Gestão de Conteúdo Empresarial
É a capacidade de administrar os conteúdos digitais corporativos de forma Inteligente
Enterprise Content Management
20% são dados Estruturados.
Conteúdos
80% são dados Não-estruturados. Fonte: Gartner
Estruturados Não-estruturados
Por Exemplo :
ERP, CRM e outros sistemas Por Exemplo :
Documentos, Planilhas, Videos, Imagens e outros
90% das informações no mundo hoje estão em meio digital. Fonte : AIIM.org
O que é o ECM ?
Curiosidade : Vivemos numa época na qual nunca foi tão fácil obter informações.Atualmente,uma edição de um dos jornais
mais conhecidos do mundo, o New York Times contém mais informações do que uma pessoa comum poderia receber durante
toda a sua vida no século 18.
“É um conjunto de tecnologias usadas para gerir o ciclo de vida das
informações não-estruturadas de uma organização, contemplando as
fases de criação/captura, armazenamento, versionamento,
indexação,gestão, limpeza, distribuição, publicação, pesquisa e
arquivamento, relacionando os conteúdos com processos de negócio" -
Fonte : wikipedia.org
“ECM is the strategies, methods and tools used to capture, manage, store,
preserve, and deliver content and documents related to organizational processes.
ECM tools and strategies allow the management of an organization's unstructured
information, wherever that information exists." - Fonte : www.aiim.org
Como é a vida sem o ECM ?
• Distribuídos em várias máquinas em unidades de rede (Servidores)
• Até existe uma política de acesso, porém dependente da área de TI
• Distribuídos em unidades móveis (Pendrives e Discos USB)
• Arquivos
armazenados
em caixas de
correios
• Distribuídos
em várias
máquinas
(Estações de
trabalho)
50% da informação armazenada é inútil ou está desatualizada - Fonte : IDC
Principais problemas ...
Tempo de Recuperação : É difícil a localização dos arquivos ?
Situação do Documento : É a versão mais atual ?
Problemas de Armazenamento: Quantas cópias do documentos estão espalhados pelas mídias e
redes internas?
Backup : A TI tem dificuldades de fazer o backup ?
Segurança : O documento é confidencial , como fica a
segurança ?
Validade do Documento : Como se faz o controle de validade do documento ?
Exclusão do Documento : Como se faz o controle de quem pode apagar o documento ?
Executivos gastam 45% do tempo buscando informação, e muitas vezes não encontram. - Fonte : IDC
Estatísticas sobre o mundo Não-Estruturado
FONTE : AIIM.org
54 % das organizações se deram nota 5 ou inferior na gestão da Informação (Em uma escala de 1 a 10)
52% das organizações tem pouca ou nenhuma confiança nas suas informações digitais.
52% das organizações tem dúvidas que são precisas, acessíveis e confiáveis.
90% das organizações acreditam que a capacidade de gerenciamento de informações em meio digital são fundamentais
para seu futuro.
5% até 15% é o tempo que os profissionais gastam lendo documentos
50% do tempo é destinado a procura dos documentos
7.5% de TODOS os documentos SÃO PERDIDOS
Capture (Captura)
Converter uma informação do meio físico para um formato eletrônico (Digitalização)
As tecnologias de captura são utilizadas para classificar
o documento. (Criação de Meta-Dados / Taxonomia)
A Captura também é utilizado canal de entrada para documentos eletrônicos.
A Classificação é importante para a recuperação pesquisa.
Corporação
MATRIZ
Empresa
Nome
CNPJ
Ramo Produto
1 Produto
2 Produto
3
Principais Tecnologias de Captura - Reconhecimento (OCR,HCR.ICR,Barcode e outros)
- Ajuste de Imagens (Rotação , Anotação, Zoom, alinhamento e outros)
- Processamento de Formulários (Digitalizado e Eletrônico)
Delivery (Entrega)
Todas as tecnologias abaixo servem para o ECM distribuir em várias rotas os documentos
Internet,Extranet ,Intranet
Portais E-Business
Fax
Transferência de Dados (EDI,XML e outros)
Dispositivos Móveis
Papel
Serviços Multimedia
CDs e DVDs
Considerações sobre escolha do ECM
Quantos anos já existe a solução ?
A empresa dona do player é sólida no mercado ?
Disponibiliza abundante documentação sobre o ECM ?
Tem programas de treinamento e capacitação ?
Tem um parceiro sólido na região (Preferencialmente na mesma cidade) ?
O produto é robusto para crescer conforme a necessidade ?
O produto pode ser usado para Alta Disponibilidade e Recuperação de Desastres ?
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