Manual de utilizador
Acesso à Plataforma - Login de Utilizador e Password
O acesso à plataforma é efectuado através do
endereço: www.saphety.com
Deverá colocar o seu utilizador e password na
área indicada.
.página 2.
Importante: *Caso se trate da 1ª vez
que acede á plataforma ser-lhe-á
pedido que altere a sua password
Manual de utilizador
Criar Nota de Despesa
Para apresentar uma nota de despesa, deverá primeiro
elaborá-la através do link “Criar” no menu inicial. O
passo seguinte consiste em identificar o primeiro dia
para o qual pretende apresentar despesas (por omissão
o dia actual está seleccionado) de acordo com as
despesas que o colaborador pretende a apresentar.
Dica!: uma vez que as despesas deverão ser
apresentadas por dia, para facilitar o processo deverá
.página 3.
apresentadas por dia, para facilitar o processo deverá
ordenar previamente os comprovativos por data.
Além da validação automática do plafond, a aplicação
também verifica o número de refeições ou alojamentos
por dia.
Por exemplo, se já tiver apresentado uma nota de
despesa de almoço para um determinado dia e tentar
apresentar outra para o mesmo dia, a aplicação não o
permitirá, já que apenas pode apresentar uma despesa
deste tipo por dia.
Se necessário, pode interromper a elaboração da nota de
despesas e continuá-la ou submetê-la posteriormente.
Apenas deverá ter a preocupação de a gravar antes de
sair e mais tarde pode voltar a ela através do link “Emcomposição” ou pesquisando-a pelo seu número.
Manual de utilizador
Adicionar dia(s) à Nota de Despesa
Depois de criar a nota de despesa, é necessário
seleccionar no calendário o(s) dia(s) onde a(s)
mesma(s) ocorreram.
No exemplo vamos escolher o dia 17-Maio-2009.
Ao seleccionarmos o dia, a nota de despesa fica
preparada para ser preenchida (slide seguinte).
.página 4.
preparada para ser preenchida (slide seguinte).
Manual de utilizador
Preenchimento da Nota de Despesa
Neste momento a nota de despesa encontra-se no estado
“Em composição”, de seguida pode começar a preencher a
nota de despesa.
MOTIVO: campo de preenchimento obrigatório, onde o
colaborador clarifica o motivo da despesa.
NÚMERO: nº da nota de despesa, é atribuído
automaticamente pelo sistema (será útil para pesquisa).
.página 5.
Tipo de Despesa: rúbricas de despesa (Alojamento, Refeições,
Transportes, etc).
Região: lista de países ou regiões onde o colaborador
efectuou a despesa.
Unidade: lista de moedas disponíveis para despesa (por
defeito a moeda é o Euro €)
Valor: valor em moeda da linha de despesa.
Descrição: descrição da linha de despesa.
Eliminar: elimina a nota de despesa na sua totalidade.
Guardar: guarda a nota de despesa criada para posterior
utilização.
Resumo: depois da nota de despesa estar devidamente
preenchida clique em “Resumo” para passar á fase seguinte.
Manual de utilizador
Resumo da Nota de Despesa
No Resumo o colaborador pode visualizar o total em valor
e realizar as várias operações antes de submeter a
despesa.
TOTAL: valor em moeda da nota de despesa (ex: EUR €).
Comentários e Anexos: nestas áreas o colaborador pode
introduzir comentários e anexar documentos que julgue
convenientes (slides seguintes).
Histórico Aprovação: neste área o colaborador poderá
visualizar o histórico de aprovação da nota de despesa
1 2
1
2
.página 6.
visualizar o histórico de aprovação da nota de despesa
(apenas visível após a submissão da despesa e início do
respectivo fluxo).
Elementos de custo: o colaborador deverá seleccionar
elementos de custo que deseja alocar à despesa ou às
linhas da mesma. Permite ainda, repartir a aplicação dos
elementos de custo em % para a totalidade da despesa ou
para as linhas seleccionadas da mesma (slides seguintes).
Editar: ao editar o colaborador poderá acrescentar mais
rúbricas à despesa, ou, alterar a nota de despesa na sua
totalidade.
Imprimir: permite a colaborador a impressão da despesa
como comprovativo para posterior envio para a DAF.
Editar Linha: permite ao colaborador editar a(s) linha(s)
seleccionada(s) da despesa.
Submeter: ao submeter a despesa será enviada para o seu
superior hierárquico (notificação de email) iniciando o
fluxo de aprovação, a partir deste momento a despesa
passa a estar no estado “Em aprovação”.
17/Mai/2009 13:45:41 Sonae Capital ApproverUtilizador aprovou: WF_21784_AP
Esta deslocação ….
Clique em Adicionar para gravar o comentário/anexo ou em Remover para apagá-lo
Ao submeter a despesa, são accionadas todas as regras e validaçõespreviamente estabelecidas. O sistema dará alertas sempre que os dadosda despesa não estejam de acordo com as regras (campos a vermelho).
3
4
5
3
4
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767
Manual de utilizador
Resumo - Adicionar Comentários
1
.página 7.
Para adicionar Comentários o colaborador deverá:
Clicar no tab “Comentários”
Introduzir o comentário(s) na caixa de texto
Clicar no botão “Adicionar” para gravar o texto, ou, no botão “Remover” para apagar o texto introduzido
1
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3
Manual de utilizador
Resumo - Adicionar Anexos
1
.página 8.
Para adicionar Anexos o colaborador deverá:
Clicar no tab “Anexos”
Clicar no botão “Browse” para aceder ao directório do seu PC onde se encontra(m) o(s) documento(s) que pretende anexar
Clicar no botão “Adicionar” para anexar o(s) documento(s), ou, no botão “Remover” para retirar o(s) documento(s) anexado(s)
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2
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Manual de utilizador
Resumo - Histórico Aprovação
.página 9.
Na área de “Histórico Aprovação” o colaborador visualiza todas as alterações efectuadas na despesa.
Manual de utilizador
Resumo - Seleccionar Elementos de Custo
.página 10.
Em função de um conjunto de parâmetros previamente definidos, o sistema valida os elementos de
custo introduzidos pelo colaborador. Caso o sistema identifique alguma anomalia, ou ausência de
informação, a(s) linha(s) de despesa na coluna onde se verifica o erro (Centro Custo) irão aparecer com
côr encarnada.
Vamos ver um exemplo! (slide seguinte)
Manual de utilizador
Resumo - Seleccionar Elementos de Custo
.página 11.
Neste exemplo, o colaborador tem uma despesa composta por Alojamento (Hotel) e Taxis.
O sistema validou as regras e informa o colaborador da informação que se encontra em falta
(rectângulos a vermelho), ou seja, nesta despesa o colaborador terá de introduzir o Centro de Custo
e a Ordem para a poder submeter.
No slide seguinte vamos ver como introduzir os elementos de custo em falta.
Manual de utilizador
Resumo - Introduzir Elementos de Custo em falta
.página 12.
O colaborador deverá clicar nas “lupas” dos Elementos de Custo para aceder à listagem de
Centros de Custo disponíveis.
Nas listagens, deverá escolher o Elemento de Custo que pretende aplicar à(s) linha(s) da despesa
(slide seguinte).
Manual de utilizador
Resumo - Introduzir Elementos de Custo das listagens
.página 13.
Depois de clicar nas “lupas” a listagem fica visível, podendo
agora o colaborador seleccionar o Elementos de Custo que
pretende aplicar à(s) linha(s) da despesa.
Vamos ver o resultado! (slide seguinte).
Manual de utilizador
Resumo - Como aplicar os Elementos de Custo?
.página 14.
Neste momento a despesa já tem introduzidos os Elementos de Custo em falta, o colaborador deverá agora decidir se vai aplicar os
Elementos de Custo somente à(s) linhas seleccionadas ou à totalidade da despesa. Como?
Aplicar à(s) linha(s) seleccionada(s): seleccione a(s) linhas e de seguida clique em “Seleccionadas”
Aplicar à totalidade da despesa: não necessita de seleccionar as linhas, basta que clique em “Todas”
Vamos ver o resultado para os 2 exemplos (slide seguinte).
Manual de utilizador
Resumo - Aplicar Elementos de Custo à(s) linha(s) seleccionada(s)
.página 15.
Seleccione a(s) linha(s) a que vai aplicar o Elemento de Custo e de seguida clique em “Seleccionadas”.
O Elemento de Custo previamente introduzido irá aparecer na(s) linha(s) seleccionada(s).
No exemplo, a rúbrica da despesa “Taxis” continua a encarnado nos Elementos de Custo porque não foi seleccionada!
Manual de utilizador
Resumo - Aplicar Elementos de Custo à totalidade da Despesa
.página 16.
Depois de introduzido o Elemento de Custo clique em “Todas”
O Elemento de Custo previamente introduzido irá aparecer em todas as linhas da despesa.
A partir deste momento a despesa está pronta para ser submetida! No entanto, acabou de identificar que afinal a despesa necessita
de alterações! Tem 2 hipóteses, ou edita a(s) linhas da despesa, ou, edita a despesa na sua totalidade.
Vamos ver as 2 hipóteses (slides seguintes).
Manual de utilizador
Resumo - Editar linha da Nota de Despesa
.página 17.
Neste exemplo o colaborador seleccionou a linha do Alojamento e clicou em Editar Linha
Vamos ver o resultado (slide seguinte)!
Nota: se o colaborador tivesse escolhido as 2 linhas da despesa e clicado em Editar Linha teria obtido um erro!
Manual de utilizador
Resumo - Editar linha da Nota de Despesa
.página 18.
Depois de o colaborador ter editado a linha da despesa, poderá então alterar os dados do tipo de despesa, clicando depois no OK para
gravar a operação.
Manual de utilizador
Resumo - Editar Nota de Despesa na sua totalidade
.página 19.
O colaborador ao clicar em Editar irá “recomeçar” o preenchimento da despesa, podendo adicionar novas rúbricas ou eliminar as já
existentes.
Vamos ver o resultado (slide seguinte)!
Nota: ao clicar em Editar, o colaborador não “perde” as linhas já preenchidas!
Manual de utilizador
Resumo - Editar Nota de Despesa na sua totalidade
O colaborador pode agora adicionar mais rúbricas á
despesa e alterar ou eliminar os dados das linhas que
já estavam preenchidas.
Nota: no final terá de voltar a clicar em Resumo paradepois submeter a despesa.
.página 20.
Manual de utilizador
Resumo - Submeter a Nota de Despesa
Depois de o colaborador ter efectuado todas as
alterações à despesa e de o sistema ter procedido a
todas as validações da mesma (nenhum campo aencarnado)… é altura ideal para a Submeter!
Clique em Submeter (aparecerá um alerta de
confirmação) e depois em OK
.página 21.
Vamos ver o resultado! (slide seguinte)
Manual de utilizador
Resumo - Submeter a Nota de Despesa
.página 22.
Clique em Ok para voltar à página inicial da plataforma.
Neste momento a sua despesa encontra-se submetida e no estado “Em aprovação”, foi enviada para o seu superior
hierárquico (que foi notificado via email), iniciando assim o fluxo de aprovação.
A despesa submetida pode ser consultada no menu Estado através do link “Em aprovação”.
No link “Em aprovação” o colaborador pode consultar a “Gestão de Fluxo” da despesa.
Vamos ver! (slides seguintes)
Manual de utilizador
Em aprovação - Consultar Gestão de Fluxo
.página 23. Na página inicial da plataforma no menu Estado clique em “Em aprovação” para visualizar a lista de despesas neste
estado (slide seguinte)
Manual de utilizador
Em aprovação - Consultar Gestão de Fluxo
.página 24.
Seleccione a despesa clicando no Nº ou no botão Ver para abrir a despesa onde quer consultar a Gestão de Fluxo (slide seguinte)
Manual de utilizador
Em aprovação - Consultar Gestão de Fluxo
Clique em “Gestão deFluxo” para consultar o
fluxo de aprovação da
despesa.
Vamos ver o resultado!
(slide seguinte)
.página 25.
Manual de utilizador
Em aprovação - Consultar Gestão de Fluxo
No 1º exemplo, a consulta da
Gestão de Fluxo mostra ao
colaborador que a despesa
nº53351 ainda não foi aprovada
pelo seu superior hierárquico.
No 2º exemplo, a consulta da
Gestão de Fluxo mostra ao
.página 26.
Gestão de Fluxo mostra ao
colaborador que a despesa
nº53348 já se encontra aprovada
pelo seu superior hierárquico,
estando em “Processamento”nos SP-Serviços Partilhados.
O colaborador deverá agora
“Imprimir” a despesa e enviá-la
por correio juntamente com os
recibos para os SP-Serviços
Partilhados.
Vamos ver! (slide seguinte)
Nota: clique em Ok para voltar àpagina anterior!
Manual de utilizador
Imprimir Nota de Despesa
Apesar de as despesas puderem ser
impressas em qualquer estado, para
este exemplo ser o mais real
possível, vamos escolher uma
despesa que já se encontra
aprovada, e a aguardar
processamento nos SP-Serviços
Partilhados, uma vez que é nesta
.página 27.
Partilhados, uma vez que é nesta
fase que o colaborador deve
preparar o envio dos recibos
juntamente com a impressão da
despesa.
No menu Estado vamos aceder à(s)
despesa(s) “Em processamento”
Vamos ver! (slide seguinte)
Nota: as despesas podem serimpressas em qualquer estado!
Manual de utilizador
Imprimir Nota de Despesa
.página 28.
Seleccione a despesa clicando no Nº ou no botão Ver para abrir a despesa que quer imprimir (slide seguinte)
Manual de utilizador
Imprimir Nota de Despesa
Clique em “Imprimir” e será
automaticamente criado um
ficheiro .pdf para impressão que
também poderá gravar e guardar
como comprovativo no seu PC.
Vamos ver o resultado! (slide
seguinte)
.página 29.
seguinte)
Manual de utilizador
Imprimir Nota de Despesa
Será este o layout de impressão das notas de despesa que o colaborador
deverá enviar juntamente com os recibos para os SP-Serviços Partilhados.
Morada para envio dos recibos das Notas de Despesa:
A/C Serviços Partilhados
Despesas de Colaboradores
Lugar do Espido
.página 30.
Lugar do Espido
Via Norte
Apartado 3053
4471-907 MAIA
Manual de utilizador
Classificação de Nota de Despesa
As funcionalidades de classificação de
despesas estão a cargo dos colaboradores
com perfil de Aprovadores, Validadores e
de Serviços Partilhados.
Os colaboradores destes 3 perfis, têm como
responsabilidade aprovar, validar e
processar as despesas efectuadas.
.página 31.
Um colaborador Aprovador , Validador e
Serviços Partilhados, têm exactamente as
mesmas permissões de classificação de
despesas, excepto uma, a de
Processamento, que apenas está disponível
para os Serviços Partilhados!
Nos slides seguintes iremos ver exemplos
de classificações e das funcionalidades
adicionais durante estes processos.
Vamos ver! (slides seguintes)
Manual de utilizador
Classificação de Nota de Despesa
.página 32. Na página inicial da plataforma no menu Classificar clique em “Necessário minha classificação” para visualizar a lista
de despesas que aguardam classificação (slide seguinte).
Manual de utilizador
Classificação de Nota de Despesa
.página 33.
Seleccione a despesa clicando no Nº ou no botão Ver para abrir a despesa que quer classificar (slide seguinte)
Manual de utilizador
Classificação de Nota de Despesa
Neste momento, a despesa
encontra-se por classificar, cabe ao
Aprovador decidir se vai adicionar
mais um validador através da
“Gestão de Fluxo”, “PedirEsclarecimentos”, “Aprovar” ou
Rejeitar a mesma.
.página 34.
Vamos ver as 4 possibilidades!
(slides seguintes)
Manual de utilizador
Classificação de Despesas - Pedir Esclarecimentos
Um colaborador com perfil de
Aprovador, Validador ou SP-Serviços Partilhados dispõe desta
funcionalidade para solicitar ao
autor da despesa esclarecimentos
sobre a mesma.
Ex: a escolha de um Hotel
.página 35.
diferente em vez dohabitualmente usado pelaempresa!
Clique em “PedirEsclarecimentos”
Vamos ver! (slide seguinte)
Manual de utilizador
Classificação de Despesas - Pedir Esclarecimentos
.página 36.
Descreva na caixa de texto o pedido esclarecimento que pretende e clique em Ok para enviar ou em Cancelar se pretender
retirar da caixa de texto o que escreveu.
Vamos clicar no OK e ver os resultados! (slide seguinte)
Manual de utilizador
Classificação de Despesas - Pedir Esclarecimentos
.página 37.
Clique em Ok para voltar à listagem das despesas que se encontram por classificar.
Neste momento a despesa encontra-se em revisão e no estado “Aguarda Esclarecimentos”, foi enviada para o seu autor (que
foi notificado via email).
Nota: A despesa não poderá ser aprovada enquanto não fôr esclarecida.
Vamos ver como se esclarece uma nota de despesa (slides seguintes)
Manual de utilizador
Revisão - Esclarecer Nota de Despesa
.página 38. Na página inicial da plataforma no menu Classificar clique em “Aguarda esclarecimentos” para visualizar a lista de
despesas que aguardam esclarecimentos (slide seguinte).
Manual de utilizador
Revisão - Esclarecer Nota de Despesa
.página 39.
Seleccione a despesa clicando no Nº ou no botão Ver para abrir a despesa que quer esclarecer (slide seguinte)
Manual de utilizador
Revisão - Esclarecer Nota de Despesa
Clique em “Esclarecer” para
responder ao pedido de
esclarecimento.
Vamos ver! (slide seguinte)
.página 40.
Manual de utilizador
Revisão - Esclarecer Nota de Despesa
Revisão - Esclarecer Nota de Despesa
.página 41.
Revisão - Esclarecer Nota de Despesa
Descreva na caixa de texto o seu esclarecimento e clique em Ok para enviar ou em Cancelar para retirar da caixa de texto o
que escreveu.
Vamos clicar no OK e ver os resultados! (slide seguinte)
Manual de utilizador
Revisão - Esclarecer Nota de Despesa
.página 42.
Clique em Ok para voltar à listagem das despesas que aguardam esclarecimentos.
Neste momento a despesa voltou a ser submetida e voltou para o estado “Em aprovação”, foi reenviada para o seu superior
hierárquico (que foi notificado via email), reiniciando assim o fluxo de aprovação.
Após o esclarecimento, o seu superior hierárquico pode ainda Adicionar Validadores, Aprovar ou Rejeitar a despesa!
Vamos ver! (slides seguintes)
Manual de utilizador
Classificação - Adicionar Validadores à Despesa
.página 43.
Na página inicial da plataforma no menu Classificar clique em “Necessário minha classificação” para visualizar a lista
de despesas que aguardam classificação e ás quais deseja adicionar Validadores (slide seguinte).
Manual de utilizador
Classificação - Adicionar Validadores à Despesa
.página 44.
Seleccione a despesa clicando no Nº ou no botão Ver para abrir a despesa a que quer adicionar Validadores (slide seguinte)
Manual de utilizador
Classificação - Adicionar Validadores à Despesa
Clique em “Gestão de Fluxo” para
adicionar validadores.
Vamos ver! (slide seguinte)
.página 45.
Manual de utilizador
Classificação - Adicionar Validadores à Despesa
Clique em “Adicionar” abrir a
listagem de validadores.
Vamos ver! (slide seguinte)
.página 46.
Manual de utilizador
Classificação - Adicionar Validadores à Despesa
Clique em “Adicionar” para
adicionar o(s) validadores
seleccionados.
.página 47.
Manual de utilizador
Classificação - Rejeitar Nota de Despesa
.página 48. Na página inicial da plataforma no menu Classificar clique em “Necessário minha classificação” para visualizar a
lista de despesas que aguardam classificação e que deseja Rejeitar (slide seguinte).
Manual de utilizador
Classificação - Rejeitar Nota de Despesa
.página 49.
Seleccione a despesa clicando no Nº ou no botão Ver para abrir a despesa que quer Rejeitar (slide seguinte)
Manual de utilizador
Classificação - Rejeitar Nota de Despesa
Clique em “Rejeitar”(aparecerá um alerta de
confirmação) e depois em OK
Vamos ver! (slide seguinte)
.página 50.
Manual de utilizador
Classificação - Rejeitar Nota de Despesa
.página 51.
Clique em Ok para voltar à listagem das despesas que aguardam classificação.
Neste momento a despesa encontra-se no menu Histórico no estado “Rejeitado”, foi enviado um email de notificação de
estado para o autor da despesa.
Nos slides seguintes, vamos finalmente ver a Aprovação de uma despesa!
Vamos ver! (slides seguintes)
Manual de utilizador
Classificação - Aprovar Nota de Despesa
.página 52.
Na página inicial da plataforma no menu Classificar clique em “Necessário minha classificação” para visualizar a lista
de despesas que aguardam classificação e que deseja Aprovar (slide seguinte).
Manual de utilizador
Classificação - Aprovar Nota de Despesa
.página 53.
Seleccione a despesa clicando no Nº ou no botão Ver para abrir a despesa que quer Aprovar (slide seguinte)
Manual de utilizador
Classificação - Aprovar Nota de Despesa
Clique em “Aprovar” (aparecerá
um alerta de confirmação) e
depois clique em OK
Vamos ver! (slide seguinte)
.página 54.
Manual de utilizador
Classificação - Aprovar Nota de Despesa
.página 55.
Clique em Ok para voltar à listagem das despesas que aguardam classificação.
Neste momento a despesa encontra-se no menu Estado no estado “Em processamento”, foi enviado um email de
notificação de estado para os Serviços Partilhados que têm agora que Processar esta despesa.
Nos slides seguintes, vamos ver o Processamento de uma despesa!
Vamos ver! (slides seguintes)
Manual de utilizador
Serviços Partilhados - Processamento Notas de Despesa
Os Serviços Partilhados têm como
responsabilidade o Processamentodas despesas.
Opções do Processo:
• Processar• Editar linha/Processar com
.página 56.
•
alterações• Anular Processamento
Para dar inicio ao processo no menu
Classificar clicar em “Necessáriaminha classificação”
Vamos ver as diferentes opções!
(slides seguintes)
Manual de utilizador
Serviços Partilhados - Processamento Notas de Despesa
.página 57.
Seleccione a despesa clicando no Nº ou no botão Ver para abrir a despesa que quer Processar (slide seguinte)
Vamos ver! (slides seguintes)
Manual de utilizador
Serviços Partilhados - Processar s/alterações
Caso a despesa esteja correcta, basta
pressionar “Processar” para a nota de
despesas ser integrada em SAP.
Vamos ver! (slides seguintes)
.página 58.
Manual de utilizador
Serviços Partilhados - Processar s/alterações
.página 59.
Clique em Processar
Vamos ver o resultado! (slide seguinte)
Manual de utilizador
Serviços Partilhados - Processar s/alterações
.página 60.
Clique em Ok para voltar à listagem das despesas que quer processar.
Neste momento a despesa encontra-se no menu Estado no link “Processado”, foi enviado um email de notificação de
estado o autor da despesa.
Nos slide seguintes, vamos ver como Editar Linha no processamento de uma despesa!
Vamos ver! (slides seguintes)
Manual de utilizador
Serviços Partilhados - Editar Linha e Processamento c/alterações
.página 61.
Seleccione a despesa clicando no Nº ou no botão Ver para abrir a despesa que quer Editar (slide seguinte)
Vamos ver! (slides seguintes)
Manual de utilizador
Serviços Partilhados - Editar Linha e Processamento c/alterações
Para editar a linha da despesa clique em
“Editar linha”
Nota: só pode editar uma linha de cadavez!
Vamos ver o resultado! (slides seguintes)
.página 62.
Manual de utilizador
Serviços Partilhados - Editar Linha e Processamento c/alterações
.página 63.
Depois de editar os dado(s) da(s) linha(s) da despesa clique em Ok para voltar à página anterior ou em Cancelar anular as
alterações efectuadas.
Nota: ao alterar os dados da(s) linha(s) no passo seguinte deverá clicar em “Processar com alterações”!
Vamos ver! (slides seguintes)
Manual de utilizador
Serviços Partilhados - Editar Linha e Processamento c/alterações
Depois de ter editado a(s) linha(s)
da despesa clique em “Processarcom alterações”.
O autor da despesa receberá um
email de notificação de estado em
como a despesa foi processado com
alterações.
.página 64.
Após esta operação a despesa
encontra-se no estado
“Processado”
No entanto, os Serviços Partilhados
podem ainda Anularprocessamento!
Vamos ver! (slides seguintes)
Manual de utilizador
Serviços Partilhados - Anular processamento
No menu Estado aceda ao link
“Processado”
Vamos ver! (slides seguintes)
.página 65.
Manual de utilizador
Serviços Partilhados - Anular processamento
.página 66.
Seleccione a despesa clicando no Nº ou no botão Ver para abrir a despesa que quer Anular processamento
Vamos ver! (slides seguintes)
Manual de utilizador
Serviços Partilhados - Anular processamento
Clique em “Anular processamento” e
aparecerá uma caixa de alerta, clique
em Ok para confirmar a operação
Vamos ver o resultado! (slide seguinte)
.página 67.
Manual de utilizador
Serviços Partilhados - Anular processamento
.página 68.
Clique em Ok para voltar à listagem das despesas que quer Alunar processamento.
Neste momento a despesa encontra-se no menu Estado no link “Processamento”, foi enviado um email de notificação de estado o
autor da despesa.
Nos slide seguintes, vamos ver como Reiniciar o Fluxo no processamento de uma despesa!
Vamos ver o resultado! (slide seguinte)
Manual de utilizador
Serviços Partilhados - Reiniciar Fluxo de Aprovação
Clique em “Necessária minhaclassificação”
Vamos ver! (slide seguinte)
.página 69.
Manual de utilizador
Serviços Partilhados - Reiniciar Fluxo de Aprovação
.página 70.
Seleccione a despesa clicando no Nº ou no botão Ver para abrir a despesa onde pretende Reiniciar o Fluxo de Aprovação
Vamos ver! (slides seguintes)
Manual de utilizador
Serviços Partilhados - Reiniciar Fluxo de Aprovação
Clique em “Gestão de Fluxo”
Vamos ver o resultado! (slide seguinte)
.página 71.
Manual de utilizador
Serviços Partilhados - Reiniciar Fluxo de Aprovação
Clique em “Reiniciar fluxo de aprovação” e aparecerá uma caixa de alerta,
clique em Ok para confirmar
.página 72.
A despesa volta para o estado “Em aprovação”, cabendo agora ao Aprovadoraprovar de novo a despesa!
Manual de utilizador
Geral - Personificação de colaboradores
.página 73.
Alguns colaboradores irão ter acesso a Personificação de outros
colaboradores.
Esta funcionalidade permite por exemplo que a Maria Zorro aceda ao perfil da
Maria Vinagre e coloque as despesas em seu nome.
Clique em Personificação de Utilizador
Vamos ver o resultado! (slide seguinte)
Manual de utilizador
Geral - Personificação de colaboradores
.página 74.
Na “combo-box” seleccione o(s) utilizadore(s) que pretende personificar e clique em Executar
Vamos ver o resultado! (slide seguinte)
Manual de utilizador
Geral - Personificação de colaboradores
.página 75.
A Maria Zorro tem agora acesso ao perfil da Maria Vinagre para poder colocar
despesas em seu nome!
Nota: apesar de a Maria Zorro ter acesso ao perfil da Maria Vinagre, o nível depersonificação parametrizado apenas lhe permite colocar despesa “on-behalf”, oresto da informação no perfil da Maria Vinagre está invisível!
Manual de utilizador
Geral - Upload do Excel da Nota de Despesa
Clique em “AJUDA” para fazer download
template do ficheiro.
.página 76.
Manual de utilizador
Geral - Upload do Excel da Nota de Despesa
Clique no link e grave o ficheiro para o seu
PC.
.página 77.
Manual de utilizador
Geral - Upload do Excel da Nota de Despesa
Clique em “Upload do Excel da Nota deDespesa”
Em seguida anexe o template Excel já
preenchido (template a definir)
.página 78.
Manual de utilizador
Geral - Upload do Excel da Nota de Despesa
Clique em Browse para ir ao seu PC e anexe
o ficheiro preenchido, de seguida clique em
Submeter e a nota de despesa será criada e
ficará disponível no menu de estado “Emcomposição”
.página 79.
Manual de utilizador
Envio de recibos das Notas de Despesa
Morada para envio dos recibos das Notas de Despesa:
A/C Serviços Partilhados
Despesas de Colaboradores
Lugar do Espido
Via Norte
Apartado 3053
.página 80.
Apartado 3053
4471-907 MAIA
Solução WorkFlow Despesas
Manual de utilizadorMaio de 2009
Obrigado.
Contactos de Suporte:
Telefone: 707 101 249
Horário: de 2ª a 6ª da 09.00 às 19.00
E-mail: [email protected]
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