Apostila e Caderno de Exercícios:
Microsoft Excel I n s t i t u t o C S U
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Apostila MS Excel 3
Caro Aluno(a):
Este material complementar foi desenvolvido pelos profis-sionais do Instituto CSU, com o intuito de oferecer a você ativi-dades práticas que possibilitarão o uso de todo o conteúdo mi-nistrado em sala de aula.
Para que ele possa estar sempre à sua disposição, siga as orientações a seguir:
Não amasse ou rasure o material; Ao manuseá-lo procure estar com as mãos limpas; Não retire as folhas da apostila e ao final da aula entregue-a ao Instrutor;
Qualquer irregularidade comunique imediatamente ao Instru-tor.
O Instituto CSU deseja que seu aprendizado possa ser enri-quecedor, eficaz, dinâmico e repleto de novas oportunidades que contribuirão para seu crescimento profissional.
Boa Sorte!!!
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4 Apostila MS Excel
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Apostila MS Excel 5
Índice: O que é o MS Excel: ...............................................................................................7 Iniciando o MS Excel: .............................................................................................7 Iniciando um novo documento: ................................................................................7 Dimensões de uma planilha ....................................................................................7 Entendendo uma planilha: ......................................................................................8 Barra de ferramentas: ............................................................................................8 Barra de ferramentas Padrão: ..................................................................................9 Barra de Formatação: ............................................................................................10 Barra de Status: ...................................................................................................10 Barra de Fórmulas:.................................................................................................11 Barra de Desenho: ................................................................................................11 Você sabia? Selecionando célula e caractere ##### ..................................................12 Barra de rolagem: ..................................................................................................13 Formatação de Linhas, Colunas e Planilha .................................................................13 Você sabia? Organizar planilhas e selecionar toda à planilha .........................................14 Primeiros passos do MS Excel...................................................................................15 Abrindo uma planilha existente ................................................................................15 Salvando uma planilha: ..........................................................................................15 Inserindo planilhas .................................................................................................15 Você sabia? Tecla F5 e selecionando diversas células ..................................................16 Entendendo cálculos no MS Excel: ...........................................................................17 Formatação de células ...........................................................................................17 Passo a passo: Formatando células ...........................................................................18 Passo a Passo: Classificação de dados ......................................................................19 O que são fórmulas ................................................................................................19 Você sabia? Tecla F2 e Estilo de porcentagem ............................................................20 Trabalhando com Porcentagem ................................................................................21 Erros de fórmulas e funções.....................................................................................21 Você sabia? Ocultar e Limpar formatação ..................................................................22 O que são funções? ...............................................................................................23 Funções: SOMA, MÉDIA, MÁXIMO, MÍNIMO, HOJE e AGORA .........................................23 Funções: MAIÚSCULA, MINÚSCULA, PRI.MAIÚSCULA e ROMANO...................................23 Funções: ABS, ARRED, ARREDONDAR.PARA.CIMA e ARREDONDAR.PARA.BAIXO .............23 Você sabia? Navegar pelas planilhas através do teclado e Auto Preenchimento ...............24 Funções SE, CONT.SE, CONT.VALORES ....................................................................25 Funções SE(OU) E SE(E) ........................................................................................25 Função PROCV ......................................................................................................25 Você sabia? AutoFormatação e Inserir Comentários ....................................................26 Formatação Condicional ..........................................................................................27 Adicionar, alterar ou remover formatos condicionais....................................................27 Adicionar um formato condicional .............................................................................27 Alterar ou remover um formato condicional................................................................29 Você sabia? Selecionar linhas ou colunas e ferramenta Zoom .......................................30 Referência Relativa, Mista e Absoluta .......................................................................31 Cabeçalho e Rodapé ..............................................................................................31 Criando Gráficos: ...................................................................................................32 Passo a passo: Criação e modificação de um gráfico....................................................32 Você sabia? Botões: Autosoma, Classificação e Proteger planilha...................................35 Função SE composta: ............................................................................................36 Função MAIOR, MENOR E SOMASE ...........................................................................36 Visualizar impressão: .............................................................................................37 Configurar página: ................................................................................................37 Você sabia? Atalhos para ocultar linhas e colunas .......................................................38 Você sabia? Botões Aumentar ou diminuir casas decimais ...........................................38
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6 Apostila MS Excel
Remover linhas de grade.........................................................................................39 Você sabia? Colar especial .......................................................................................40 Dicas para cálculos .................................................................................................40 Opções de Janela ..................................................................................................41 Dividir painéis........................................................................................................41 Congelar painéis ....................................................................................................41 Sobre a obtenção de ajuda enquanto trabalha ............................................................42 Tabela dinâmica.....................................................................................................43 Teclas de atalho Microsoft Excel ..............................................................................46 Caderno de Atividades Práticas ................................................................................47 Atividade 1 – Classificação ......................................................................................49 Atividade 1 Desenvolvida – Classificação ..................................................................50 Atividade 2 – Fórmulas (Operações Matemáticas) ......................................................51 Atividade 2 Desenvolvida – Fórmulas (Operações Matemáticas) ...................................52 Atividade 3 – Fórmulas e Função SOMA ....................................................................53 Atividade 3 Desenvolvida - Fórmulas e Função SOMA .................................................54 Atividade 4 - Fórmulas e Função SOMA .....................................................................55 Atividade 4 Desenvolvida - Fórmulas e Função SOMA .................................................56 Atividade 5 – Fórmula da Porcentagem e Fixar células ................................................57 Atividade 5 Desenvolvida - Fórmula da Porcentagem e Fixar células .............................58 Atividade 6 – Funções: SOMA, MÍNIMO, MÁXIMO, MÉDIA e HOJE .................................59 Atividade 6 Desenvolvida - Funções: SOMA, MÍNIMO, MÁXIMO, MÉDIA e HOJE ..............60 Atividade 7 – Fórmula da porcentagem e Fixar células ................................................61 Atividade 7 Desenvolvida - Fórmula da porcentagem e Fixar células .............................62 Atividade 8 – Fórmula da porcentagem e Fixar células .................................................63 Atividade 8 Desenvolvida - Fórmula da porcentagem e Fixar células .............................64 Atividade 9 – Fórmulas e Funções: SOMA, MÍNIMO, MÁXIMO, MÉDIA e SE ....................65 Atividade 9 Desenvolvida - Fórmulas e Funções: SOMA, MÍNIMO, MÁXIMO, MÉDIA e SE...66 Atividade 10 – Função SE(OU) e SE(E) .....................................................................67 Atividade 10 Desenvolvida - Função SE(OU) e SE(E) ..................................................68 Atividade 11 – Função SE(OU) ................................................................................69 Atividade 11 Desenvolvida - Função SE(OU) ..............................................................70 Atividade 12 – Formatação Condicional, CONT.SE e SE ...............................................71 Atividade 12 Desenvolvida - Formatação Condicional, CONT.SE e SE ............................72 Atividade 13 – Função SE Composta, CONT.VALORES e CONT.SE .................................73 Atividade 13 Desenvolvida - Função SE Composta, CONT.VALORES e CONT.SE ..............74 Atividade 14 – Função SE Composta ........................................................................75 Atividade 14 Desenvolvida - Função SE Composta ......................................................76 Atividade 15 – Funções CONT.VALORES, MÉDIA, SE(E) e CONT.SE ...............................77 Atividade 15 Desenvolvida - Funções CONT.VALORES, MÉDIA, SE(E) e CONT.SE ............78 Atividade 16 – Função SE e CONT.SE .......................................................................79 Atividade 16 Desenvolvida - Função SE e CONT.SE ....................................................80 Atividade 17 – Função PROCV e proteger planilha .......................................................81 Atividade 17 Desenvolvida - Função PROCV ..............................................................82 Atividade 18 - Função PROCV...................................................................................83 Atividade 18 Desenvolvida - Função PROCV ..............................................................84 Atividade 19 – Função SOMASE, MED, MAIOR, MENOR e Funções Aninhadas ..................85 Atividade 19 Desenvolvida - SOMASE, MED, MAIOR, MENOR e Funções Aninhadas ..........86 Atividade 20 – Gráfico (Tipo Linha) ..........................................................................87 Atividade 20 Desenvolvida - Gráfico (Tipo Linha) .......................................................88 Atividade 21 - Gráfico (Tipo Pizza) ...........................................................................89 Atividade 21 Desenvolvida - Gráfico (Tipo Pizza) ........................................................90 Atividade 22 - Gráfico (Tipo Coluna) .........................................................................91 Atividade 22 Desenvolvida - Gráfico (Tipo Coluna) .....................................................92 Atividade 23 – Revisão Funções, Fórmulas e Fixar células ...........................................93 Atividade 23 Desenvolvida - Revisão Funções, Fórmulas e Fixar células .........................94
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Apostila MS Excel 7
O que é o MS Excel:
O MS Excel, é uma planilha eletrônica feita para facilitar a au-tomação de processos de cálculos, criação de gráficos e a manipula-ção de dados.
Iniciando o MS Excel:
Para iniciar o MS Excel, estando no WINDOWS, clique em: INICIAR PROGRAMAS MICROSOFT OFFICE MICROSOFT EXCEL ou INICIAR EXECUTAR DIGITE: EXCEL E CLIQUE OK
Iniciando um novo documento: Quando o MS EXCEL é iniciado, ele apresenta uma planilha em bran-co. Sendo que necessitando de um novo documento, devemos clicar em: Menu Arquivo Novo e escolher o tipo de documento desejado.
Dimensões de uma planilha: Uma planilha Excel (versões: 95, 97, 200, XP e 2003) possui as seguintes dimensões: Colunas: 256 representadas por letras Linhas: 65.536 representadas por números Células: 16.777.216 Além disso, um arquivo Pasta do Excel comporta 255 planilhas.
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8 Apostila MS Excel
Entendendo uma planilha: A planilha do MS EXCEL é composta por linhas (horizontal) e colu-
nas (vertical). O encontro entre linhas e colunas formam as células. Cada célula tem um endereço de referência composto do código da coluna (le-tra) e o código da linha (número). Estes endereços são a chave para o uso do MS EXCEL.
Barra de ferramentas: A barra de ferramentas do MS EXCEL, nos disponibil iza, atalhos de acesso rápido aos principais recursos. Para visualizar ou ocultar as barras de ferramentas, cli-que no menu
Exibir Barras de ferramentas Uma lista de itens apare-cerá, selecione clicando na barra que queremos exibir.
Célula
Linhas
Colunas
Planilhas
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Apostila MS Excel 9
Barra de ferramentas padrão:
Botão Nome Descrição
Novo Iniciar uma nova planilha
Abrir Abre uma planilha já existente
Salvar Salva a planilha ativa
Permissão Permite ou não que o arquivo seja utilizado na rede si-multaneamente
E-mail Abre o Microsoft Outlook para que a apresentação seja enviada como anexo
Imprimir Imprime o documento ativo usando as configurações atuais na impressora
Visualizar impressão
Mostra como vai ficar a impressão quando a planilha for impressa
Ortografia e gramática
Verifica a ortografia de toda planilha
Pesquisar Faz uma busca dentro dos programas do Office
Recortar Transfere o conteúdo selecionado para a área de transfe-rência
Copiar Faz a cópia do conteúdo selecionado e envia para a área de transferência
Colar Insere o conteúdo da área de transferência no local que estiver posicionado o cursor ou uma seleção do docu-mento atual
Pincel Copia o formato da célula selecionada para outra que desejamos que possua a mesma formatação
Desfazer Volta a última ação executada na digitação ou na maioria dos comandos (Ótimo para quando comete um erro)
Refazer Se desfizermos alguma ação e quisermos refazê-la, bas-ta clicar neste botão. Só estará disponível se já foi des-feita alguma ação anteriormente
Inserir
Hiperlink Insere um Hiperlink (um atalho) na planilha ativa
AutoSoma Insere a função SOMA e as funções utilizadas recente-mente
Classificação
crescente Classifica o item selecionado em ordem crescente
Classificação decrescente
Classifica o item selecionado em ordem decrescente
Assistente de
gráfico Inicia o Assistente de gráfico que permite a criação de gráficos
Desenho Exibe e oculta a barra de ferramentas desenho
Zoom Escolha a proporção em que sua planilha é apresentada na tela
Ajuda do
MS Office Excel Ativa a pesquisa dos tutorias do Microsoft Office Excel
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10 Apostila MS Excel
Barra de Formatação: Nesta barra de atalhos para formatação, o usuário encontrará op-ções de formatação de fontes, células, planilhas, alinhamento, até formato numérico, data e monetário.
Botão Nome Descrição
Caixa de
fonte Altera a fonte do texto selecionado
Tamanho da
fonte Altera o tamanho da fonte da célula selecionada
Negrito Aplica o estilo Negrito na fonte
Itálico Aplica o estilo Itálico na fonte
Sublinhado Aplica o estilo sublinhado na fonte
Alinhar à esquerda
Alinha o texto à esquerda na célula
Centralizar Centraliza texto na célula
Alinhar à
direita Alinha o texto à direita na célula
Mesclar e
centralizar Mescla as células selecionadas em uma única cé-lula
Estilo de moeda
Aplica o estilo da moeda configurado em Configu-rações regionais
Estilo de
porcentagem Aplica o estilo de porcentagem
Separador de
milhares Aplica o separador de milhares
Aumentar casas
decimais Aumenta o número de dígitos após a vírgula deci-mal
Diminuir casas
decimais Diminui o número de dígitos após a vírgula decimal
Diminuir
recuo Diminui o recuo da linha
Aumentar recuo Aumenta o recuo da linha
Bordas Permite selecionar a borda e o tipo
Cor de
preenchimento Permite alterar a cor de fundo de uma célula
Cor da fonte Permite alterar a cor da fonte
Barra de Status:
Esta barra encontra-se na parte inferior do MS EXCEL e fornecerá algumas informações importantes:
• Soma do conteúdo das células selecionadas • NUM LOCK, CAPS LOCK e SCROLL LOCK.
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Apostila MS Excel 11
Barra de Fórmulas:
Localizada na parte superior da janela do Excel usada para inserir ou editar ou fórmulas em células ou gráficos. Exibe o valor constante ou a fórmula armazenada na célula ativa Barra de Desenho:
O MS EXCEL, fornece aos usuários a opção da barra de desenhos. Ne-la o usuário consegue desenhar figuras simples e criar formas geométricas básicas, além, de itens existentes na biblioteca.
Botão Nome Descrição
Desenhar Oferece opções para o desenho como: girar, inver-ter, ordenar, etc.
Seleciona Objeto Aciona a seta para seleção de objetos já inseridos
AutoFormas Oferece figuras, faixas, setas e outras formas pron-tas para inserir na planilha
Linhas Desenhar linhas
Setas Desenhar setas
Retângulo Desenhar retângulos
Elipse Desenhar elipses e círculos
Caixa de Texto Colocar uma caixa que podemos digitar textos
WordArt Colocar uma autoforma que podemos digitar textos
Inserir diagrama ou organograma
Inserir diversos tipos de diagramas ou organogra-mas na planilha
Inserir Clip-art Inserir um Clip-art no slide
Inserir imagem do
arquivo Inserir uma imagem ou foto na planilha
Cor do
preenchimento Alterar a cor de preenchimento das autoformas ou WordArt
Cor da linha Alterar a cor da linha
Cor da fonte Alterar a cor da fonte
Estilo da linha Alterar o estilo e espessura da linha
Estilo do tracejado
Alterar o estilo do traçado de uma linha, seta ou autoforma
Estilo da seta Alterar o tipo de seta
Estilo de sombra Aplicar o efeito sombra
Estilo 3D Aplicar o efeito tri-dimensional
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12 Apostila MS Excel
VVooccêê ssaabbiiaa??
Na coluna e na linha da célula selecionada, os cabeçalhos das mesmas ficam em alto relevo.
Caso um número seja maior do que a largura da coluna, o nú-mero é mantido, mas a célula será preenchida com o caractere #######, indicando que naquela célula se encontra um valor maior do que é possível exibir. Basta então, aumentar para a
direita o tamanho da coluna.
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Apostila MS Excel 13
Barra de rolagem:
MS EXCEL, possui duas barras de Rolagem, uma para movimentação horizontal e uma para movimentação vertical. Para utilizá-las basta clicar na seta referente à direção desejada.
Formatação de Linhas, Colunas e Planilha: No MS EXCEL, podemos formatar as células através do menu Forma-tar: Linhas • Ajustar altura • Ocultar linha • Auto ajustar ao conteúdo Colunas • Ajustar largura • Ocultar coluna • Auto ajustar ao conteúdo Planilha A formatação de planilha consiste em determinar alguns atributos, como por exemplo: • Nome • Ocultar • Colocar em segundo plano
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14 Apostila MS Excel
VVooccêê ssaabbiiaa??
Clicando no nome da planilha e arrastando para os lados podemos organizá-las de maneira rápida.
Clicando no retângulo localizado na intersecção entre o cabeça-
lho de colunas e linhas, selecionamos toda à planilha.
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Apostila MS Excel 15
Primeiros passos do MS Excel Abrindo uma planilha existente: 1. Clique no menu Arquivo Abrir... 2. Na caixa de diálogo escolha na pasta
Meus documentos o arquivo desejado 3. Aponte e clique no arquivo e depois clique
no botão Abrir ou Pressione CTRL + A Salvando uma planilha: 1. Clique no menu Arquivo 2. Opção Salvar 3. Na caixa “Nome do arquivo:” digite o no-
me com que deseja salvar o seu arquivo ou mantenha a sugestão do título
4. Do lado direito da caixa de diálogo clique no botão Salvar
ou para substituir os passos 1 e 2 Pressione CTRL + B
Inserindo planilhas: Na parte inferior da planilha do MS EXCEL, acima da Barra de Sta-tus, encontra-se as planilhas existentes na pasta de trabalho. Para acres-centar uma nova planilha a esta pasta, clique no nome de qualquer plani-lha com o botão direito do mouse, e escolha a opção inserir. Como na fi-gura abaixo ou utilize o atalho SHIFT + F11:
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16 Apostila MS Excel
VVooccêê ssaabbiiaa??
Para movimentar o cursor rapidamente para uma célula, pressione a tecla F5. Aparecerá uma caixa de diálogo
perguntando em qual célula ou planilha você quer ir. Di-gite a célula desejada e pressione ENTER.
Mantendo a tecla CTRL pressionada podemos selecionar diver-sas células intercaladas
(usando o mouse).
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Apostila MS Excel 17
Entendendo cálculos no MS Excel:
Para fazermos cálculos no MS EXCEL, teremos que deixar de pensar apenas em números, e sim, em endereços (células).
Selecionamos primeiramente o endereço que queremos o resultado. Através do sinal de = (igual) definimos que neste endereço teremos
um cálculo. Clique no endereço A1. Tecle + (adição) Clique no endereço B1. Este cálculo construído denominamos Fórmula, onde qualquer número digitado na A1 ou B1 será somado e apresentado o resultado na C1.
Formatação de células:
Para alterar as propriedades das células no MS EXCEL, devemos clicar no menu Formatar submenu Células ou utilizar o atalho CTRL + 1. Sur-girá uma caixa de dialogo com as seguintes guias: • Número – Define que formato de valor deverá ser utilizado como pa-
drão nas células selecionadas. • Alinhamento – Define os alinhamentos, horizontal, vertical, além da
orientação de texto. • Fonte – Define todas as propriedades das fontes, tais como, cor, estilo
e tamanho. • Borda – Neste item, podemos definir estilo, cor e espessura da borda. • Padrões – Define o sombreamento das células e até os padrões de cé-
lulas ou planilhas. • Proteção – Bloqueia ou oculta as células quando a planilha for protegi-
da.
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18 Apostila MS Excel
Passo a Passo: Formatando células Selecione as células que deseja formatar; 1. Clique no menu Formatar 2. Clique no submenu Células... 3. Aparecerá uma caixa de diálogo com 6 guias:
Número: Escolhemos o formato em que o número deve-rá aparecer, as mais utilizadas são: Contábil, Data, Geral, Número.
Alinhamento: Nesta Guia escolhemos a forma em que o texto se comportará em relação à célula. Podemos esco-lher a inclinação, a posição e como se comportar quando o valor digitado é maior que o espaço disponível.
Fonte: Escolheremos qual será a aparência do nosso tex-to (FONTE), temos as seguintes opções como: Fonte, es-tilo, tamanho, sublinhado e cor.
Borda: Na guia Borda escolhemos a cor e seu estilo, a-lém de colocar borda apenas em uma parte da área sele-cionada.
Padrões: Nesta guia, iremos escolhemos a cor de fundo das células selecionadas.
Proteção: Definimos as opções de proteção, para des-travar uma célula desmarcando a opção Bloqueadas e a opção oculta. Depois é só clicar no menu Ferramentas Submenu Proteger Proteger Planilha... e clique OK
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Apostila MS Excel 19
Passo a Passo: Classificação de Dados: 1. Selecione os dados na tabela 2. Clique em Menu Dados 3. Submenu Classificar... 4. Classificar por Selecione a pri-
meira coluna 5. Em seguida por Selecione a
segunda coluna 6. E depois por Selecione a tercei-
ra coluna 7. Meu intervalo de dados tem
Linha de cabeçalho 8. Clique no botão OK O que são fórmulas: Fórmulas são expressões lógicas ou matemáticas criados pelo usuário utilizando as 4 operações matemáticas mais a exponenciação.
Adição + Subtração -
Multiplicação * Divisão /
Exponenciação ^ Os níveis de prioridade dos cálculos são: Prioridade 1 Exponenciação e Radiciação Prioridade 2 Multiplicação e Divisão Prioridade 3 Adição e Subtração Exemplo: 2 + 3 * 5 = 17 (2 + 3) * 5 = 25
Passo 6
Passo 5
Passo 4
Passo 7
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20 Apostila MS Excel
VVooccêê ssaabbiiaa??
Pressionando a tecla F2 com a célula selecionada, consigo visualizar e alterar a fórmula.
O botão Estilo de porcentagem na barra de Formatação não insere apenas o símbolo da porcentagem, mas faz a
conversão do formato numérico para o percentual.
Pressionando F2, temos:
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Apostila MS Excel 21
Trabalhando com Porcentagem Na compra de uma calça de 70 reais o vendedor me ofereceu um desconto de 5%, como faço o cálculo?
Valor da Calça Desconto Valor do Desconto Valor à ser pago
70 5% 70 * 5% 70 – 70 * 5%
70 - 70 * 5%
70 - 3,5
66,50
No caso de Acréscimo, repetimos o mesmo processo porém, utilizamos a soma no lugar da subtração para fazer o cálculo:
Valor da Calça Desconto Valor do Desconto Valor à ser pago
70 5% 70 * 5% 70 + 70 * 5%
70 + 70 * 5%
70 + 3,5
73,50
Erros de fórmulas e funções
Valor do Erro Significado #DIV/0! A função ou fórmula da célula está efetuando uma divisão por 0
(zero), que não é correta #N/DN Não existe valor disponível (os valores que a fórmula utilizará não
foram encontrados na planilha) #NOME? O Microsoft Excel não reconhece um dos itens da fórmula, podendo
ter várias causas, dentre elas: • Função digitada incorretamente; • Inclusão do texto sem aspas; • Omissão de pontos que especifiquem intervalos de valores e
outros #NULO! Interseção de valores que não se referenciam #NÚM! Algum número da fórmula está incorreto #REF! Referência inválida na fórmula #VALOR! Argumento inserido de forma errada na fórmula ou função
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22 Apostila MS Excel
VVooccêê ssaabbiiaa?? Conseguimos ocultar uma coluna ou linha simplesmente clicando no cabeçalho desejado. Clique com o botão di-
reito e aponte a opção Ocultar.
Caso queira limpar as formatações de um conjunto de células,
basta selecionar o local e clicar no menu Editar submenu Limpar, Formatos.
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Apostila MS Excel 23
O que são funções? Funções são recursos disponibilizados pelo Excel para maximizar a produtividade no uso do mesmo. =SOMA(__:__) Executa uma adição do intervalo de células indicadas entre parênteses. =MÉDIA(__:__) Executa o cálculo de média aritmética do intervalo de células indicadas entre pa-rênteses. =MÁXIMO(__:__) Retorna o maior valor do intervalo de células indicadas entre parênteses. =MÍNIMO(__:__) Retorna o menor valor do intervalo de células indicadas entre parênteses. =HOJE() Retorna a data atual, sendo atualizada cada vez que abrir o Excel. =AGORA() Retorna a data e hora atual, sendo atualizada cada vez que abrir o Excel. =MAIÚSCULA(texto) Converte a sequência de caracteres de texto em maiúsculas =MINÚSCULA(texto) Converte todas as letras em uma seqüência de caracteres de texto em minúscu-las =PRI.MAIÚSCULA(texto) Converte uma sequência de caracteres de texto no formato apropriado; a primei-ra letra de cada palavra em maiúscula e as demais letras em minúsculas. =ROMANO(número) Converte algarismo arábico em romano =ABS(número) Retorna o valor absoluto de um número. O valor absoluto de um número é o próprio número sem o respectivo sinal. =ARRED(número;número_dígitos) Arredonda um número até uma quantidade especificada de dígitos. =ARREDONDAR.PARA.CIMA(número;número_dígitos) Arredonda um número para cima afastando-o de zero. =ARREDONDAR.PARA.BAIXO(número;número_dígitos) Arredonda um número para baixo até zero.
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24 Apostila MS Excel
VVooccêê ssaabbiiaa??
Mantendo pressionada a tecla CTRL e digitando Page Up e Page Down é possível navegar pelas planilhas.
Clicando na área de Auto Preenchimento da célula é possível
copiar o conteúdo e criar listas ordenadas.
CTRL + Page Up Planilha da Esquerda
CTRL + Page Up Planilha da Esquerda
+ +
+
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Apostila MS Excel 25
Funções SE(), CONT.SE(), CONT.VALORES(): =SE( Teste Lógico ; Afirmativo ; Alternativo ) Retorna à resposta predefinida pelo usuário sempre verificando o teste lógico (pergunta). =CONT.SE( __ : __ ; “Critério” ) Retorna à quantidade de células que respeitam o critério definido em um interva-lo de células. =CONT.VALORES(__:__) Retorna o total de células preenchidas. =CONT.NUM(__:__) Retorna o total de células preenchidas com números. =CONTAR.VAZIO(__:__) Retorna o total de células não preenchidas.
Funções SE(OU) e SE(E): =SE( Ou ( teste1 ; teste2 ) ; Afirmativo ; Alternativo ) Verifica se um dos testes é verdadeiro. Se verdadeiro retorna o AFIRMATIVO, se falso, retorna o ALTERNATIVO. =SE( E ( teste1 ; teste2 ) ; Afirmativo ; Alternativo ) Verifica se os dois testes são verdadeiros. Se verdadeiro retorna o AFIRMATIVO, se falso, retorna o ALTERNATIVO.
Função PROCV: =PROCV( O que Procurar ; Onde Procurar ; O que mostrar ) Executa uma busca no banco de dados e retorna o dado solicitado.
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26 Apostila MS Excel
VVooccêê ssaabbiiaa??
Selecionando a planilha e clicando no menu Formatar submenu AutoFormatação..., é possível escolher um en-tre vários exemplos e em seguida, clicar no botão OK.
Podemos acrescentar comentários, lembretes e informações importantes nas células. Para isso basta selecionar a célula que deseja incluir o comentário, clicar no menu Inserir submenu
Comentário.
Autoformatação Excel 2003
Autoformatação Excel 97
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Apostila MS Excel 27
Formatação Condicional Formato condicional: um formato, como sombreamento de célula e cor de fonte, que o Microsoft Excel aplica automaticamente a células se uma condição especifi-cada for verdadeira. Adicionar, alterar ou remover formatos condicionais Selecione as células em que desejamos adicionar, alterar ou remover formatação condicional. No menu Formatar, clique em Formatação condicional.
Siga um destes procedimentos: Adicionar um formato adicional Siga um destes procedimentos: Para usar valores nas células selecionadas como os critérios de formatação, cli-que em O valor da célula é, selecione a frase de comparação e digite um valor constante ou fórmula. Se inserirmos uma fórmula, devemos precedê-la de um sinal de igual (=). Para usar uma fórmula como critérios de formatação (para avaliar dados ou uma condição diferente dos valores nas células selecionadas), clique em A fórmula é e insira a fórmula que avalia para um valor lógico VERDADEIRO ou FALSO.
Vamos definir que o valor da célula é igual a letra F. Basta selecionar na caixa de lista suspensa a opção: igual a.
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28 Apostila MS Excel
Digite na caixa de texto à direita a letra ou palavra desejada. Neste caso a letra “F”. Em seguida clique no botão Formatar...
Acessando a caixa de diálogo Formatar células, na guia Fonte escolha o Estilo da fonte e a Cor. Na guia Padrões escolha a cor para o Sombreamento da célula.
Clique OK e temos a visualização da formatação escolhida. Para criar mais uma condição basta clicar no botão Adicionar. Podemos definir até três condições (Office 97 até 2003)
Copiar formatos para outras células Selecione as células que têm os formatos condicionais que você deseja copiar. Na barra de ferramentas Formatação, clique em Pincel e selecione as células que você deseja formatar.
Escolha na opção Cor: vermelho Escolha na opção Cor: amarelo
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Apostila MS Excel 29
Alterar ou remover um formato condicional Siga um ou mais destes procedimentos: • Para alterar os formatos, clique em Formatar para a condição que desejamos
modificar. • Para selecionar outra vez formatos na guia atual da caixa de diálogo Formatar
Células, clique em Limpar e selecione novos formatos. • Para remover uma ou mais condições, clique em Excluir e, em seguida, mar-
que a caixa de seleção das condições que desejamos excluir. Clique OK.
Dica
Para remover todos formatos condicionais além de todos os outros formatos de célula para as células selecionadas, aponte para Limpar no menu Editar e clique em Formatos.
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30 Apostila MS Excel
VVooccêê ssaabbiiaa??
Podemos selecionar toda a linha ou coluna apenas cli-cando no cabeçalho desejado.
A ferramenta Zoom permite que a planilha seja visualizada em
diferentes dimensões.
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Apostila MS Excel 31
Referência Relativa, Mista e Absoluta Referência Relativa: =A1+B1 Todas as células sem trava. Referência Mista: =$A1+$B1 Apenas uma das partes da célula com trava. Referência Absoluta: =$A$1+$B$1 Todas as partes das células com trava Para fixar as células utilize a tecla F4
Cabeçalho e Rodapé: Utilizado para inserir nome, logotipo da empresa, data e outras informações na planilha. Acesse o menu Exibir Cabeçalho e Rodapé
Digite o texto que deseja inserir no
cabeçalho ou rodapé
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32 Apostila MS Excel
Criando Gráficos: 1. Digite sua planilha 2. Selecione os dados que deseja em seu Gráfico
Importante! Selecione exatamente os dados que são necessários para o gráfico ao invés da planilha inteira.
3. Clique no menu “Inserir” ou no botão Assistente de gráfico 4. Clique em “GRAFICO”
Etapa 1 de 4 – Escolha o tipo de gráfico (Coluna, Linha, Barra, Pizza, etc) - Clique Avançar
Etapa 2 de 4 – Escolha entre linhas e colunas – Clique Avançar Etapa 3 de 4 – Configure o seu Gráfico (Título, Legenda e Rótulo de dados –
Clique Avançar Etapa 4 de 4 – Escolha o Local do seu Gráfico (Objeto ou Nova planilha) –
Clique Avançar 5. Clique no botão Concluir
Passo a passo: Criação e modificação de um gráfico Com a planilha selecionada clique no botão assistente de gráfico.
Etapa 1 de 4 - Tipo do gráfico Escolha o tipo Pizza com subtipo: Pizza com efeito 3D.
Etapa 2 de 4 - Dados de origem Visualize a série em Linhas ou em Colunas e veja qual delas apresenta uma me-lhor visualização dos dados. Neste exemplo escolhemos Série em: Colunas
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Apostila MS Excel 33
Série em: Colunas Série em: Linhas
Etapa 3 de 4 – Opções de gráfico
Na guia Título digite o nome que ficará na parte superior da área do gráfico. Neste gráfico ficou como título: “Ven-das semestrais – Total bruto”
Na guia Legenda posicione a mesma em qualquer um dos lados do gráfico. Posicionamos a legenda Abaixo do grá-fico.
Na guia Rótulo de dados marque para exibir números em valores ou porcentagem. Neste exemplo mar-camos a opção Porcentagem.
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Selecione o gráfico dando um clique na parte interna. Observe que todas as fatias do gráfico foram selecionadas.
Etapa 4 de 4 – Local do gráfico Clicando em “Como nova planilha:” o gráfico é criado em uma nova pla-nilha. Em “Como objeto em:” É posiciona-do ao lado da planilha para uma melhor visualização dos dados. Com a escolha de “Como objeto em:” ficará semelhante à imagem abaixo.
Para posicionar o gráfico ao lado da planilha basta clicar na área do gráfico e arrastar para o local desejado. Observe que um contorno mostrará onde será posiciona-do antes de soltar o botão do mouse. Nas próximas imagens vere-mos como o gráfico terá uma fatia destacada e alterada a cor da mesma.
Clique apenas sobre uma das fatias e obser-ve que somente ela está selecionada.
Clique segure e arraste para fora, veja como a fatia se destaca do gráfico.
Para modificar a cor clique no botão Cor de preen-chimento e na paleta de cores escolha a cor Lima.
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VVooccêê ssaabbiiaa??
Podemos executar uma adição sem digitar a função so-ma. Para isso, basta selecionar e clicar no botão
AutoSoma.
Podemos organizar uma tabela com apenas alguns cliques. Para isso basta selecionar os dados e clicar em um dos botões de
classificação.
Podemos proteger nossas planilhas clicando no menu Ferra-mentas Proteger Proteger planilha.
Decrescente
Classificação
Crescente
Na caixa de diálogo que surgir pode-mos ou não atribuir senha proteger e desproteger. Obs: Se desejar que algumas células sejam editadas é necessário que an-tes de ativar a proteção essas sejam selecionadas e desbloqueadas no me-nu Formatar Células Guia Prote-ção e desmarcar “Bloqueadas”
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Função SE composta: =SE(teste1); afirmativo; SE(teste 1; Afirmativo; Alternativo) Verifica cada um dos testes e retorna uma das alternativas definidas
Função MAIOR(), MENOR() e SOMASE(): =MAIOR(__:__;1) Retorna o primeiro maior número na ordem de grandeza escolhida. =MAIOR(__:__;2) Retorna o primeiro maior número na ordem de grandeza escolhida. =MENOR(__:__;1) Retorna o segundo menor número na ordem de grandeza escolhida. =MENOR(__:__;2) Retorna o segundo menor número na ordem de grandeza escolhida. =SOMASE(intervalo a ser contado; intervalo do critério; critério) Retorna a soma dos números respeitando os critérios escolhidos.
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Visualizar impressão: Para visualizar a planilha antes de imprimir, clique no menu Arquivo submenu
Visualizar impressão ou clique no botão situado na barra de ferramentas pa-drão.
Configurar página: Permite ajustar as margens do impresso, a orientação do papel: retrato ou pai-sagem, tamanho do papel, etc. Clique no menu Arquivo Configurar página...
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38 Apostila MS Excel
VVooccêê ssaabbiiaa??
Para ocultar uma coluna utilizar o atalho CTRL + 0 (zero), e para ocultar uma linha utilizar o atalho CTRL + 9.
Podemos aumentar ou diminuir as casas decimais usando esses
botões da barra de ferramentas de Formatação:
Podemos avançar ou retroceder nas planilhas através dos bo-
tões de rolagem de guias.
Aumentar casas decimais
Diminuir casas decimais
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Apostila MS Excel 39
Remover linhas de grade: Para remover as linhas de grade basta clicar no menu Ferramentas Opções Guia Exibir desmarque em Opções de janela o quadro Linhas de grade.
Com linhas de grade Sem linhas de grade
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40 Apostila MS Excel
VVooccêê ssaabbiiaa??
Recortando ou copiando os dados de uma planilha pode-mos colar apenas a formatação, valor, fórmula, etc, sem
utilizar todo o conteúdo da área de transferência. Selecione o local que deseja colar e clique no menu Edi-
tar Colar especial... Na caixa de diálogo escolha o conteúdo que deseja colar.
Dicas para cálculos:
Multiplicar um número por 10: Basta deslocar a vírgula 1 casa decimal para direita Ex.: 15,76 X 10 = 157,6 Dividir um número por 10: Basta deslocar a vírgula 1 casa decimal para esquerda Ex.: 157,6 / 10 = 15,76
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Apostila MS Excel 41
Opções de Janela Dividir painéis Na parte superior da barra de rolagem vertical ou na extremidade direita da bar-ra de rolagem horizontal, aponte para a caixa de divisão.
Quando o ponteiro se tornar um ponteiro de divisão , arraste a caixa de divi-são abaixo ou à esquerda para a posição desejada. Congelar painéis Permite selecionar dados que permanecem visíveis quando rolamos em uma pla-nilha. Por exemplo, mantendo rótulos de linha e coluna visíveis enquanto rola-mos a tela.
Para congelar um painel, siga um destes procedimentos: O painel horizontal superior Selecione a linha abaixo do local onde deseja-mos que apareça a divisão. O painel vertical esquerdo Selecione a coluna à direita do local onde dese-jamos que apareça a divisão. Os painéis superior e esquerdo Clique na célula abaixo e à direita do local onde desejamos que apareça a divisão. No menu Janela, clique em Congelar painéis. Obs.: painel – uma parte da janela do documento ligada e separada de outras partes por barras verticais ou horizontais.
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42 Apostila MS Excel
Sobre a obtenção de ajuda enquanto trabalha Se precisar de ajuda enquanto trabalha, podemos usar estes recursos: Caixa: Digite uma pergunta Para acessar rapidamente a Ajuda, use a caixa Digite uma pergunta na barra de menus. Podemos digitar perguntas nessa caixa para localizar as respostas neces-sárias rapidamente. Por exemplo, digite como criar uma marca inteligente para aprender sobre marcas inteligentes. O conteúdo retornado é mostrado em ordem de relevância, onde a resposta mais provável para sua pergunta aparece primei-ro.
O painel de tarefas: Ajuda do Excel
Podemos clicar em Ajuda do Microsoft no menu Ajuda para exibir o painel de tarefas Ajuda do Excel, um recurso que oferece diversas opções de ajuda. Po-demos digitar palavras específicas ou frases na caixa Pesquisar para obter uma lista de respostas possíveis (em ordem de relevância com a resposta mais prová-vel para a pergunta no início), ou pode clicar no link Sumário para procurar a ajuda necessária. Quando estivermos conectados à Internet, as informações dis-poníveis do painel de tarefas Ajuda do <Nome do Programa> incluirão todos os tópicos da Ajuda atualizados e os modelos de respostas mais prováveis para suas perguntas, bem como links diretos para cursos de treinamento, atualizações de produtos, clip-arts e mais itens do Microsoft Office Online.
Digite uma palavra re-lacionada ao tema que deseja pesquisar
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Apostila MS Excel 43
Tabela Dinâmica Basicamente a tabela dinâmica permite comparar e analisar grandes volumes de dados. Por exemplo, na tabela abaixo temos que analisar a quantidade de ven-das de cada vendedor em seus respectivos produtos e dias.
Para criar uma tabela dinâmica clique no menu Dados Relatório de tabela e gráficos dinâmicos... Surgirá o assistente da para criação da Tabela Dinâmica e Gráfico Dinâmico
Etapa 1 de 3 Mantenha selecionado a opção do “Banco de dados ou lista do Microsoft Office Excel” Em “Que tipo de relatório você deseja criar?” mantenha sele-cionado Tabela dinâmica.
Etapa 2 de 3 Selecione o intervalo de da-dos da planilha. Neste exem-plo da A3 até E17 e clique Avançar >.
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44 Apostila MS Excel
Em uma nova planilha teremos o Layout da tabela dinâmica.
Na caixa de diálogo “Lista de campos da tabela dinâmica” clique, segure e arras-te o campo Vendedores para campos de linha, Produto para campos de página e itens de dados e Data venda para campos de coluna.
Observe que a tabela dinâmica está exibindo uma relação dos vendedores, as datas de venda, a quantidade vendida por cada vendedor nesses dias e um total geral de vendas.
Etapa 3 de 3 Selecione o local onde dese-ja colocar o relatório da ta-bela dinâmica. Em uma no-va planilha ou em uma pla-nilha já existente. Neste exemplo, marque “Na nova planilha” e clique Concluir.
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Apostila MS Excel 45
Vamos filtrar a tabela dinâmica para visualizar os produtos foram vendidos nas respectivas datas e por quais vendedores. Devemos clicar em Produto no cam-po da página (parte superior da tabela dinâmica) e escolher um produto para visualizar os dados. Neste exemplo selecionamos TV de plasma e clicamos OK.
Veja que a tabela dinâmica filtrou os dados mostrando apenas os vendedores e as datas que essas vendas foram efetuadas deste produto. Barra de ferramentas Tabela dinâmica
Formatar relatório
Assistente de Gráfico
Ocultar detalhe
Mostrar detalhe
Atualizar dados
Sempre exibir itens
Configurações de campo
Ocultar listas de campo
Opções da tabela dinâmica
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46 Apostila MS Excel
Teclas de Atalho Microsoft Excel
Combinação Tarefa Ctrl + O Novo Ctrl + A Abrir Ctrl + B Salvar Ctrl + D Repete o valor da célula abaixo Ctrl + L Localizar Ctrl + P Imprimir Ctrl + T Seleciona a planilha Ctrl + U Substituir Ctrl + N Negrito Ctrl + I Itálico Ctrl + S Sublinhado Ctrl + 1 Caixa de formatação de células Ctrl + 2 Insere hora do sistema Ctrl + Home Início da planilha Ctrl + End Final da planilha Ctrl + Page Up Navega nas planilhas para à esquerda Ctrl + Page Down Navega nas planilhas para à direita Ctrl + barra de espaço Seleciona a coluna inteira Ctrl + ; Insere data do sistema Shift + F2 Inserir comentário Shift + F3 Inserir função Shift + F10 Acesso ao menu rápido Shift + F11 Insere uma nova planilha Ctrl + F5 Restaura a janela da planilha Ctrl + F6 Alterna entre as pastas de trabalho rapidamente Ctrl + F9 Minimiza a janela da planilha Ctrl + F10 Maximiza a janela da planilha Ctrl + F11 Insere uma planilha de macro Ctrl + hífen Exclui as células selecionadas Ctrl + Shift + 7 Insere contorno Ctrl + Shift + = Exibe caixa de diálogo de “Inserir células” Ctrl + Shift + P Altera o tamanho da fonte na barra de formatação Ctrl + Shift + F Altera o tipo da fonte na barra de formatação Ctrl + Shift + L Criar lista Ctrl + Shift + 1 (!) Insere o formato Número Ctrl + Shift + 3 (#) Insere o formato Data Ctrl + Shift + 4 ($) Aplica o formato de moeda Ctrl + Shift + F10 Exibe propriedades das barras de ferramentas Alt + S Estilo da célula Alt + = Função SOMA F1 Ajuda F2 Renomear o conteúdo de uma célula ou fórmula F4 Fixar célula F5 Ir para F7 Correção ortográfica e gramatical F10 Ativar Menus na barra de ferramentas F11 Criar gráfico e posiciona-lo como planilha F12 Salvar como
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