AVALIAÇÃO DE GESTÃO PARA
AQUISIÇÃO DE SOLUÇÕES DE
TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO EM
ABORDAGEM BPM
Jose Ricardo Menezes Oliveira (UNIT )
Jefferson Arlen Freitas (UNIT )
Carlos Alexandre Borges Garcia (UFS )
Helenice Leite Garcia (UFS )
A engenharia de processos de negócio, sob o prisma da modelagem de
processos e informação, tem sido uma área primária com foco na
pesquisa de desenvolvimento de requisitos. A dinâmica com que uma
empresa atinge suas metas é proporcional à cconsistência e eficácia
dos seus processos. Para garantir este ideal de gestão de processos,
empresas entendem que à modelagem de processos orientada aos
negócios, é capaz de agregar um conjunto de práticas e soluções que
promovem a integração das pessoas e sistemas dentro de um fluxo
transparente de informações. Por tal razão, esse estudo de caso em
uma empresa da Administração Pública do Estado de Sergipe, avalia
as proposições de uma ferramenta de gestão de processos de negócios,
conhecida como BPM, surgindo então tal questionamento: Qual
proposição de modelo que pode ser obtido utilizando esta
metodologia? O trabalho teve como objetivo, representar os processos
modelados de uma maneira clara e formal em diferentes níveis de
abstração. Com base nesse tema, a revisão teórica levantou
informações a respeito de sua aplicação e conceitos inseridos em um
ambiente real de TI.
Palavras-chaves: BPM, processos, negócios
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1. Introdução
A Tecnologia da Informação (TI) tornou-se indispensável nos diversos tipos de processos
empresariais, sendo aplicada na automação de processos manuais, desenvolvimento do
planejamento estratégico, combinação de soluções e técnicas gerenciais, além das mais
variadas aplicabilidades que alavancam os negócios das empresas (GRAEML, 2003). Um dos
principais aspectos que influenciam o nível de competitividade de uma empresa é a
velocidade com que ela consegue responder às novas demandas, oportunidades e ameaças do
mercado (BARBIERI, 2001).
Problemas gerenciais são frequentes nas organizações e acarretam em falta de alinhamento,
controle, e altos custos para adaptações às mudanças do negócio. Desse modo, torna-se difícil
a implantação de inovações e soluções que são vitais para atender à volatilidade do mercado
causada pela concorrência. A Gestão de Processos de Negócios (BPM), tem conseguido uma
posição diferenciada na maioria das empresas para solucionar problemáticas de gestão e
aperfeiçoar as aplicações de Sistemas de Informação (SI) voltados ao negócio (CRUZ, 2008).
A questão fundamental desta pesquisa é a aplicação da metodologia BPM como critério de
avaliação de gestão em cenários que envolvem sistemas de informação, processos
organizacionais e de negócios, além do desdobramento das ferramentas existentes que apóiam
esse processo. O estudo de caso desenvolve-se no setor de TI de uma empresa pública do
estado de Sergipe, responsável pelo desenvolvimento e manutenção dos sistemas de
informação que realiza as aquisições de soluções correlacionadas à tecnologia, e o
macroprocesso de negócio volta-se para o segmento de fiscalização e arrecadação de tributos.
2. Gestão por processo
Os processos possuem alta relevância para as empresas, pois é por meio deles que exercem
suas atividades. Para a identificação de processos nas empresas, é preciso realizar uma análise
em que se verifiquem quais são os processos essenciais e quais são os processos auxiliares ou
operacionais, analisando como a empresa realiza sua função desde o primeiro contato com o
cliente até a entrega e avaliação do produto/serviço (DREYFUSS, 1996).
De acordo com Cruz (2000), nas organizações tradicionais, os processos são ignorados, pois
baseiam-se no fato de que os funcionários têm foco restrito, enquanto a visão mais ampla
relativa a empresa cabe aos gerentes. Por outro lado, quando os envolvidos passam a trabalhar
com foco nos processos e não mais nas áreas da empresa que deixam de ser funcionais, a
organização deixa o tradicionalismo estrutural e passa a seguir modelos processuais.
Dois tipos de processos são essenciais para a gestão: os chamados “processos operacionais”
referem-se aos processos de rotina, em contrapartida aos “processos estratégicos”, os quais
são desempenhados exclusivamente pela alta administração (GONÇALVES, 2000 a).
2.1. Conceito e finalidade da BPM
A BPM se desenvolveu e evoluiu a partir especificamente de experiências de duas ondas
anteriores (Gestão pela Qualidade Total e BPR) e pode ser auxiliada por ferramentas de TI
com foco na otimização dos resultados das organizações através da melhoria dos processos de
negócio e permite que as empresas visualizem a importância estratégica de seus processos e
obtenham vantagens de negócio. Assim, conecta, controla e ajusta os processos por meio de
uma série de índices de verificação de processos independentes (CRUZ, 2008: BALDAM,
2007: BALDAM 2008).
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Davenport (2001), apresenta como principais benefícios do uso da BPM a melhoria na
comunicação entre os profissionais da empresa, além de contribuir para a capacitação
daqueles que participam das atividades de modelagem, o entendimento dos processos, e a
identificação de problemas existentes na organização.
2.2. Ferramentas de modelagem de negócio
Existe uma variedade de soluções BPM-S (sistemas - suite de processo de negócio), desde as
de código livre até as licenciadas. Cada uma adota decisões que afetam não só a maneira de
utilização, como também sua comunicação com outras ferramentas corporativas. (REIS,
2007).
A BPMN (Business Process Modeling Notation) é uma notação visual utilizada para a
representação de fluxos de processos que pode ser mapeada para várias configurações de
execução e define um diagrama de processo (Business Process Diagram - BPD), possuindo
elementos gráficos, como demonstra a figura 1 (REIS, 2008).
Figura 1- Diagrama de processo
Fonte: Adaptado de (REIS, 2008)
Um Diagrama de Processos de Negócios (BPD) é formado de um conjunto de elementos
visuais que facilitam o desenvolvimento de diagramas simples semelhantes aos de fluxo
utilizados por analistas de negócio (REIS, 2007).
2.3. Objetos de fluxo (Flow Objects)
Um Diagrama de Processos de Negócios possui três elementos básicos, conhecidos como
Objetos de Fluxo, para facilitar os trabalhos dos profissionais de modelagem. A figura 2
demonstra os tipos de objetos de fluxo:
Figura 2 - Objetos de Fluxo
Fonte: Adaptado de REIS, 2008
2.3.1. Objetos de conexão
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Os objetos de fluxo são conectados em um diagrama para criar a estrutura básica do processo
de negócio. De acordo com Reis (2008), existem três objetos de conexão que permitem esta
função, conforme a Figura 3:
Figura 3- Objetos de Conexão
Fonte: Adaptado de REIS, 2008
2.3.2. Raias (Swimlanes)
Segundo Reis, (2008) a Business Process Modeling Notation utiliza um conceito conhecido
como “swimlanes” para auxiliar a dividir e organizar as atividades, como mostra a Figura 4:
Figura 4 - Raias (Swimlanes)
Fonte: Adaptado de REIS, 2008
2.3.3. Artefatos
Conforme a Business Process Modeling Notation (metodologia) os artefatos são empregados
para fornecer informações complementares sobre o processo. A figura 5 mostra um conjunto
de artefatos:
Figura 5- Artefatos
Fonte: Adaptado de REIS, 2008
2.4. Abordagens para a modelagem de processos
Existem diversas abordagens para modelagem de processos. Cada abordagem possui um
objetivo específico: algumas focam na melhoria de processos (ELZINGA et al, 1995; apud
CRUZ, 2005, 2006; apud SANTOS, 2002); e outras preocupam-se também com a derivação
dos requisitos necessários ao desenvolvimento de software (SHARP e MCDERMOTT, et al,
2000; apud RUP, 2002; apud IDS SCHEER, 2003).
Magalhães et al, apud Sharp e Mcdermott (2000) indica uma abordagem para aperfeiçoar os
processos e consentir o desenvolvimento de aplicações estruturada em quatro etapas:
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Emoldurar o processo
Compreender o processo “como está” (as-is)
Projetar o processo desejado (to-be)
Desenvolver cenários de casos de uso.
Elzinga et al (1995) realizaram um survey durante quatro anos em organizações situadas na
América do norte e observaram que a abordagem adotada para gestão de processos de negócio
alterava-se em cada uma delas. Entretanto, esta variabilidade de métodos pode ser condensada
em uma abordagem genérica que possui as etapas a seguir, inerentes aos processos
(MAGALHÃES et al, apud ELZINGA et al., 1995).
Preparação.
Seleção do Processo.
Descrição do Processo.
Quantificação do Processo.
Seleção das Melhorias no Processo.
Implementação.
Benchmarking.
2.5. Tecnologia da informação como habilitadora de processos
A tecnologia aplicada aos negócios sugere algumas modificações e facilita o surgimento de
outras como o uso de sistemas integrados de gestão empresarial, que determina que as pessoas
passem a desenvolver suas tarefas de acordo com as rotinas e os procedimentos determinados
pela tecnologia. (GRAEML, 2003).
DAVENPORT et al. (2004) afirmam que a TI aperfeiçoa o desempenho organizacional,
basicamente das seguintes maneiras: melhora a eficiência das operações empresariais;
maximiza o controle operacional, aumenta a flexibilidade em relação aos clientes; e, adequa
as comunicações eletrônicas de dados.
2.6. Aquisições de soluções no setor público
A Lei federal n.º 8.666/93 estabelece normas gerais sobre licitações e contratos
administrativos pertinentes a obras, serviços, inclusive de publicidade, compras, alienações e
locações no âmbito de órgãos da Administração Pública incluindo os fundos especiais, as
autarquias, as fundações públicas, as empresas públicas, as sociedades de economia mista e
demais entidades controladas direta ou indiretamente pela União, Estados, Distrito Federal e
Municípios. Os responsáveis pela aquisição na Administração Pública, encontram-se
obrigados a executarem o processo de aquisição, considerando a compra do bem levando a
escolha do tipo de projeto e de licitação mais adequada, bem como a criação de um Edital que
deverá orientar os participantes do processo de aquisição, durante a realização de um certame.
3. Método
Utilizou-se neste estudo a estratégia de estudo de caso, com o objetivo de avaliar a situação
atual da organização e elucidar as principais necessidades para que fosse possível a
proposição de um novo modelo de gestão. A pesquisa analisou o Processo de Aquisição de
Soluções de Tecnologia da Informação (PRASTI) de uma instituição pública do estado de
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Sergipe, visando identificar os processos de negócios e através destes, mapear e propor
alterações no fluxo do processo e consequentemente nas suas atividades. A abordagem de
dados foi de caráter qualitativo com obtenção de resultados, por meio de pesquisas
descritivas, acerca do acompanhamento do processo durante o estudo (GIL, 2002).
3.1. Coleta de dados
Os dados da pesquisa foram coletados in loco, durante o desenvolvimento do processo de
negócio no ambiente de TI, constituindo-se em observação de atividades do processo,
variáveis de entrada e saída do processo, quantidade e tipos de procedimentos internos, tipos
de documentos do processo, métodos e procedimentos e ferramentas.
4. Modelagem do processo de negócio de aquisição
Após a operacionalização do processo, identificou-se as fronteiras do PRASTI, realizado e de
acordo com as metas para a reengenharia. A análise (As Is) do diagrama de fluxo permitiu o
conhecimento sobre as atividades realizadas por meio de subprocessos entre setores, com suas
entradas e saídas. Em seguida deu-se a análise de diagnóstico de processo (pré-requisito do to-
be), sob o foco do processo de negócio, ou seja, o Projeto Básico e sua relação com o sistema
de TI, identificando a relação de fatores internos e externos em uma decisão. Além dos
envolvidos e suas responsabilidades, foram descritas as recomendações à modelagem de um
novo processo, bem como a identificação de existência de alinhamento do processo proposto
com os objetivos estratégicos, e sua relação com o processo de negócio atual.
Para ilustrar uma das etapas da aplicação da BPM, na análise do PRASTI no departamento de
TI, apresenta-se o mapeamento do processo através de ferramenta gratuita (software BIZAGI)
de modelagem de processos. O processo de negócio escolhido para esta transcrição foi o de
“Projeto Básico”, por apresentar atividades que demandam em entradas e saídas
correlacionadas com o SI da organização para sua operacionalização. Com base na coleta de
dados feita no setor de TI, foram identificados os principais sistemas, aplicativos e base de
dados necessários para o desenvolvimento da análise, ilustrada na figura 6:
Figura 6- Principais sistemas que suportam o PRASTI
Fonte: Autores da pesquisa
O PRASTI é dependente de processos complementares e obrigatórios de outros setores e
órgãos públicos. De uma forma macro, esse processo de aquisição (PRASTI) está dividido em
três fases:
Primária: referente a todo o processo desenvolvido dentro da área de tecnologia;
Secundária: caracterizada por todo o processo desenvolvido fora área de tecnologia, porém
dentro da mesma organização;
Externa: atribuída a todo processo que é desenvolvido fora da organização e que depende da
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conclusão de outros processos em outros órgãos públicos. Neste caso e como exemplo pode-
se fazer referência aos pareceres jurídicos, que garantem conformidade às leis públicas. A
figura 7 ilustra o campo de abrangência do PRASTI.
Figura 7: Campo de abrangência do PRASTI
Fonte: Autores da pesquisa
A figura 8 mostra o fluxo do PRASTI, englobando os setores e organizações do setor público,
que conferem ao processo as conformidades necessárias a sua conclusão.
Além das fronteiras do PRASTI dentro do setor de TI. As entradas e saídas que compõem o
fluxo do processo foram levantadas na fase de mapeamento, sendo identificadas e
classificadas em:
a) Entradas físicas: Solicitações; Propostas Comerciais; Produtos, e; Relatórios.
b) Entradas lógicas: Trâmites de C.I (comunicação interna via sistema lótus notes); Arquivos
(projetos, propostas, termo de referência, especificações técnicas, manuais).
c) Saídas físicas: Formulários (documentação padrão); Projetos (impressão dos projetos);
Soluções; Produtos; Empreendimentos.
d) Saídas lógicas: e-mails, Trâmites, Sistemas, Mídias, Impressões e Imagens.
Figura 8: Visão macro do fluxo do PRASTI
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Fonte: Autores da pesquisa
4.1. Identificação do processo de negócio de aquisição
A identificação do processo de negócio foi realizada a partir da delimitação (acessado por
meio de um fluxograma da organização – disponibilizado pela equipe de processos da
organização) de forma clara das fronteiras do PRASTI dentro do setor de TI, ou seja, qual é o
processo de negócio que se desenvolve e suas atividades (entradas e saídas) correlacionadas
com o SI dentro do setor de TI. A figura 9 descreve os resultados dessa identificação:
Figura 9: Identificação do processo de negócio
Fonte: Autores da pesquisa
4.2. Descrição do processo de negócio de aquisição
O “Projeto Básico” em seu estado atual (As Is) pôde ser descrito conforme as etapas a seguir:
A) O solicitante acessa o lótus notes e registra uma comunicação interna formalizando seu
pedido de aquisição (aquisição relacionada à TI);
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B) O sistema (lótus lotes) encaminha a comunicação interna para a devida análise e
providências da gerência de TI, que acessa (login no sistema). O lótus notes inicializa o
aplicativo de comunicação interna. Analisa a solicitação, verifica existência de solicitação em
aberto e com mesma finalidade, despacha no sistema a solicitação para análise e providências
da equipe de apoio, responsável pelo desenvolvimento das atividades do projeto básico
(procedimentos para a elaboração do termo de referência, de acordo com a lei nº 8.666/93);
C) A equipe (apoio) responsável acessa o lótus notes, inicializa o aplicativo de comunicação
interna e inicia as atividades para a elaboração do projeto básico como:
Pesquisa técnica – (Busca de produtos ou soluções que atendam a solicitação de aquisição). A
equipe de apoio acessa o sistema de Internet e inicializa a pesquisa de informações técnicas a
respeito da solução a ser adquirida. Todas as informações pesquisadas e úteis à elaboração do
termo de referência são armazenadas na pasta de trabalho do servidor;
Elaboração de termo de referência - Para a elaboração do termo de referência, a equipe de
apoio acessa a pasta de trabalho, localizada no servidor e em seguida anexa as informações.
Solicitação de proposta comercial - A equipe de apoio tem duas opções: por e-mail ou por
telefone. Assim que ocorre o recebimento das propostas comerciais, faz-se a análise
financeira e de acordo com o custo total da aquisição, providencia a modalidade de aquisição
a ser tomada, ou seja, adesão a registro de preços, licitação ou dispensa de valor. Com esta
definição, a equipe de apoio finaliza as especificações técnicas do termo de referência. Por
fim, a equipe de apoio preenche um formulário de solicitação de parecer técnico;
D) Com as atividades referentes ao projeto básico e apoiado pelos elementos de entrada e
saída inerente ao tipo de solução a ser adquirida já concluídas, a equipe acessa o lótus notes e
inicializa o aplicativo de comunicação interna, anexando os arquivos. Despacha a solicitação
então pendente, para a análise e providência da gerência, que analisa e toma conhecimento do
novo processo a ser despachado para análise e providências em outros setores.
4.3. Modelagem do processo de negócio de aquisição
Para a modelagem do processo de negócio, utilizou-se a ferramenta BizAgi Process Modeler,
desenvolvida pela empresa BizAgi. A figura 10 ilustra a modelagem realizada no estado atual
(As Is) das tarefas de elaboração do projeto básico, como também o fluxo a partir da descrição
do processo de negócio. Após a execução da modelagem do estado atual (As Is) e a coleta dos
dados (in loco), as informações coletadas são diagnosticadas como os principais fatores
críticos de sucesso que apóiam as tomadas de decisão inerentes a modelagem de um novo
processo.
Figura 10: Modelagem no estado atual (As Is)
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Fonte: Autores da pesquisa
4.1.4. Diagnóstico do processo de negócio de aquisição
O processo de negócio vigente é do tipo administrativo, porque se observa durante a fase de
desenvolvimento o apoio às áreas de produção e administrativas. Com relação à capacidade
de unir valor, pode-se afirmar que é do tipo de suporte, ou seja, apóia o funcionamento dos
processos primários do negócio em toda sua abrangência e sua execução depende
exclusivamente do sistema de TI. A estrutura tecnológica (ambiente) favorece o
desenvolvimento das atividades do processo, porém a cultura organizacional influencia de
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forma negativa o andamento das atividades, devido à gestão do sistema lótus notes que
apresenta indisponibilidade no decorrer do processo.
Os fatores externos, como a influência dos mercados, participa e modifica de forma ativa o
processo de negócio (projeto básico) por meio dos insumos que são necessários à decisão do
processo, de modo a confundir qual tendência técnica é compatível com o cenário de TI e a
ser seguida durante as atividades do processo de negócio. Essa grande oferta tecnológica com
suas promessas de benefícios cria um atraso movido pela espera de definições, validações
técnicas que dependem de outras equipes fazendo com que as atividades do processo de
negócio fiquem pausadas a espera de outro processo.
Os elementos como: metas, diretrizes, legislação, políticas públicas e estratégias de governos,
influenciam diretamente no processo decisório, voltado ao processo de negócio da
organização de uma forma abrangente e generalista. Por conseqüência, influencia o
planejamento estratégico da área de TI no desenvolvimento de novos produtos (sistemas) e na
manutenção de outros sistemas já implantados. Essas influências alteram as metas, gerando
prioridades sintonizadas com as estratégias do governo. Além das influências tecnológicas,
que por natureza própria, desfaz de decisões anteriores, em função de sua obsolescência
tecnológica. A responsabilidade e controle dessas metas, voltam-se para o alinhamento do
planejamento estratégico da organização, motivo pelo qual a organização se sustenta, atualiza
e produz, atendendo as necessidades de seus clientes.
Durante a análise, não foram encontradas no setor de TI ferramentas específicas que
sinalizassem a existência de monitoramento em tempo real do PRASTI envolvendo toda sua
abrangência, ou do processo de negócio inserido (projeto básico). Foram identificadas em uso
ferramentas voltadas ao monitoramento dos sistemas. Ainda sob diagnóstico, detectou-se a
inexistência de metas relacionadas ao processo de negócio que pudessem aferir sua eficiência
e eficácia durante a fase de operacionalização. Apenas índices relativos à propriedade ou
funcionamento do processo, conforme descrição da figura 11:
Figura 11: Índices relativos à propriedade ou funcionamento do processo
Fonte: Autores da pesquisa
4.1.5 . Propostas inerentes à modelagem de um novo processo (To- Be)
Após o mapeamento (As Is) do processo de negócio (projeto básico) e diagnóstico das suas
atividades atuais, tornou-se amplo o conhecimento do processo (de negócio) com seus
respectivos fluxos e procedimentos de trabalho, além da sua interatividade, pontos de gargalos
e oportunidades de proposição de melhorias, visando à priorização de ações voltadas a
melhoria, por meio da modelagem de um novo processo, das quais e com base na análise de
diagnóstico desse estudo pode-se sugerir:
Melhoria do sistema lótus notes: Maior disponibilidade do sistema – Deve-se adotar um
modelo de gestão focada no cliente, no qual a equipe responsável se comprometa com a
entrega do serviço, ou seja, uma maior disponibilidade dos serviços suportados por esse
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sistema. O objetivo é que o aplicativo suportado por esse sistema, não esteja indisponível
quando da ocorrência do fluxo das atividades inerentes ao projeto básico.
Definir antes qual a tendência tecnológica a ser seguida: projetar um novo fluxo de
processo voltado para as definições técnicas (competente ao departamento técnico), fazendo
com que as definições baseadas nas influências tecnológicas de mercado estejam bem
definidas e que sejam realmente insumos (entradas) válidos no fluxo de processo do projeto
básico. Deve ser entendida como entrada no processo e não como elemento capaz de provocar
um “break”.
Estabelecimento de metas para o processo de aquisição: Promover no novo processo a
inserção do planejamento e metas para as atividades do projeto básico. Isto objetiva a criação
de um padrão de referência para o desempenho do processo, de modo a ser objetivo a
necessidade estratégica da organização e em especifico ao setor de TI que, por sua
constituição (objetivo-funcionalidade) deve suportar todo o ciclo do PRASTI com seus
sistemas.
Adoção de ferramentas indicadoras de processo: Inserir no novo processo, o fluxo de
saídas para a alimentação de ferramentas que devem ser adquiridas por meio da
disponibilidade tecnológica e de mercado, como o IBM Websphere Business MQ.
Adoção de modelo de relatório operacional e analítico: Adotar um console de
monitoramento que por meio da visualização das informações acerca do processo possa ser
aferido o alinhamento do processo com os objetivos estratégicos do negócio (projeto básico –
processo de aquisição).
Essas alternativas devem ser simuladas (na fase do To Be) e definidas junto ao objetivo
estratégico do setor de TI promovendo a modelagem de um novo processo.
5 Conclusão
Este trabalho demonstrou por meio de um estudo de caso o resultado de uma análise baseada
em BPM objetivando elencar resultados positivos para a organização, em termos de
consolidação de valor aos negócios, uma vez que a metodologia BPM é aplicada como
recurso estratégico nas organizações para elevar o potencial competitivo.
Apesar das valiosas contribuições da BPM, dos resultados de sucesso da TI e do
aprimoramento do negócio, em busca de uma organização competitiva, não dependente
apenas de ferramentas, tecnologias ou metodologias, isto, também está relacionado ao sistema
da organização, porque quanto maior sua complexibilidade, sua amplitude e tendência à
mudanças, mais a BPM poderá adicionar valor, devido ao seu grande potencial de melhoria
nos processos. Algumas empresas se destacam no mercado por possuírem uma estratégia de
conhecimento (como utilização de melhores práticas e metodologias) inserida em seus
sistemas e armazenar conhecimentos valiosos em um sistema que pode ficar obsoleto e que
inviabilize o seu acesso até ele é um risco. A BPM pode identificar e sinalizar os processos de
forma que possam ser facilmente aproveitados e reaproveitados pela organização.
Apresenta-se aqui uma gestão-modelo de processos de negócios que integra a modelagem de
processos de negócios e a criação de serviços e propõem-se melhorias por meio de sua
análise, tornando a gestão do processo de aquisição voltada aos processos de negócios, por
meio da aproximação das ferramentas da área de TI. Realizou-se ainda o mapeamento, ou
seja, a representação de um processo de negócio de uma organização que atua no setor
público, através de uma metodologia de modelagem de estado atual (As Is). Pôde-se denotar
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que a metodologia permitiu uma visão que serviu como estrutura para uma análise de
diagnóstico com uma proposição de melhorias voltadas para uma posterior modelagem e
implantação na organização.
REFERÊNCIAS
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