FERRAMENTAS DO PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO
Kátia de Lima Passos Ferreira
Residente de Administração do Hospital Universitário
da UFJF – HU/UFJF
PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO
Relembrando o conceito:
O Planejamento Estratégico (PE) é uma
técnica de organização que procura definir qual
a melhor maneira (estratégia) de se atingir um
objetivo.
ETAPAS DE UM PE:
VALORES
MISSÃO e NEGÓCIO
ANÁLISE AMBIENTAL
VISÃO ESTRATÉGICA
QUESTÕES/DIRETRIZES ESTRATÉGICAS
AÇÕES ESTRATÉGICAS (plano de ação)
PLANO DE AÇÃO (Ações Estratégicas)
Descreve como colocar em prática o planejamento estratégico.
Apresenta as etapas para a implementação das medidas de ação de uma estratégia.
Monitora os resultados.
Ferramentas do Planejamento
BRAINSTORNING DIAGRAMA DE PARETOHISTOGRAMAMATRIZ GUT (gravidade, urgência e tendência)FLUXOGRAMA5W2HCICLO PDCADIAGRAMA DE ISHIKAWA OU CAUSA E EFEITO OU
“ESPINHA DE PEIXE”
BRAINSTORNING (“tempestade de ideias”)
Ferramenta simples que pode ser utilizada em
qualquer situação.
Técnica utilizada em grupo com objetivo de
coletar um grande número de ideias e depois
selecionar e ordenar conforme a priorização da
necessidade.
DIAGRAMA DE PARETO
Nada mais é do que colocarmos dados coletados das
nossas atividades em um gráfico de barras verticais,
que geralmente tem no eixo vertical “a quantidade
de repetições de demanda de problemas” e no eixo
horizontal “ o tipo de problemas”
HISTOGRAMA
Esta ferramenta tem semelhança com o
Diagrama de Pareto, porém envolve a
medição de dados variáveis e mostra a sua
distribuição conforme a frequência em que
aparecem, analisando ao longo do tempo as
suas variações.
MATRIZ DE PRIORIZAÇÃO GUT
Ferramenta utilizada para priorização das ações na gestão.
Consiste em analisar a Gravidade, a Urgência e a Tendência
do problema. Cada problema deve ser pontuado numa escala
de 1 a 5 em cada critério, conforme a tabela:
Nota Gravidade Urgência Tendência5 Extremamente
graveExtremamente
urgenteSe não for resolvido, piora imediatamente
4 Muito grave Muito urgente Vai piorar em curto prazo
3 Grave Urgente Vai piorar em médio prazo
2 Pouco grave Pouco urgente Vai piorar em longo prazo
1 Sem gravidade Sem urgência Sem tendência de piorarFonte: Scielo – Ciência da Informação – Vol.37, Nº2 Brasília Mar/Ago 2008
FLUXOGRAMA
Serve para visualizarmos holisticamente determinada atividade. É a
representação gráfica das diversas tarefas deste processo. No HU-UFJF
utilizamos esta ferramenta para representar as atividades de cada setor por
meio do Pop (Procedimento Operacional Padrão).
A simbologia utilizada é convencionada. Existem software especializados na
elaboração de fluxogramas, como o vision.
Os símbolos mais comuns são:
- Retângulo: indica uma etapa do processo
- Losango: tomada de decisão
- Seta: sentido do fluxo
- Elipse: indica início e fim
- Círculo: liga duas partes do processo (divisão de página)
- Hexágono: determina um procedimento definido
Exemplo de FluxogramaPOP: Encaminhamento de paciente para consulta
início
Confirmar a consulta
Abrir prontuário
Conferir prontuário
Paciente tem prontuário?
não
sim
Paciente chega na recepção
Encaminhar o paciente para o consultório
fim
1 - What (O QUE será feito)2 - Who (QUEM fará)3 - When (QUANDO será feito)4 - Where (ONDE será feito)5 - Why (POR QUE será feito) 1 - How (COMO será feito) 2 - How Much (QUANTO custará)
O que?O que? O que faremos?O que faremos?
Como?Como? De que forma seremos mais eficientes?De que forma seremos mais eficientes?
Onde?Onde? Em que local a ação se realizará?Em que local a ação se realizará?
Por que?Por que? Quais os motivos que motivaram tal Quais os motivos que motivaram tal ação?ação?
Quem?Quem? Quais os responsáveis por sua Quais os responsáveis por sua realização?realização?
Quando?Quando? Em que momento a ação será Em que momento a ação será executada?executada?
Quanto?Quanto? Qual o valor do recurso necessário?Qual o valor do recurso necessário?
Exemplo:Montar um plano de treinamento para 30 colaboradoresde uma empresa. Tema: “A importância do uso dos EPI’s”.
O que? (What) Treinamento sobre a importância do uso de EPIsQuem? (Who) Operadores da linha de produção e forjariaOnde? (Where) No centro de Treinamentos da unidade de Bragança PaulistaQuando? (When) No dia 15/10/05 das 9:00 às 12:00hs
Por quê? (Why)Conscientização dos colaboradores quanto a importância do uso de EPIs. Fazer com que eles usem o EPI adequado às atividades que oferecem riscos de acidente
Como? (How) Palestra e vídeoQuanto custa? (How much) Orçamento de R$ 3.000,00
CICLO PDCA
Idealizado por Shewharte e, mais tarde, aplicado por Deming em conceitos de qualidade em trabalhos no Japão.
Nasceu no escopo da tecnologia TQC (Total Quality Control) como uma ferramenta que melhor representava o ciclo de gerenciamento de atividades, processos ou sistemas.
P = Planejar
D = Dirigir/Fazer
C = Controlar
A = Agir
1 23
4
56
8
7 P
DC
A
Planejar
Execu
tarVerificar
Agir
1 - Identificação do Problema
2 - Observação
3 - Análise
4 – Plano de Ação
5 - Execução6 - Verificação
7 - Adequação
8 - Evolução
O Ciclo PDCA, visa a melhoria
contínua fazendo um plano, executando
tarefas de acordo com o plano,
compara o resultado encontrado com o
planejado e toma ações corretivas para
ajustar se for necessário. Ver o filme.
Diagrama de Ishikawa ou de Causa e
Efeito ou “Espinha de Peixe”
Outro exemplo de ferramenta do Planejamento, dentre
outras que existem, que serve para identificar, explorar e
mapear fatores que afetam um problema, onde se separa
as causas dos efeitos, identificando assim as várias causas
que originaram o problema.
EFEITO
MaterialMeio ambiente Mão de obra
Diagrama de Causa e Efeito
GRUPO DE CAUSAS
Método Máquina
INDICADORES
Medem aspectos qualitativos e/ou quantitativos relativos ao meio ambiente, à estrutura, aos processos e aos resultados.
Instrumento de mensuração e monitoramento para o gerenciamento, avaliação e planejamento das ações.
Contribuem na tomada de decisão.
Os indicadores de qualidade
representam melhorias de serviços de
saúde e redução de doenças, expressos
quantitativamente dentro de um período
de tempo, devendo os dados coletados
ser viáveis, simples, medindo uma
condição ou aspecto do serviço e úteis
para os gestores, que servirão de apoio
a tomadas de decisão.
Alguns exemplos de indicadores:
Índice de queda de paciente;
Índice de demora de atendimento;
Taxa de produtividade de cirurgia;
Taxa de consultas por especialidade;
Índice de receitas mensais de convênios;
Índice de manutenção preventiva em
equipamentos.
Uso e aplicação dos indicadores
são medidas utilizadas para descrever
e analisar uma situação existente,
avaliar o cumprimento de objetivos,
metas e suas mudanças ao longo do
tempo, além de confirmar tendências
passadas e prever tendências futuras.
Portanto:
Estas ferramentas gerenciais devem ser apropriadas
ao problema que se quer resolver, que por sua vez
requerem conhecimento, habilidade e participação das
equipes e dos colaboradores envolvidos em seus setores.
PLANO DIRETOR
Ferramenta de gestão que reflete a importância do planejamento estratégico.
Itens que compõe o Plano Diretor do HU-UFJF
Missão:Formar recursos humanos, gerar
conhecimentos e prestar assistência de qualidade na área da saúde à comunidade
da regiãoNegócio:
Assistência, ensino e pesquisa na área da saúde para o
desenvolvimento da região.Diretrizes:1. Melhorar a excelência do ensino;2. Melhorar a excelência da pesquisa;
Itens que compõe o Plano Diretor do HU-UFJF
3. Garantir a qualidade da assistência;4. Institucionalizar o serviço de Gestão de
Pessoas;5. Garantir a eficácia da Gestão;6. Promover a sustentabilidade e
responsabilidade social; 7. Redimensionar a Infraestrutura às novas
necessidades;8. Ampliação do HU.
Para cada Diretriz, são atribuídos as funções:
Estratégiae
Medida de Ação
Conforme o organograma a seguir:
1. MELHORAR A EXCELÊNCIA DO ENSINO
1A- Elaborar projeto de reestruturação do Centro de Estudos
(CENEPE)
1C- Cumprimento das normas de CNRM* e das propostas aprovadas na
CORE** e para as demais áreas
1B- Criação de metodologias para o
exercício da preceptoria e tutoria
1A1- Estabelecimento de metodologias de produção acadêmica
1B1- Estabelecer
requisitos mínimos
de produtividade na
assistência e no
ensino para
exercício da
preceptoria e tutoria
ESTRATÉGIA MEDIDA AÇÃO
1D- Criação da diretoria de ensino e pesquisa
1C1-Garantir
preceptoria
em tempo
integral para
os residentes
1D2- Criar
um
laboratório
de
habilidade
1D3-
Criar
biblioteca
especializada
na área da
saúde
* Comissão Nacional de Residência Médica
** Comissão Residência do HUFonte: HU/UFJF (2010)
1D1-
Criar estrutura
organizacional para
implantação de
cursos de
especialização,
residência, pós-
graduação latu-sensu
e stricto-sensu e
capacitação e
educação
permanente
DiretrizesDiretrizes
DiretrizesDiretrizes
Fonte: HU/UFJF (2010)
2. MELHORAR A EXCELÊNCIA DA PESQUISA
2A- Busca ativa de editais junto às agências
de fomento
2B- Criação de metodologias para
avaliação da produção acadêmica
2A1- Estabelecer um responsável para
acompanhamento e divulgação de editais
2B1- Criar
indicadores de
avaliação da
pesquisa.
ESTRATÉGIA MEDIDA AÇÃO
2B2- Divulgar os
trabalhos por meio
de seminários
científicos.
2B3-Identificar
potencialidades de
linhas de pesquisa
do HU
O Plano Diretor deve ser revisto anualmente, uma vez que novas metas, objetivos e ações serão traçadas para o alcance de melhorias na organização.
O Plano Diretor é elaborado por meio de uma análise preliminar das necessidades da Organização, considerando sua finalidade, seu funcionamento, prioridade de atendimento e principalmente levando em conta um estudo da relação custo/benefício.
Muito obrigado!
Orientações para o Seminário
1- Serão apresentados dias 20/03 e 21/03
2- A turma será dividida em 6 grupos
3- O tipo de apresentação fica a critério do
grupo
4- Todos do grupo deverão participar da
apresentação
5- A presença nos (2) dois dias será
avaliada, assim como a participação na
apresentação
Temas dos artigos para o Seminário
1- Estudo de um dos Indicadores do custo
da qualidade: o desperdício
2- Regulação em Saúde: análise de
conceitos fundamentais
3- Percepção da qualidade em serviços
públicos de saúde: um estudo de caso
Temas dos artigos para o Seminário
4- O mix público-privado no Sistema de
Saúde Brasileiro: financiamento, oferta e
utilização de serviços de saúde
5- O Administrador Hospitalar nas
Organizações públicas de saúde frente às
novas concepções de administração
Temas dos artigos para o Seminário
6- Os vários mundos do financiamento da
Saúde no Brasil: uma tentativa de
integração
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