COORDENADOR, VOCÊ PODE MAIS!
Flávio Lima
www.4goal.com.br
Num mercado em franco crescimento, em que o número de academias dobra a cada três anos*, dúvidas e angústias fazem parte do cotidiano dos gestores do mercado de fitness. Toda decisão acaba por representar um passo, para frente ou para trás, nessa caminhada em meio à concorrência acirrada.* Fonte: Fitness Brasil 19/12/2007 http://www.fitnessbrasil.com.br/novo_site/news_detalhe.asp?Id=613
A 4GOAL está em todas as regiões brasileiras, oferecendosoluções financeiras, comerciais, técnicas e mercadológicaspara a otimização de empresas em diversos segmentos.
Lucratividade sustentávelCrescimento e liderançaHarmonização do ambiente de trabalhoTreinamentos e capacitações
4GOAL – Sua Meta, Nosso Objetivo
Soluções e realizações
Com a experiência acumulada pelos consultores 4GOAL, desenvolvemos ferramentas específicas para
o mercado de fitness.
COORDENADOR:
VOCÊ PODE MAIS!
CONTEÚDO PROGRAMÁTICO:Como planejar sua atuação na coordenação – entender por que ser líder; como montar sua equipe, motivação para liderançaComo desenvolver as pessoas que você lidera - alinhamento de expectativas, como e por que delegar tarefas, eliminar preconceitosComo realizar reuniões produtivas - tipos de reuniões, como conduzi-las, como finalizá-las, check-list Como e por que mensurar os resultados obtidos – estratégias para ter parâmetros de evolução e sua importância na gestãoQuais os principais drives de cada departamento - quais índices são importantes e por que eles são a base
CréditosEsta apresentação foi montada com a equipe 4GOAL.
Com especial participação do consultor Fernando Tadeu.
Muito obrigado à toda equipe!
a) O que é ser um coordenador? b) Qual o propósito deste cargo?c) O que se almeja com este trabalho?d) Quais as características fundamentais?e) O que isso o ajudará na sua carreira e na vida pessoal?
CONSTRUIR O CONCEITO!
REFLEXÃO – VOCÊ QUER SER COORDENADOR?
COMO COORDENADOR - 1º passo é montar sua equipe:
Como contratar: através de um processo de seleçãoBásico: Perfil e características necessárias dos candidatos para a funçãoSaber previamente: função, horário, dias de trabalho, benefícios, salário
Etapas a seguir: a) Ter um cartaz atraente e bem feito com as informações mais importantesb) Utilize as mídias sociais e outros meios para divulgar sua necessidadeb) Ter o conhecimento do DISC (amanhã vocês terão tal conhecimento)c) Fazer uma seleção de currículosd) Fazer uma dinâmica pertinentee) Realizar provas específicas f) Realizar uma conversa individual
Na conversa individual – para contratar é preciso:Criar sintonia com as pessoas e liderá-las; a) Alinhar as expectativasb) Deixar claro suas tarefas e atribuiçõesc) Rotinas, relatórios e prazos, cada departamento tem seus drivesd) Qual desempenho esperado e) Como se dará o desenvolvimento
Um item importante: Saber o que a pessoa contratada espera da academiaComo ele entende sua
posição na equipe
Motivação para liderança
Todas as respostas obtidas;Tudo o que foi acertado com relação a:
Tarefas, rotinas, atribuições e prazos, Metodologia a ser aplicada, Comportamento, relacionamento com a equipe, postura, etc.
ISSO DEVE SER PACTUADO E ASSINADO PELOS DOIS! FAZENDO, ASSIM, O REGISTRO DO QUE SE ESPERA DO COLABORADOR.
Para isso, damos o nome de CONTRATO EMPREENDEDOR
Motivação para liderança
qual a principal diferença da
Atuação como CHEFE X atuação como LÍDER
Atuação como CHEFE
TRAZ ALGUNS CONCEITOS OU
“PRÉ CONCEITOS”:
Só eu consigo fazer;Meu time não está preparadoEles não têm boas ideiasEles só pensam em personalPrefiro fazer sozinho
atuação como LÍDER
O LÍDER PROCURA SEMPRE:
Fazer o time ser participativo;Utiliza as boas ideias dos colaboradores, motivando-os Incentiva todos a pensarem em como encantar o cliente Constrói com o time as soluções para o bom atendimentoÉ justo nas considerações: baseado no contrato empreendedor
COMO DESENVOLVER AS PESSOAS QUE VOCÊ LIDERA
ALINHE AS EXPECTATIVAS - este é um caminho para envolver a equipe, que tem um fator fundamental para iniciar o trabalho de coordenação onde todos saberão:
Seus propósitosComo você irá atuarO que se espera delesComo serão monitoradosQue haverá reuniões produtivas (amanhã falaremos mais)
COMO DESENVOLVER AS PESSOAS QUE VOCÊ LIDERA
DELEGAR TAREFAS: estratégia para desenvolver e medir vários aspectos do colaborador:
EnvolvimentoDesenvolvimento PontualidadeComprometimento Conhecimento Resiliência (facilidade em se adaptar a novas situações) Organização e capacidade de cumprir prazos.
COMO DESENVOLVER AS PESSOAS QUE VOCÊ LIDERA
DELEGAR TAREFAS: cuidados importantes:
Explique o que você quer que seja feitoEstabeleça um prazo para entrega Anote tudo o que é combinado (por isso, prepare-se antes)Se a pessoa tiver dificuldade, ajude-a (antes do prazo) Incentive e parabenize ao receberDê sempre o crédito do trabalho para quem o executou
COMO DESENVOLVER AS PESSOAS QUE VOCÊ LIDERA Estagiários:Tenha um programa de estágio – forme seus profissionaisDeixe claro todas as etapas de desenvolvimentoVeja qual base de conhecimento que ele tem
Importante saber:É o primeiro empregoJá trabalhou ou estagiou em outro ramo de atividadeComo a família o motiva nos seus projetos
PRINCÍPIOS DE UM PROGRAMA DE ESTÁGIO
Programa de Estágio: Divida o estágio em etapas bem definidasDetermine:Quanto tempo tem cada etapa O que vai ser pedido em cada etapa e por quêDeixe claro que cada etapa terá uma prova teórica e prática
Por que da prova: Você deixa claro para o seu formando – como você quer que ele aja em cada momento
Sugestão de progressão do estágio:
Etapa 1 – Comportamental: simpatia, postura, atitude, agilidadeEtapa 2 – Atendimento: prontidão, antecipação, organização
Etapa 3 – Técnico A: formas de abordagem, conhecimento básico para atender determinado setor Simular situações práticas: correção, instrução, motivação, etc. Prova teórica e prática
Etapa 4 – Técnico B: conhecimento básico para corrigir X setor da musculação para atender outro setor Simular situações práticas: correção, instrução, motivação, etc. Prova teórica e prática
DINÂMICA Separar em grupos - Nos grupos devem ter:
A) Pessoas recém-formadasB) Pessoas formadas e com experiência C) Pessoas em formação (final do curso)D) Pessoas em formação (início ou meio do curso)
Montar ideias iniciais, com sugestão de todos, de um programa de estágio para um setor da academia.
Exercitar o CONSENSO de ideias
COMO PLANEJAR SUA ATUAÇÃO NA COORDENAÇÃO
Cada grupo elege uma pessoa para ser o redator
Cada grupo traz amanhã o que foi conseguido hoje
Com uma apresentação melhor
Topam o desafio?
Todos nós temos necessidades como: dinheiro; segurança; reconhecimento; prazer no trabalho; sensação de contribuir com a comunidade.
NECESSIDADE DO SER HUMANO
Nas academias, as pessoas entram pelo serviço prestado. Mas elas só ficam pelo relacionamento.
As empresas com um bom ambiente de trabalho conseguem melhor produtividade e desempenho.
DISC
Entenda as pessoas, sinta e pense como ELAS se sentem
e pensam!
D.I.S.C.
D
I
S
C
ominante
onsistente
inergista
nterativo
QUEM SOMOS NÓS?
DOMINANTE• Firme• Poucos gestos• Objetivo• Manipulador• Determinado• Competitivo• ConfianteRESULTADOS!!!
INTERATIVO• Fala muito• Otimista• Emocional• Amigo• Magnético• Muitos gestos• EntusiasmadoPESSOAS!!!
SINERGISTA• Agregador• Escuta muito• Conselheiro• Paciente• Leal• Modesto• Poucos gestosSEGURANÇA!!!
CONSISTENTE• Poucos gestos• Perseverante• Sistemático• Analítico• Perfeccionista• Consistente• Pergunta muitoPROCESSO!!!
Reforça ou
ameniza!
PRIMÁRIO E BACK UP
Di Id
Is Si
Sc Cs
Dc Cd
O D.I.S.C. NÃO É:• Uma medida de inteligência.• Uma indicação de valores de uma pessoa. • Uma medida de habilidades ou experiências.• Uma medida de educação.• Uma medida de personalidade.
TODAS as pessoas exibem TODOS os quatro estilos comportamentais, em diferentes proporções!
COMO PLANEJAR SUA ATUAÇÃO NA COORDENAÇÃO
Planeje os encontros com seu time de forma estratégica• Todos os participantes devem saber previamente o assunto da
reunião para que venham preparados e com foco no tema proposto
• Na reunião: crie as “regras de ouro” defina quem vai ser o relator para escrever a ata estimule sempre as decisões por consenso mantenha o foco e um forma motivadora distribui a ata acompanha as ações definidas e prazos
Realize reuniões produtivas
COMO PLANEJAR SUA ATUAÇÃO NA COORDENAÇÃO
Tenha pelo menos 3 tipos de reuniões
• Aprendizado e construção • Informativa • De decisão
As reuniões serão diferentes; com propostas objetivas e mais produtivas
Realize reuniões produtivas
COMO PLANEJAR SUA ATUAÇÃO NA COORDENAÇÃO
Tem o objetivo de construir com a equipe o mais importante: “o fazer sentido”Entender por que fazer tal tarefaEnvolver e desenvolver a equipe
Estas têm uma duração entre (1:00h a 2:00h)
Sempre finalize a reunião com :Ações a realizarResponsável por executarPrazo
Reuniões de “Aprendizado e construção”
COMO PLANEJAR SUA ATUAÇÃO NA COORDENAÇÃO
Tem o objetivo de informar e analisar: um acontecimento, umresultado parcial ou do mês, um novo processo.
Esta é mais objetiva, pouco tempo de duração (30 a 45 minutos)
Sempre finalizar com Ações a realizarResponsável por executarPrazo
Reuniões “Informativas”
COMO PLANEJAR SUA ATUAÇÃO NA COORDENAÇÃO
tem o objetivo de explicar o que foi decidido, para compartilhar com a equipe.
Podem ser decisões estratégicas tomadas pela direçãoPodem ser decisões tomadas por consenso
Sempre anotar o que foi falado na reunião (check-list ou ata)Finalizar a reunião com:
Ações a realizarResponsável por executarPrazo
Reuniões de decisão –
Check list para uma reunião com resultado
AntesDefinição dos participantes, preparação da pautaConvocação dos participantes, divulgação da pautaInclusão de temasPreparação do localPreparação dos recursos
DuranteAbertura: ajustar expectativas e explicitar resultado esperadoCombinar as "regras de ouro"Definição do relator da ataAtivação equilibrada dos participantesManutenção do focoDecisões por consensoIntervaloRitmo motivadorParticipantes avaliam a reunião
DepoisDistribuição da ataAcompanhamento das ações combinadas
Porque mensurar os resultados obtidos -
É muito importante que as empresas monitorem e tenham fechamentos mensais para conseguir analisar o desempenho dos colaboradores, dos departamentos e da empresa como um todo.
Controles de departamentoPara fazer sentido: cada departamento deve monitorar aquilo que é possível gerenciar e melhorar
Estratégia para ter parâmetros de evolução
O que e como mensurar os resultados obtidos
Ter um bom software ou conhecer planilha Excel é fundamental Estes controles devem ser concluídos / fechados todo mês com o mesmo critério para que possamos analisar
Cada departamento deve criar seus “drives”.
Vendas – monitorar visitantes, venda, renovação, ligações de acompanhamento e agendamentos de aula experimental, etc.
Musculação – monitorar quantidade de clientes na sala, quantidade agendamentos, quantidade de troca de treinos, quantidade de novos clientes
Ginástica – monitorar quantidade de clientes na sala, por aula, por professor, pelo dia da semana
Estratégia para ter parâmetros de evolução
Com estes índices conseguimos traçar estratégias, corrigir o caminho dos departamentos, realizar projeções e acompanhá-la, em fim ter o controle do processo.
Quais os principais drives de cada departamento
Devemos ter “índices quantitativos” e “índices qualitativos”
Vendas Analise sempre índice de conversão vendas e renovaçãoAnalise a eficiência das ligaçõesAnalise sua perda mensal (pessoas que não renovaram)
Ginástica Nº de clientes por aulaNº de aulas X frequência do clienteMedia semanal de frequência Limpeza , organização da sala, assessórios suficiente
Índices são importantes e porque eles são a base
Quais os principais drives de cada departamento –
Musculação Números de novos treinosNúmero de agendamentos e prescriçõesNúmero de mudança de treino Quantidade clientes por hora X nº de professores (analisar sempre)Avaliação de desempenho (trimestral)
Piscina Nº de clientes por nívelNº de aulas X frequência do clienteQuantidade de vagas por turmaMédia semanal de frequência Limpeza, organização do ambiente, assessórios suficiente
índices são importantes e porque eles são a base
Exemplos de controle de venda
Desempenho Consultor(a)
Parâmetros abr mai jun jul ago set dez totalLigações de vendas (LV) 18 9 28 54 80 70 259Agendamentos (AG) 2 0 17 20 30 26 95ICAG 11% 0% 61% 37% 38% 37% 37%Visitantes agendamento (VA) 1 0 8 11 14 22 56ICVA 50% 47% 55% 47% 85% 59%Visitantes espontâneos (VE) 84 69 70 82 106 96 507Vistantes total (VT) 85 69 78 93 120 118 0 563Vendas agendamento (VDA) 0 1 5 0 7 13 26Vendas espontâneos (VDE) 15 10 8 22 12 16 83Vendas total (VDT) 15 11 13 22 19 29 0 109ICVDA 0% 63% 0% 50% 59% 46%ICVDE 18% 14% 11% 27% 11% 17% 16%ICVDT 18% 16% 17% 24% 16% 25% 19%A renovar 22 41 32 53 85 38 271Renovaram 17 27 20 35 65 25 189ICREN 77% 66% 63% 66% 76% 66% 70%
IFS 43% 56% 42% 33% 44% 35% 41%
For Sales - For Goal Business Solutions - 4GOALAcademia
Exemplos de controle de venda
renovação renovação renovaçãoa renovar renovaram Percentual a renovar renovaram Percentual a renovar renovaram Percentual
dia 05 63 35 56% dia 05 82 54 66% dia 05 45 32 71%dia 15 109 55 50% dia 15 98 68 69% dia 15 132 73 55%dia 25 130 67 52% dia 25 108 59 55% dia 25 73 39 53%total 302 157 total 288 181 total 250 144ICREN ICREN ICREN
vendas vendas vendasVisitantes Visitantes Visitantesplanos novos rematricula Percentual planos novos rematricula Percentual planos novos rematricula Percentualmensal 15 8 14% mensal 10 8 14% mensal 15 8 18%quadrimestral 17 10 16% quadrimestral 10 4 11% quadrimestral 6 9 12%semestral 55 19 45% semestral 32 14 37% semestral 28 17 35%9 meses 6 0 4% 9 meses 1 1 2% 9 meses 4 0 3%anual 15 3 11% anual 17 5 17% anual 15 3 14%15 meses 9 8 10% 15 meses 16 8 19% 15 meses 17 6 18%24 meses 0% 24 meses 0% 24 meses 0%sub total 117 48 sub total 86 40 sub total 85 43Total Geral 165 ICVD 57% Total Geral 126 ICVD 65% Total Geral 128 ICVD 54%
236
58%
janeiro
Março
faturamento Março
janeiro
Fevereiro
Fevereiro
faturamento Fevereiro
Março
1º Semestre 2013 - vendas e renovação
R$ 283.320,77
63%
195
52%
290
R$ 388.288,75janeiro faturamento
R$ 318.541,40
Exemplos de controle de carteira
jan fev marnº alunos 2267 2248 2279
1mensal 93 83 100quadrimestral 180 166 174semestral 706 686 6959 meses 139 136 131anual 610 612 61015 meses 445 472 47524 meses 94 93 94renovação jan fev mara renovar 302 288 250renovados 1º 157 181 144renov. Repesc. 35 32 22total 192 213 166ICREN 64% 74% 66%
não renovados 110 75 84turn over 5% 3% 4%vendas jan fev marvisitante 290 195 236matricula 117 86 85re-matricula 48 40 43TOTAL VENDA 165 126 128ICVD 57% 65% 54%
VENDA MEDIA 1205,87 1037,59 1041,62QUANT. VENDA 322 307 272
clientes distr. por plano
análise renovação
análise vendas
Exemplos de controle de carteira
regra regra regraquantidade de
ciclos que o cliente passou
colocar a fase de treino do aluno
fazer de forma agendada
ajustar carga e ou exercicios após 15 dias
agendar com os clientes entre 30
ou 40 dias
data provavel de mudança de
treino
data efetiva de mudança de
treino
NOMESmatriculado
desdeciclos fase de treino prescrição ajuste
proximo agendamento
previsão de MTMT realizado
em:
Fernanda Moreira Alves 10/01/12Gabriela Lodeiro de Melo 06/02/12Renata F. Santiago 04/01/12Bruna Verni de Martino 27/03/12Carla Michelle Pazetto Ochiari 07/05/12Bruna Nogueira Matos Silva 24/04/12Eliana C. Benedito Maronato 20/04/12Eliedalia Souza Lemos 03/04/12Edna Lucia P. da Silva 05/0411Gabriela Neves Balsamao 26/01/12Hideti Onishi 20/01/12Isabel Pereira Nunes 14/05/12
ciclo completo de atendimento
CARTEIRA DE CLIENTESPROFESSOR Paulo Adriano
Exemplos de controle de carteira
agenda veio não veio MT veio não veio agenda veio não veio MT veio não veio1 João 17 14 3 26 23 3 15 12 3 35 32 32 Pedro 30 25 5 28 23 5 15 12 3 36 28 83 José 20 17 3 14 11 3 22 16 6 26 19 74 Flavio 6 5 1 6 6 0 5 3 2 2 2 05 Guilherme 16 13 3 5 4 1 5 4 1 6 5 16 Zeca 18 13 5 30 26 4 16 12 4 38 30 87 G8 H9 I
107 87 20 109 93 16 78 59 19 143 116 27agenda veio não veio MT veio não veio agenda veio não veio MT veio não veio
percentuais 100% 81% 23% 100% 85% 17% 100% 76% 32% 100% 81% 23%
ENVIE TAMBÉM A QUANTIDADE DE CLIENTES POR PROFESSOR
Nº MATRICULAS 51CLIENTES A RENOVAR 68CLIENTES RENOVADOS 49CLIENTES NÃO RENOVADOS 19
NOVAS PRESCRIÇÕES MUDANÇAS TREINO - CLIENTESFEVEREIRO
NOVAS PRESCRIÇÕES
ACADEMIA
COLETA de DADOS
total
Nº MATRICULAS
CLIENTES A RENOVAR
CLIENTES RENOVADOS
JANEIROMUDANÇAS TREINO - CLIENTES
ENVIE TAMBÉM A QUANTIDADE DE CLIENTES POR PROFESSOR
CLIENTES NÃO RENOVADOS
76755025
Exemplos de controle da ginástica
HORÁRIO AULA PROFESSOR SEG.5 TER.5 QUA.5 QUI.5 SEX.5TOTAL PARTICIPAÇÕES
MÊSMÉDIA MENSAL
META DA AULA
% META ATINGIDA
06:00 corrida AAAAA 9 9 8 26 9 15 5806:30 bike BBBBB 25 28 12 65 22 28 7707:00 bike CCCCCC 34 33 67 34 48 7007:30 corrida AAAAA 18 15 0 33 11 30 3708:00 corrida BBBBB 20 18 38 19 30 6308:30 local DDDD 30 28 28 86 29 40 7209:00 bike DDDD 32 30 28 90 30 60 5009:30 corrida EEEEE 25 25 23 73 24 30 8110:00 local EEEEE 35 40 75 38 40 9410:30 Alongamento FFFFF 30 33 0 63 21 40 5311:00 abs GGGG 20 25 45 23 40 5611:30 corrida GGGG 10 8 5 23 8 30 2612:00 corrida FFFFF 15 13 28 14 30 4712:30 bike HHHH 40 45 0 85 28 60 4713:00 bike GGGG 43 45 88 44 60 7313:30 local IIIIIII 38 41 12 91 30 40 7614:00 bike BBBBB 48 50 12 110 37 60 6116:00 corrida CCCCCC 20 20 40 20 30 6716:30 condicionamento FFFFF 33 34 67 34 40 8417:00 circuito DDDD 32 12 1 45 15 40 3817:30 yoga JJJJJJ 20 22 42 21 30 7018:00 bike CCCCCC 38 45 83 42 60 6918:30 corrida AAAAA 13 18 0 31 10 30 3419:00 bike AAAAA 50 48 98 49 60 8219:30 corrida AAAAA 10 12 3 25 8 20 4220:00 bike BBBBB 25 28 12 65 22 18 12020:30 bike CCCCCC 34 33 67 34 30 11221:00 corrida AAAAA 18 15 0 33 11 15 7321:30 corrida BBBBB 20 18 38 19 20 9522:00 local DDDD 30 28 28 86 29 35 82
433 382 425 394 172 1806 #REF!
5ª SEMANA
Exemplos de mapa de ocupação
jan/13 fev/13 mar/13crianças 186 192 238natação baby 23 29 35adap 54 57 66iniciação 01 32 29 39iniciação 02 27 25 32avançado 01 18 18 25avançado 02 14 13 16aperfeiçoamento 18 21 25Adultos 140 196 221iniciação adulto 10 12 16aperfeiçoamento 49 38 39condicionamento com acomp prof 67 70 75condicionamento Livre 14 10 17natação horario livre 66 74
Professor XXXX horario alugado 62 78 87Biathlon 38 37 40natação competitiva 01 10 13 15natação competitiva 02 3 11 13Equipe federados 11 17 19
hidroginastica 77 69 85total piscina 465 535 631
Para finalizar: Primeiro,
quero fazer um agradecimento especial
Guilherme SariRepresentante e consultor
em Brasília
COORDENADOR, VOCÊ PODE MAIS!Planeje sua atuação na coordenação: cuide das PESSOAS e dos processos, e motive seu timeDesenvolva as pessoas que você lidera: inove, coloque seu coração e invista nas pessoas; converse com seu time, alinhe as expectativasRealize reuniões produtivas e motivadoras: utilize os conceitos de organização e desenvolvimento – conduza as pessoas para cuidar do clientemensure os resultados obtidos sempre: crie seus controles e mantenha os critérios – envolva seu time nissoTenha seus principais drives para cada departamento: acompanhe todo mês – crie seu histórico com sua realidade
Didaticamente: Faça do simples para o avançado! Mas faça!
Referências bibliográficasDISC - Willian Marston,
Metanóia – Roberto Trajan
Pegadas - Roberto Trajan
Empresa de Corpo, Mente e Alma
O Desafio da liderança – (Posner e Kouzes)
COORDENADOR, VOCÊ PODE MUITO MAIS!Muito obrigado!
Flávio Lima www.4goal.com.br
Top Related