Revolução Francesa;
Segunda Guerra Mundial
– fotocopiadora,
eletrônica, televisão,
satélites, computadores;
1970 – telemática,
computadores
interligados a outros via
linhas telefônicas;
Antiga Grécia – Arché – Palácio dos
Magistrados aos depósitos;
Direitos de Instituições ou Indivíduos;
Reivindicações;
Transferência a museus e bibliotecas;
Surgimento da idéia de arquivo
administrativo e histórico.
Dados – fragmentos;
Informação - conjunto de
fragmentos; conseqüência;
elemento não privilegiado;
Suporte - material
Comunicação – atender à administração;
normas; diluição entre indivíduos; função
arquivística;
Gestão Documental – Medidas e rotinas;
racionalização e eficiência na criação,
tramitação, classificação, uso primário e
avaliação
Conjunto de documentos que,
independentemente da natureza do suporte,
são reunidos por acumulação ao longo das
atividades de pessoas físicas ou jurídicas,
públicas ou privadas;
Conjunto de documentos;
Móvel para guarda de documentos;
Local onde o acervo deverá ser conservado;
Órgão ou instituição de guarda e
conservação;
Todo e qualquer suporte material no qual
pode ser registrada, de modo arbitrário,
científico ou não, a existência de um
conteúdo informacional.
Tudo aquilo que pode registrar uma
mensagem, uma idéia ou um acontecimento.
Todos os documentos que, produzidos e/ou
recebidos por uma pessoa física ou jurídica,
pública ou privada, no exercício de suas
atividades, constituem elementos de prova
ou de informação.
Formam um conjunto orgânico, refletindo as
atividades a que se vinculam, expressando os
atos de seus produtores no exercício de suas
funções.
Século XX – extensão de novos suportes,
eliminando tentativas de delimitar os possíveis
meios materiais;
Surgimento da Gestão de Documentos – Reformas
administrativas Estados Unidos e Canadá;
Década de 40 – impossibilidade de lidar com a
massa;
É estabelecida os valores probatórios e
informativos;
Destinação.
Exclusividade de criação e
recepção por uma firma,
repartição ou instituição;
Origem no curso das
atividades – Prova de
transações realizadas;
Caráter orgânico – ligação
no mesmo conjunto.
Pode ser formado por órgãos de documentação,
de acordo com as características dos
documentos armazenados.
Arquivo – documentos acumulados diante do exercício de
atividades;
Biblioteca – Conhecimento genérico produzido por terceiros.
Objeto de pesquisa e consulta. Maioria impresso.
Museu – Objetos coletados que contam a história, com
finalidade essencialmente cultural.
Autenticidade: ligada ao processo de criação, manutenção e
custódia. São autênticos quando são criados e conservados de
acordo com procedimentos regulares.
Naturalidade: como sedimentos de estratificações geológicas,
dota de um elemento de coesão espontânea, embora
estruturada.
Inter - relacionamento: relações estabelecidas no decorrer do
andamento das transações.
Unicidade: cada registro, assume um lugar único na estrutura
documental do grupo ao que pertence.
Princípios da Legalidade: prova confiável das ações.
São classificados quanto à entidade mantenedora, à evolução, à
natureza dos documentos, à finalidade do acervo e à extensão da
atuação.
Quanto à entidade:
Público: federal, estadual e municipal;
Privado: comercial, institucional, familiar ou pessoal.
Quanto a Natureza:
Especial: suporte diferente que merece tratamento especial;
Especializado: em que predomina um assunto específico.
Quanto à Finalidade:
Funcional: os que servem a administração;
Cultural: Aqueles que servem a história e a pesquisa.
Quanto à extensão:
Setorial: originados em um setor;
Geral: conjunto dos arquivos setoriais.
Atividade técnica destinada a organizar a
documentação de caráter corrente, agrupando os
documentos de acordo com características
comuns que apresentam no ato de sua criação,
com a sua finalidade a que se destina e a
estrutura administrativa da instituição.
Conservação: é o levantamento, estudo e
controle das causas de degradação, permitindo
a adoção de medidas de prevenção. É um
procedimento prático aplicado na preservação.
Ex.: diagnóstico, monitoramento ambiental,
vistoria, etc.
Conservação preventiva: são intervenções
diretas, feitas com a finalidade de resguardar o
objeto, prevenindo possíveis malefícios. Ex.:
higienização, pequenos reparos,
acondicionamento, etc.
CONSERVAÇÃO Conforme o Dicionário Brasileiro de
Terminologia Arquivística conservação
constitui na “promoção da preservação e da
restauração dos documentos” (ARQUIVO
NACIONAL, 2005, p. 52).
Assim, a preservação é a prevenção da
deterioração e danos em documentos, por
meio de adequado controle ambiental e/ou
tratamento físico e/ou químico e a
restauração é o conjunto de procedimentos
específicos para recuperação e reforço de
documentos deteriorados e danificados
(ARQUIVO NACIONAL, 2005, p. 148).
Codificação: etapa que sucede a
classificação, é a tarefa de ler, interpretar,
identificar o assunto e atribuir a ele uma
classe, uma classificação.
Ordenação/arquivamento: é a atividade de
organização dos documentos dentro das
pastas, fichários, arquivos...
Estágios de Evolução: indispensável que
estejam dispostos de forma a servir ao
usuário com precisão e rapidez;
Definidas como 3 idades , é um dos pilares da
Arquivologia;
Elaborada na década de 40, propõe a divisão
em 3 fases, de acordo com o seu uso, não
importando o suporte.
Arquivo Corrente – Ativos – Dinâmicos – Idade 1
Vinculados aos objetivos imediatos;
Arquivo Intermediário – Semi-Ativo – Idade 2
Originários de arquivos correntes, aguardando
destinação, efeito transitório, eliminação ou
permanente;
Arquivo Permanente – Inativo – Histórico – Idade 3
Sem valor de natureza Administrativa,
conhecimento do passado.
Avaliação Documental
A avaliação é uma função de extrema importância no processo de classificação de
documentos.
Consiste basicamente na análise e identificação dos valores dos documentos para a
definição de seus prazos de guarda e destinação.
A avaliação documental é feita com base nos usos administrativos, legais, fiscais ou
históricos e na relação orgânica com os demais documentos do fundo a que pertence.
A classificação e avaliação representam atividades significativas para o perfeito
arquivamento dos documentos.
Classificação de Documentos
A classificação é um processo natural que tem por finalidade reunir coisas semelhantes.
Classificar e arquivar de maneira adequada tornaram-se pontos primordiais nos
cuidados da documentação.
A classificação se materializa com um Plano de Classificação, que deve ter como
características a simplicidade, a flexibilidade e fácil assimilação.
O sistema decimal de classificação, no qual está fundamentado o instrumento, constitui código numérico dividido em dez classes e estas em dez subclasses, seguindo
o mesmo critério para grupos e subgrupos.
000 – Administração Geral
100
200
300
400 destinam-se aos assuntos relativos às
500 atividades-fim do órgão.
500
600
700
800
900 – Assuntos Diversos
A classe 000 – Administração Geral, tem como subclasses:
010 – Organização e funcionamento
020 – Pessoal
030 – Material
040 – Patrimônio
050 – Orçamento e finanças
060 – Documentação e informação
070 – Comunicações
080 – Vaga
090 – Outros assuntos referentes à Administração Geral
A classe 900 – Assuntos diversos
910 – Solenidades, comemorações, homenagens
920 – Congressos, conferencias, seminários, simpósios, encontros, convenções, ciclos de palestras, mesas redondas.
930 – Feiras, salões, exposições, mostras, festas e concursos
940 – Visitas e visitantes
990 – Assuntos transitórios
991 – Cartas de apresentação e recomendação
992 – Comunicação e informes
993 – Convites diversos
994 – Felicitações, agradecimentos, pêsames, despedidas
995 – Protestos, reivindicações, sugestões
996 – Associações: culturais, de amigos e de servidores
997 – Pedidos, oferecimentos e informações diversas
GRUPO 022 – Aperfeiçoamento e treinamento
SUBGRUPO 022.1 – Cursos
SÉRIE 022.11 – Promovidos pela instituição
SÉRIE 022.12 – Promovidos por outras instituições
SUBSÉRIE 022.121 – No Brasil
SUBSÉRIE 022.122 – No Exterior
CLASSE
000 Administração Geral
Subclasse
010 Organização e funcionamento
Grupo
021 Recrutamento e seleção
Subgrupo
022.1 Cursos
Série
022.12 Promovidos por outra instituição
Série
022.11 Promovidos pela instituição
Subclasse
020 Pessoal
Subclasse
030 Material
Grupo
022 Aperfeiçoamento e treinamento
Grupo
023 Quadros, tabelas e
políticas de pessoal
Subgrupo
022.2 Estágios
Subsérie
022.122 No Exterior
Subsérie
022.121 No Brasil
A Tabela de Temporalidade é um instrumento que visa
identificar o valor dos documentos e atribuir-lhes prazo de
guarda e destinação final nas fases do arquivo.
Motivação é a arte de fazer as pessoas fazerem o que você quer que elas façam porque elas o querem fazer. Dwight Eisenhower Obrigado!
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