Descrição de ProcessosDADOS MESTRES EM CO

DADOS MESTRES

CO

TELAS SIMULADAS

As Telas apresentadAs neste manual são simuladas, logo os dados e informações neles constantes podem não ser os dados e informações a usar em ambiente de trabalho real.

DÚVIDAS

Com certeza dúvidas surgirão e devem ser sanadas junto aos consultores. Entretanto, uma dica é valida: Além da documentação do Help da SAP, em todos os campos das telas, pressione F1 e normalmente você terá uma explicação da sua utilização.

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Índice

1. Classes de Custos.........................................................................................................................................3

1.1. Notas Gerais........................................................................................................................31.2. Criar classe de custo primária...........................................................................................31.3. Criar classe de custo secundária......................................................................................51.4. Modificar Classe de Custo.................................................................................................61.5. Eliminar Classe de Custo...................................................................................................71.6. Processamento colectivo Classe de Custo - Exibir.......................................................81.7. Grupo de Classe de Custo – Criar................................................................................101.8. Grupo de Classe de Custo – Modificar.........................................................................12

2. Hierarquia Standard de Centros de Custos............................................................................................15

2.1. Notas gerais.......................................................................................................................152.2. Hierarquia Standard – Modificar.....................................................................................15

3. Centro de Custo...........................................................................................................................................17

3.1. Notas Gerais......................................................................................................................173.2. Criar Centro de Custo.......................................................................................................173.3. Modificar Centro de Custo...............................................................................................203.4. Processamentos Coletivos..............................................................................................23

4. Tipos de Atividades.....................................................................................................................................26

4.1. Notas gerais.......................................................................................................................264.2. Criar tipo de atividade.......................................................................................................26

5. Índices Estatísticos......................................................................................................................................29

5.1. Notas gerais.......................................................................................................................295.2. Criar Índices Estatísticos..................................................................................................295.3. Considerações Finais.......................................................................................................30

6. Ordens Internas...........................................................................................................................................31

6.1. Notas Gerais......................................................................................................................316.2. Criar Ordem Interna..........................................................................................................31

7. Centro de Lucro...........................................................................................................................................34

7.1. Notas Gerais......................................................................................................................347.2. Hierarquia Standard de Centro de Lucro.......................................................................347.3. Criar Centro de Lucro.......................................................................................................35

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1. Classes de Custos

1.1. Notas Gerais

As classes de custos representam os itens relevantes de um Plano de Contas para a Contabilidade de Custos. Representam as categorias dos diversos gastos de uma Empresa, no menor nível possível.

No R/3 da SAP, temos uma estrutura com 02 categorias: Classe de Custo primário e Classe de Custo secundário.

Classe de Custo Primária – Representam as contas de gastos ou de receitas que tem correspondência na Contabilidade Geral (FI/GL). Quer dizer, para se criar uma classe primária, a conta correspondente deverá estar cadastrada em FI/GL. São exemplos: Despesas com salários, com materiais, com seguros, etc.

Classes de Custos Secundária – Só podem ser criadas e administradas na Contabilidade de Custos (CO). Representam o fluxo de valores internos em CO. Não registram nenhum lançamento em FI/GL. São exemplos, classes para rateios, para locação de atividades da produção, etc.

1.2. Criar classe de custo primária

Caminho Transacção

Contabilidade Controlling Contabilidade de Centros de Custo Dados Mestres Classe de Custo Processamento individual Criar custo primário

KA01

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LEMBRETE

A classe de custo tem que estar criada em FI/GL.

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As Categorias de classes de custos são importantes para que o sistema efetue controles específicos da utilização das contas. No Grupo Arcelor são utilizadas as categorias 1, 11,12 e 22. A “1” representa as contas do Grupo 4. A “11”e a “12” representam as Receitas e as deduções das receitas (Custo das Vendas, desvios, impostos, etc. Do Grupo 3) e a 22 as contas de liuidação de ordens internas e projetos para contas do Balanço e Imobilizados em Andamento.

As demais pastas constantes dos dados mestres não são relevantes e não precisam ser preenchidas.

SALVAR.

- Mensagem exibida após salvar.

1.3. Criar classe de custo secundária

Caminho Transacção

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Contabilidade Controlling Contabilidade de Centros de Custo Dados Mestres Classe de Custo Processamento individual Criar cst.secundário

KA06

As categorias utilizadas são:

21 – Liquidação interna – Quando se trabalha com ordens internas para custos reais e se utiliza uma classe de custo secundaria para a locação dos gastos desta ordem para um centro de custo (ou outra ordem). – Na Arcelor estas classes de custos começãm com 54 mais 8 letras que identificam que tipo de ordem está sendo liquidada (Exemplo: 54CUSTO-PS)

42 – Rateios – Auto explicativo. Auto explicativo.Começa com 61 mais um limite de 8 letras que identificam que Centro de Custo está sendo rateado (Exemplo: 61CCADM – Centro de Custo Administração).

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43 – Alocação Atividade/processos – Classes de custos utilizadas nas atividades. Começam com 65 mais até 8 letras de forma a identificar o tipo de atividade. (Exemplo: 65HE – Horas efetivas).

As demais pastas constantes dos dados mestres não são relevantes e não precisam ser preenchidas.

SALVAR.

- Mensagem exibida após salvar.

1.4. Modificar Classe de Custo

Caminho Transacção

Contabilidade Controlling Contabilidade de Centros de Custo Dados Mestres Classe de Custo Processamento individual Modificar

KA02

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Existe, também, a transacção KA03 que é para exibir a classe de custo. Não detalhamos, pois em termos de caminho fica uma linha abaixo da de modificação e tem o objectivo apenas de exibição.

1.5. Eliminar Classe de Custo

A eliminação de uma classe de custo só é permitida enquanto não houver nenhum registro na classe de custo.

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Caminho Transacção

Contabilidade Controlling Contabilidade de Centros de Custo Dados Mestres Classe de Custo Processamento individual Eliminar

KA04

Determinadas modificações não são aceitas, após já haverem registros para uma conta. Como por exemplo a mudança da categoria da classe de custo. Se há registros na conta não há como modificar este campo.

Os demais campos podem ser alterados sem nenhum problema.

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1.6. Processamento colectivo Classe de Custo - Exibir

Caminho Transacção

Contabilidade Controlling Contabilidade de Centros de Custo Dados Mestres Classe de Custo Processamento colectivo Exibir

KA23

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Colocar o nome da variante, salvar e voltar até tela inicial (F3 ou “seta verde”).

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O processamento pode ser realizado por intervalos, por grupos ou por variante.

A variante é uma forma de se criar grupo a partir de determinados campos dos dados mestres.

Vamos mostrar como se cria uma variante.

Podemos observar que os campos listados na tela ao lado são os mesmo que encontramos nos dados mestres da classe de custo.

Assim, podemos determinar um item e, quando executarmos uma transacção com esta variante, todas as classes de custos com aquele dado serão listadas.

No nosso exemplo, vamos escolher a Categoria de Classe de Custo “42” (Rateio).

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Pode-se marcar uma classe de custo e navegar até o dado mestre da mesma. Basta dar duplo clique.

1.7. Grupo de Classe de Custo – Criar

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Caminho Transacção

Contabilidade Controlling Contabilidade de Centros de Custo Dados Mestres Grupo Classe de Custo Criar

KAH1

Executar

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Um grupo pode conter os objectos diretamente, ou ter “nós” intermediários. No nosso exemplo, vamos mostrar a criação dos “nós” e como anexar os objectos aos nós.

Caso não se queira ter “nós” no grupo, basta clicar no ícone “classe de custo” e listar quais deverão compor o Grupo.

Para criar outro “nó” no mesmo nível do anterior, deixar o cursor no nó criado e clicar no icone marcado ao lado.

Para incluir os objetos (classes de custos), escolher o nó e clicar no ícone mostrado ao lado.

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SALVAR.

1.8. Grupo de Classe de Custo – Modificar

Caminho Transacção

Contabilidade Controlling Contabilidade de Centros de Custo Dados Mestres Grupo Classe de Custo Modificar

KAH2

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Pode-se digitar um intervalo ou uma lista. Ao se dar ENTER as classes de custos são listadas.

Se for necessário abrir mais linhas, basta clicar novamente no ícone de inserir Classe de Custo.

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No exemplo vamos eliminar uma classe de custo do grupo.

Ponha o cursor na linha desejada e clique no ícone marcado ao lado.

Depois clique no ícone marcado abaixo.

A classe é eliminada. Ë só Salvar.

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SALVAR.

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2. Hierarquia Standard de Centros de Custos

2.1. Notas gerais

A Hierarquia Standard é a estrutura, em forma de árvore, que representa o agrupamento de todos os Centros de Custos da Área de Contabilidade de Custos. O seu “nó” Principal é criado quando se cria a Área de Contabilidade de Custos (no caso do exemplo é “SA00”). Normalmente é composto de sub grupos (“nós”) que representam a estrutura organizacional da Empresa.

2.2. Hierarquia Standard – Modificar

Caminho Transacção

Contabilidade Controlling Contabilidade de Centros de Custo Dados Mestres Hierarquia standard Modificar

OKEON

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Ao clicarmos neste ícone fechamos a tela de detalhes e podemos visualizar melhor a estrutura da hierarquia

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Duplo clique em uma das linhas de centros de custos, conseguimos entrar nos dados mestres deste centro de custo.

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3. Centro de Custo

3.1. Notas Gerais

Normalmente os Centros de Custos representam uma unidade organizacional dentro de uma área de contabilidade de custos que representa um local claramente delimitado onde os custos ocorrem. São os colectores de custos onde efetivamente ocorrem os gastos das organizações.

Eventualmente pode-se criar Centro de Custo para colectar custos comuns da organização e depois rateá-los para outros centros de custos. Isso ocorre, normalmente, para facilitar a entrada de faturas em FI.

3.2. Criar Centro de Custo

A data de inicio de validade foi definida como 01.01.1980, por ser o ano de inicio das atividades da Mineração e que é necessário para atender os cadastros de empregados no módulo de HR.

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Caminho Transacção

Contabilidade Controlling Contabilidade de Centros de Custo Dados Mestre Centro de Custo Processamento individual Criar

KS01

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Campo Descrição Observação

Denominações Descrição do centro de custo.

Temos 2 descrições, uma

reduzida e outra longa.

Usuário Responsável Chave do responsável pelo

CC

Não é campo obrigatório e

não está sendo utilizado.

Responsável Nome do responsável pelo CC

Departamento Departamento Responsável Não é campo obrigatório e

não está sendo utilizado

Tipo de centro de custo Classificação do CC. É

importante para alguns

controles do sistema, como

por exemplo a utilização do

tipo de atividade.

Define se é Produtivo,

Administrativo, Comercial, etc.

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Campo Descrição Observação

Área de hierarquia É a “amarração” com a

Hierarquia Standard. É o “nó”

da hierarquia a que pertence

o CC.

Divisão Colocar qual Divisão (quando

houver)

Moeda Define-se qual a moeda do

Centro de Custo. Vem

automático.

É a moeda da Empresa (BRL)

Centro de Lucro A qual centro de lucro o CC

pertence.

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Na parte de controle se define o que pode e o que não se pode “lançar” no centro de custo.

Normalmente os centros de custos não recebem receitas, nem no real nem no plano.

Os demais itens são passíveis de permissão.

Se todos os campos forem marcados, o sistema entenderá que este Centro de Custo está bloqueado.

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SALVAR.

As demais “pastas” são para dados administrativos, tais como endereço, telefone dos responsáveis, histórico, etc. São auto explicativas.

3.3. Modificar Centro de Custo

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Caminho Transacção

Contabilidade Controlling Contabilidade de Centros de Custo Dados Mestre Centro de Custo Processamento individual Modificar

KS02

Na parte de modelos, só é utilizado quando há planeamentos baseados em formulas ou esquemas especiais de calculo de custos.

No Brasil não é utilizado.

Descrição de ProcessosDADOS MESTRES EM CO

Autor: Paulo Vaz Página: 21 de 35

Algumas modificações nos centros de custos podem ser feitas e o sistema assume no momento da alteração (por exemplo nome, dados administrativos, etc.).

Já para outros dados, tais como centro de lucro, tipo de centro de custo, o sistema faz algumas verificações e pode impedir a alteração naquele momento.

No caso dos centros de custo, podemos alterar dados mestres para períodos seguintes.

Por exemplo, o responsável por este CC, a partir de Janeiro/2009 será outra pessoa. Assim, a modificação será valida somente para 2009 em diante.

Proceder conforme a seguir.

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Depois que são salvas as alterações, quando se entrar no dado mestre do centro de custo (ou para exibir ou para modificar), o sistema mostrará os dois períodos existentes e escolhemos qual queremos acessar.

Autor: Paulo Vaz Página: 22 de 35

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3.4. Processamentos Coletivos

Da mesma forma que nas classes de custos, temos a opção de processamentos coletivos para dados mestres de centros de custos. A forma de trabalhar é bem parecida com a já descrita nos itens anteriores.

Para demonstrar a sua utilização, escolhemos a opção de modificação.

Autor: Paulo Vaz Página: 23 de 35

Caminho Transacção

Contabilidade Controlling Contabilidade de Centros de Custo Dados Mestre Centro de Custo Processamento Coletivo Modificar

KS12

Descrição de ProcessosDADOS MESTRES EM CO

SALVAR.

Autor: Paulo Vaz Página: 24 de 35

Da mesma forma que nas classes de custos, os dados disponíveis para se criar uma variante para Centro de Custos, são os mesmos constantes nos dados mestres dos centros de custos.

No nosso exemplo estamos selecionando todos os CC do tipo “F” (produção). Mas poderíamos seleccionar pelo nome de um responsável, ou por centro de lucro, etc.

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Autor: Paulo Vaz Página: 25 de 35

Este um dos layouts oferecidos pela SAP. Existem outros.

Como pode-se observar, para os campos em branco, podemos efectuar alterações.

Caso se queira acessar outros dados do mestre do centro de custo, marcar o centro de custo em questão e clicar na “luneta”, conforme ao lado.

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4. Tipos de Atividades

4.1. Notas gerais

Os Tipos de Actividades representam as actividades realizadas por um ou mais centros de custos. Podem ser para a locação de gastos à produção, bem como para a locação de gastos de um centro de custo prestador de serviços internos (por exemplo Manutenção).

4.2. Criar tipo de atividade

Autor: Paulo Vaz Página: 26 de 35

Caminho Transacção

Contabilidade Controlling Contabilidade de Centros de Custo Dados Mestres Tipo de atividade Processamento individual Criar

KL01

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Campo Descrição Observações

Unidade de atividade É a unidade de medida do tipo

de atividade.

No exemplo é H (Hora)

Tipos centros de custos É onde se define quais os

tipos de centros de custos

podem utilizar a atividade.

No exemplo são as áreas

H(CC Auxiliar) e F (CC

Produção)

Ctg.tipo atividade Determina o tipo de

planejamento do volume de

atividade e a locação desta

atividade.

Utilizar a opção “1”.

Classe de Custo alocação É a classe de custo de

locação. É classe secundária,

categoria 43.

Esta classe já deverá estar

criada.

.

Autor: Paulo Vaz Página: 27 de 35

IMPORTANTE

Após criado o tipo de atividade e se efetuar qualquer registro de planeamento na mesma, qualquer alteração nos dados mestres só podem ser efectuados para o exercício seguinte.

Ou seja, as alterações só se concretizam no ano seguinte.

Portanto, tem que se ter muita atenção na criação do tipo de atividade.

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Campo Descrição Observações

Código de tarifas Determina como será

calculada a tarifa planejada da

atividade.

Utilizar a opção “1”.

Categoria tipo atividade real Mesma definição que no

planejamento. Normalmente

se utiliza a mesma definição

do planeamento.

Deixar em branco..

Código da tarifa real Determina como será

calculada a tarifa real da

atividade.

Utilizar a opção “5”.

Autor: Paulo Vaz Página: 28 de 35

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5. Índices Estatísticos

5.1. Notas gerais

Os Índices Estatísticos são dados que podem ser utilizados como referencia para rateios e distribuição de custos dentro do CO. Por exemplo, o número de funcionários de cada centro de custo pode ser um índice estatístico, que poderá ser utilizado como base para distribuir os custos com o refeitório da Empresa.

5.2. Criar Índices Estatísticos

Autor: Paulo Vaz Página: 29 de 35

Caminho Transacção

Contabilidade Controlling Contabilidade de Centros de Custo Dados Mestres Índice Estatístico Processamento individual Criar

KK01

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Unidade índice estat. – É a unidade do índice. Por exemplo %, UN, KG, etc.

Tipo de Índice – Temos dois tipos de índices:

Valor Fixo – Significa que ao se registrar as quantidades para um índice estatístico, estas quantidades serão validas para todos os meses seguintes. Ou seja, não é necessário registrar quantidades todos os meses para este índice. É utilizado quando o índice é constante durante um determinado período. Mas ao se registrar novos volumes, estes passam a vigorar a partir do mês de sua entrada.

Valores Totais – Quando se entra com as quantidades do índice estatístico, estas são registradas e validas apenas para o mês em que são lançadas, não sendo transportadas para o mês seguinte. Ou seja, todo o mes é necessário registrar as quantidades deste índice. É utilizado para os índices que variam todos os meses de forma significativa.

5.3. Considerações Finais

Para todos os Dados Mestres de CO, temos os processamentos individuais e coletivos.

Temos, também, grupos de dados mestres (grupos de tipos de atividades, grupos de índices estatísticos).

Para todos esses itens, os procedimentos são idênticos aos descritos nos itens de Classes de Custos e nos Centros de Custos.

Autor: Paulo Vaz Página: 30 de 35

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6. Ordens Internas

6.1. Notas Gerais

O processamento de criação de ordens internas pode ter pequenas variações, de acordo com o tipo de ordem que estiver sendo criada ou mesmo em função do objeto da mesma. Aqui vamos mostrar um processo normal de criação de ordem.

6.2. Criar Ordem Interna

Autor: Paulo Vaz Página: 31 de 35

Caminho Transacção

Contabilidade Controlling Ordens Internas Dados Mestres Funções especiais Ordem Criar

KO01

Como exemplo, vamos utilizar a ordem para controle de custos com veículos.

Pode-se utilizar uma outra ordem como modelo para a criação de uma ordem interna.

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Os campos a serem preenchidos são (Campo Empresa e Classe de objetos já aparecem preenchidos):

Ordem A numeração é alfa-numerica e deve ser colocada neste

campo. O padrão foi definida pela área de manutenção e

deve ser informada por esta área.

Dependendo da customização a numeração pode ser

automática, o que neste caso não precisa preencher este

campo.

Divisão Se tiver colocar a Divisão.

Centro de Lucro Centro de Lucro correspondente ao veículo ou

equipamento. No caso de um novo equipamento/veículo,

deverá ser criado um centro de lucro antes.

Nas demais pastas não é necessário preencher nenhum campo.

Definir a regra de liquidação: É onde se define onde serão alocados os custos apropriados nas ordens.

Autor: Paulo Vaz Página: 32 de 35

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SALVAR .

Autor: Paulo Vaz Página: 33 de 35

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7. Centro de Lucro

7.1. Notas Gerais

Os centros de lucros são objetos coletores de despesas e receitas e podem ser utilizados para gerar diversos tipos de informações, tais como margens, lucratividade, despesas, etc, por área de negócio ou por linha de produto.

7.2. Hierarquia Standard de Centro de Lucro

Da mesma forma que nos centros de custos, temos um Hierarquia de Centros de Lucros que representa a estrutura que a Empresa vai gerenciar os seus gastos e receitas.

7.3. Criar Centro de Lucro

Autor: Paulo Vaz Página: 34 de 35

Caminho Transacção

Contabilidade Controlling Contabilidade de centro de lucro Dados Mestres Hierarquia standard Criar

KCH1

Caminho Transacção

Contabilidade Controlling Contabilidade de centro de lucro Dados Mestres Centro de lucro Processamento individual Criar

KE51

Descrição de ProcessosDADOS MESTRES EM CO

As demais pastas de dados mestres não precisam ser preenchidas.

- Mensagem exibida após a ativação.

As demais funções de dados mestres na Contabilidade de Centros de Lucros são identicas às da Contabilidade de Centros de Custos, por isso não há necessidade de especificá-las.

Os mesmos dados existentes para os Centros de Custos, tais como Classes de Custos e Indices Estatísticos, podem ser utilizadas nos Centros de Lucros.

Autor: Paulo Vaz Página: 35 de 35

A codificação para os equipamentos e veículos, segue uma orientação da área de manutenção.

Para se criar o centro de lucro, podemos copiar um centro de lucro existente.

Preencher os textos descritivos.

Responsável

E o nó a que pertence na Hierarquia Standard.

Observar que o status do centro de lucro está “inativo”.

É preciso ativar o mesmo. Ao se clicar no ícone marcado ao lado, o centro de lucro será ativado e salvado.