previsto para o projeto.
Outras informações deverão ser inseridas na seção “Detalhamento”, na parte inferior da
página (Figura 5).
Figura 5 – Detalhamento do projeto
O gerente do projeto (ou colaborador designado) deve inserir as demais informações, tais
como:
Justificativa: justificativa para a realização do projeto;
Objetivo: objetivo a ser alcançado com o projeto;
Escopo: principais entregas do projeto;
Não Escopo: o que não faz parte do projeto;
Premissas: principais premissas do projeto;
MGP-FESF Versão 2.0 12
Restrições: principais limitações do projeto;
Custos e recurso: estimativa de custo e fonte de recurso do projeto;
Benefícios: benefícios ou resultados esperados do projeto;
Requisitos: requisitos para o projeto.
Após o cadastramento, o projeto deve apresentar a disposição abaixo (Figura 6).
Figura 6 – Visualização do cadastro do projeto.
ADICIONANDO INTEGRANTES AO PROJETO
Além dos itens já inseridos, devem também ser preenchidas as seções “Contatos” - com a
inclusão dos nomes das partes interessadas do projeto (Figura 7)- e “Integrantes”- com a as
pessoas que fazem parte da equipe executora do projeto (Figura 8).
Contatos: Nome das pessoas de referência, pertencentes à equipe envolvida no projeto.
Integrante: Nome das pessoas que tem envolvimento no projeto.
MGP-FESF Versão 2.0 13
Figura 7 – Partes interessadas
Figura 8 – Equipe do projeto
Após o preenchimento, tem-se a visualização abaixo (Figura 9).
Figura 9 – Visualização de Contatos e Integrantes do projeto
MGP-FESF Versão 2.0 14
CRIANDO A ESTRUTURA ANALÍTICA DO PROJETO (EAP)
Após preencher os campos de cadastramento do projeto, deve-se criar a Estrutura Analítica.
Para isso, na tela Detalhes do Projeto, clique em EAP (WBS), como mostra a figura abaixo.
Figura 10 – Criando a EAP
Na tela de Estrutura Analítica do Projeto, clique em Adicionar para iniciar a construção da
EAP, o preenchimento das fases do projeto e pacotes de trabalho, bem como das atividades
(Figura 11).
Figura 11 – Construindo a EAP do projeto
MGP-FESF Versão 2.0 15
Após o preenchimento, seu projeto deverá apresentar estrutura semelhante à do exemplo a
seguir (Figura 12).
Figura 12 – Exemplo de EAP preenchida
MGP-FESF Versão 2.0 16
CONSTRUINDO O CRONOGRAMA DO PROJETO
Após criar a Estrutura Analítica do Projeto, deve-se estimar a duração de cada tarefa,
indicando a data/hora de início e término previsto. Para isso, na tela de Detalhes do Projeto,
clique em Rápido, como mostra a figura abaixo.
Figura 13 – Modo rápido de edição do projeto
Na tela Projeto Rápido, indique a data/hora de término e início de cada atividade/tarefa
(aquelas com calendário disponível) e informe a atividade predecessora (se houver). O
cálculo da coluna Dias será realizado, automaticamente. Para incluir um Marco basta
determinar duração zero na tarefa (Figura 14).
Figura 14 – Editando o projeto no modo rápido
MGP-FESF Versão 2.0 17
Após o preenchimento, seu projeto deverá apresentar estrutura semelhante à do exemplo
mostrado na figura abaixo.
Figura 15 – Cronograma das fases do projeto
Além das informações acima, deve ser indicado, em cada atividade, o(s) colaborador(es)
designados para a execução da tarefa (Figura 16).
Figura 16 – Exemplo de Cronograma com designados
Para cadastrar o(s) designado(s), você deve clicar na tarefa para exibir os detalhes e depois
em editar, como mostra a seguir.
MGP-FESF Versão 2.0 18
Figura 17 – Detalhes da tarefa
Na janela de edição da tarefa, clique na aba Designados, como mostra a figura a seguir.
Figura 18 - Edição da tarefa
Na aba Designados, selecione os usuários que executarão a tarefa e clique no botão (»), e
em seguida salvar, como mostra a figura a seguir.
MGP-FESF Versão 2.0 19
Figura 19 – Atribuição de Designados
CRIANDO A LINHA DE BASE DO PROJETO
Para criar a linha de base do projeto, clique em baseline na tela de “Detalhes do Projeto”,
como mostra a figura abaixo.
Figura 20 – Criar a linha de base
MGP-FESF Versão 2.0 20
Na tela seguinte, serão listados outros registros anteriores de linha de base (se houver) e,
para criar uma nova linha de base do projeto, clique em inserir (Figura 21).
Figura 21 – Inserir a linha de base
Escreva uma pequena descrição para a linha de base e clique em salvar (Figura 22).
Figura 22 – Salvar linha de base
MGP-FESF Versão 2.0 21
CRIANDO REGISTRO EM UMA TAREFA
Para informar o progresso da execução do projeto crie registros nas tarefas. Para isso, abra a
tarefa desejada, clique em Registrar (Figura 23) e informe, pelo menos, os campos abaixo.
Progresso: percentual de progresso da atividade no momento do registro;
Status: situação da atividade no momento do registro;
Data de Início: data real de início da atividade;
Data de Término: data real de término da atividade;
Horas trabalhadas: quantidade de horas trabalhadas na atividade;
Gasto: valor gasto na atividade (pode-se mensurar o custo de homem/hora gasto na tarefa);
Descrição: breve descrição sobre a situação da atividade, no momento do registro.
Figura 23 – Registro nas tarefas
Os registros inseridos na atividade ficarão listados na guia Registros, como mostra a figura
abaixo.
Figura 24 – Visualização de registro realizado
MGP-FESF Versão 2.0 22
Após inserir os registros e informar o progresso do projeto, será possível visualizar os status
das tarefas e pacotes de trabalho, a partir das cores apresentadas no cronograma, como
mostra a figura abaixo.
Figura 25 – Visualização dos status no cronograma
ADICIONANDO ARQUIVOS AO PROJETO
Para registrar o progresso das atividades, listadas acima, deve ser indicado, em cada
atividade, o(s) colaborador(es) designados para a execução da tarefa (Figura 26).
Figura 26 – Adicionar arquivos
MGP-FESF Versão 2.0 23
Os arquivos inseridos na atividade ficarão listados na guia Arquivos, como mostra a figura
abaixo.
Figura 27 – Visualização de arquivo anexado
MGP-FESF Versão 2.0 24
PARTE II – PROJETO NOVO EVENTO FESF-SUS
PARTE II
PROJETO
NOVO EVENTO FESF-SUS
A seguir, será apresentado um
exemplo de plano de projeto,
elaborado com base nos modelos
de documentos do gerenciamento
de projetos da FESF.
MGP-FESF Versão 2.0 25
METODOLOGIA DE GERENCIAMENTO DE PROJETOS
FICHA DO PROJETO
1. DADOS DO PROJETO
Nome do projeto:
NOVO EVENTO FESF-SUS
Início Provável:
22/04/2015
Término Provável:
20/06/2015
Nome resumido do projeto:
NOVO EVENTO FESF-SUS
Patrocinador:
José Santana, Secretário Executivo
Código do projeto:
PC-2015-SECEX-NOVO EVENTO
Líder do projeto:
Colaborador FESF
Setor responsável:
SECEX
Cliente:
FESF-SUS
2. EQUIPE DO PROJETO
Nome E-mail
José Santana [email protected]
Fernanda Freaza [email protected]
Robertson Costa [email protected]
Colaborador FESF [email protected]
Colaborador A [email protected]
Colaborador B [email protected]
MGP-FESF Versão 2.0 26
METODOLOGIA DE GERENCIAMENTO DE PROJETOS
TERMO DE ABERTURA
1. DADOS DO PROJETO
Código do projeto:
PC-2015-SECEX-NOVO EVENTO
Nome resumido do projeto:
NOVO EVENTO FESF-SUS
Cliente:
FESF-SUS
2. DESCRIÇÃO DA INSTITUIÇÃO REALIZADORA DO PROJETO
A Fundação Estatal Saúde da Família (FESF-SUS), constituída, em maio de 2009, por 69 municípios do
Estado da Bahia, é um órgão integralmente público, intermunicipal, integrante da administração
indireta dos municípios, sem fins lucrativos, de interesse coletivo e dotado de personalidade jurídica
de direito privado. Constitui-se como uma proposta inovadora e consistente para avançar no
fortalecimento do SUS e no desenvolvimento de um modelo de gestão interfederativa, atuando em
todas as regiões do estado, como uma instituição do Sistema Único de Saúde (SUS), cumprindo
função essencial para a gestão compartilhada de serviços de saúde integrados com os entes
federativos.
3. PATROCINADOR DO PROJETO
José Santana
Secretário Executivo
Tel: (71) 3417-3521
4. GERENTE DO PROJETO
Colaborador FESF (GP)
FESF-SUS
Tel: (71) 3417-3530
5. JUSTIFICATIVA INICIAL
Todos os dias, novos desafios surgem no rumo da saúde pública no Brasil e as respostas dos governos
locais são, em grande medida, insuficientes para resolver os problemas existentes. Assim, surge a
necessidade de unir os diversos atores para debater e dialogar acerca das boas práticas existentes no
setor.
MGP-FESF Versão 2.0 27
6. OBJETIVO INICIAL
Realizar um evento sobre Saúde da Família, com duração de 8 horas, no mês de junho de 2015,
voltado para colaboradores da FESF-SUS, profissionais de saúde, técnicos e gestores públicos, além
de acadêmicos e especialistas, com o intuito de compartilhar experiências entre os participantes.
7. PRODUTO DO PROJETO
Novo Evento FESF-SUS, com carga horária de 8 horas, realizado.
8. PRINCIPAIS ENTREGAS DO PROJETO
1. Gerenciamento do Projeto;
2. Pré-Evento;
3. Divulgação;
4. Durante Evento;
5. Pós-Evento.
9. NÃO ESCOPO/ LIMITES DO PROJETO
O projeto não tem como objetivo a venda direta de serviços da saúde;
O projeto não custeará as despesas com deslocamento, refeição e hospedagem dos
participantes.
10. TEMPO ESTIMADO DO PROJETO
A execução do projeto terá início em maio de 2015 e deve durar, aproximadamente, 40 dias úteis.
11. CUSTO ESTIMADO E FONTE DE RECURSO
O projeto tem orçamento previsto de R$ 8.600,00 (oito mil e seiscentos reais) e será custeado
através de recursos da FESF-SUS.
12. PREMISSAS INICIAS DO PROJETO
- O projeto contará com o envolvimento de todas as diretorias;
- A equipe do projeto deve possuir, pelo menos, um integrante de cada diretoria.
13. RESTRIÇÕES INICIAIS DO PROJETO
- O evento deve acontecer, até o dia 15 de junho de 2015;
- O evento deve atender às normas de segurança e sustentabilidade da FESF-SUS;
- O custo total do projeto não deve ultrapassar R$ 10.000,00 (dez mil reais).
MGP-FESF Versão 2.0 28
14. RISCOS INICIAIS DO PROJETO
- Redução do valor do orçamento destinado ao projeto;
- Atraso na definição e confirmação dos palestrantes;
- Problema no pagamento dos fornecedores;
- Espaço físico inadequado para o evento.
15. EQUIPE INICIAL DO PROJETO
Nome Telefone(s) E-mail Núcleo/
Unidade
José Santana (71) 3417-3530 [email protected] SECEX
Fernanda Freaza (71) 3417-3530 [email protected] EGP
Robertson Costa (71) 3417-3530 [email protected] EGP
Colaborador FESF (71) 3417-3530 [email protected] FESF
Colaborador A (71) 3417-3530 [email protected] FESF
Colaborador B (71) 3417-3530 [email protected] FESF
Colaborador C (71) 3417-3530 [email protected] FESF
16. PRINCIPAIS PARTES INTERESSADAS
Nome Telefone (s) E-mail
Carlos Trindade (71) 3417-3505 [email protected]
José Santana (71) 3417-3521 [email protected]
Estevão Rodrigues (71) 3417-3555 [email protected]
Sandra Pellegrino (71) 3417-3530 [email protected]
17. APROVAÇÃO
Nome: José Santana Nome:
Cargo: Secretário Executivo Cargo:
Data: 22/04/2015 Data:
MGP-FESF Versão 2.0 29
AP – Aprovado / RP – Reprovado / AL - Alterado
Versão Status Data Motivo da Alteração
V1 AP 22/04/2015 NA
MGP-FESF Versão 2.0 30
METODOLOGIA DE GERENCIAMENTO DE PROJETOS
REGISTRO DAS PARTES INTERESSADAS
1. DADOS DO PROJETO
Código do projeto:
PC-2015-SECEX-NOVO EVENTO
Nome resumido do projeto:
NOVO EVENTO FESF-SUS
Cliente:
FESF-SUS
2. REGISTRO DAS PARTES INTERESSADAS (STAKEHOLDERS)
ID Nome Departamento Influência Principal Expectativa Ação
1 Carlos Trindade DG Alta Deseja que o projeto seja um sucesso para a fundação e
para a sociedade.
Gerenciar as expectativas com atenção; Apresentar
resultados na reunião de monitoramento
(quinzenalmente).
2 José Santana
(Patrocinador) SECEX Alta
Deseja que o projeto seja finalizado, contemplando os
objetivos previstos.
Gerenciar as expectativas com atenção; Apresentar
relatório de status semanalmente.
3 Sandra Pellegrino DGI Alta Deseja que o projeto possua o menor impacto no
orçamento da fundação. Gerenciar as expectativas com atenção.
4 Estevão Rodrigues DGS Alta Deseja que o evento (produto) esteja em total
alinhamento com os projetos e serviços da fundação. Gerenciar as expectativas com atenção.
5 EGP EGP Alta
Espera que o projeto sejaexecutado conforme escopo,
prazo e custos definidos, e de acordo com a
metodologia de gerenciamento de projetos da FESF-
SUS.
Gerenciar as expectativas com atenção.; Apresentar
semanalmente o progresso do projeto.
6 Gerente do Projeto N/A Alta Deseja que o projeto seja executado conforme
planejado.
Envolver as partes interessadas, reportar a essas
pessoas e incluir as informações solicitadas pelas partes
MGP-FESF Versão 2.0 31
interessadas.
7 Equipe do Projeto N/A Média Deseja que o projeto seja executado conforme
planejado. Manter a equipe engajada e satisfeita.
8 Colaboradores N/A Baixa Deseja que o projeto traga benefícios claros para a
Fundação. Monitorar o interesse.
9 Fornecedores N/A Baixa
Deseja que o pagamento dos serviços e produtos
contratados seja efetuado de acordo com as condições
acordadas.
Manter satisfeito.
3. APROVAÇÃO
Nome: Colaborador FESF Nome:
Cargo: Gestor de Núcleo (GP) Cargo:
Data: 22/04/2015 Data:
AP – Aprovado / RP – Reprovado / AL - Alterado
Versão Status Data Motivo da Alteração
V1 AP 22/04/2015 NA
MGP-FESF Versão 2.0 32
METODOLOGIA DE GERENCIAMENTO DE PROJETOS
DECLARAÇÃO DE ESCOPO
1. DADOS DO PROJETO
Código do projeto:
PC-2015-SECEX-NOVO EVENTO
Nome resumido do projeto:
NOVO EVENTO FESF-SUS
Cliente:
FESF-SUS
2. PATROCINADOR DO PROJETO
José Santana
Secretário Executivo
Tel: (71) 3417-3521
3. GERENTE DO PROJETO
Colaborador FESF (GP)
FESF-SUS
Tel: (71) 3417-3530
4. COMITÊ INTEGRADO DE CONTROLE DE MUDANÇA
Carlos Trindade
Diretor Geral
Tel: (71) 3417-3505
José Santana
Secretário Executivo
Tel: (71) 3417-3521
Fernanda Freaza
Gestora do Escritório de Gerenciamento de
Projetos (EGP)
Tel: (71) 3417-3530
5. JUSTIFICATIVA
Todos os dias, novos desafios surgem no rumo da saúde pública no Brasil e as respostas dos governos
locais são, em grande medida, insuficientes para resolver os problemas existentes. Assim, surge a
necessidade de unir os diversos atores para debater e dialogar acerca das boas práticas existentes no
setor.
MGP-FESF Versão 2.0 33
6. OBJETIVO
Realizar um evento sobre Saúde da Família, com duração de 8 horas, no mês de junho de 2015,
voltado para colaboradores da FESF-SUS, profissionais de saúde, técnicos e gestores públicos, além
de acadêmicos e especialistas, com o intuito de compartilhar experiências entre os participantes.
7. PRODUTO DO PROJETO
Novo Evento FESF-SUS, com carga horária de 8 horas, realizado.
8. ENTREGAS DO PROJETO
6. Gerenciamento do Projeto;
7. Pré-Evento;
8. Divulgação;
9. Durante Evento;
10. Pós-Evento.
9. NÃO ESCOPO/ LIMITES DO PROJETO
O projeto não tem como objetivo a venda direta de serviços da saúde;
O projeto não custeará as despesas com deslocamento, refeição e hospedagem dos
participantes.
10. EAP HIERÁRQUICA PRELIMINAR
11. TEMPO ESTIMADO
A execução do projeto terá início em maio de 2015 e deve durar, aproximadamente, 40 dias úteis.
12. CUSTO ESTIMADO E FONTE DE RECURSO
O projeto tem orçamento previsto em R$ 8.600,00 (oito mil e seiscentos reais), e será custeado
através de recursos da FESF-SUS.
MGP-FESF Versão 2.0 34
13. REQUISITOS DO PROJETO E DOS PRODUTOS
Fase/Entregas Requisitos
Pré-evento A lista de convidados e palestrantes e a programação do evento devem ter a
aprovação da Diretoria Executiva.
Pré-evento A contratação de fornecedores deve respeitar a política de compras e
contratação de serviços da FESF-SUS e atender aos requisitos da Lei federal
8.666/2003.
Divulgação A divulgação deve ser feita interna e externamente e deve respeitar as diretrizes
do PCSRI da FESF-SUS.
Divulgação A Diretoria Executiva deve aprovar a lista dos veículos de comunicação para o
presskit.
Durante Evento A montagem e desmontagem do evento devem ocorrer de acordo com as
políticas do auditório contratado.
Durante Evento A equipe de credenciamento e apoio deve ser composta por, pelo menos, quatro
pessoas, sendo dois homens e duas mulheres.
Pós-Evento As cartas de agradecimento devem ser assinadas, manualmente, pelo diretor
geral.
Pós-Evento Os serviços contratados devem ser encerrados, seguindo a política de compras e
contratação de serviços da FESF-SUS.
14. PREMISSAS DO PROJETO
- O projeto contará com o envolvimento de todas as diretorias;
- A equipe do projeto deve possuir, pelo menos, um integrante de cada diretoria.
15. RESTRIÇÕES DO PROJETO
- O evento deve acontecer até o dia 19 de junho de 2015;
- O evento deve atender às normas de segurança e sustentabilidade da FESF-SUS;
- O custo total do projeto não deve ultrapassar R$10.000,00 (dez mil reais).
16. RISCOS DO PROJETO
- Redução do valor do orçamento destinado ao projeto;
- Atraso na definição e confirmação dos palestrantes;
- Problema no pagamento dos fornecedores;
- Espaço físico inadequado para o evento.
MGP-FESF Versão 2.0 35
17. EQUIPE DO PROJETO
Nome Telefone(s) E-mail Núcleo/ Unidade
José Santana (71) 3417-3530 [email protected] SECEX
Fernanda Freaza (71) 3417-3530 [email protected] EGP
Robertson Costa (71) 3417-3530 [email protected] EGP
Colaborador FESF (71) 3417-3530 [email protected] FESF
Colaborador A (71) 3417-3530 [email protected] FESF
Colaborador B (71) 3417-3530 [email protected] FESF
Colaborador C (71) 3417-3530 [email protected] FESF
18. ORGANOGRAMA DO PROJETO
19. APROVAÇÃO
Nome: Colaborador FESF Nome:
Cargo: Gestor de Núcleo (GP) Cargo:
Data: 12/05/2015 Data:
AP – Aprovado / RP – Reprovado / AL - Alterado
José Santana
(Patrocinador)
Colaborador FESF (GP)
Colaborador A Colaborador B Colaborador C
EGP
Versão Status Data Motivo da Alteração
V2 AL 12/05/2015 Alteração nas restrições do projeto.
MGP-FESF Versão 2.0 36
METODOLOGIA DE GERENCIAMENTO DE PROJETOS
ESTRUTURA ANALÍTICA DO PROJETO - EAP
1. DADOS DO PROJETO
Código do projeto:
PC-2015-SECEX-NOVO EVENTO
Nome resumido do projeto:
NOVO EVENTO FESF-SUS
Cliente:
FESF-SUS
2. EAP HIERÁRQUICA
3. EAP EM LISTA
Novo Evento FESF-SUS
Gerenciamento do Projeto
Iniciação
Planejamento
Acompanhamento
Encerramento
Pré-Evento
Convidados
Programação
Fornecedores
Logística
Divulgação
Site
Kit de Imprensa
Material de Distribuição
Durante Evento
Montagem
Credenciamento
Agenda de Atividades
Desmontagem
Pós-Evento
Relatório de Pós-Evento
Encerramento de Contratos
Cartas de Agradecimento
MGP-FESF Versão 2.0 37
4. APROVAÇÃO
Nome: Colaborador FESF Nome:
Cargo: Gestor de Núcleo (GP) Cargo:
Data: 23/04/2015 Data:
AP – Aprovado / RP – Reprovado / AL - Alterado
Versão Status Data Motivo da Alteração
V1 AP 23/04/2015 NA
MGP-FESF Versão 2.0 38
METODOLOGIA DE GERENCIAMENTO DE PROJETOS
DICIONÁRIO DA EAP
1. DADOS DO PROJETO
Código do projeto:
PC-2015-SECEX-NOVO EVENTO
Nome resumido do projeto:
NOVO EVENTO FESF-SUS
Cliente:
FESF-SUS
2. DICIONÁRIO DA EAP
ID Nome do pacote de trabalho Descrição
1.1 Iniciação Objetiva obter o reconhecimento de que o projeto ou fase deve
ser iniciada (quando).
1.2 Planejamento Define de que forma será realizado o projeto ou fase Ou seja,
qual esquema de trabalho será adotado (como).
1.3 Acompanhamento Objetiva a realização da tarefa prevista para o projeto ou fase
(fazer) e assegura que o que foi pactuado e planejado está
sendo executado corretamente (ajustar).
1.4 Encerramento Formaliza a aceitação do projeto ou fase após a execução
(finalizar).
2.1 Convidados Definição dos convidados, elaboração e envio dos convites.
2.2 Programação Elaboração dos temas; definição do formato; dos horários das
apresentações;, palestrantes e mediadores; e elaboração da
agenda de atividades do evento.
2.3 Fornecedores Contratação dos serviços para o evento (auditório, salas,
coffeebreak, sonorização, iluminação, cerimonial, mobiliário,
material de comunicação, traslado, entre outros).
2.4 Logística Necessidades de infraestrutura, coordenação e logística do
evento.
3.1 Site Site informativo/promocional do evento.
3.2 Kit de Imprensa Material informativo para distribuição e envio aos principais
veículos de comunicação.
3.3 Material de Distribuição Material sobre o evento para distribuição entre os participantes
e convidados.
4.1 Montagem Montagem de estruturas e instalação de equipamentos
necessários à realização do evento.
4.2 Credenciamento Credenciamento dos participantes e convidados do evento.
4.3 Agenda de Atividades Coordenação e avaliação das atividades do evento e gestão das
ações corretivas.
4.4 Desmontagem Desmontagem de estruturas e desinstalação de equipamentos.
5.1 Relatório de Pós-Evento Relatório final da realização do evento para fins de comprovação
da atividade e prestação de contas.
5.2 Encerramento de Contratos Encerramento dos contratos, pagamentos dos fornecedores e
MGP-FESF Versão 2.0 39
desmobilização da equipe.
5.3 Cartas de Agradecimento Elaboração e envio das cartas de agradecimento para
convidados, parceiros, apoiadores e patrocinadores.
5.4 Lições Aprendidas Elaboração do documento de lições aprendidas do projeto.
3. APROVAÇÃO
Nome: Colaborador FESF Nome:
Cargo: Gestor de Núcleo (GP) Cargo:
Data: 23/04/2015 Data:
AP – Aprovado / RP – Reprovado / AL - Alterado
Versão Status Data Motivo da Alteração
V1 AP 23/04/2015 NA
MGP-FESF Versão 2.0 40
METODOLOGIA DE GERENCIAMENTO DE PROJETOS
CRONOGRAMA
1. DADOS DO PROJETO
Código do projeto:
PC-2015-SECEX-NOVO EVENTO
Nome resumido do projeto:
NOVO EVENTO FESF-SUS
Cliente:
FESF-SUS
2. CRONOGRAMA
Gerenciamento do Projeto 22/04/2015 09:00 16/06/2015 18:00
Iniciação 22/04/2015 09:00 23/04/2015 09:00
Elaborar Ficha do Projeto 22/04/2015 09:00 22/04/2015 14:00
Elaborar Termo de Abertura 22/04/2015 14:00 22/04/2015 18:00
TAP aprovado 23/04/2015 09:00 23/04/2015 09:00
Planejamento 23/04/2015 09:00 30/04/2015 09:00
Elaborar Declaração de Escopo 23/04/2015 09:00 23/04/2015 18:00
Elaborar EAP 24/04/2015 09:00 24/04/2015 14:00
Elaborar Plano de Projeto 24/04/2015 14:00 29/04/2015 14:00
Plano de Projeto elaborado 30/04/2015 09:00 30/04/2015 09:00
Acompanhamento 04/05/2015 09:00 08/06/2015 14:00
Elaborar Relatório de Status 1 04/05/2015 09:00 04/05/2015 14:00
Elaborar Relatório de Status 2 18/05/2015 09:00 18/05/2015 14:00
Elaborar Relatório de Status 3 01/06/2015 09:00 01/06/2015 14:00
Elaborar Relatório de Status 4 08/06/2015 09:00 08/06/2015 14:00
Encerramento 16/06/2015 09:00 16/06/2015 18:00
Elaborar Termo de Encerramento 16/06/2015 09:00 16/06/2015 14:00
Elaborar Lições Aprendidas 16/06/2015 14:00 16/06/2015 18:00
Encerramento aprovado 16/06/2015 18:00 16/06/2015 18:00
Pré-Evento 04/05/2015 09:00 15/05/2015 09:00
Convidados 04/05/2015 09:00 15/05/2015 09:00
Definir Público-Alvo 04/05/2015 09:00 04/05/2015 14:00
Elaborar lista de convidados 04/05/2015 14:00 05/05/2015 18:00
Elaborar convites 06/05/2015 09:00 08/05/2015 18:00
Enviar convites 11/05/2015 09:00 12/05/2015 18:00
Convites enviados 15/05/2015 09:00 15/05/2015 09:00
Programação 04/05/2015 09:00 15/05/2015 09:00
Determinar metodologia e formato do evento 04/05/2015 09:00 04/05/2015 18:00
Determinar temas e palestrantes 05/05/2015 09:00 06/05/2015 18:00
Elaborar programação do evento 07/05/2015 09:00 07/05/2015 18:00
MGP-FESF Versão 2.0 41
Programação aprovada 15/05/2015 09:00 15/05/2015 09:00
Logística 04/05/2015 09:00 08/05/2015 09:00
Determinar local do evento 04/05/2015 09:00 04/05/2015 18:00
Avaliar adequações necessárias do local 05/05/2015 09:00 05/05/2015 18:00
Avaliar necessidade de ações complementares 05/05/2015 09:00 05/05/2015 18:00
Logística definida 08/05/2015 09:00 08/05/2015 09:00
Fornecedores 05/05/2015 09:00 15/05/2015 09:00
Determinar serviços necessários 05/05/2015 09:00 05/05/2015 18:00
Selecionar fornecedores 06/05/2015 09:00 07/05/2015 18:00
Contratar serviços 08/05/2015 09:00 11/05/2015 18:00
Fornecedores contratados 15/05/2015 09:00 15/05/2015 09:00
Divulgação 04/05/2015 09:00 29/05/2015 18:00
Site 04/05/2015 09:00 15/05/2015 18:00
Planejar layout do site 04/05/2015 09:00 05/05/2015 18:00
Elaborar textos das seções do site 04/05/2015 09:00 06/05/2015 18:00
Criar o site 06/05/2015 09:00 12/05/2015 18:00
Homologar site 13/05/2015 09:00 13/05/2015 18:00
Site homologado 15/05/2015 18:00 15/05/2015 18:00
Material de Distribuição 11/05/2015 09:00 29/05/2015 18:00
Elaborar material de distribuição 11/05/2015 09:00 13/05/2015 18:00
Confeccionar material de distribuição 14/05/2015 09:00 20/05/2015 18:00
Montar materiais de distribuição 25/05/2015 09:00 25/05/2015 18:00
Materiais de distribuição preparados 29/05/2015 18:00 29/05/2015 18:00
Kit de Imprensa 18/05/2015 09:00 20/05/2015 18:00
Selecionar veículos de comunicação 18/05/2015 09:00 18/05/2015 18:00
Elaborar Kits de Imprensa 19/05/2015 09:00 19/05/2015 18:00
Enviar os Kits 20/05/2015 09:00 20/05/2015 18:00
Kits entregues 20/05/2015 18:00 20/05/2015 18:00
Durante o Evento 08/06/2015 09:00 11/06/2015 18:00
Montagem 08/06/2015 09:00 09/06/2015 18:00
Planejar montagem 08/06/2015 09:00 08/06/2015 14:00
Realizar montagem 09/06/2015 09:00 09/06/2015 18:00
Montagem concluída 09/06/2015 18:00 09/06/2015 18:00
Credenciamento 08/06/2015 09:00 10/06/2015 12:00
Planejar credenciamento 08/06/2015 09:00 09/06/2015 18:00
Realizar credenciamento 10/06/2015 09:00 10/06/2015 11:00
Credenciamento realizado 10/06/2015 12:00 10/06/2015 12:00
Agenda de Atividades 08/06/2015 09:00 10/06/2015 18:00
Planejar a execução das atividades 08/06/2015 09:00 08/06/2015 18:00
Monitorar a agenda de atividades 10/06/2015 09:00 10/06/2015 18:00
Atividades concluídas 10/06/2015 18:00 10/06/2015 18:00
Desmontagem 09/06/2015 09:00 11/06/2015 18:00
MGP-FESF Versão 2.0 42
Planejar desmontagem 09/06/2015 09:00 09/06/2015 14:00
Realizar desmontagem 11/06/2015 09:00 11/06/2015 14:00
Desmontagem concluída 11/06/2015 18:00 11/06/2015 18:00
Pós-Evento 11/06/2015 09:00 15/06/2015 18:00
Relatório de Pós-Evento 11/06/2015 09:00 15/06/2015 18:00
Elaborar relatório 11/06/2015 09:00 12/06/2015 18:00
Aprovar relatório 15/06/2015 09:00 15/06/2015 14:00
Relatório Pós-evento elaborado 15/06/2015 18:00 15/06/2015 18:00
Encerramento de Contratos 11/06/2015 09:00 12/06/2015 18:00
Aprovar o serviço realizado 11/06/2015 09:00 11/06/2015 14:00
Liquidar os pagamentos 11/06/2015 14:00 12/06/2015 14:00
Encerrar os contratos firmados 12/06/2015 14:00 12/06/2015 18:00
Contratos encerrados 12/06/2015 18:00 12/06/2015 18:00
Cartas de Agradecimento 11/06/2015 09:00 15/06/2015 18:00
Elaborar cartas de Agradecimento 11/06/2015 09:00 12/06/2015 18:00
Enviar cartas de Agradecimento 15/06/2015 09:00 15/06/2015 18:00
Cartas de Agradecimento enviadas 15/06/2015 18:00 15/06/2015 18:00
Cartas de Agradecimento enviadas 15/06/2015 18:00 15/06/2015 18:00
Fonte: Cronograma do GPWeb.
3. APROVAÇÃO
Nome: Colaborador FESF Nome:
Cargo: Gestor de Núcleo (GP) Cargo:
Data: 13/05/2015 Data:
AP – Aprovado / RP – Reprovado / AL - Alterado
Versão Status Data Motivo da Alteração
V2 AL 13/05/2015 Alteração nas datas de início e término dos pacotes das fases: Durante Evento, Pós-Evento e Gerenciamento do Projeto.
MGP-FESF Versão 2.0 43
METODOLOGIA DE GERENCIAMENTO DE PROJETOS
MARCOS DO PROJETO
1. DADOS DO PROJETO
Código do projeto:
PC-2015-SECEX-NOVO EVENTO
Nome resumido do projeto:
NOVO EVENTO FESF-SUS
Cliente:
FESF-SUS
2. MARCOS DO PROJETO
Gerenciamento do Projeto 22/04/2015 09:00 16/06/2015 18:00
Iniciação 22/04/2015 09:00 23/04/2015 09:00
TAP aprovado 23/04/2015 09:00 23/04/2015 09:00
Planejamento 23/04/2015 09:00 30/04/2015 09:00
Plano de Projeto elaborado 30/04/2015 09:00 30/04/2015 09:00
Encerramento 16/06/2015 09:00 16/06/2015 18:00
Encerramento aprovado 16/06/2015 18:00 16/06/2015 18:00
Pré-Evento 04/05/2015 09:00 15/05/2015 09:00
Convidados 04/05/2015 09:00 15/05/2015 09:00
Convites enviados 15/05/2015 09:00 15/05/2015 09:00
Programação 04/05/2015 09:00 15/05/2015 09:00
Programação aprovada 15/05/2015 09:00 15/05/2015 09:00
Logística 04/05/2015 09:00 08/05/2015 09:00
Logística definida 08/05/2015 09:00 08/05/2015 09:00
Fornecedores 05/05/2015 09:00 15/05/2015 09:00
Fornecedores contratados 15/05/2015 09:00 15/05/2015 09:00
Divulgação 04/05/2015 09:00 29/05/2015 18:00
Site 04/05/2015 09:00 15/05/2015 18:00
Site homologado 15/05/2015 18:00 15/05/2015 18:00
Material de Distribuição 11/05/2015 09:00 29/05/2015 18:00
Materiais de distribuição preparados 29/05/2015 18:00 29/05/2015 18:00
Kit de Imprensa 18/05/2015 09:00 20/05/2015 18:00
Selecionar veículos de comunicação 18/05/2015 09:00 18/05/2015 18:00
Kits entregues 20/05/2015 18:00 20/05/2015 18:00
Durante o Evento 08/06/2015 09:00 11/06/2015 18:00
Montagem 08/06/2015 09:00 09/06/2015 18:00
Montagem concluída 09/06/2015 18:00 09/06/2015 18:00
Credenciamento 08/06/2015 09:00 10/06/2015 12:00
Credenciamento realizado 10/06/2015 12:00 10/06/2015 12:00
Agenda de Atividades 08/06/2015 09:00 10/06/2015 18:00
MGP-FESF Versão 2.0 44
Atividades concluídas 10/06/2015 18:00 10/06/2015 18:00
Desmontagem 09/06/2015 09:00 11/06/2015 18:00
Desmontagem concluída 11/06/2015 18:00 11/06/2015 18:00
Pós-Evento 11/06/2015 09:00 15/06/2015 18:00
Relatório de Pós-Evento 11/06/2015 09:00 15/06/2015 18:00
Relatório Pós-evento elaborado 15/06/2015 18:00 15/06/2015 18:00
Encerramento de Contratos 11/06/2015 09:00 12/06/2015 18:00
Contratos encerrados 12/06/2015 18:00 12/06/2015 18:00
Cartas de Agradecimento 11/06/2015 09:00 15/06/2015 18:00
Cartas de Agradecimento enviadas 15/06/2015 18:00 15/06/2015 18:00
Fonte: Cronograma do GPWeb.
3. APROVAÇÃO
Nome: Colaborador FESF Nome:
Cargo: Gestor de Núcleo (GP) Cargo:
Data: 13/05/2015 Data:
AP – Aprovado / RP – Reprovado / AL - Alterado
Versão Status Data Motivo da Alteração
V2 AL 13/05/2015 Alteração nas datas dos marcos dos pacotes das fases: Durante o Evento, Pós-Evento e Gerenciamento do Projeto.
MGP-FESF Versão 2.0 45
METODOLOGIA DE GERENCIAMENTO DE PROJETOS
EAP HIERÁRQUICA FINANCEIRA
1. DADOS DO PROJETO
Código do projeto:
PC-2015-SECEX-NOVO EVENTO
Nome resumido do projeto:
NOVO EVENTO FESF-SUS
Cliente:
FESF-SUS
2. EAP HIERÁRQUICA FINANCEIRA
3. APROVAÇÃO
Nome: José Santana Nome: Colaborador FESF
Cargo: Secretário Executivo (Patrocinador) Cargo: Gestor de Núcleo (GP)
Data: 23/04/2015 Data: 23/04/2015
AP – Aprovado / RP – Reprovado / AL - Alterado
Novo Evento FESF-SUS
R$ 8.600,00
Gerenciamento do Projeto
R$ 0,00
Iniciação
R$ 0,00
Planejamento
R$ 0,00
Acompanhamento
R$ 0,00
Encerramento
R$ 0,00
Pré-Evento
R$ 300,00
Convidados
R$ 300,00
Programação
R$ 0,00
Fornecedores
R$ 0,00
Logística e Infraestrutura
R$ 0,00
Divulgação
R$ 2.300,00
Site
R$ 200,00
Kit de Imprensa
R$ 500,00
Material de Distribuição
R$ 1.600,00
Durante Evento
R$ 200,00
Montagem
R$ 0,00
Credenciamento
R$ 0,00
Agenda de Atividades
R$ 200,00
Desmontagem
R$ 0,00
Pós-Evento
R$ 5.800,00
Relatório de Pós-Evento
350,00
Encerramento de Contratos
R$ 5.300,00
Cartas de Agradecimento
R$ 150,00
Versão Status Data Motivo da Alteração
V1 AP 23/04/2015 NA
MGP-FESF Versão 2.0 46
METODOLOGIA DE GERENCIAMENTO DE PROJETOS
ORÇAMENTO DETALHADO
1. DADOS DO PROJETO
Código do projeto:
PC-2015-SECEX-NOVO EVENTO
Nome resumido do projeto:
NOVO EVENTO FESF-SUS
Cliente:
FESF-SUS
2. ORÇAMENTO DETALHADO
Nome Descrição Unidade Qnt. Valor
(R$) ND
Total
(R$) Responsável
Convidados
1 - Despesas de
Postagem un. 1.000 300,00
300,00
Colaborador
FESF
Site
1 - Hospedagem e
Registro de Site un. 1.000 200,00
200,00
Colaborador
FESF
Kit de Imprensa
1 - Impressão do
Kit de Imprensa un. 10.000 50,00
500,00
Colaborador
FESF
Material de Distribuição
1 - Impressão de
Material de
Distribuição
Crachá, Pasta,
Folheto, Bloco
de Anotação.
conj. 1.000 1.600,00
1.600,00 Colaborador
FESF
Agenda de Atividades
1 - Gastos
Operacionais un. 1.000 200,00
200,00
Colaborador
FESF
Relatório de Pós-Evento
1 - Impressão
Gráfica un. 5.000 70,00
350,00
Colaborador
FESF
Encerramento de Contratos
1 - Serviços de
Terceiros - PJ un. 1.000 5.300,00
5.300,00
Colaborador
FESF
Cartas de Agradecimento
1 - Despesas de
Postagem un. 1.000 150,00
150,00
Colaborador
FESF
Sem ND
Total
8.600,00
8.600,00
MGP-FESF Versão 2.0 47
3. APROVAÇÃO
Nome: José Santana Nome: Colaborador FESF
Cargo: Secretário Executivo (Patrocinador) Cargo: Gestor de Núcleo (GP)
Data: 23/04/2015 Data: 23/04/2015
AP – Aprovado / RP – Reprovado / AL - Alterado
Versão Status Data Motivo da Alteração
V1 AP 23/04/2015 NA
MGP-FESF Versão 2.0 48
METODOLOGIA DE GERENCIAMENTO DE PROJETOS
PLANO DE RECURSOS HUMANOS
1. DADOS DO PROJETO
Código do projeto:
PC-2015-SECEX-NOVO EVENTO
Nome resumido do projeto:
NOVO EVENTO FESF-SUS
Cliente:
FESF-SUS
2. RECURSO HUMANO POR ATIVIDADE
Tarefa Designados
Elaborar Ficha do Projeto Fernanda Freaza - 10.000%
Robertson Costa - 10.000%
Colaborador FESF - 100.000%
Elaborar Termo de Abertura Fernanda Freaza - 10.000%
Robertson Costa - 10.000%
Colaborador FESF - 100.000%
Elaborar Declaração de Escopo Fernanda Freaza - 10.000%
Robertson Costa - 10.000%
Colaborador FESF - 100.000%
Elaborar EAP Fernanda Freaza - 10.000%
Robertson Costa - 10.000%
Colaborador FESF - 100.000%
Elaborar Plano de Projeto Fernanda Freaza - 10.000%
Robertson Costa - 10.000%
Colaborador FESF - 100.000%
Elaborar Relatório de Status 1 Colaborador FESF - 100.000%
Determinar metodologia e formato do evento Colaborador FESF - 25.000%
Colaborador B - 100.000%
Planejar layout do site Colaborador B - 100.000%
Definir Público-Alvo Colaborador FESF - 25.000%
Colaborador A - 100.000%
Elaborar textos das seções do site Colaborador B - 100.000%
Determinar local do evento Colaborador FESF - 100.000%
Elaborar lista de convidados Colaborador FESF - 25.000%
Colaborador A - 100.000%
Avaliar adequações necessárias do local Colaborador FESF - 100.000%
Determinar temas e palestrantes Colaborador FESF - 25.000%
Colaborador B - 100.000%
Determinar serviços necessários Colaborador FESF - 25.000%
MGP-FESF Versão 2.0 49
Colaborador C - 100.000%
Avaliar necessidade de ações complementares Colaborador FESF - 100.000%
Elaborar convites Colaborador FESF - 25.000%
Colaborador A - 100.000%
Selecionar fornecedores Colaborador FESF - 25.000%
Colaborador C - 100.000%
Criar o site Colaborador B - 100.000%
Elaborar programação do evento Colaborador FESF - 25.000%
Colaborador B - 100.000%
Contratar serviços Colaborador FESF - 100.000%
Colaborador C - 100.000%
Enviar convites Colaborador FESF - 25.000%
Colaborador A - 100.000%
Elaborar material de distribuição Colaborador C - 100.000%
Homologar site Colaborador FESF - 25.000%
Colaborador B - 100.000%
Confeccionar material de distribuição Colaborador C - 100.000%
Selecionar veículos de comunicação Colaborador A - 100.000%
Elaborar Relatório de Status 2 Colaborador FESF - 100.000%
Elaborar Kits de Imprensa Colaborador A - 100.000%
Enviar os Kits Colaborador A - 100.000%
Montar materiais de distribuição Colaborador C - 100.000%
Elaborar Relatório de Status 3 Colaborador FESF - 100.000%
Planejar montagem Colaborador FESF - 50.000%
Colaborador A - 100.000%
Planejar a execução das atividades Colaborador FESF - 100.000%
Colaborador A - 20.000%
Colaborador B - 20.000%
Colaborador C - 20.000%
Planejar credenciamento Colaborador FESF - 50.000%
Colaborador B - 100.000%
Elaborar Relatório de Status 4 Colaborador FESF - 100.000%
Realizar montagem Colaborador FESF - 25.000%
Colaborador A - 100.000%
Planejar desmontagem Colaborador FESF - 100.000%
Colaborador A - 50.000%
Colaborador B - 50.000%
Colaborador C - 50.000%
Monitorar a agenda de atividades Colaborador FESF - 100.000%
Colaborador A - 50.000%
Colaborador B - 50.000%
Colaborador C - 50.000%
MGP-FESF Versão 2.0 50
Realizar credenciamento Colaborador FESF - 25.000%
Colaborador B - 100.000%
Elaborar relatório Colaborador FESF - 20.000%
Colaborador A - 100.000%
Colaborador B - 100.000%
Colaborador C - 100.000%
Elaborar cartas de Agradecimento Colaborador FESF - 10.000%
Colaborador B - 100.000%
Aprovar o serviço realizado Colaborador FESF - 100.000%
Colaborador A - 10.000%
Colaborador B - 10.000%
Colaborador C - 100.000%
Realizar desmontagem Colaborador FESF - 10.000%
Colaborador A - 50.000%
Colaborador B - 50.000%
Colaborador C - 100.000%
Liquidar os pagamentos Colaborador FESF - 100.000%
Colaborador C - 20.000%
Encerrar os contratos firmados Colaborador FESF - 100.000%
Colaborador A - 20.000%
Colaborador B - 20.000%
Colaborador C - 20.000%
Aprovar relatório Colaborador FESF - 100.000%
Enviar cartas de Agradecimento Colaborador B - 100.000%
Elaborar Termo de Encerramento Fernanda Freaza - 10.000%
Robertson Costa - 10.000%
Colaborador FESF - 100.000%
Elaborar Lições Aprendidas Fernanda Freaza - 10.000%
Robertson Costa - 10.000%
Colaborador FESF - 100.000%
Colaborador A - 100.000%
Colaborador B - 100.000%
Colaborador C - 100.000%
Fonte: Relatório Lista de tarefas do GPWeb.
3. ATIVIDADE POR RECURSO HUMANO
Tarefa Início Término
Colaborador A
Pré-Evento 04/05/2015 15/05/2015
Convidados 04/05/2015 15/05/2015
Definir Público-Alvo 04/05/2015 04/05/2015
MGP-FESF Versão 2.0 51
Elaborar lista de convidados 04/05/2015 05/05/2015
Elaborar convites 06/05/2015 08/05/2015
Enviar convites 11/05/2015 12/05/2015
Divulgação 04/05/2015 29/05/2015
Kit de Imprensa 18/05/2015 20/05/2015
Selecionar veículos de comunicação 18/05/2015 18/05/2015
Elaborar Kits de Imprensa 19/05/2015 19/05/2015
Enviar os Kits 20/05/2015 20/05/2015
Durante o Evento 08/06/2015 11/06/2015
Montagem 08/06/2015 09/06/2015
Planejar montagem 08/06/2015 08/06/2015
Realizar montagem 09/06/2015 09/06/2015
Agenda de Atividades 08/06/2015 10/06/2015
Planejar a execução das atividades 08/06/2015 08/06/2015
Monitorar a agenda de atividades 10/06/2015 10/06/2015
Desmontagem 09/06/2015 11/06/2015
Planejar desmontagem 09/06/2015 09/06/2015
Realizar desmontagem 11/06/2015 11/06/2015
Pós-Evento 11/06/2015 15/06/2015
Encerramento de Contratos 11/06/2015 12/06/2015
Aprovar o serviço realizado 11/06/2015 11/06/2015
Encerrar os contratos firmados 12/06/2015 12/06/2015
Relatório de Pós-Evento 11/06/2015 15/06/2015
Elaborar relatório 11/06/2015 12/06/2015
Gerenciamento do Projeto 22/04/2015 16/06/2015
Encerramento 16/06/2015 16/06/2015
Elaborar Lições Aprendidas 16/06/2015 16/06/2015
Colaborador B
Pré-Evento 04/05/2015 15/05/2015
Programação 04/05/2015 15/05/2015
Determinar metodologia e formato do evento 04/05/2015 04/05/2015
Determinar temas e palestrantes 05/05/2015 06/05/2015
Elaborar programação do evento 07/05/2015 07/05/2015
Divulgação 04/05/2015 29/05/2015
Site 04/05/2015 15/05/2015
Planejar layout do site 04/05/2015 05/05/2015
Elaborar textos das seções do site 04/05/2015 06/05/2015
Criar o site 07/05/2015 13/05/2015
Homologar site 14/05/2015 14/05/2015
Durante o Evento 08/06/2015 11/06/2015
Agenda de Atividades 08/06/2015 10/06/2015
Planejar a execução das atividades 08/06/2015 08/06/2015
MGP-FESF Versão 2.0 52
Monitorar a agenda de atividades 10/06/2015 10/06/2015
Credenciamento 08/06/2015 11/06/2015
Planejar credenciamento 08/06/2015 09/06/2015
Realizar credenciamento 10/06/2015 10/06/2015
Desmontagem 09/06/2015 11/06/2015
Planejar desmontagem 09/06/2015 09/06/2015
Realizar desmontagem 11/06/2015 11/06/2015
Pós-Evento 11/06/2015 15/06/2015
Encerramento de Contratos 11/06/2015 12/06/2015
Aprovar o serviço realizado 11/06/2015 11/06/2015
Encerrar os contratos firmados 12/06/2015 12/06/2015
Relatório de Pós-Evento 11/06/2015 15/06/2015
Elaborar relatório 11/06/2015 12/06/2015
Cartas de Agradecimento 11/06/2015 15/06/2015
Elaborar cartas de Agradecimento 11/06/2015 12/06/2015
Enviar cartas de Agradecimento 15/06/2015 15/06/2015
Gerenciamento do Projeto 22/04/2015 16/06/2015
Encerramento 16/06/2015 16/06/2015
Elaborar Lições Aprendidas 16/06/2015 16/06/2015
Colaborador C
Pré-Evento 04/05/2015 15/05/2015
Fornecedores 05/05/2015 15/05/2015
Determinar serviços necessários 05/05/2015 05/05/2015
Selecionar fornecedores 06/05/2015 07/05/2015
Contratar serviços 08/05/2015 11/05/2015
Divulgação 04/05/2015 29/05/2015
Material de Distribuição 11/05/2015 29/05/2015
Elaborar material de distribuição 11/05/2015 13/05/2015
Confeccionar material de distribuição 14/05/2015 20/05/2015
Montar materiais de distribuição 25/05/2015 25/05/2015
Durante o Evento 08/06/2015 11/06/2015
Agenda de Atividades 08/06/2015 10/06/2015
Planejar a execução das atividades 08/06/2015 08/06/2015
Monitorar a agenda de atividades 10/06/2015 10/06/2015
Desmontagem 09/06/2015 11/06/2015
Planejar desmontagem 09/06/2015 09/06/2015
Realizar desmontagem 11/06/2015 11/06/2015
Pós-Evento 11/06/2015 15/06/2015
Encerramento de Contratos 11/06/2015 12/06/2015
Aprovar o serviço realizado 11/06/2015 11/06/2015
Liquidar os pagamentos 11/06/2015 12/06/2015
Encerrar os contratos firmados 12/06/2015 12/06/2015
MGP-FESF Versão 2.0 53
Relatório de Pós-Evento 11/06/2015 15/06/2015
Elaborar relatório 11/06/2015 12/06/2015
Gerenciamento do Projeto 22/04/2015 16/06/2015
Encerramento 16/06/2015 16/06/2015
Elaborar Lições Aprendidas 16/06/2015 16/06/2015
Colaborador FESF
Pré-Evento 04/05/2015 15/05/2015
Logística 04/05/2015 08/05/2015
Determinar local do evento 04/05/2015 04/05/2015
Avaliar adequações necessárias do local 05/05/2015 05/05/2015
Avaliar necessidade de ações complementares 05/05/2015 05/05/2015
Convidados 04/05/2015 15/05/2015
Definir Público-Alvo 04/05/2015 04/05/2015
Elaborar lista de convidados 04/05/2015 05/05/2015
Elaborar convites 06/05/2015 08/05/2015
Enviar convites 11/05/2015 12/05/2015
Programação 04/05/2015 15/05/2015
Determinar metodologia e formato do evento 04/05/2015 04/05/2015
Determinar temas e palestrantes 05/05/2015 06/05/2015
Elaborar programação do evento 07/05/2015 07/05/2015
Fornecedores 05/05/2015 15/05/2015
Determinar serviços necessários 05/05/2015 05/05/2015
Selecionar fornecedores 06/05/2015 07/05/2015
Contratar serviços 08/05/2015 11/05/2015
Divulgação 04/05/2015 29/05/2015
Site 04/05/2015 15/05/2015
Homologar site 14/05/2015 14/05/2015
Durante o Evento 08/06/2015 11/06/2015
Montagem 08/06/2015 09/06/2015
Planejar montagem 08/06/2015 08/06/2015
Realizar montagem 09/06/2015 09/06/2015
Agenda de Atividades 08/06/2015 10/06/2015
Planejar a execução das atividades 08/06/2015 08/06/2015
Monitorar a agenda de atividades 10/06/2015 10/06/2015
Credenciamento 08/06/2015 11/06/2015
Planejar credenciamento 08/06/2015 09/06/2015
Realizar credenciamento 10/06/2015 10/06/2015
Desmontagem 09/06/2015 11/06/2015
Planejar desmontagem 09/06/2015 09/06/2015
Realizar desmontagem 11/06/2015 11/06/2015
Pós-Evento 11/06/2015 15/06/2015
MGP-FESF Versão 2.0 54
Encerramento de Contratos 11/06/2015 12/06/2015
Aprovar o serviço realizado 11/06/2015 11/06/2015
Liquidar os pagamentos 11/06/2015 12/06/2015
Encerrar os contratos firmados 12/06/2015 12/06/2015
Relatório de Pós-Evento 11/06/2015 15/06/2015
Elaborar relatório 11/06/2015 12/06/2015
Aprovar relatório 15/06/2015 15/06/2015
Cartas de Agradecimento 11/06/2015 15/06/2015
Elaborar cartas de Agradecimento 11/06/2015 12/06/2015
Gerenciamento do Projeto 22/04/2015 16/06/2015
Iniciação 22/04/2015 23/04/2015
Elaborar Ficha do Projeto 22/04/2015 22/04/2015
Elaborar Termo de Abertura 22/04/2015 22/04/2015
TAP aprovado 23/04/2015 23/04/2015
Planejamento 23/04/2015 30/04/2015
Elaborar Declaração de Escopo 23/04/2015 23/04/2015
Elaborar EAP 24/04/2015 24/04/2015
Elaborar Plano de Projeto 24/04/2015 29/04/2015
Plano de Projeto elaborado 30/04/2015 30/04/2015
Acompanhamento 04/05/2015 08/06/2015
Elaborar Relatório de Status 1 04/05/2015 04/05/2015
Elaborar Relatório de Status 2 18/05/2015 18/05/2015
Elaborar Relatório de Status 3 01/06/2015 01/06/2015
Elaborar Relatório de Status 4 08/06/2015 08/06/2015
Encerramento 16/06/2015 16/06/2015
Elaborar Termo de Encerramento 16/06/2015 16/06/2015
Elaborar Lições Aprendidas 16/06/2015 16/06/2015
Robertson Costa
Gerenciamento do Projeto 22/04/2015 16/06/2015
Iniciação 22/04/2015 23/04/2015
Elaborar Ficha do Projeto 22/04/2015 22/04/2015
Elaborar Termo de Abertura 22/04/2015 22/04/2015
TAP aprovado 23/04/2015 23/04/2015
Planejamento 23/04/2015 30/04/2015
Elaborar Declaração de Escopo 23/04/2015 23/04/2015
Elaborar EAP 24/04/2015 24/04/2015
Elaborar Plano de Projeto 24/04/2015 29/04/2015
Plano de Projeto elaborado 30/04/2015 30/04/2015
Encerramento 16/06/2015 16/06/2015
Elaborar Termo de Encerramento 16/06/2015 16/06/2015
Elaborar Lições Aprendidas 16/06/2015 16/06/2015
Fernanda Freaza
MGP-FESF Versão 2.0 55
Gerenciamento do Projeto 22/04/2015 16/06/2015
Iniciação 22/04/2015 23/04/2015
Elaborar Ficha do Projeto 22/04/2015 22/04/2015
Elaborar Termo de Abertura 22/04/2015 22/04/2015
TAP aprovado 23/04/2015 23/04/2015
Planejamento 23/04/2015 30/04/2015
Elaborar Declaração de Escopo 23/04/2015 23/04/2015
Elaborar EAP 24/04/2015 24/04/2015
Elaborar Plano de Projeto 24/04/2015 29/04/2015
Plano de Projeto elaborado 30/04/2015 30/04/2015
Encerramento 16/06/2015 16/06/2015
Elaborar Termo de Encerramento 16/06/2015 16/06/2015
Elaborar Lições Aprendidas 16/06/2015 16/06/2015
Fonte: Relatório de Atribuições por usuário do GPWeb.
4. ORGANOGRAMA DO PROJETO
5. DIRETÓRIO DA EQUIPE DO PROJETO
Nome Área Telefone(s) E-mail
José Santana SECEX (71) 3417-3530 [email protected]
Fernanda Freaza EGP (71) 3417-3530 [email protected]
Robertson Costa EGP (71) 3417-3530 [email protected]
Colaborador FESF DGS (71) 3417-3530 [email protected]
Colaborador A DGS (71) 3417-3530 [email protected]
Colaborador B DGS (71) 3417-3530 [email protected]
Colaborador C DGI (71) 3417-3530 [email protected]
José Santana
(Patrocinador)
Colaborador FESF
(GP)
Colaborador A Colaborador B Colaborador C
EGP
MGP-FESF Versão 2.0 56
6. MATRIZ DE RESPONSABILIDADE
ID Nome Área Ger
enci
a-m
en
to d
o
Pro
jeto
Pré
-Eve
nto
Div
ulg
ação
Du
ran
te
Even
to
Pó
s-Ev
ento
1 José Santana SECEX A A A A A
2 Fernanda Freaza EGP A I I I I
3 Robertson Costa EGP P I I I I
4 Colaborador FESF DGS R R R R R
5 Colaborador A DGS P P P P P
6 Colaborador B DGS P P P P P
7 Colaborador C DGI P P P P P
R - 'responsável pela execução' / A - ' responsável pela aprovação' / P - 'é participante' / I - 'é
informado'.
7. APROVAÇÃO
Nome: Colaborador FESF Nome:
Cargo: Gestor de Núcleo (GP) Cargo:
Data: 23/04/2015 Data:
AP – Aprovado / RP – Reprovado / AL - Alterado
Versão Status Data Motivo da Alteração
V1 AP 23/04/2015 NA
MGP-FESF Versão 2.0 57
METODOLOGIA DE GERENCIAMENTO DE PROJETOS
EVENTOS DE COMUNICAÇÃO
1. DADOS DO PROJETO
Código do projeto:
PC-2015-SECEX-NOVO EVENTO
Nome resumido do projeto:
NOVO EVENTO FESF-SUS
Cliente:
FESF-SUS
2. EVENTOS DE COMUNICAÇÃO
ID Evento Objetivo Responsável Envolvidos Recursos
Necessários Data e Horário Local
Mecanismo de
Feedback
1 Reunião de
Abertura do
Projeto
Dar a partida no projeto. Colaborador FESF Todos os envolvidos
no time do projeto,
patrocinador e
outros convidados.
Notebook e TV 22/04/2015, 10h Sala de
reunião da
SECEX
Assinatura de
Ata de
Reunião
2 Reunião de
Avaliação de
Fornecedores
Avaliar e antecipar
potenciais problemas
relativos a fornecedores.
Colaborador A Colaborador A
Colaborador B
Colaborador C
Notebook e TV 06/05/2015, 10h Sala de
reunião da
SECEX
Assinatura de
Ata de
Reunião
3 Reunião de
avaliação do
projeto
Avaliar o andamento do
projeto e eventual
necessidade de
atualização dos planos.
Fernanda Freaza Colaborador FESF
Colaborador A
Colaborador B
Colaborador C
Fernanda Freaza
Robertson Costa
Notebook e TV Semanalmente,
todas as quartas-
feiras, às 10h,
com término dia
17/06/2015
Sala de
reunião da
SECEX
Assinatura de
Ata de
Reunião
MGP-FESF Versão 2.0 58
3. APROVAÇÃO
Nome: Colaborador FESF Nome:
Cargo: Gestor de Núcleo (GP) Cargo:
Data: 23/04/2015 Data:
AP – Aprovado / RP – Reprovado / AL - Alterado
4 Reunião do
Comitê de
Executivo
Avaliar os resultados
parciais, cronograma e
orçamento do
projeto;Aprovar
solicitações de
mudanças.
Colaborador FESF Todos os envolvidos
no time do projeto,
patrocinador e
outros convidados.
Notebook e TV Quinzenalmente,
todas as quartas-
feiras, às 14h00,
com término dia
17/06/2015
Sala de
reunião da
SECEX
Assinatura de
Ata de
Reunião
5 Reunião de
Encerramento
do Projeto
Apresentar os resultados
do projeto e discutir
lições aprendidas.
Colaborador FESF Todos os envolvidos
no time do projeto,
patrocinador e
outros convidados.
Notebook e TV 19/06/2015, 10h Sala de
reunião da
SECEX
Assinatura de
Ata de
Reunião
Aprovação de
relatório
Versão Status Data Motivo da Alteração
V1 AP 23/04/2015 NA
MGP-FESF Versão 2.0 59
METODOLOGIA DE GERENCIAMENTO DE PROJETOS
MATRIZ DE RISCO
1. DADOS DO PROJETO
Código do projeto:
PC-2015-SECEX-NOVO EVENTO
Nome resumido do projeto:
NOVO EVENTO FESF-SUS
Cliente:
FESF-SUS
2. MATRIZ DE PROBABILIDADE X IMPACTO
Item Fase/entrega Risco Tipo de Risco Probabilidade Impacto
Tipo de
Resposta Descrição da Resposta
1 Pré-Evento Redução do valor do orçamento
destinado ao projeto.
Ameaça Média Alto Mitigar Reservar dotação orçamentária
para efetivação do pagamento.
2 Pré-Evento Atraso na definição e confirmação
dos palestrantes.
Ameaça Média Alto Mitigar Delimitar data de confirmação
e/ou buscar palestrantes
alternativos.
3 Divulgação Atraso na divulgação do evento. Ameaça Alto Médio Mitigar Utilizar os recursos das redes
sociais.
4 Divulgação Participação em entrevistas em
rádio e/ou televisão.
Oportunidade Baixo Alto Melhorar Melhorar o conteúdo e
apresentação do Kit de
Imprensa.
5 Durante Evento Espaço físico inadequado para o
evento.
Ameaça Baixo Alto Mitigar Realizar visitas preparatórias no
local do evento.
6 Durante Evento Defeito nos equipamentos Ameaça Baixo Alto Transferir Terceirizar o serviço de
MGP-FESF Versão 2.0 60
audiovisuais audiovisual do evento.
7 Durante Evento Desistência do palestrante 48h
antes do evento por motivo de
doença ou caso fortuito.
Ameaça Baixo Alto Aceitar Aceitar o fato e dar
continuidade ao evento.
8 Pós-Evento Problema no pagamento dos
fornecedores.
Ameaça Baixo Alto Mitigar Obter autorização prévia para
pagamento das despesas.
3. APROVAÇÃO
Nome: Colaborador FESF Nome:
Cargo: Gestor de Núcleo (GP) Cargo:
Data: 23/04/2015 Data:
AP – Aprovado / RP – Reprovado / AL – Alterado
Versão Status Data Motivo da Alteração
V1 AP 23/04/2015 NA
MGP-FESF Versão 2.0 61
METODOLOGIA DE GERENCIAMENTO DE PROJETOS TERMO DE HOMOLOGAÇÃO DO PRODUTO
1. DADOS DO PROJETO
Código do projeto:
PC-2015-SECEX-NOVO EVENTO
Nome resumido do projeto:
NOVO EVENTO FESF-SUS
Cliente:
FESF-SUS
2. IDENTIFICAÇÃO DO RESPONSÁVEL PELA HOMOLOGAÇÃO DO PRODUTO
Nome do
responsável (is) Cargo / Função Telefone(s) E-mail
José Santana Patrocinador (71) 3417-3530 [email protected]
3. DECISÃO
X Produto entregue
Produto entregue com ressalvas
Produto não entregue
4. JUSTIFICATIVA DA ENTREGA OU NÃO ENTREGA DO PRODUTO
O produto do projeto foi entregue dentro dos requisitos estabelecidos, não apresentando ressalvas à
aprovação.
5. APROVAÇÃO
Nome: José Santana Nome: Colaborador FESF
Cargo: Secretário Executivo (Patrocinador) Cargo: Gestor de Núcleo (GP)
Data: 16/06/2015 Data: 16/06/2015
Versão Status Data Motivo da Alteração
V1 AP 16/06/2015 NA
AP – Aprovado / RP – Reprovado / AL - Alterado
MGP-FESF Versão 2.0 62
METODOLOGIA DE GERENCIAMENTO DE PROJETOS TERMO DE ENCERRAMENTO
1. DADOS DO PROJETO
Código do projeto:
PC-2015-SECEX-NOVO EVENTO
Nome resumido do projeto:
NOVO EVENTO FESF-SUS
Cliente:
FESF-SUS
2. IDENTIFICAÇÃO DO RESPONSÁVEL PELO ENCERRAMENTO
Nome do
responsável(is) Cargo / Função Telefone(s) E-mail
José Santana Patrocinador (71) 3417-3530 [email protected]
3. DECISÃO
X Projeto encerrado
Projeto encerrado com ressalvas
Projeto não encerrado
4. JUSTIFICATIVA DO ENCERRAMENTO OU NÃO ENCERRAMENTO
O projeto Novo Evento FESF-SUS foi concluído, tendo atendido ao escopo, aos prazos e custos
estabelecidos.
5. APROVAÇÃO
Nome: José Santana Nome:
Cargo: Secretário Executivo (Patrocinador) Cargo:
Data: 16/06/2015 Data:
Versão Status Data Motivo da Alteração
V1 AP 16/06/2015 NA
AP – Aprovado / RP – Reprovado / AL - Alterado
MGP-FESF Versão 2.0 63
METODOLOGIA DE GERENCIAMENTO DE PROJETOS FORMULÁRIO DE SOLICITAÇÃO DE MUDANÇAS
1. DADOS DO PROJETO
Código do projeto:
PC-2015-SECEX-NOVO EVENTO
Nome resumido do projeto:
NOVO EVENTO FESF-SUS
Cliente:
FESF-SUS
2. IDENTIFICAÇÃO DO REQUISITANTE DA MUDANÇA
Nº da Solicitação 001 Data 12/05/2015
Nome do
requisitante Colaborador FESF Área/Setor FESF
E-mail [email protected] Telefone(s) (71) 3417-3530
3. DESCRIÇÃO DA NECESSIDADE/MUDANÇA
Alteração da data de realização do evento em função do feriado de Corpus Christi, entre os dias 04 e
07 de junho de 2015.
4. IMPACTOS PREVISTOS NO PROJETO
No cronograma: Aumento da duração do projeto e alteração da data de término.
No custo: Sem impacto significativo no custo do projeto.
No escopo Sem impacto no escopo do projeto.
Outros Impactos:
5. DECISÃO DA ALTA ADMINISTRAÇÃO
X Aprovada
Reprovada
Observação:
Solicitação atendida por considerar que o feriado pode gerar impactos negativos ao planejamento do
evento.
MGP-FESF Versão 2.0 64
6. APROVAÇÃO
Nome: José Santana Nome:
Cargo: Secretário Executivo (Patrocinador) Cargo:
Data: 12/05/2015 Data:
Versão Status Data Motivo da Alteração
V1 AP 12/05/2015 NA
AP – Aprovado / RP – Reprovado / AL - Alterado
MGP-FESF Versão 2.0 65
METODOLOGIA DE GERENCIAMENTO DE PROJETOS LIÇÕES APRENDIDAS
1. DADOS DO PROJETO
Código do projeto:
PC-2015-SECEX-NOVO EVENTO
Nome resumido do projeto:
NOVO EVENTO FESF-SUS
Cliente:
FESF-SUS
2. LIÇÕES APRENDIDAS:
Ocorrência Tipo Área Consequência Sugestão
Alteração da data do evento, em função do feriado.
Negativo Tempo Aumento da duração do projeto e retrabalho de planejamento.
Verificar o cronograma de feriados nacionais, regionais e locais e datas comemorativas para avaliar o impacto.
Espaço do evento com poucas vagas de estacionamento.
Negativo Escopo Atrasos e desistências dos participantes.
Identificar espaço com quantidade suficiente de vagas de estacionamento ou contratar serviço de manobrista.
Apresentações com padrões muito diferentes.
Negativo Qualidade Risco
Diminuição da qualidade do evento e da apresentação.
Adotar padrão de apresentação único para o evento.
Atendimento às questões de gênero nas peças de divulgação.
Positivo Escopo Qualidade
Aumento da aceitação do público e do alinhamento aos temais atuais da sociedade.
Manter a adoção dessa prática nos próximos eventos, como, também, nas publicações institucionais.
Atraso na montagem e instalação dos equipamentos no local do evento.
Negativo Aquisições Risco
Risco de atraso na programação do evento e aumento de custo e hora de trabalho da equipe de supervisão.
Incluir cláusulas mais severas de multa por atraso na contratação dos serviços, bem como responsabilidades civis por prejuízos causados.
Equipe de credenciamento e apoio com quatro integrantes.
Positivo Recursos Humanos Qualidade
Atendimento adequado aos participantes.
Manter equipe mínima de credenciamento e apoio em todos os eventos.
Falhas na apresentação e condução do Mestre de Cerimônias.
Negativo Qualidade Aquisições
Diminuição da qualidade do evento e risco de mal-estar por eventual fala equivocada.
Exigir certificado de capacidade técnica da empresa/profissional para comprovação da qualidade do trabalho. Contatar, eventualmente, as referências indicadas.
MGP-FESF Versão 2.0 66
3. APROVAÇÃO
Nome: José Santana Nome: Colaborador FESF
Cargo: Secretário Executivo (Patrocinador) Cargo: Gestor de Núcleo (GP)
Data: 16/06/2015 Data: 16/06/2015
Versão Status Data Motivo da Alteração
V1 AP 16/06/2015 NA
AP – Aprovado / RP – Reprovado / AL - Alterado
MGP-FESF Versão 2.0 67
METODOLOGIA DE GERENCIAMENTO DE PROJETOS
ATA DE REUNIÃO
1. DADOS DA REUNIÃO
Data Hora inicial Hora final Local
13/05/2015 10:00 11:00 Sala de Reunião da SECEX
Assunto Projeto Novo Evento FESF-SUS
2. PARTICIPANTES
Nome Núcleo Telefone E-mail
Fernanda Freaza EGP (71) 3417-3530 [email protected]
Robertson Costa EGP (71) 3417-3530 [email protected]
Colaborador FESF FESF (71) 3417-3530 [email protected]
Colaborador A FESF (71) 3417-3530 [email protected]
Colaborador B FESF (71) 3417-3530 [email protected]
Colaborador C FESF (71) 3417-3530 [email protected]
3. PAUTA
Item Descrição
1 Acompanhar o andamento do projeto.
4. RELATO DA REUNIÃO
O Escritório realizou a reunião de acompanhamento do projeto de Novo Evento FESF-SUS. Fernanda Freaza abriu a reunião com a leitura dos encaminhamentos da ata anterior. Continuam pendentes os itens 3 e 5. O gerente do projeto, Colaborador FESF, informou que esses itens aguardam o parecer do setor de compras e jurídico, respectivamente, e que o prazo para resposta é 15/05/2015. Colaborador FESF apresentou os últimos avanços do projeto, destacando que todos os convites foram enviados em 13/05/2015, após a aprovação da programação do evento, e que toda a parte logística do evento já foi avaliada.
MGP-FESF Versão 2.0 68
O gerente pontuou que o site do evento já foi avaliado e que deve ser atualizado, com base na programação aprovada, deve ser homologado em 14/05/2015. Colaborador A informou que o material de distribuição foi elaborado e a confecção do material ficará pronta, somente, em 21/05/2015, um dia depois da data prevista. Robertson Costa avaliou que o atraso não gerará impacto significativo no cronograma do projeto, visto que a atividade dependente não terá o início prejudicado. Fernanda Freaza verificou que o andamento do projeto segue dentro do prazo e custo previstos, e, em seguida, encerrou a reunião.
5. AÇÕES/ENCAMINHAMENTOS
Item Descrição Responsável Data limite de
entrega
1 Comunicar ao Escritório de Projetos a conclusão dos itens 3 e 5 pendentes.
Colaborador FESF
15/05/2015
2 Informar a disponibilidade do site do evento para o setor de Comunicação.
Colaborador A 15/05/2015
6. PRÓXIMA REUNIÃO
Data Hora inicial Hora final Local
20/05/2015 10:00 11:00 Sala de reunião Secex
Item Pauta
1 Acompanhar o andamento do projeto.
2 Avaliar as pendencias do projeto.
7. APROVAÇÃO
Nome: Fernanda Freaza Nome: Robertson Costa
Nome: Colaborador FESF Nome:
MGP-FESF Versão 2.0 69
REFERÊNCIAS
FESF-SUS. Deliberação do Conselho Curador FESF-SUS, n.º 94, da reunião ordinária de n° 49
de 24 de janeiro de 2014. Disponível em: <http://www.fesfsus.ba.gov.br/ escritorio-de-
gerenciamento-de-projetos/>. Acesso em: 16 de junho de 2015.
FESF-SUS. FESF 5 Anos: Realizando o ideal do SUS. FESF-SUS, Salvador: 2014.
FINOCCHIO Júnior, José. Project Model Canvas: gerenciamento de projetos sem burocracia.
1. Ed. Rio de Janeiro: Elsevier, 2013.
OLIVEIRA, Edson Porteiro de; PEREIRA, Jonas. Gerenciamento de Projetos na Administração
Pública. Disponível em: <http://www.techoje.com.br/>. Acesso em: 09 março 2015.
PMI. Um Guia do Conhecimento Em Gerenciamento de Projetos - Guia PMBOK. 5a Ed.
Saraiva. São Paulo, 2014.
Portal do Software Público. Sistema GPWeb. Disponível em:
<http://www.softwarepublico.gov.br/ver-comunidade?community_id=31574974>. Acesso
em: 16 de junho de 2015.
VARGAS, Ricardo Viana. Manual Prático do Plano de Projeto: utilizando o PMBOK® Guide.
5. Ed. Rio de Janeiro: Brasport, 2014.
MGP-FESF Versão 2.0 70
GLOSSÁRIO
Atividade predecessora: uma atividade que, de acordo com a lógica, vem antes de uma
atividade que depende da mesma, em um cronograma.
Atividade sucessora: uma atividade dependente que logicamente vem depois de outra atividade de um cronograma. Dicionário da EAP: um documento que fornece informações detalhadas sobre entregas, atividades e agendamento de cada componente da estrutura analítica do projeto.
Entrega: qualquer produto, resultado ou capacidade para realizar um serviço único e verificável e cuja execução é exigida para concluir um processo, uma fase ou um projeto.
Equipe de Projetos: grupo de pessoas responsável por auxiliar o Gerente de Projetos no
planejamento, controle, execução e encerramento do projeto;
Escopo do produto: As características e funções que descrevem um produto, serviço ou resultado. Escopo do projeto: O trabalho que deve ser realizado para entregar um produto, serviço ou resultado com as características e funções especificadas. Escritório de gerenciamento de projetos (EGP) / Project Management Office (PMO): uma estrutura organizacional que padroniza os processos de governança relacionados com o projeto, e facilita o compartilhamento de recursos, metodologias, ferramentas, e técnicas. Também conhecido como Escritório de Projetos (EP). Estrutura analítica do projeto (EAP) / Work Breakdown Structure (WBS): a decomposição hierárquica do escopo total do trabalho a ser executado pela equipe do projeto a fim de alcançar os objetivos do projeto e criar as entregas exigidas.
Gerenciamento de projetos: é a aplicação de conhecimentos, habilidades, ferramentas e
técnicas às atividades do projeto, visando atender os requisitos inerentes. Envolve gerenciar
o escopo (descrição do que vai ser feito), o prazo (cronograma), os custos (orçamento), as
aquisições e contratos, as mudanças, os conflitos, além da verificação de todos os pontos
relevantes para que o projeto seja concluído com sucesso, alcançando os objetivos;
Gerente de Projetos: empregado designado como responsável pela condução e pelo
cumprimento dos objetivos dos projetos sob sua responsabilidade assume as funções de
execução e controle das ações dos projetos;
MGP-FESF Versão 2.0 71
Linha de Base: inclui o planejamento do projeto e permite comparar o previsto e o realizado.
Gráfico de Gantt: um gráfico de barras com informações do cronograma em que as atividades são listadas no eixo vertical, as datas são mostradas no eixo horizontal, e as durações das atividades aparecem como barras horizontais posicionadas de acordo com as datas de início e término. Lições aprendidas: o conhecimento adquirido durante um projeto que mostra como os eventos do projeto foram abordados ou devem ser abordados no futuro, com o objetivo de melhorar o desempenho futuro.
Metodologia: Um sistema de práticas, técnicas, procedimentos e regras usadas pelas pessoas que trabalham em uma disciplina.
Partes Interessadas (Stakeholders): pessoas, unidades, órgãos ou organizações, ativamente,
envolvidas no projeto ou cujos interesses possam ser afetados pela execução ou término.
Patrocinador do Projeto (Sponsor): pessoa física ou jurídica que supre os recursos
financeiros, materiais ou serviços necessários para a execução do projeto;
Premissas: suposições ou hipóteses, relacionadas ao escopo do projeto ou escopo do
produto, consideradas verdadeiras para fins de planejamento.
Produto: entrega final do projeto, de acordo com os requisitos e as especificações fornecidas
pelo cliente e demais partes interessadas.
Projeto Crítico: projeto não definido como estratégico, mas que, ante à relevância e por
determinação expressa da alta direção, deve ser gerenciado pelo Escritório de
Gerenciamento de Projetos;
Projeto Estratégico: projeto alinhado com os objetivos, indicadores e metas definidas no
Plano Estratégico da FESF-SUS, que contribuem diretamente para o alcance;
Projeto: empreendimento único, com início e término determinados, sujeito a riscos
durante a execução, que utiliza recursos materiais e humanos, visando atingir objetivos
predefinidos;
Rede de Apoio: rede interna dos empregados que exercem a função de gerenciamento de
projetos, nas unidades, e responsáveis pela execução das atividades e processos integrantes
dos projetos;
MGP-FESF Versão 2.0 72
Requisitos: incluem as necessidades quantificadas e documentadas e as expectativas das
partes interessadas, podendo ser do projeto e do produto.
Restrições: fatores associados, exclusivamente, ao escopo do projeto que limitem as opções
e alternativas de atuação da equipe para conduzir os trabalhos.
Riscos: evento ou condição de incerteza que, caso ocorra, poderá provocar efeito negativo
ou positivo (ameaça e oportunidade) nos objetivos do projeto.
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