Gestão de reuniões• O que é?
• A maioria das empresas desperdiça demasiado tempo em reuniões.
• Os participantes aprendem como planear e preparar reuniões para atingir os objectivos definidos com os "actores” na reunião, fazer a gestão de reuniões e acompanhar os planos de acção que delas saem.
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Objectivos
• Elaborar e gerir eficazmente a agenda;• Conhecer os papéis dos intervenientes da
reunião: quem irá participar e porquê;• Convocar os participantes com antecedência;• Solicitar dos participantes leitura e elaboração
de materiais, quando necessário;• Definir o local;• Definir os equipamentos e materiais;
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Objectivos
• Definir os objetivos em termos de resultados;• Definir o tipo de reunião;• Reduzir desperdícios de tempo;• Gerir conflitos;• Perceber o verdadeiro custo de uma reunião.
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Elaborar e gerir eficazmente a agenda
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Conhecer os papéis dos intervenientes da reunião: quem irá participar e porquê;
• Para evitar que as reuniões sejam enfadonhas e ineficazes, é importante definir com clareza o seu propósito e os seus objetivos. Além disso, procure responder a estas três perguntas:
• Existe algum propósito ou objetivo para esta reunião?
• Existe uma agenda para o encontro?• As pessoas apropriadas estão presentes?
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• Convocar os participantes com antecedência;
• Solicitar dos participantes leitura e elaboração de materiais, quando necessário;
• Definir o local
• Definir os equipamentos e materiais;www.peopleandskills.pt |
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Definir os objetivos em termos de resultados;
• Objetivos Gerais – Constituem um enunciado de Intenções, que descrevem os Resultados Esperados
• Objetivos SMART - são específicos, mensuráveis, atingíveis, realistas e definidos no tempo.
• Esta metodologia ajuda a definir objetivos que inspiram as pessoas a lutar pelo seu atingimento, orientando a ação para o que realmente importa fazer, não se desperdiçando tempo e energia
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Definir o tipo de reunião;• Para Chinelato (1993) as modalidades de reuniões podem ser classificadas em:
• Deliberativa- traçar diretrizes e tomar decisões que requeiram a deliberação - da maioria convocada. Participantes: superior hierárquico, gerentes, consultores e assessores.
• Comunicativa - efetuar comunicações diversas, disseminar informações e transmitir decisões superiores. Participantes: superior hierárquico, gerentes (ou líderes) e subalternos.
• Consultiva - consultar especialistas, obter pareceres e sugestões técnicas especializadas. Participantes: superior hierárquico, gerentes (ou líderes), especialistas.
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Definir o tipo de reunião;• Técnica - efectuar análises críticas; examinar estudos, projectos
e proposições técnicas. Participantes: gerente (ou líder), especialistas.
• Controladora - monitorar e regular fases de desenvolvimento e implementação de projetos e processos; controlar a execução de atividades e tarefas.
• Comemorativa - comemorar datas, conquistas, feitos relevantes e eventos significativos para pessoas, grupos de trabalho, toda a organização e, quando apropriado, fornecedores e clientes. Participantes: todos os colaboradores indistintamente.
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Reduzir desperdícios de tempo• Uma dica fácil é prestar atenção desde quando chega ao
compromisso até quando sai, e observar o que você fez, ou melhor, o que estava previsto e o que realmente fez.
• E o que não fez, por que não o fez? “Isso demonstra se você está ou não preparado e organizado, afinal, com base numa programação bem feita e eficaz você consegue realizar todas as suas atividades diárias”.
Outro ponto importante é conseguir visualizar a desorganização, que é um indutor de prejuízo.
• “Quando eu não tenho nada organizado meu tempo de trabalho e de repetição da tarefa será maior do que o normal”. www.peopleandskills.pt |
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Gerir Conflitos
Disciplina (interna e externa)
Tempo
Território (espaço)
Comando
Gestão
“Real gold does not fear the test of fire” (provérbio Chinês)
Coming together is a beginning.Keeping together is a process.Working together is success.
Henry Ford
Gerir Conflitos
O trabalho em equipa é uma “ação conjunta por um grupo de pessoas, em que cada uma subordina os seus interesses e opiniões individuais à unidade e eficiência do grupo”
(in, Webster’s New World Dictionary, 2010)
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Gerir Conflitos
Perceber o verdadeiro custo de uma reunião
• Custos Diretos – Horas trabalho, Consumiveis, etc
• Custos Indiretos – Horas Extra, Deslocações, Cansaço, Fadiga,
• Custos de Oportunidade – Sensação de perda de tempo, alheamento ou abstracção, Sentimento de “Commitement” ameaçado.
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Tipos de Reuniões
• Discutir projetos de equipas
• Reuniões departamentais ou inter – departamentais
• Reuniões de resolução de problemas
• Reuniões de partilha de informação
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Reuniões Pré-Agendadas vs Reuniões Imprevistas
Pontos Fortes Pontos Fracos
Ameaças Oportunidades
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Benefícios de uma Boa Reunião:
• Boas tomadas de decisão
• Esclarecer conflitos e clarificar a resolução dos problemas
• Boas reuniões tornam a sua empresa/organização mais produtiva
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Desafios das Reuniões para o Século XXI• Andragogia - O termo Andragogia vem do grego andros (adulto) e
gogos (educar). Em uma tradução livre, a Andragogia é a educação ou
ensino para adultos.
Reuniões devem prover a Andragogia aos seus participantes para que os mesmos estejam Motivados a permanecerem e a participarem.
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Qualidade das Reuniões na sua Organização
• Que Factores Positivos/Negativos Constamos:• Para Participantes? • Para a Empresa?• Para os Resultados Esperados? • Para os Resultados Obtidos?
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Como Decidir se uma Reunião é, ou não necessária
• Objectivo• Tema• Qual o grau de complexidade• Quantas pessoas estarão envolvidas na sua
resolução• Pertinência do tema• Recorrência do tema
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Como Liderar / Moderar uma Reunião
Questionar o status quo Tomar a iniciativa Introduzir métodos de trabalho Mobilizar pessoas, sistemas e processos de
trabalho Promover o intercâmbio cultural Dar feedback e estar aberto ao diálogo Gerir incentivos e recompensas Promover a mudança
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Preparação de uma Reunião
• Condicionantes Previas – Horario evento, Logistica de chegada ao evento, Local onde decorrerá, etc.
• Objectivos Gerais e Especificos – bem definidos
• Grelha e scoreboard – de Avaliação dos impactos da Reunião
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Condução de uma Reunião
• Manter elevada a motivação• Defender princípios• Negociar regras• Mediar conflitos • Romper com os paradigmas• Construir sinergias
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Tomadas de Decisão Efetivas numa Reunião
• Obter o Comprometimento e Compromisso de alguém para levar a cabo determinada tarefa e apresentar os resultados esperados determinados em consenso, é esse o Foco para qualquer reunião.
• Como processo oral que é, uma reunião.As conclusões das mesmas devem ser reduzidas a escrito, difundidas para os participantes.
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Orientações para Conseguir um Consenso
• Negociar regras
• Mediar conflitos
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Estratégias para Simplificar as Reuniões
• Pequenos grupos• Problemas bem identificados• Objectivos SMART• Divulgação de informação previa• Pedido de Colaboração.• Espaço de liberdade de todos• Valorização de opiniões• Premiar os Contributos
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Como Dominar um Grupo Competitivo• 1 - dominar o assunto que vai ser exposto. Nada pior do que
demonstrar insegurança sobre o assunto.• 2 - conhecer detalhes sobre o evento.• Quem será sua platéia e qual o nível de conhecimento que ela terá do
tema?• 3 - Seja natural, não use palavras difíceis ou que não façam parte
do seu quotidiano.
• 4 – Estabeleça um clima de dialogo evitar as conversas cruzadas.
• 5 – Usar de humor inteligente e inocuo para os inevitaveis Telemoveis, distrações.
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Como Dominar um Grupo Competitivo
• 6 – Seja Breve e com um discurso articulado simples
• 7- Estar Aberto a Contribuições positivas e calmamente refutar as Contribuições negativas.
• 8 – Estar preparado para Eventualidades
• 9 – Voz e apresentação cuidada, em caso de doença pedir desculpa e ceder a posição
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Como Dominar um Grupo Competitivo
• “ALCANÇAR A VITÓRIA - A habilidade de alcançar a vitória mudando e adaptando-se de acordo com o inimigo é chamada de genialidade.”
• “Verdadeiro Objectivo – O verdadeiro objectivo da Guerra é a Paz”
• “VERDADEIRO MÉTODO - O verdadeiro método, quando se tem homens sob as nossas ordens, consiste em utilizar o avaro e o tolo, o sábio e o corajoso, e em dar a cada um a responsabilidade adequada.”
• Sun Tzu
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Relatórios de Reuniões e Planeamento de Ações a DesenvolverNota de Reunião
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Relatórios de Reuniões e Planeamento de Ações a DesenvolverQuadro de Atividades
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Relatórios de Reuniões e Planeamento de Ações a Desenvolver
Modelo Plano de Ação
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Modelo de Analise de Problemas e Definição de Prioridades
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Tenha um excelente dia!E porque não se vive só de trabalho …
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