Arquivos Ativo, Intermediário e
Inativo do Sistema FIEB
Arquivo Corporativo
OBJETIVO
Realizar análise do cenário atual do processo de guarda de arquivo físico do sistema FIEB visando propor melhorias ao mesmo, objetivando dotar o sistema FIEB de uma infraestrutura segura e confiável de guarda e recuperação de arquivo físico.
Objetivo Específicos– Realizar diagnóstico da situação atual do processo de arquivo físico.– Propor melhorias ao processo visando:
• Prover maior segurança na guarda dos documentos do sistema FIEB;• Otimizar o espaço utilizado para guarda de documentos;• Melhorar os espaços utilizados para guarda de documentos;• Melhorar a rastreabilidade e recuperação dos documentos;• Melhoria na logística do processo de arquivo físico.
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Histórico1999
Até esta data as entidades FIEB, SESI, SENAI, IEL e CIEB não possuíam integração das áreas meio, sendo possível uma gestão unificada do arquivo físico.
2001
Foi instituída comissão para a implantação do arquivo corporativo inativo.
A comissão realizou levantamentos e apresentou 3 propostas para a diretoria da FIEB.A- Operacionalização pela FIEB de custos com serviços de triagem, Sistema GED e digitalização;B- Serviço terceirizado de guarda física e/ou de guarda e acesso a documentos digitalizados;C- Melhoria interna da gestão que abrange a melhoria e utilização do sistema informatizado já existente, elaboração de norma para regulamentar a Gestão Documental até dezembro de 2001 e a seleção de 02 profissionais (nível médio e nível superior) para organização e manutenção do Arquivo Inativo até dezembro de 2001.
Na oportunidade, a diretoria da FIEB optou por adotar a opção C.
2002Realizada a contratação de uma bibliotecária para a criação e estruturação do arquivo corporativo.
Iniciada a criação do arquivo corporativo inativo.
2005 Foi adquirido e iniciada a implantação do sistema SIC para gestão do arquivo corporativo.
2006 Contratada empresa especializada para a organização do arquivo corporativo inativo.
2008
Elaborado e aprovado o plano de gestão documental (PS de arquivo corporativo).Realizados trabalhos de organização dos arquivos do SESI-GMA e do SESI-Lucaia.
2009
Realizada organização e padronização dos arquivos ativos e intermediários da áreas corporativas da FIEB.
O volume documental é estimado em 10 milhões de documentos no arquivo corporativo inativo.
2010O volume documental é estimado em 15 milhões de documentos no arquivo corporativo inativo e nos arquivos das unidades operacionais.
2011
Realizada organização do arquivo inativo (documentos acadêmicos) no SENAI Dendezeiros, . O acervo possui documentos acadêmicos de várias unidades ativas e unidades desativadas do SENAI.
2012
O volume documental do arquivo inativo está estimado em 18 milhões de documentos.
Existem 3 milhões de documentos, aproximadamente 3 toneladas, a espera de autorização para que seja realizado o descarte.
Em virtude da necessidade de alocação de espaço físico para atendimento ao PRONATEC, o SENAI-DENDEZEIROS solicitou a desocupação do espaço utilizado atualmente pelo arquivo corporativo inativo.
Foi lançado edital para contratação de empresa especializada na guarda externa de documentos, num valor estimado de R$ 180 mil por ano. O edital foi revogado para realização de avaliação mais detalhada da situação dos arquivos do sistema FIEB.Por solicitação do DE e do SOP, foi constituído grupo para realizar diagnóstico detalhado e propor soluções para a gestão de todo acervo documental das entidades do Sistema FIEB.
Arquivo Corporativo
1.651 X o percurso da Lavagem do Bonfim
Cenário atual das UOsEntidade Unidade Área em m²
Nº de Funcionários/
EstagiárioAcervoNº Docs
FIEB
Corporativo (Todas as Entidades) 260 3 18.000.000Controladoria 56 1 878.000Suprimentos 7 0 90.000Gestão de Pessoas 14 1 550.000TI (apenas cópias) - 1 23.250Jurídico - 0 15.000Qualidade - 0 2.000GDS - 0 20.000TOTAL 337 6 19.578.250
SENAI
DENDEZEIROS 32,5 2 800.000CIMATEC 12 2 660.000CETIND 35 3 908.000FEIRA 10,5 4 444.000ILHÉUS 31 1 80.000LUIS EDUARDO - - -BARREIRAS - - -CAMAÇARI TOTAL 121 12 2.892.000
Entidade Unidade Área em m²Nº de
Funcionários/Estagiário
AcervoNº Docs
SESI
CANDEIAS - 40.000VITÓRIA DA CONQUISTA - 0 35.000LUCAIA, CAMAÇARI E ITAIGARA - 0 7.000.000RETIRO 38,33 2 750.000RIO VERMELHO - 0 SIMÕES FILHO 10 0 683.000JUAZEIRO - 0 31.500VALENÇA - 0 68.000PROJETOS ESPECIAIS - 0 123.000ITAPAGIPE - 0 2.150.000TOTAL 48,33 2 10.880.500
IEL GET(guarda externa) 0 4.700
TOTAL 4.700
Área em m² Nº de Funcionários/Estagiário
AcervoNº Docs
Expectativa de crescimento
506 20 33.355.450 5% ao ano1.750.000
Volume de Papel Carretas 2 eixos
163,8Toneladas 5 carretas
Se colocados em fila, cobrem um percurso de 9.906 Km.
Maior que a ferrovia Transiberiana 9.289 Km
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OBJETIVO
PRINCIPAIS PROBLEMAS IDENTIFICADOS
Espaços inadequados e insuficientes Ambientes úmidos, com mofo e pragas (ratos, baratas, cupim, fungos, formigas) Guarda desordenada de documentos, próximos a materiais inflamáveis, prateleiras cegas, no
chão, debaixo de escadas, debaixo de arquibancada. Caixas sem identificação ou identificação de documentos fora do padrão (PS025/08 – Gestão
de Arquivo Corporativo) Documentos obsoletos não descartados (acúmulo de documentos). Janelas quebradas – exposição de documentos à chuva. Janelas de vidro – exposição de documentos a luz solar Falta de equipe capacitada para gestão dos arquivos ativos e intermediários, em algumas
unidades. Falta de sistema adequado de combate a incêndio (todos) Falta de sistema informatizado para gestão dos arquivos ativos e intermediários
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Arquivo Corporativo - Inativo
3 milhões de documentos aguardando autorização
para descarte
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Arquivos SENAI
CETIND
CIMATEC
DENDEZEIROS
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Arquivos SESI
RETIRO
ITAPAGIPE
PIATÃ
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Arquivos SEDE
SUPRIMENTOS
RELAÇÕES COM PESSOAS
CONTROLADORIA
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Custo com locação de espaços
O arquivo corporativo, localizado no Dendezeiros, possui área de 260 m². São gastos atualmente R$ 2.600/mês ou R$ 31.200/ano com a locação do mesmo espaço na OAF.
O valor médio de aluguel no Costa Azul é de R$ 60,00. O espaço utilizado com arquivo, 506 m², custaria R$ 30 mil/mês ou R$ 364 mil/ano.
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Fases do projeto
Fase 1 - Cuidar do legado - Estruturação do arquivo físico atual.a) Digitalizaçãob) Guarda
Fase 2 - Presente/Futuro – Reduzir a geração de novos documentos em meio físico.c) Automação de processosd) Adoção de leis e normas que permitem e validem o arquivo em meio eletrônicoe) Uso de assinatura eletrônica digital
Ex.: Projeto de Secretaria Acadêmica Digital
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EtapasEtapa I – Estudo Prévio
– Estudo dos arquivos físicos– Revisão dos processos físicos em conjunto com as áreas de arquivo e TI.– Criação de uma rotina para a gestão da documentação corporativa e lista de documentos a
serem guardados, segundo as exigências da legislação vigente.– Criação de uma rotina para o descarte de documentos, segundo as exigências da legislação.– Elaborar proposta para redução da geração de papel através da automação dos processos.
Etapa II - Digitalização– Digitalização e indexação dos documentos utilizando um sistema de GED para suporte ao
armazenamento e recuperação das informações.
Etapa III – Guarda, manutenção e movimentação dos documentos físicos– De acordo com a estratégia escolhida, realizar a contratação dos serviços para guarda externa
ou investir na infraestrutura para aguarda interna dos documentos.– Se a estratégia escolhida for a trasladação, realizar o descarte dos documentos segundo,
segundo as exigências da legislação vigente.
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Opções de Mercado
DIGITALIZAÇÃO
+ Opção 1Guarda Interna de documentos físicos (arquivo próprio FIEB)
Ou
+ Opção 2Guarda Externa de documentos físicos (Contratar 3º)
Ou
+ Opção 3Trasladação - Registro de imagem digitalizada em cartório.
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Digitalização Externa• Valor por documento é estimado em R$ 0,30.• Para digitalização 70% do volume documental atual, estimado em 25
milhões de documentos teremos um custo de R$ 7.500.000,00.• A padrão de mercado é realizar 1 milhão de digitalizações mês.• O tempo estimado para o nosso volume documental (25milhões de pg.) é
de 25 meses.
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Digitalização Interna
Inativo
Intermediário
Ativo
Triagem e Preparação Digitalização Conferência e Guarda
Guarda Externa
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Digitalização Interna - Equipes
Arquivo Acervo Equipes Tipo Equipe Técnico Valor Mês
Técnico R$ Arquivista Valor Mês Arquivista
Total Mês Equipe
Nº de meses Total
Inativo Corporativo / Dendezeiros / Itapagipe
21.150.000 6 Dedicada 12 57.000,00 6 34.200,00 91.200,00 24 2.188.800,00
Cetind 908.000 1 Compart 2 9.500,00 1 5.700,00 15.200,00 5 76.000,00
Cimatec / Piatã 660.000 1 Compart 2 9.500,00 1 5.700,00 15.200,00 4 60.800,00
Lucaia / Itaigara / Camaçari / Rio Vermelho
7.000.000 2 Dedicada 4 19.000,00 2 11.400,00 30.400,00 18 532.000,00
Retiro / Candeias / Simões Filho
1.473.000 1 Compart 2 9.500,00 1 5.700,00 15.200,00 7 111.948,00
FIEB 1.701.250 1 Compart 2 9.500,00 1 5.700,00 15.200,00 9 129.295,00
Ilhéus (SESI/SENAI/IEL)
80.000 1 Compart 2 9.500,00 1 5.700,00 15.200,00 1 15.200,00
Feira (SESI/SENAI/IEL)
440.000 1 Compart 2 9.500,00 1 5.700,00 15.200,00 2 33.440,00
Juazeiro 31.500 1 Compart 2 9.500,00 1 5.700,00 15.200,00 1 15.200,00
Valença 68.000 1 Compart 1 4.750,00 1 5.700,00 10.450,00 1 10.450,00
Total 33.355.450 10 21 147.250,00 10 91.200,00 238.450,00 24 3.173.133,00
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Guarda interna dos arquivosEsta opção consiste na construção ou reforma de um prédio para abrigar o arquivo intermediário e inativo contemplando os requisitos necessários para a guarda de documentos.
Profissionais especializados Sistema de detecção e combate a incêndio Mobiliário e equipamentos adequados Proteção contra água Proteção contra poeira (poluição) Proteção contra roubo e vandalismo Sistema informatizado para registro, trâmite e recuperação de documentos Controle de temperatura e umidade Controle de iluminação
Seria necessário um espaço de no mínimo 800 m² para abrigar um arquivo com 35 milhões de documentos ou 35.000 caixas em estantes, além da área administrativa e de processamento técnico. Espaço estimado para armazenamento do acervo existente e do acervo a ser recebido pelos próximos 10 anos. Investimento inicial estimado: R$ 2.000.000,00 • Valor da construção ou reforma• Valor do mobiliário e equipamentos• Valor do Sistema de GED
Custo de pessoal estimado para operação: R$ 364.000,00/ano (6 pessoas – 2 Arquivistas e 4 Assistentes)
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Guarda externa dos arquivos intermediários e inativos
Faz-se necessária a contratação de uma empresa para a prestação deste serviço, com um custo anual em torno de R$180.000,00 para guarda externa de documentos. (R$ 900 mil em 5 anos)
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Trasladação de documentosCom o documento original (papel) transformado em documento original autêntico trasladado (em meio digital), tem-se uma guarda inteligente, juridicamente válida;
Vantagens: • Valor jurídico de autenticidade do original por Oficial de RTD; • Fim do gasto físico crescente (espaço/mensalidade); • Fim de tabelas de temporalidade, pois será guardado para sempre; • Múltiplos back-ups do original por outro original eletrônico legal; • Traslado do suporte físico para o suporte digital, com valor jurídico. Conforme Lei 6.015, de 31/12/1973: Art.
142; • Eliminação de autenticação de cópias dos originais; • Fim da distribuição física de documentos.
Ressalvas:Tramita no Congresso Nacional o Projeto de Lei nº146 de 22 março de 2007 que dispõe sobre a digitalização e arquivamento de documentos (particulares e públicos) em mídia ótica ou eletrônica, e dá outras providências.
Devido a algumas dúvidas de validade jurídica sobre digitalização e arquivamento das novas mídias, será necessário parecer da Assessoria Jurídica (ASJUR) do Sistema FIEB, para a validação ou não da proposta apresentada.
Digitalização Registrada®Serviço R$/ImagemDigitalização Registrada® A4 R$ 1,00 Plantas Tamanho A3 R$ 1,98 Plantas Tamanho A2 R$ 3,96 Plantas Tamanho A1 R$ 7,92 Plantas Tamanho A0 R$ 15,84 Livros Contábeis (Páginas Eletrônicas) R$ 0,35
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Investimentos e custosOperação Custo Operação Investimento Inicial
EstimadoCusto Anual
Estimado
DIGITALIZAÇÃO
Interna R$ 3.2 Milhões
Externa R$7,5 Milhões
+
Opção 1Guarda Interna de documentos físicos
(arquivo próprio FIEB)
R$ 2 Milhões R$ 364 mil
Ou
+Opção 2
Guarda Externa de documentos físicos
(Contratar 3º)
R$ 360 mil R$ 360 mil
Ou
+
Opção 3Trasladação -
Registro de imagem digitalizada em
cartório.
R$ 1,00 por documento
R$ 25 Milhões
R$ 1,00 por documento
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