1 Elaboração: Executiva Outsourcing. Versão 04/2016 – Nov/16
Manual
de Procedimentos e
Caderno de Encargos
para
Empresas Terceiras
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Introdução
O presente Manual de Procedimentos e Caderno de Encargos para
Empresas Terceiras, tem por finalidade orientar todas as empresas terceiras,
seus interlocutores e empregados, sobre as obrigações documentais legais e
sua temporalidade de acordo com o perfil de suas empresas e subcontratados,
e demais orientações necessárias para o credenciamento ao fornecimento de
serviços terceirizados a AVON.
Curitiba, 14 de Novembro de 2016.
Atenciosamente.
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Índice Empresas Residentes e Temporárias (Conceito, Entrega Patronal anual e por
vencimento) .......pg 04 e 05;
Empresas Residentes e Temporárias (Entrega Patronal e Funcional mensal)
.......pg 06, 07 e 08;
Trabalhadores Terceiros Residentes e Temporários (Entrega Patronal
pontual) .......pg 9, 10 e 11;
Trabalhador Autônomo (Conceito. Entrega funcional e patronal, pontual)
......pg12;
Trabalhador Sócio Residente e Temporário (Conceito. Entrega funcional e
patronal, pontual) ......pg13;
Estrangeiro a Trabalho (Conceito. Entrega funcional e patronal, pontual)
......pg14 e 15;
Visita Técnica (Conceito, Entrega funcional e patronal, pontual) ….pg 16;
Visita Administrativa (Conceito. Entrega funcional e patronal, pontual)
.......pg17;
Cerificação Financeira (Conceito. Entrega e periodicidade) .... pg18;
Orientações Gerais.......pg19;
Reporte de documentos periódicos (formas e procedimentos) .......pg 20.
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A seguir, apresentamos os conceitos e documentos obrigatórios por tipo
de empresa e colaborador terceiro a serem entregues, bem como a sua
temporalidade:
Empresas Residentes e Temporárias (Conceitos) Empresas Residentes
Toda empresa terceira, que prestar serviços de forma continuada ou não, nas dependências das AVON, por período superior a 60 (sessenta) dias no ano. Empresas Temporárias
Toda empresa terceira, que prestar serviços de forma continuada ou não, nas dependências das AVON, por período inferior a 60 (sessenta) dias no ano.
(Documentos Patronais com entrega anual ou por vencimento – Tabela 1)
Cartão C.N.P.J
Contrato Social ou Estatuto Social consolidado
P.P.R.A
o Para empresas “Residentes”, o mesmo deverá ser feito nas
dependências da AVON, acompanhado de um técnico da área
de segurança e medicina do trabalho da tomadora. Para todas
as demais empresas, quando exigido, poderá ser entregue o
documento confeccionado nas instalações do prestador.
P.C.M.S.O
C.N.D
C.R.F
C.N.D.T
C.C.T.
A.C.T
o Quando houver.
Carta de Preposição
o Nomeando e delegando poderes de representatividade, ao
interlocutor terceiro (funcionário da empresa terceira), lotado
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nas dependências da AVON, devidamente assinada pelo sócio
gerente ou procurador da empresa em papel timbrado.
Contrato de Prestação de Serviço
o Contrato Comercial devidamente assinado entre tomador e
empresa terceira.
Plano de Chamada (Documento Específico – Segurança e Medicina do Trabalho)
o Declaração em papel timbrado do fornecedor com nome e fone
de responsáveis, contendo a relação de hospitais credenciados
pelo fornecedor (Nome, endereço e fone), nas proximidades do
local de prestação dos serviços.
Tabela 1 de Periodicidade de Entrega de Documentos
Patronal (Anual ou por Vencimento)
Documento Periodicidade
Cartão CNPJ Início dos Serviços e Primeiro mês de cada ano
Contrato Social com alterações Início dos Serviços e Primeiro mês de cada ano
Carta de Preposto Início dos Serviços e Primeiro mês de cada ano
Contrato de Prestação de Serviço Início dos Serviços e no vencimento
P.P.R.A Início dos Serviços e no vencimento do documento
P.C.M.S.O Início dos Serviços e no vencimento do documento
Plano de Chamada Início dos Serviços e Primeiro mês de cada ano
C.C.T Início dos Serviços e no vencimento do documento
A.C.T Início dos Serviços e no vencimento do documento
C.R.F (Certidão FGTS) Início dos Serviços e mensalmente até o dia 12 de cada
mês
C.N.D Previdenciária (Certidão INSS) Início dos Serviços e no vencimento
C.N.D.T (Certidão Trabalhista) Início dos Serviços e no vencimento
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Observação: Documentos acima solicitados devem ser entregues antes do
início das atividades.
Empresas Residentes e Temporárias (Documentos Patronais e Funcionais com entrega mensal – Tabela 2)
Holerite do colaborador
Comprovante de pagamento/depósito mensal
Folha analítica de pagamento
o Com todos os funcionários alocados, com identificador do
tomador, com C.N.P.J., ou C.E.I dos Serviços
Comprovante de entrega de vale transporte
o Comprovação de entrega do VT, termo de não opção, ou
declaração de fornecimento de transporte da empresa.
Comprovante de entrega de vale alimentação ou refeição
o Comprovação de entrega do VA ou VR.
Cartão / ficha / livro ponto
o Cartão ponto dos colaboradores alocados, devidamente
assinados, apontados e totalizados.
SEFIP
o Analítico GPS;
o Analítico GRF;
o RE – Relação dos trabalhadores constates no arquivo SEFIP,
devidamente identificados com tomador AVON e/ou CEI;
G.R.F (Guia F.G.T.S)
o Guia;
o Comprovante de pagamento.
GPS 2100 (Guia da Previdência Social – INSS)
o Guia;
o Comprovante de pagamento.
Rescisão Contratual
o Termo de rescisão devidamente homologadas e com chancela
sindical ou do Ministério do Trabalho, quando couber;
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o Aviso Prévio ou Pedido de demissão devidamente assinado;
o Comprovantes de pagamento;
o ASO demissional, ou termo de transferência do funcionário para
outra localidade/empresa, devidamente assinado pelo sócio
gerente ou procurador;
o G.R.R.F e comprovante de pagamento quando couber;
o Guia do SD – Seguro Desemprego (quando couber);
o Obs.: Caso na competência não ocorra rescisão enviar
declaração.
Férias
o Aviso e recibo de férias, devidamente assinados e datados;
o Comprovante de depósito;
o Obs.: Caso na competência não ocorra férias enviar
declaração.
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Tabela 2 de Periodicidade de Entrega de Documentos
Patronal e Funcional (Mensal)
Documento Periodicidade
Folha de Pagamento Até o dia 12 do mês subsequente
Holerites Até o dia 12 do mês subsequente
Comprovante de Pagamento/Depósito Até o dia 12 do mês subsequente
Cartão Ponto assinado Até o dia 12 do mês subsequente
GRF – Guia Até o dia 12 do mês subsequente
GRF – Comprovante de Pagamento Até o dia 12 do mês subsequente
GPS – Guia Até o dia 12 do mês subsequente
GPS – Comprovante de Pagamento Até o dia 22 do mês subsequente
Analítico GPS Até o dia 12 do mês subsequente
Analítico GRF Até o dia 12 do mês subsequente
RE – específico dos Serviços Até o dia 12 do mês subsequente
Rescisão Até o dia 12 do mês subsequente
Férias Até o dia 12 do mês subsequente
Comprovante de Vale Transporte Até o dia 12 do mês subsequente
Comprovante de VA / VR Até o dia 12 do mês subsequente
9 Elaboração: Executiva Outsourcing. Versão 04/2016 – Nov/16
Trabalhadores Terceiros - Contínuos e Frequentes (Conceitos)
Trabalhador Terceiro Residente
Todo colaborador celetista terceiro que prestar serviços de forma
continuada ou não, nas dependências das AVON, por período superior a 60
(sessenta) dias no ano.
Trabalhador Terceiro Temporário
Todo colaborador celetista terceiro que prestar serviços de forma
continuada ou não, nas dependências das AVON, por período igual ou inferior
a 60 (sessenta) dias no ano.
Trabalhadores Terceiros - Residente e Temporário (Documentos funcionais com entrega pontual ou por vencimento – Tabela 3)
CTPS
o Página de identificação; o Página de qualificação; o Página do contrato de trabalho; o Página de anotação de habilitação para trabalho especial
(quando aplicável).
Contrato de Trabalho
o Devidamente assinados pelas partes, (assinatura igual ao RG).
Ficha de Registro
o Devidamente assinado (assinatura igual ao RG) e com foto.
A.S.O.
o Caso o colaborador execute atividades de risco, deverá constar
no ASO os exames complementares exigidos em P.C.S.M.O.,
e a habilitação para executar determinada atividade (Ex.:
Trabalho em altura). No A.S.O devem constar as seguintes
informações de forma obrigatória: assinatura do colaborador
(assinatura igual RG), assinatura e CRM do médico do trabalho,
nome e CRM do médico responsável pelo P.C.M.S.O. ou
nomeado e data de realização do exame.
Ficha de EPI e de vestimenta
o Ficha de EPI’s com assinatura do funcionário (quando couber)
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Certificado de treinamentos
o Certificados obrigatórios para a realização das atividades
especiais ou de risco, exemplo: Certificado para Trabalho em
Altura (NR 35), Integração (NR18), etc. previamente
identificados pelo tomador AVON.
Registros em conselho de classe
o Registros oficial em conselho para habilitação de profissionais
em atividades específicas – quando couber. (Ex.: CREA, CRQ,
CFQ, etc.).
“Crachá” de autorização para atividades especiais
o Cópia digitalizada do crachá do fornecedor com foto e
autorização específica para execução de atividades de risco,
conforme NR (Ex.: Altura, Elétrica, Espaço confinado, etc.). –
Portaria 3.214 MT/NR.
CNH – carteira nacional de habilitação (motorista)
o Somente quando o cargo exigir.
Certificado de Integração (HES Avon)
o Certificado individual emitido pela Avon pós integração interna.
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Tabela 3 de Periodicidade de Entrega de Documentos Funcionais (Pontual ou por Vencimento)
Documento Periodicidade
CTPS Início das atividades e na alteração de função
Contrato de Trabalho Início das atividades e na alteração de função/outro
Ficha de Registro Início das atividades e na alteração de função
A.S.O. Início das atividades e no vencimento
Comprovante de entrega de Uniforme
e vestimenta (EPI’s)
Início das atividades
Certificado de Treinamento (Todos
previstos na NR de acordo com o perfil
da atividade/risco)
Início das atividades e no vencimento
Crachá de autorização de serviço Início das atividades e no vencimento
Registro em Conselho de Classe Início das atividades e no vencimento
CNH – Carteira de Motorista Início das atividades e no vencimento
Certificado de Integração (HES) Antes do início das atividades e no vencimento (anual
para residentes e semestral para temporários)
Observação: Documentos acima solicitados devem ser entregues antes da
integração e início das atividades.
12 Elaboração: Executiva Outsourcing. Versão 04/2016 – Nov/16
Trabalhador Autônomo (Definição)
Todo profissional, independente, que prestará serviço à outra pessoa
física ou jurídica sem vínculo empregatício de forma não subordinada,
hierarquizada e habitual nas dependências ou não da AVON por períodos
determinados e indeterminados.
Trabalhadores Autônomos (Documentos funcionais e patronais com entrega pontual)
RG e CPF;
Contrato de Prestação de Serviços;
Número de inscrição na previdência social (PIS ou NIT);
Inscrição na prefeitura municipal;
Comprovante de recolhimento ao ISS;
Atestado de Saúde Ocupacional - ASO (Habilitação para
exercício da atividade profissional);
Caso o trabalhador autônomo execute atividades de risco,
deverá entregar cópia digitalizada de exames complementares
e/ou cursos específicos, (Ex.: Trabalho em altura, operador de
empilhadeira, trabalho em espaço confinado, NR10, etc.);
Observação: Documentos acima solicitados devem ser entregues antes da
integração e início das atividades.
13 Elaboração: Executiva Outsourcing. Versão 04/2016 – Nov/16
Trabalhador Sócio Residente e Temporário (Definição)
Todo profissional devidamente nominado no Estatuto/Contrato Social
como “Sócio” e ou ”Proprietário” e que prestará serviços de forma continua
(diária) nas dependências da AVON.
Trabalhador Sócio Residente e Temporário (Documentos funcionais e patronais com entrega pontual)
Cópia digitalizada da última alteração de contrato social, ou
consolidado, onde conste o nome do mesmo;
Cópia do alvará de abertura (Se ME, MEI);
Atestado de Saúde Ocupacional - ASO (Habilitação para exercício da
atividade profissional);
RG e CPF;
Caso o trabalhador sócio execute atividades de risco, deverá
entregar cópia digitalizada de exames complementares e/ou cursos
específicos, (Ex.: Trabalho em altura, operador de empilhadeira,
trabalho em espaço confinado, NR10, etc.);
Observação: Documentos acima solicitados devem ser entregues antes da
integração e início das atividades.
14 Elaboração: Executiva Outsourcing. Versão 04/2016 – Nov/16
Estrangeiros a Trabalho (Definição)
Todo profissional estrangeiro, devidamente habilitado, registrado e
contratado por empresa prestadora (terceira) de acordo com a legislação
nacional vigente e que prestará serviços nas dependências da AVON por
período superior a 2 (dois) dias.
Funcionários Estrangeiros a Trabalho (Documentos funcionais e patronais com entrega pontual)
Cópia digitalizada do Visto
o É o ato administrativo de competência do Ministério das
Relações Exteriores que se traduz por autorização consular
registrada no passaporte de estrangeiros que lhes permite entrar
e permanecer no País, após satisfazerem as condições
previstas na legislação de imigração.
Cópia digitalizada da Autorização de trabalho
o Autorização de trabalho a estrangeiros é o ato administrativo de
competência do Ministério do Trabalho exigido
pelas autoridades consulares brasileiras, em conformidade com
a legislação em vigor, para efeito de concessão de vistos
permanentes e/ou temporário a estrangeiros que queiram
permanecer no Brasil a trabalho.
Cópia digitalizada do passaporte
o Página de identificação e autorização de trabalho dentro do
Brasil.
Cópia da RNE (Registro Nacional de Estrangeiros)
Cópia do Contrato de Trabalho (Modelo MTE)
15 Elaboração: Executiva Outsourcing. Versão 04/2016 – Nov/16
A.S.O.
o Caso o funcionário execute atividades de risco, deverá entregar
cópia digitalizada de exames complementares e/ou cursos
específicos, (Ex: Trabalho em altura, operador de empilhadeira,
trabalho em espaço confinado, NR10, etc.). O A.S.O, deverá
conter de forma obrigatória o vencimento do mesmo, informado
pelo médico responsável pelo P.C.M.S.O., caso o vencimento
não seja informado, será considerado com prazo máximo de 6
meses.
Observações:
Documentos acima solicitados devem ser entregues antes da
integração e início das atividades.
Toda a documentação em língua estrangeira, deverá ser traduzida, por
tradutor juramentado.
16 Elaboração: Executiva Outsourcing. Versão 04/2016 – Nov/16
Visita Técnica (Definição)
Todo profissional ou fornecedor (técnico ou não, autônomo ou não), que
por motivo específico (técnico) prestará uma consultoria, assessoria ou serviço
de forma pontual nas dependências da AVON a esta ou a outra empresa terceira
residente por período não superior a 01 (um) dia.
Funcionários em Visita Técnica (Documentos funcionais com entrega pontual)
RG e CPF;
Atestado de Saúde Ocupacional - ASO (Habilitação para exercício da
atividade profissional);
Caso o trabalhador sócio execute atividades de risco, deverá
entregar cópia digitalizada de exames complementares e/ou cursos
específicos, (Ex.: Trabalho em altura, operador de empilhadeira,
trabalho em espaço confinado, NR10, etc.);
Contrato de Prestação de Serviços (quando couber).
Observações:
Documentos acima solicitados devem ser entregues antes do início da
visita;
A necessidade ou não de integração estará condicionada ao tipo de
atividade e necessidade de circulação em área de risco pela Gestão
de Terceiros e HES (AVON).
17 Elaboração: Executiva Outsourcing. Versão 04/2016 – Nov/16
Visita Administrativa (Definição)
Todo profissional ou fornecedor (técnico ou não, autônomo ou não), que
por motivo específico irá participar de reunião administrativa pré-agendada, de
forma pontual nas dependências da AVON a esta ou a outra empresa terceira
residente (acompanhado integralmente por um funcionário AVON), período não
superior a 1 (um) dia.
Funcionários em Visita Administrativa (Documentos com entrega pontual)
Documento de identificação (RG ou CPF ou CNH);
Observações:
Documentos acima solicitados devem ser entregues antes do início da
visita;
A necessidade ou não de integração estará condicionada a e
necessidade de circulação em área de risco pela Gestão de Terceiros
(Executiva) e HES (AVON).
18 Elaboração: Executiva Outsourcing. Versão 04/2016 – Nov/16
CERTIFICAÇÃO FINANCEIRA PARA EMPRESAS PRESTADORAS DE SERVIÇO AVON Conceito: Parecer profissional independente, emitido pela Executiva Outsourcing,
com o objetivo de transparecer o status econômico e financeiro atual da empresa a partir das informações contidas nos documentos legais oriundos de sua contabilidade e demais órgãos públicos competentes (Federal, Estadual e Municipal).
A quem se destina: Todas as empresas em fase de concorrência (processo licitatório) para
prestação de serviço ou não a Avon, bem como para todas as demais com contrato “ativo” de prestação de serviço (emissão anual).
Certificação Financeira (Documentos com entrega pontual e anual – Tabela 4)
Três últimos balanços contábeis devidamente assinados em nome
da empresa terceira;
Três últimas DRE’s (Demonstração do Resultado do Exercício) em
nome da empresa terceira;
CND atualizada - Municipal;
CND atualizada - Estadual;
CND atualizada - Conjunta Federal;
CRF atualizada (Fundo de Garantia);
CNDT atualizada (Justiça do Trabalho).
Tabela 4 de Periodicidade de Entrega de Documentos
Para emissão de Certificação Financeira
Documento Periodicidade
Balanço Contábil Fase licitatória e anual pós assinatura de contrato
DRE Fase licitatória e anual pós assinatura de contrato
CND Municipal Fase licitatória e anual pós assinatura de contrato
CND Estadual Fase licitatória e anual pós assinatura de contrato
CND Federal Fase licitatória e anual pós assinatura de contrato
CRF Fase licitatória e anual pós assinatura de contrato
CNDT Fase licitatória e anual pós assinatura de contrato
19 Elaboração: Executiva Outsourcing. Versão 04/2016 – Nov/16
ORIENTAÇÕES GERAIS:
Empresas/Funcionários Subcontratados (Procedimentos)
Toda empresa/funcionário subcontratado deverá cumprir com as entregas
documentais obrigatórias periodicamente de acordo com perfil e
permanência nas dependências da AVON, cuja responsabilidade de cadastro
e “upload” de documentos caberá sempre a empresa contratante, identificada
previamente pelo Gestor AVON.
Preposto/Interlocutor terceiro (Papéis e responsabilidades) Liderar sua equipe, repassando as necessidades e fazendo cumprir as
ordens e tarefas previstas no escopo contratual de trabalho com a AVON;
Enfatizar e fiscalizar o cumprimento das normas recebidas e aplicação de
treinamentos periódicos quanto aos procedimentos para terceirizados e aos
valores fundamentais da AVON como a segurança e meio ambiente;
Fiscalizar sobre a utilização de EPI’s adequados, uniformes, crachás e
garantindo a certificação e habilitação para trabalhos especiais;
Comunicar imediatamente a Gestão de Terceiros e a AVON sobre eventuais
autuações/fiscalizações trabalhistas, fiscais e previdenciárias, bem como
sobre todo e qualquer acidente de trabalho ou doença ocupacional (com ou
sem afastamento);
Monitorar o quadro de colaboradores, informando a Executiva Outsourcing
(via SG3) sobre eventuais transferências, desligamentos e afastamentos de
seus colaboradores;
Monitorar a manutenção e atualização dos documentos mandatórios para
liberação de entrada e execução de atividades nas dependências da AVON
como:
o A.S.O.;
o Cursos e certificados de formação obrigatória, pertinentes a área de
segurança e medicina do trabalho (NR’s);
o P.P.R.A.;
o P.C.M.S.O.;
o Outros treinamentos externos e internos.
20 Elaboração: Executiva Outsourcing. Versão 04/2016 – Nov/16
Reporte de documentos periódicos (Formas e procedimentos) A Gestão de Terceiros (Executiva Outsourcing) disponibiliza sistema via
“Web” para “upload” de todos os documentos obrigatórios, patronal e
funcional por temporalidade e perfil de empresa e colaboradores terceiros;
Toda a documentação deve ser reportada via sistema em meio digital, cujo
único formato aceito é o “PDF”;
A documentação só será aceita e aprovada após auditoria, se o
arquivo/documento:
o Estiver sem rasuras ou alterações evidenciadas;
o Estiver de acordo com as exigências legais (Ex.: contendo assinatura,
comprovantes de quitação e na competência correta);
o For enviado de forma individualizada (um arquivo por documento);
o Que o documento em formato PDF não ultrapasse o tamanho máximo
exigido de 2MB.
NOTA: Documentos mandatórios não entregues ou atualizados antes da
integração ou durante a residência, podem ocasionar o bloqueio de
acesso as dependências da AVON dos seus colaboradores.
Atenciosamente.
Executiva Outsourcing Gestão de Terceiros
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