MANUAL DE PROCEDIMENTOS
Trabalho elaborado por Valdemar Silva na Ação de Formação Gestão e Desenvolvimento da Polít ica Documental na Rede Concelhia de Bibliotecas de Vagos.
Vagos, 7 de dezembro de 2011
Gestão e Desenvolvimento da Política Documental na Rede Concelhia de Bibliotecas de Vagos Biblioteca Escolar da EPADRV
2 Manual de Procedimentos Valdemar Silva
Índice 1. Introdução………...……………………………………………………………….3
2. Seleção e Aquisição do Fundo Documental…………………………………4
3. Tratamento Técnico-Documental……………………………………………….4
3.1. Entrada dos Documentos…………………………………………………4
3.2. Registo dos Documentos………………………………………………….4
3.2.1. Registo de documentos impressos…………………………………...5
3.2.2. Registo de Publicações Periódicas………...…………………………5
3.2.3. Registo de documentos não-livro……………………………………..6
3.2.4. Registo informático……………………………………………………..6
4. Carimbagem………………………………………………………………………6
4.1. Documentos impressos: monografias e séries monográficas………...6
4.2. Documentos impressos: publicações periódicas……………………….7
4.3. Material não livro: CDs, CD Roms , DVDs e Cassetes Vídeo………...7
5. Catalogação……………………………………………………………………….7
5.1. Descrição Bibliográfica…………………………………………………….8 5.1.1. Monografias…………………………………………………………………….8
5.1.2. Documentos áudio……………………………………………………...8
5.1.3. Documentos vídeo……………………………………………………...9 5.1.4. Recursos eletrónicos………………………………………………….9
6. Anexo I………………………………………………………………………….......................................11
7. Anexo II…………………………………………………………………………..17
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3 Manual de Procedimentos Valdemar Silva
1. Introdução
O Manual de Procedimentos é um documento em aberto e em constante
reestruturação, mas terá a vantagem de permitir a uniformização e a continuidade nas
decisões e critérios tomados.
Os princípios e recomendações constantes deste documento destinam-se a
precisar os instrumentos normativos utilizados, definir a política de tratamento
documental a ser adotada pela Biblioteca Escolar da EPADRV, em articulação com a
Rede de Bibliotecas de Vagos, que inclui a Biblioteca Municipal e as restantes
Bibliotecas Escolares deste concelho. Por isso, consagrará os procedimentos técnicos a
serem executados no tratamento documental nas suas várias componentes, que
constitui, afinal, o circuito do documento na Biblioteca: seleção, aquisição, registo,
carimbagem, catalogação, classificação, indexação, cotação, arrumação nas estantes e
difusão da informação.
O sistema informático adotado pela Biblioteca Escolar da EPADRV é o
Bibliobase, tendo este Manual de Procedimentos visado igualmente facilitar a utilização
desta aplicação informática.
Em anexo, são incluídos os campos e subcampos específicos a serem
preenchidos na aplicação informática, bem como a CDU específica para o acervo
documental da biblioteca.
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4 Manual de Procedimentos Valdemar Silva
2. Seleção e Aquisição do Fundo Documental
A seleção e a aquisição dos documentos que integrarem a coleção da biblioteca
serão feitas no cumprimento das regras e princípios descritos na Política de
Desenvolvimento da Coleção da Biblioteca de cada escola, a qual deverá, no entanto, ter
em conta que as aquisições (nos mais variados suportes) deverão ir ao encontro do
interesse e da curiosidade dos alunos, bem como da especificidade das diferentes áreas
disciplinares e não disciplinares, também de ser tomado em linha de conta, a articulação
da informação entre as escolas e biblioteca Municipal, de forma, a minorar aquisições
repetidas.
3. Tratamento Técnico - Documental 3.1. Entrada dos Documentos
Qualquer documento que dê entrada na Biblioteca deve ser submetido a uma
verificação do seu estado físico. Assim, nos documentos livro analisar-se-á se os
mesmos não apresentam falhas de impressão, páginas rasgadas, lombadas ou
encadernação danificada…, enquanto que nos documentos não-livro será testado o
funcionamento do documento para verificar se o mesmo não apresenta erros de leitura.
No caso de serem detetadas irregularidades, os documentos devem ser
devolvidos ao fornecedor, para que sejam substituídos, quando se trate de aquisições,
ou entregues ao coordenador da equipa da biblioteca para que este providencie a sua
reparação, quando se trate de ofertas consideradas significativas (cf. critérios a aplicar
às ofertas no PDC). Se devolvidos ao fornecedor, só se procederá ao pagamento após a
substituição. Caso já tenham sido pagos, terão que respeitar-se os prazos legais de
troca.
3.2. Registo dos Documentos
Antes de se proceder ao registo, todo o documento deve ser analisado para
verificar se trata de uma publicação efémera e sem interesse, em que apenas será
necessário colocar o carimbo da instituição. Todos os documentos (monografias e
material não-livro) entrados na biblioteca serão registados sequencialmente num único
livro de registo.
Cada documento tem o seu registo. Vários exemplares de um mesmo documento
têm números de registo diferentes; No caso de documentos correspondentes a séries
monográficas (porque se trata de um único título, embora editado em vários volumes),
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5 Manual de Procedimentos Valdemar Silva
todos terão o mesmo número de registo; Quando um documento é acompanhado por
material de outro formato, este terá um registo diferente. No entanto, far-se-á um
apontamento nas observações do Livro de Registos.
3.2.1. Registo de documentos impressos
Do livro de registo constam os seguintes elementos:
• Data de entrada do documento na biblioteca;
• N.º de registo – (de acordo com os critérios definidos);
• Autor;
• Título;
• Edição (Local, Editor, Data, Coleção, Volume);
• Cota;
• Tipo de documento;
• Observações
3.2.2. Registo de Publicações Periódicas
As publicações periódicas, sejam elas em suporte impresso ou digital, serão registadas
em folhas Kardex, adaptadas para o efeito. A cada folha / ficha corresponderá um título.
As fichas devem ordenar-se alfabeticamente da mesma forma que as próprias revistas
nas estantes. As folhas Kardex também podem ordenar-se em dossiê de argolas. O
conjunto de folhas ordenadas constitui o catálogo de publicações periódicas. Cada ficha
inclui os seguintes elementos para preenchimento:
• Periodicidade
• Título da publicação periódica
• Endereço da edição
• Editor / Diretor
• Observações (forma de entrada)
• Cidade
• País
• Cota
• Data de publicação – registar volume e número no espaço da respetiva data
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3.2.3. Registo de documentos não-livro
Por documentos não-livro entendemos os documentos áudio (CD) e os
documentos audiovisuais e multimédia (DVD, CD-Rom, DVD-Rom). O registo dos
documentos não-livro segue procedimentos idênticos ao adotado para os documentos
livro, fazendo-se uma descrição abreviada da qual devem constar os seguintes
elementos:
• Data de entrada do documento na biblioteca;
• N.º de registo (de acordo com os critérios definidos);
• Autor;
• Título;
• Edição (Local, Editor, Data, Coleção, Volume);
• Cota.
3.2.4. Registo informático
Quando o catálogo da biblioteca estiver completamente informatizado, os
documentos serão registados no sistema informático e far-se-á uma impressão do livro
de registo, a qual será atualizada trimestralmente.
Enquanto a biblioteca não dispuser do módulo de gestão de Kardex para as publicações
periódicas, estas continuarão a ser registadas manualmente nas ditas fichas Kardex.
4. Carimbagem
O carimbo é a marca de posse, e tem regras para a sua colocação:
• Carimbo da instituição – (com o nome da escola e o nome da Biblioteca
Escolar/Biblioteca Municipal);
• Carimbo de registo, com a identificação da Biblioteca/ Biblioteca Escolar e
espaço para o n.º de registo e data de entrada.
Nunca um carimbo deve ser colocado em cima de uma imagem ou em página em
que possa lesar ou ofender a mancha de informação; os referidos carimbos são apostos
em todos os documentos; existem zonas específicas ou zonas recomendadas para
carimbar, a saber:
4.1. Documentos impressos: monografias e séries monográficas
A página de rosto é carimbada com o carimbo de registo no canto inferior direito;
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• São carimbados todos os documentos com o carimbo da instituição:
_ no canto inferior direito, na página de rosto;
_ numa das páginas do interior (normalmente a meio do livro);
_ na última folha do corpo do texto principal numerada, no canto inferior direito.
• Nos documentos com folhas plastificadas, ou material ao qual a tinta não adere, o
carimbo é efetuado numa etiqueta que deve ser colocada no local estabelecido para o
efeito.
• São carimbadas apenas com o carimbo da instituição e da seguinte forma:
4.2. Documentos impressos: publicações periódicas • Revistas – na página de sumário. no canto inferior direito.
• Jornais – Junto ao título na primeira folha, seguido de uma rubrica e data de entrada.
O carimbo de registo aplica-se na parte de trás da caixa de armazenamento e no próprio
documento.
4.3. Material não livro: CDs, CD Roms , DVDs e Cassetes Vídeo
No próprio documento será colocada uma etiqueta com o carimbo de registo, ou,
quando mais conveniente, escrever-se-á com uma caneta de acetato o nome da escola e
o n.º de registo.
5. Catalogação
A catalogação consiste no conjunto de operações necessárias à descrição
bibliográfica abreviada de um documento, seja ele livro ou não livro, monografia ou
periódico, e permite identificar uma determinada espécie, facilitando a sua posterior
recuperação.
O programa de gestão documental utilizado é o BILIOBASE;
_ Módulos: Catalogação, Empréstimo,
_ Os instrumentos de trabalho utilizados são: Regras Portuguesas de Catalogação
(RPC), edição de 2005.
Apontaremos, de seguida, alguns procedimentos a adotar na catalogação de
monografias em suporte livro e não livro, documentos áudio, vídeo e recursos
eletrónicos.
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5.1. Descrição Bibliográfica
Tomaremos como norma base a utilização do nível intermédio de descrição tal
como é definido internacionalmente, o que significa, em termos de ISBD, o seguinte:
Uma vez definido o standard, indicamos de seguida algumas especificações de
implementação respeitantes aos vários fundos:
5.1.1. Monografias
Fundo adultos
• Só devem ser referidas as autorias principais. No caso de ilustradores, editores
literários, prefaciadores, etc. devem indicar-se sempre que essa informação vier na
página de rosto ou então caso se verifique pela análise do documento que essa
informação é essencial;
• A menção de edição só deve ser usada para edições além da primeira;
• A referência à ilustração só deve ser utilizada quando assumir uma importância
relevante no conjunto do documento;
• A descrição em níveis deve seguir o estipulado pelas RPC.
• A ilustração só será mencionada quando for importante no documento;
• Só deve ser referido um local de edição e um editor;
• No caso das traduções e adaptações, mencionar-se-á em nota no campo 304 o título
original
Fundo Infanto- Juvenil
• Só devem ser referidas as autorias principais, o que no caso deste tipo de
documentos inclui obrigatoriamente os ilustradores;
• A menção de edição só deve ser usada para edições além da primeira;
• A referência à ilustração é obrigatória;
• A informação respeitante à coleção é obrigatória;
A descrição em níveis deve seguir o estipulado pelas RPC;
5.1.2. Documentos áudio Fundo áudio
• Os títulos de cada um dos temas que compõem o documento devem ser dados,
sempre que possível, em notas;
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• A referência às autorias deve ser exaustiva quanto a intérpretes e autores de trechos
musicais e letras;
• Outro tipo de responsabilidades podem excluir-se a não ser que essa informação se
revele essencial;
• No caso da música clássica, o autor do trecho, bem como os intérpretes (individuais
ou grupos), bem assim como os maestros e os solistas devem constituir autorias
principais;
• A indicação genérica do tipo de recurso é obrigatória e é dada entre parênteses reto,
ex. [Registo Sonoro];
• A menção de edição só deve ser usada para edições além da primeira;
• A informação respeitante à coleção é obrigatória;
• A descrição em níveis deve seguir o estipulado pelas RPC.
5.1.3. Documentos vídeo Fundo vídeo
• A nota (campo 304) sobre o título original é obrigatória;
• Se um dado filme se basear numa obra literária ou outra, deve estabelecer-se a
ligação entre o registo do vídeo e o da monografia, utilizando um dos campos de
ligação do bloco 4 (entradas relacionadas) do UNIMARC;
• A referência às autorias deve ser exaustiva quanto a realizadores, produtores,
guionistas, intérpretes. Devem ser consideradas como autorias principais o
realizador e o produtor. No caso dos documentários “científicos” os conselheiros
técnicos devem ser considerados autorias de segundo nível;
• No caso dos documentários e outros documentos de caráter informativo, e só
nestes, a sinopse deve ser dada, sempre que possível, em notas;
• A menção de edição só deve ser usada para edições para além da primeira;
• A informação respeitante à coleção é obrigatória;
• A indicação genérica do tipo de recurso é obrigatória e é dada entre parênteses
reto, ex. [Registo vídeo];
• A descrição em níveis deve seguir o estipulado pelas RPC.
5.1.4. Recursos eletrónicos De acordo com a ISBD(ER) Recursos Eletrónicos são todos os materiais
controlados por computador, o que inclui, por exemplo, CD-ROM, CD-áudio,
DVD-ROM, DVD, CD com software ou outra informação e recursos de internet.
A principal distinção entre estes recursos diz respeito ao método de acesso:
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10 Manual de Procedimentos Valdemar Silva
local ou remoto.
São considerados recursos de acesso remoto todos os que são acedidos por
via telemática. Isto inclui a internet, bases de dados disponíveis na e fora da
Biblioteca e documentos que sejam acedidos apenas por via telemática, mesmo que
façam parte dos fundos da biblioteca (caso de CD-ROM que se encontrarão disponíveis
em rede).
Para além dos procedimentos relativos ao tipo de documentos descritos anteriormente,
menciona-se aqui o modo de atuar relativamente aos materiais controlados por
computador: CD-R, DVD-R com software ou outra informação (acesso local) e recursos
da Internet (acesso remoto);
• Deve ser mencionado o material específico aconselhado e aquele que é obrigatório;
• Na menção de responsabilidade deve ter-se em conta também os responsáveis pelo
desenvolvimento do software, o designer e o produtor;
• No caso dos recursos que têm atualização frequente, omite-se a edição;
• Os recursos selecionados da Internet indicar-se-ão no campo 856 do software de
tratamento documental.
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6. Anexo I
Registo de Monografias Os campos de preenchimento obrigatório estão assinalados a vermelho; caso o documento
possua informação os campos 010 e 021 deverão ser utilizados.
Informação Descritiva
200 – Título
^a – Título próprio (c/ maiúscula a primeira letra e os substantivos próprios) Folhas caídas
^d – Título paralelo
^e – Informação de outro título (quando existe outro título/complemento)
^f – Primeira menção de responsabilidade (autores seguidos até 3) Almeida Garrett
^g – Outras menções de responsabilidade: tradutor, ilustrador, revisor
205 – Menção da edição
^a Menção da edição (referir a partir da 2ª) 2.ª ed
210 – Publicação, Distribuição
^a – Lugar da edição Mem Martins
^c – Nome do editor Europa-‐América
^d – Data publicação, da impressão (imp.) ou copyright (cop.) 1987
215 – Descrição Física
^a – descrição física, nº de páginas impressas 148p
^c – Outras indicações físicas, ilustrado il
Identificação 010 – ISBN ^a – Número (ISBN) 972-‐1-‐02783-‐9 021 – Nº de Depósito Legal 14411/87 ^a – Código do país PT ^b – Número 14411/87
Dados Gerais de Processamento 933 – Ano de Publicação 1 1987
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^d – Dimensões da altura da lombada, por excesso: 22,5cm= 23 cm
^e – Material acompanhante, 1 CD-‐ROM
225 – Coleção
^a – Título próprio da coleção Livros de Bolso Europa-‐América
^v – Indicação do volume 241)
Notas
300 – Notas gerais
^a – Texto da nota
304 – Título
^a Texto da nota: ex. Tit. Orig.: título noutra língua
Assuntos
606 – Nome comum
^a – Elemento de entrada Literatura portuguesa
^x – Subdivisão de assunto Poesia
^y – Subdivisão Geográfica
^z – Subdivisão cronológica
^2 – Código do sistema, thesaurus
610 – Termos não controlados
^a – Elemento de entrada
675 – CDU
^a – Notação 821.134.3-‐1
^v – Edição BN
^z – Língua da edição por
Responsabilidade Intelectual
700 – Responsabilidade principal
^a – Palavra de ordem Garrett,
^b – Outra parte do nome Almeida
^c – Elementos de identificação ou distinção: ex.: pseud.
^f – Datas
701 – Corresponsabilidade
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^a – Palavra de ordem, vide campo 700
^b – Outra parte do nome, vide campo 700
^f – Datas, vide campo 700
^4 – Código da função, selecionar a partir da lista de opções
702 – Responsabilidade secundária (ilustrador, tradutor…)
^a – Palavra de ordem, vide campo 700
^b – Outra parte do nome, vide campo 700
^f – Datas, vide campo 700
^4 – Código da função, selecionar a partir da lista de opções
710 – Coletividade (responsabilidade principal)
^a Palavra de ordem
Bloco internacional
856 – Localização e acesso eletrónico
^u – Uniform Resource Location (URL)
^z – Nota para informação ao público
859 – Imagem da capa
^u – Uniform Resource Location (URL)
^z – Nota informativa
Existências
966 – Cota
^a – Nº de registo 1234
^ l – Sigla da Instituição BE/ESI
^s – Cota 821.134.3-‐1GAR
^6 – Empréstimo Domiciliário, selecionar a partir da lista de opções
N.B. Numa obra com vários volumes, abre-‐se o subcampo ^v e indica-‐se o nº do volume em letra
romana.
Visualização ISBD
GARRETT, Almeida
Folhas caídas / Almeida Garrett. – 2.ª ed. -‐Mem Martins : Europa-‐América, 1987. –
148 p. – (Livros de Bolso Europa-‐América ; 241)
ISBN 972-‐1-‐02783-‐9
Literatura portuguesa – Poesia
CDU 821.134.3-‐1
821.134.3-‐1GAR (BE/…) – 1234
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REGISTO VÍDEO
Dados Gerais de Processamento
933 – Ano de Publicação 1 2004
Identificação
021 – Nº de Depósito Legal
^a – Código do país
^b – Número
071 – Nº do editor
^a – Número do editor
Informação Codificada
100 – Dados Gerais de Processamento
^a – Dados gerais de processamento (AAAA–MM–DD) 20051012d2004
101 – Língua da publicação
^a – Língua do texto, banda sonoro, etc. eng
102 – País de publicação
^a – País de publicação PT
115 – ^a – Dados codificados – Geral
^b – Dados codificados do filme animado
Informação Descritiva
200 – Título
^a – Título próprio (c/ maiúscula a primeira letra e os substantivos próprios) Shrek 2
^b – Indicação geral da natureza do documento registo vídeo
^e – Informação de outro título (quando existe outro título/complemento)
^f – Primeira menção de responsabilidade (autores seguidos até 3) realizado por Andrew
Adamson, Kelly Asbury, Conrad Vernon
^g – Outras menções de responsabilidade:
210 – Publicação, Distribuição
^a – Lugar da edição, distribuição Lisboa
^c – Nome do editor, distribuidor Dream Works Home Entertainment [distrib.]
^d – Data publicação, distribuição 2004
215 – Descrição Física
^a – descrição física 1 DVD (ca 89min.)
^e – Material acompanhante
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225 – Coleção
^a – Título próprio da coleção
^v – Indicação do volume
Notas
304 – Título
^a Texto da nota: ex. Tit. Orig.: título noutra língua
333 – Potenciais utilizadores
^a – Texto da nota Maiores de 4 anos
Assuntos
606 – Nome comum
^a – Elemento de entrada
^x – Subdivisão de assunto
^2 – Código do sistema, thesaurus
610 – Termos não controlados
^a – Elemento de entrada
686 – Outras classificações
^a – Notação 791 (086.8)
Responsabilidade Intelectual
700 – Responsabilidade principal
^a – Palavra de ordem
^b – Outra parte do nome
701 – Corresponsabilidade
^a – Palavra de ordem, vide campo 700
^b – Outra parte do nome, vide campo 700
^f – Datas, vide campo 700
^4 – Código da função, selecionar a partir da lista de opções
702 – Responsabilidade secundária (repetir o campo se necessário)
^a – Palavra de ordem, Adamson
^b – Outra parte do nome, Andrew
^f – Datas, vide campo 700
^4 – Código da função, selecionar a partir da lista de opções 300
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16 Manual de Procedimentos Valdemar Silva
Bloco internacional
856 – Localização e acesso eletrónico
^u – Uniform Resource Location (URL)
^z – Nota para informação ao público
859 – Imagem da capa
^u – Uniform Resource Location (URL)
^z – Nota informativa
Existências
966 – Cota
^a – Nº de registo 2345
^ l – Sigla da Instituição BE/ESI
^s – Cota 791 [DVD] ADM /SHR
^6 – Empréstimo Domiciliário, selecionar a partir da lista de opções 1
Nota: caso o documento possua informação o campo 021 deverá ser utilizado.
Visualização ISBD
SHREK 2
Shrek [Registo vídeo] / realizado por Andrew Adamson, Kelly Asbury, Conrad
Vernon. – Lisboa: Dream
Works Home Entertainment [distrib.], 2004. – 1 DVD (ca 89 min.). – Maiores de 4 anos
CDU 791(086.8)
791[DVD]– 2345
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Anexo II
Classificação Decimal Universal – (C.D.U.)
Bibliotecas Escolares 3º Ciclo e Secundário
Classe 0 – Generalidades. Informação. Instituições 001 Generalidades. Organização do trabalho individual 004 Ciência e tecnologia dos computadores 02 Biblioteca 008 Cultura 030.1 Enciclopédias 030.8 Dicionários 050 Guias Profissionais 060 Instituições 070 Jornalismo 087.5 Publicações para crianças Classe 1 – Filosofia. Psicologia 1 Filosofia 159.9 Psicologia 16 Lógica. Teoria do conhecimento 17 Moral. Ética Classe 2 – Religião. Teologia 2.1 Teoria e filosofia da religião. Natureza da Religião 23/25 Religiões não cristãs 26/27 Religião cristã. Cristianismo 28 Islamismo 29 Movimentos espirituais modernos (Ateísmo, Neopaganismo…) Classe 3 – Ciências Sociais 311 Estatística 314 Demografia 316 Sociologia 316.347 Racismo. Xenofobia. Diferenciação social 32 Política. Políticos. Escravatura 33 Economia. Trabalho. União Europeia 34 Direito. Direito Internacional. Direitos Humanos 35 Administração Pública 36 Assistência social. Serviço social. Consumo. Seguros 37 Educação. Ensino. Pedagogia
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371 Organização do ensino 372 Disciplina. Didática 376 Ensino especial 39 Etnografia. Etnologia. Usos e costumes. Vida social. 398 Folclore. Tradição popular (contos e lendas, anedotas, sátiras…) 398.9 Classe 5 – Ciências Exatas 50 Generalidades sobre Ciências Exatas 502 Meio ambiente 504 Ameaças ao meio ambiente 51 Matemática 52 Astronomia 53 Física 54 Química 55 Geologia. Meteorologia. Hidrologia 56 Paleontologia 57 Biologia. Biodiversidade 58 Botânica 59 Zoologia Classe 6 – Ciências Aplicadas 61 Medicina. Saúde 612.3 Alimentação. Nutrição 613 Higiene. Educação sexual 614 Saúde Pública. Prevenção de acidentes 616 Doenças. Dependências. Toxicodependência. Alcoolismo 62 Engenharia. Tecnologia 63 Agricultura 641 Ciências domésticas (culinária, costura, croché) 657 Contabilidade 658 Gestão de empresas 658.8 Marketing 66/67 Indústrias e Ofícios Classe 7 – Arte. Recreação. Entretenimento. Desporto 7 Arte em gera 71 Planeamento regional, urbano e rural. Urbanismo 72 Arquitetura 73 Artes plásticas 74 Desenho. Design. Artes e ofícios 75 Pintura 76 Artes gráficas. Gravura 77 Fotografia 78 Música 79 Divertimentos. Espetáculos. Jogos. Desportos
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791.43 Cinema 792 Teatro 793 Dança 794 Jogos de mesa e tabuleiro 796 Desporto Classe 8 – Língua. Linguística. Literatura 81 Linguística. Línguas 81’36 Gramáticas 82.0 Teoria, estudo e técnicas da literatura 82.09 Critica literária 82 Literatura universal 82-93 Literatura infantil e juvenil 821.134.3 Literatura portuguesa Classe 9 – Geografia. Biografia. História 902 Pré-história. Artefactos 903 Arqueologia 908 Monografias 91 Geografia. Viagens 912 Atlas 929 Biografias 94 História em geral 94(3) História do mundo antigo 94(4) História da Europa 94(469) História de Portugal 94(6) História da África 94(7) História da América
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