COMO A ORGANIZAÇÃO APRENDE
O processo de Aprendizagem Organizacional na Engenharia da PETROBRAS
MAGES e LIÇÕES APRENDIDAS
MÁRCIA BISSANI
2000 Agenda de Mudança: Projeto 7 - Gestão do Conhecimento
2003 Criação da Gerência Corporativa de Gestão do Conhecimento na Gerência Executiva de Desenvolvimento de Sistemas de Gestão
2003 Criação da Gerência de Gestão do Conhecimento na Gerência Executiva da Engenharia
2007 Comissão de Gestão do Conhecimento do Sistema Petrobras
2010 Gestão do Conhecimento passou a integrar a Gerência Executiva de Recursos Humanos
HISTÓRICO
A ENGENHARIA
3
Uma iniciativa estratégica da Engenharia!!!
"Implementar empreendimentos e prestar serviços de engenharia, em condições pactuadas com as áreas de negócios, consolidando o conhecimento de gestão de
empreendimentos acumulado na Companhia.”
Plano Básico de Organização da Petrobras, 20/10/2000
4
FINALIDADE DA ENGENHARIA
DESAFIOS DA ENGENHARIA
5
Evolução da Realização Financeira (US$ Bilhões)
1,28
1,14
2,11
2,51
3,51
4,73
7,03
12,7
17,49
22,65
23,04
24,81
20,92
15,30
Maio 20117,48
DESAFIOS DA ENGENHARIA
6
Força de Trabalho da Engenharia
10531198
1357
1557
2053
2383
2718
30353114 3120
Total da força de trabalho:
+ de 8000 colaboradores
75% em Empreendiment
os
25% nas unidades de
sede 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011*
DESAFIOS DA ENGENHARIA
7
Atuação nacional da Engenharia
Atuação nacional da Engenharia
Como reter o conhecimento e a experiência de empregados que estão se aposentando ou deixando a empresa e acelerar o aprendizado dos novos empregados ?
Como incorporar e disseminar rapidamente o conhecimento e a experiência de novos empregados?
Como utilizar a experiência de especialistas no acompanhamento de projetos, vistos a dispersão geográfica e o número crescente de projetos ?
Como registrar, compartilhar e utilizar as lições aprendidas na execução dos processos ou na condução de projetos (acertos e erros) ?
Como desenvolver uma cultura de disseminação, compartilhamento seguro de conhecimentos e de colaboração ?
REFLEXÃO
Uma organização que aprende é aquela habilitada a criar, adquirir, interpretar, transformar e reter
conhecimento e, propositadamente, modificar seu
comportamento para refletir novos conhecimentos.
David Garvin
REFERENCIAL
Levar o conhecimento certo à
pessoa certa no projeto certo.
PRINCIPAL DESAFIO
Tácito
Socialização
Tácito para Explícito
Externalização
Explícito para Tácito
Internalização
Explícito
Disseminação
Adaptado de Nonaka e Takeuchi (1997)
GESTÃO DO CONHECIMENTO
Análise
Força de
Trabalho
Explícito para Tácito
RE
GIS
TR
O D
E C
ON
HE
CIM
EN
TO
Tácito para Explícito Conhecimento Tácito Conhecimento Explícito
Consulta /
Interação
RegistroDe
ExperiênciaSinapse
Relatórios Documentos
Portal Sistemas
Diretrizes contratuais
Rotinas de Fiscalização
Listas deVerificação Treinamento
Normas Técnicas
Petrobras
Manual de Gestão
Instruções deTrabalho
Procedimentos
MODELO DA ENGENHARIA
INSTRUMENTOS
DesafiosAprendizagem organizacional
Gestão do Conhecimento
DesafiosAprendizagem organizacional
Gestão do Conhecimento
MANUAL DE GESTÃO DA ENGENHARIA
Preservação do Conhecimento
Preservação do Conhecimento em Implementação de Empreendimentos
... que estão refletidos no MAGES.
Prestação de Serviços de Engenharia
Na Reestruturação da Petrobras (2000), foram mapeados os 4
principais processos da Engenharia...
Volume 3Prestação de Serviços de Engenharia
Implementação de Empreendimentos
Gestão da Engenharia
Volume 2Implementação de Empreendimentos
Volume 1Gestão da Engenharia
O MAGES é um documento de natureza gerencial que contém as diretrizes relacionadas aos processos da ENGENHARIA.
MANUAL DE GESTÃO DA ENGENHARIA
Principais Referências:
• Experiência de mais de 35 anos da Engenharia• Antigo Manual de Gerência do SEGEN (MAGES)• PMBOK – Project Management Institute• ABNT ISO/TR 10013 – Diretrizes para a documentação de sistema de
gestão da qualidade• Critérios de Excelência – FNQ• Conjunto de Normas e Procedimentos existentes
MANUAL DE GESTÃO DA ENGENHARIA
O MAGES atende às necessidades de:
• Estabelecer e consolidar diretrizes estratégicas• Gerenciar uma maior carteira de projetos• Orientar ações gerenciais da Engenharia• Incorporar “Melhores Práticas” aos processos• Sistematizar processos• Consolidar e atualizar base de conhecimento• Explicitar e preservar o conhecimento tácito da força de trabalho
MANUAL DE GESTÃO DA ENGENHARIA
• Desenvolver a cultura de uso do MAGES;
• Apoiar as equipes na realização das atividades descritas nos capítulos do Volume 2 do MAGES – Implementação de Empreendimentos;
• Apoiar e atuar em programas de desenvolvimento e treinamento relacionados ao MAGES;
• Apoiar a Gestão do Empreendimento;
• Atuar na criação de documentos e na utilização de procedimentos descritos nos Volumes do MAGES;
• Participar na solução de problemas específicos da Implementação de Empreendimentos;
• Estimular a melhoria e atualização dos processos e do conteúdo descrito no MAGES.
DISSEMINAÇÃO
DesafiosAprendizagem organizacional
Gestão do Conhecimento
BASE DE CONHECIMENTO
O INÍCIO...
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NT
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DE
CO
NH
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NT
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S
Força de
Trabalho
Consulta a Fontes
Diretrizes contratuais
Rotinas de Fiscalização
Listas deVerificação Treinamento
Normas Técnicas
Petrobras
Manual de Gestão
Instruções deTrabalho
Procedimentos
Mudança Comportamental = Aprendizado
BPPA
LA
Disponibilização de
experiências
Análise
Validação e Aprovação de
Itens de Conheciment
o
Registrosde
ExperiênciaSinapse
Relatórios Documentos
Intranet Sistemas
SINAPSE Base de Itens de
Conhecimento
C
OL
ET
A D
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DE
C
ON
HE
CIM
EN
TO
BASE DE CONHECIMENTO
Conhecimento adquirido através de experiências relevantes e/ou inovadoras cujos resultados,
positivos ou negativos, sirvam como orientação para revisão e melhoria dos
processos organizacionais, a partir de acertos que devam ser repetidos ou erros que devam
ser evitados.
Lição Aprendida
Implica mudanças de documentos formais
Não trata de situações sobre as quais não se pode agir
Não é opinativa, deve se basear em fatos e apontar ações efetivas
Não visa à busca de culpados para os acontecimentos dos projetos
Não deve referir-se a não conformidade ou descumprimento de rotinas
ITENS DE CONHECIMENTO
Não implicam mudanças de documentos formais
Aplicação de uma prática, técnica ou
metodologia que provou ter valor ou efetividade, com resultado positivo na área onde foi usada, que possa ser implantada ou
adaptada para outras unidades organizacionais em situações semelhantes.
Boa Prática
Experiência Positiva
Tem que ter ocorrido, Não é uma sugestão
Pode ser repetida
Alerta sobre os resultados obtidos no cumprimento, ou não, de procedimentos
organizacionais ou aviso sobre ações que exijam atenção especial na sua execução.
Ponto de Atenção
Experiência Positiva ou Negativa
Pode ou não ter ocorridoÉ uma comunicação alertando sobre o
que pode acontecer caso um determinado procedimento não seja
seguido ou indicando orientação para melhor resultado
ITENS DE CONHECIMENTO
Coleta Disseminação
Captura ePré-análise
Análise
Consultae
Disseminação
Registro
Validação
Validação/Análise
Eventos de Coleta Grupos Temáticos Disseminação
PROCESSO
Enfatizar a importância do processo de LA para os gerentes
Estimular a participação das pessoas
A maioria das coletas ocorre ao final dos projetos
O longo ciclo de vida, a complexidade e o tamanho dos projetos tornam difícil acompanhar as pessoas e o registro de seu conhecimento e experiências.
Coleta
Força de Trabalho
Força de Trabalho
PONTOS CRÍTICOS
Identificar os validadores;
Garantir que os validadores e os GTTs iniciassem, de fato, seu trabalho;
Garantir tempo da reunião dos GTTs para a análise e implementação das LA, em meio às outras atribuições dos GTTs;
Diferentes níveis de maturidade dos GTTs no acompanhamento do processo.
Análise
GTTsGTTs
PONTOS CRÍTICOS
É necessária uma mudança cultural: a consulta ao SINAPSE deve ser feita antes do início das diferentes fases dos projeto;
Identificar qual o conhecimento é relevante para quem e em que momento;
Encontrar a melhor maneira de disseminar o conhecimento (eventos, base de dados, emails, intranet...)
Disseminação
Equipes dos Projetos
Equipes dos Projetos
PONTOS CRÍTICOS
5. Se a área estiver em um nível inicial de maturidade na GC, fortaleça a organização da documentação técnica e da gestão da informação antes de iniciar o processo de lições aprendidas;
6. Se a área não estiver em um nível inicial de maturidade na GC e a documentação técnica já estiver organizada, desenvolva o glossário e a taxonomia antes de iniciar o processo de lições aprendidas.
DICAS IMPORTANTES
5. Se a área estiver em um nível inicial de maturidade na GC, fortaleça a organização da documentação técnica e da gestão da informação antes de iniciar o processo de lições aprendidas;
6. Se a área não estiver em um nível inicial de maturidade na GC e a documentação técnica já estiver organizada, desenvolva o glossário e a taxonomia antes de iniciar o processo de lições aprendidas.
DICAS IMPORTANTES
1. O patrocínio é crucial para a implementação do processo de lições aprendidas e para a participação dos validadores. Consiga o patrocínio gerencial antes de começar;
2. A análise e a implementação representam a etapa mais crítica do processo. Dê atenção especial a esta etapa assim que possível;
3. Algumas áreas podem levar muito tempo para começar a validação de fato. O patrocínio é crucial novamente. Consiga esse patrocínio nos diferentes níveis gerenciais;
4. Use a mesma taxonomia para:- Fóruns e comitês- CoPs- Lições Aprendidas- Manuais, etc.
DICAS IMPORTANTES
5. Se a área estiver em um nível inicial de maturidade na GC, fortaleça a organização da documentação técnica e da gestão da informação antes de iniciar o processo de lições aprendidas;
6. Se a área não estiver em um nível inicial de maturidade na GC e a documentação técnica já estiver organizada, desenvolva o glossário e a taxonomia antes de iniciar o processo de lições aprendidas.
DICAS IMPORTANTES
• Mais de 8.000 itens de conhecimento submetidos e cerca de 2.200 validados;
• Mais de 100 documentos foram modificados;
• Documentos criados: - 420 listas de verificação para utilização nos empreendimentos;
- 36 rotinas de fiscalização para utilização nos empreendimentos; - 53 procedimentos executivos para as indústrias.
RESULTADOS
Painel de Desempenho da Engenharia
RESULTADOS
88
107
97
141
341
397
174
806
765
144
1089
1004
Pontos de Atenção
Boas Práticas
LAs em andamento*
2008 2009 2010 2011*
Itens de conhecimento
RESULTADOS
111
0
20
40
60
80
100
120
Abr
/08
Mai
/08
Jun/
08
Jul/0
8
Ago
/08
Set
/08
Out
/08
Nov
/08
Dez
/08
Jan/
09
Fev
/09
Mar
/09
Abr
/09
Mai
/09
Jun/
09
Jul/0
9
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/09
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Lições Aprendidas Implementadas - Valores Acumulados
RESULTADOS
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