GEDGEDGerenciameGerenciame
ntontoEletrônicoEletrônico
dedeDocumentosDocumentos
EquipeEquipe
Professor: Hermano Perrelli
Alunos: Bruna van der Linden Leandro Luiz Mendes de Amorim Suzana Sampaio
Imagine um mundo...Imagine um mundo...
Em que os documentos importantes estejam sempre a alcance de suas mãos. Sem falhas. Sempre. Imagine a informação sendo entregue onde e quando você necessitar. Simples. Neste mundo não existem fronteiras de tempo e espaço.
É o Gerenciamento Eletrônico de Documentos.
Há vinte anos se iniciou o resgate aos documentos dos arquivos empilhados nos porões das organizações e a colocação dos mesmos na linha de frente da batalha pela competitividade.
Nos dias atuais as descobertas de tecnologias imprescindíveis como ERP, CRM, e-Business e WorkFlow, conseguiram incrementar ainda mais a quantidade de documentos e o gerenciamento torna-se vital.
HistóricoHistórico
Histórico do processamento Eletrônico de Histórico do processamento Eletrônico de InformaçõesInformações
60s 70s 80s 90s
Núm erosTextoNúm e ro s
G rá fic osTe xto sNúm e ro s
Im a g ensVozG rá fic o sTe xtoNúm e ro s
GED de A a Z – Don Avedon
As primeiras aplicações dos sistemas As primeiras aplicações dos sistemas de imagem ocorreram na área de imagem ocorreram na área governamental e nos ramos bancários e de governamental e nos ramos bancários e de seguros. Contudo, hoje as aplicações na seguros. Contudo, hoje as aplicações na indústria, engenharia, serviços de indústria, engenharia, serviços de informação, transportes e medicina são informação, transportes e medicina são muitas e vários outros setores estão sendo muitas e vários outros setores estão sendo atingidos.atingidos.
Utilização do GEDUtilização do GED
EstatísticaEstatística
• Nos últimos cinco anos, a quantidade de informações geradas foi equivalente aos 50 anos anteriores.
• Segundo diferentes resultados, este número duplicará novamente nos próximos 24 meses.
EstatísticaEstatística
• 95% das informações, nos EUA, estavam em papel em 1990
• 92%, de um volume muito maior de informações estarão em papel em 2001.
• Um executivo gasta em média quatro semanas por ano procurando documentos
• Em média faz-se 19 cópias de cada documento• Gasta-se R$500,00 para recriar cada documento
perdido.
Fonte: CENADEM
Principais finalidade do Principais finalidade do GEDGED
- Resolver problemas comuns associados à acumulação de papéis, ocupação desnecessária de espaços bem como os custos decorrentes da localização de documentos;- O GED visa gerenciar o ciclo de vida das informações desde sua criação até o seu arquivamento;- Gerenciar todo o capital intelectual de uma empresa.
E que problemas são estes ?E que problemas são estes ?
• Dificuldade de gerenciar grande volume de documentos
• Desorganização• Perda de prazo• Falta de segurança• Descentralização• Dificuldade na localização dos documentos• Dificuldade no acesso simultâneo aos
documentos• Saúde• Peso desnecessário nas estruturas prediais.
TecnologiasTecnologias
• OCR – Reconhecimento óptico de caracteresReconhece fontes padronizadas, utiliza-se de
nível de certeza (confidence level)
OCROCR
Index
Scanner OCR
Papel
TecnologiasTecnologias
• WORKFLOW (Fluxo de Trabalho) - Gerencia de fluxo de trabalho de forma pró-ativa - Cópia digital trafegando pela rede - É possível acompanhar aonde se encontra o processo dentro de seu fluxo de trabalho - Ganho de tempo - Confiança no processo - O fluxo pode ser paralelo, seqüencial ou adjunto - É integrador de sistemas e tecnologias.
Fluxo de TrabalhoFluxo de Trabalho
Boy
Malote
Boy
BoyArquivista
Fluxo de trabalho com Fluxo de trabalho com WorkflowWorkflow
> n
TecnologiasTecnologias
• KNOWLEDGE MANAGEMENT (Gestão do conhecimento)É obter, gerenciar e compartilhar conhecimento utilizando-se de tecnologias de forma corporativa.
• ECM (Enterprise content management)Gerenciamento dos conteúdos como um todo da empresa.
• CRM – Custumer Relationship Provider É um conceito que implica em mudança nos processos e
na cultura da empresa. Para sua efetivação, utiliza-se
de várias tecnologias que objetivam conhecer o cliente
e atendê-lo melhor.
TecnologiasTecnologias
• ASP – Application Service ProviderÉ nome que se dá a terceirização pela internet,um provedor de aplicações.
• ERP – Enterprise resource PlanningPlanejamento de recursos empresariais é um conjunto de técnicas e ferramentas utilizadas para Gestão de uma empresa.
• e-business
Documentos na Documentos na InternetInternet
@
Firewall
Web browser
Servidor
Servidorde Documentos
Internet
Arquivamento e recuperaçãoArquivamento e recuperação
Arquivamento e recuperação Arquivamento e recuperação
(Document Imaging)(Document Imaging)
Arquivamento e recuperação Arquivamento e recuperação
(Document Imaging e Document (Document Imaging e Document Management)Management)
Pasta do
ClientePasta do
Cliente
Word /Excel
Imagem
Fax
AplicaçõesAplicações
• Documentos ou pastas que tramitam através de vários departamentos para processamento. Por exemplo: processos judiciais, sinistros de seguros, dentre outros;
• Pastas contendo vários tipos de informações que precisem ser examinadas simultaneamente por vários usuários;
• Quando informações precisas, atualizadas e completas têm que ser localizadas rapidamente. Por exemplo: serviços e clientes;
• Existe a necessidade de acesso simultâneo por diversos usuários a uma mesma informação para tomada de decisões. Por exemplo: mudanças em projetos de engenharia.
Metodologia de Metodologia de ProjetoProjeto
DescobertaDescoberta
AnáliseAnálise
ProjetoProjeto
ConstruçãoConstrução
LevantamentLevantamentoo
• Fazer um trabalho cultural de implantação do GED
- Familiaridade com o ambiente - Aderência à forma de trabalho
- Definição de metas e objetivos com mini-cursos e treinamento.
• Definir qual o scanner e monitor ideal para maior produtividade;
• Qual a banda de rede necessária?• Quais as tecnologias que vamos utilizar?• Montar matematicamente quanto vamos gastar.
Metodologia de Metodologia de ProjetoProjeto
• O que vamos utilizar para o armazenamento? Qual a mídia? Analisando velocidade de acesso, capacidade e custo.
Metodologia de Metodologia de ProjetoProjeto
• Preparação dos documentos
- Inclui a higienização dos documentos, reconstrução dos documentos danificados, exclusão de grampos e clips. Identificação da necessidade de xerox, ou digitalização com scanner de mesa.
• Indexação - É o relacionamento de cada documento
digitalizado com suas chaves de recuperação.
Metodologia de Metodologia de ProjetoProjeto
BenefíciosBenefícios
Tangíveis IntangíveisEconomia de Atividades Produtividade
Economia de Espaço de armazenamento
Eliminação de retorno, melhorando o atendimento ao cliente.
Economia de Xerox, cópias Melhoria de Processamento
Economia de Equipamentos Proteção contra catástrofes
Economia Xerox, cópia Redução de custos com novos escritórios, depósitos e equipamentos.
Menor necessidade de recursos de distribuição (malote, boys, Sedex)
Melhor controle dos documentos
ConclusõesConclusões
• O processamento da imagem gera grande impacto nas atividades dependentes de papel, onde o fator tempo é crítico e onde a satisfação do cliente é importante;
• Com o processamento da imagem estas empresas e organizações passam a contar com importante aliado na tomada de decisões rápidas, além de melhor atendimento e redução de custos operacionais.
• Melhoramos a maneira que fazemos coisas utilizando tecnologia para isto;
• Ligações mais fortes com os clientes;• Integrar múltiplos talentos• Aplicações e processos padronizados
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