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UNIVERSIDADE FEDERAL DO RIO GRANDE DO NORTE
Curso: ADMINISTRAÇÃO
Disciplina: ORGANIZAÇÃO, PROCESSOS E SISTEMAS
Professora: MATILDE MEDEIROS DE ARAÚJO
Texto 01 - A FUNÇÃO ORGANIZAÇÃO
(texto introdutório)
I – OBJETIVOS DO TEXTO: Ao final da leitura e das exposições em sala de aula, você deverá
estar preparado para:
Explicar os princípios e as etapas do processo de organizar;
Definir responsabilidade e autoridade e suas implicações – especialização, hierarquia,
amplitude de controle, centralização e descentralização;
Descrever um organograma e seus componentes.
2 – O PROCESSO DE ORGANIZAR
“Organizar é o processo de dispor qualquer coleção de recursos em uma estrutura,
classificação ou ordem. Como em todas as funções da administração, organizar é um processo
de tomar decisões. As decisões de dividir o trabalho, atribuir responsabilidades a pessoas e
estabelecer mecanismos de comunicação e coordenação”.
As principais etapas do processo de organizar são:
1. Analisar os objetivos e o trabalho a serem realizados;
2. Dividir o trabalho, de acordo com os critérios mais apropriados para a realização dos
objetivos;
3. Definir as responsabilidades pela realização do trabalho;
4. Definir os níveis de autoridade;
5. Desenhar a estrutura organizacional.
3 – DIVISÃO DO TRABALHO
Divisão do trabalho é o processo por meio do qual uma tarefa é dividida em partes, cada
uma das quais é atribuída a uma pessoa ou grupo de pessoas. A divisão do trabalho permite às
organizações realizar objetivos complexos, como montar equipamentos de grande porte,
fabricar produtos em grande quantidade e atender a diferentes tipos de clientes, em diferentes
localidades.
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Em todas as organizações existe divisão de trabalho. Uma barraca na feira, ou uma
pizzaria, permite observar que os funcionários se especializam em tarefas distintas, como
prestar o serviço, atender aos clientes nas mesas, cuidar do suprimento de mercadorias e
cuidar do caixa. Nas grandes organizações, como as cadeias de pizzarias, bancos ou
companhias aéreas, há grande quantidade de pessoas especializadas em realizar essas e
muitas outras tarefas.
O trabalho a ser realizado é dividido em unidades ou blocos, de acordo com os critérios
que sejam mais apropriados para a realização dos objetivos. Os blocos de trabalho podem ser
chamados de departamentos, seções, setores, etc. Cada unidade de trabalho realiza uma parte
do trabalho total, que é necessária para a realização dos objetivos. É importante ressaltar que
todas as unidades de trabalho devem ser coordenadas, de forma a conseguir resultados
harmônicos em função dos objetivos propostos. Vejam o exemplo abaixo:
4 – DEFINIÇÃO DE RESPONSABILIDADES
Depois de definidas as unidades de trabalho, as responsabilidades são definidas.
Responsabilidades são as obrigações ou deveres das pessoas pela realização de tarefas ou
atividades. O conjunto das tarefas pelas quais uma pessoa é responsável, chama-se cargo.
Normalmente, um departamento é um agregado de cargos. No entanto, como acontece em
organizações de pequeno porte, um departamento pode corresponder a um único cargo. Os
cargos têm títulos que identificam a tarefa principal (ou profissão) do ocupante: secretária,
professor, diretor, etc. O conteúdo do cargo especifica as tarefas ou responsabilidades
(também chamadas de funções do cargo) que o ocupante deve desempenhar.
Veja como ficou a definição de responsabilidades do exemplo relativo à organização do
evento (o exemplo apresentado é meramente ilustrativo para facilitar a compreensão).
OBJETIVO: Organização de um evento comemorativo
do turismo local
Grupo 1 – Equipe executiva e de
informática
Grupo 2 – Divulgação do evento e venda de
inscrições
Grupo 3 – Equipe encarregada da parte
social
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Coordenador geral
Do evento
Secretária Aux. De secretaria
Programador
Publicitária Agentes de mercado
Colunista
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5 – AUTORIDADE
Depois de dividir o trabalho, é preciso atribuir autoridade a pessoas ou a unidades de
trabalho. Autoridade (a rigor, autoridade formal) é o direito legal que os chefes ou gerentes
têm de dirigir ou comandar o comportamento dos integrantes de suas equipes, chamados
subordinados, colaboradores ou funcionários, dependendo do tipo de organização.
(Subordinado é uma palavra que está caindo em desuso, por ter conotação negativa). A
autoridade significa também o poder de utilizar ou comprometer os recursos organizacionais. A
autoridade é a contrapartida da responsabilidade. Como os gerentes têm responsabilidade pelo
desempenho de outras pessoas, as organizações dão-lhes autoridade sobre essas mesmas
pessoas.
A atribuição de autoridade implica dois conceitos fundamentais do processo de
organização: hierarquia e amplitude de controle. Veja a figura abaixo:
HIERARQUIA
AMPLITUDE DE CONTROLE
– HIERARQUIA
A autoridade divide-se verticalmente, em níveis. As pessoas que estão em determinado
nível têm autoridade sobre as que estão no nível inferior. Inversamente, em qualquer nível, as
pessoas têm responsabilidade e prestam contas para as que estão acima (ou reportam-se para
as que estão acima). Essa disposição da autoridade em níveis chama-se hierarquia ou cadeia
de comando. A quantidade de níveis chama-se número de escalões hierárquicos.
Coordenador geral
Do evento
Secretária Aux. De secretaria
Programador
Publicitária Agentes de mercado
Colunista
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– AMPLITUDE DE CONTROLE
Em qualquer nível, cada gerente tem determinado número de pessoas que se reportam a
ele, pessoas que podem estar agrupadas em conjuntos de cargos ou outros departamentos. O
número de pessoas subordinadas a um gerente define a amplitude de controle, ou amplitude
de comando, desse gerente. A amplitude de controle, normalmente, não é padronizada. Em
muitas organizações, o número de pessoas que trabalham para cada gerente é muito variado.
Outra decisão importante do processo de organizar é a definição da amplitude ideal de controle
– a quantidade de pessoas que um chefe consegue administrar eficazmente.
6 – CENTRALIZAÇÃO E DESCENTRALIZAÇÃO
Outra importante decisão que precisa ser tomada, no processo de organização, é o grau
de centralização ou descentralização de autoridade. Uma organização em que a autoridade está
concentrada em uma pessoa, ou em poucas pessoas, é uma organização centralizada. Uma
organização na situação oposta, em que o poder de decisão está distribuído, é descentralizada.
A autoridade é descentralizada por meio do processo de delegação.
Por meio da delegação, os ocupantes de determinados cargos transferem parte de suas
atribuições e sua autoridade para os ocupantes de outros cargos. A delegação pode alcançar
apenas tarefas específicas ou um conjunto de tarefas. Tanto a centralização quanto a
descentralização apresentam vantagens e desvantagens. A centralização produz uniformidade e
controle. A descentralização estimula a autonomia e possibilita melhor aproveitamento do
potencial das pessoas.
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7 – ESTRUTURA ORGANIZACIONAL E ORGANOGRAMA
A estrutura organizacional mostra a autoridade e as responsabilidades das pessoas,
como indivíduos e como integrantes de grupos. Além disso, a estrutura organizacional mostra a
comunicação entre as pessoas e os grupos. A estrutura organizacional é um conceito,
representado pelo gráfico ORGANOGRAMA. Veja o exemplo a seguir:
Linhas de comunicação
No exemplo acima, podemos visualizar as seguintes informações:
Divisão do trabalho e definição de responsabilidades – Os retângulos representam
como foi feita a divisão do trabalho. Cada retângulo representa um bloco (ou unidade de
trabalho) e, ao mesmo tempo, as responsabilidades de cada pessoa ou grupo de
pessoas pela execução de atividades. Em alguns organogramas, são desenhados apenas
os cargos: em outros, os departamentos e os cargos.
Autoridade e hierarquia – No organograma, o número de níveis em que os retângulos
estão distribuídos mostra como a autoridade está graduada, do gerente que tem mais
autoridade, no topo da estrutura, até o que tem menos autoridade, na base da
estrutura. Hierarquia é sinônimo de cadeia de comando – o poder de dirigir desce de
cada nível para o imediatamente inferior, que tem a obrigação de obedecer.
Auto
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cadeia
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Unidades de trabalho – Cargos e departamentos, setores, etc.
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Comunicação – as linhas que ligam os retângulos mostram também sua
interdependência. O sistema de comunicações de uma estrutura organizacional fornece
a interligação das unidades ou blocos de trabalho e possibilita sua ação coordenada.
7.1 – ORGANOGRAMA EM LINHA E ASSESSORIA
A figura apresentada acima, é um modelo básico, que representa a organização de
linha. O ponto mais forte da organização em linha é a unidade de comando, onde não há
interferência entre os vários níveis hierárquicos.
Na organização de linha e assessoria (ver figura abaixo), há unidades de trabalho
situadas ao lado da linha. Essas unidades de assessoria prestam serviços às unidades de linha,
em particular ao nível hierárquico imediatamente superior. Uma unidade de trabalho que em
muitas organizações têm papel de assessoria é a comunicação social. Essa assessoria realiza
atividades, como: auxilia os gerentes da organização nas atividades de comunicação com o
público externo (por exemplo, orientando-os quando precisam dar entrevistas) e fornecer
informações para os órgãos de comunicação social. A área jurídica também é uma unidade de
trabalho que em muitas organizações desempenha um papel de assessoria.
7.2 – ALGUNS CUIDADOS NA ELABORAÇÃO DO ORGANOGRAMA
A literatura orienta sobre alguns cuidados que devem ser tomados na elaboração do
organograma. São eles:
1. Os órgãos devem ser representados por retângulos, sendo recomendável que a maior
dimensão seja dada ao órgão máximo da empresa, decrescendo progressivamente até
os órgãos de base.
2. O título da organização deve ser mencionado no alto do organograma; devem-se
mencionar também o nome de quem elaborou, a unidade a que pertence e a data da
elaboração; a legenda deve explicar todas as convenções usadas.
3. Como as linhas representam as vias de comunicação formal, tem-se que:
Órgão de assessoria
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a. As ligações hierárquicas devem ser apresentadas através de linhas cheias, no
sentido vertical ou horizontal, conforme a disposição do gráfico;
b. As ligações funcionais ou técnicas devem ser feitas utilizando-se as linhas
interrompidas tracejadas, no sentido vertical ou horizontal, levando-se em
consideração o posicionamento do gráfico.
4. Devem ser evitadas abreviações e siglas. O leitor descobrirá o uso correto no momento
da elaboração do organograma. Não é aconselhável a utilização de folha separada para
detalhamento das expressões utilizadas no gráfico, pelo simples fato de se prejudicar o
processo de leitura e interpretação.
5. A linha de coordenação (horizontal) não deve ligar uma unidade à outra pelo meio do
retângulo. A figura abaixo (incorreta) pode permitir conclusões de subordinação da
unidade C à unidade B e desta à unidade A.
E, sim, com a linha horizontal passando por cima e estabelecendo a ligação vertical,
dando a idéia de coordenação, conforme figura abaixo:
6. O uso de nomes no interior dos retângulos pode ajudar a identificar as pessoas da
organização, mas obrigará uma permanente atenção com relação a troca de nomes em
virtude de promoção, transferência, demissão, rotatividade de pessoal, etc.
7. No processo de elaboração, é provável que o profissional defronte-se com uma
organização que não corresponda àquela que ele conheceu ou que lhe disseram existir.
Trata-se da organização informal. Esta nada mais é do que as relações e canais de
contato entre pessoas, mas que não estão previstos na formulação inicial. Por exemplo,
o assessor não tem poder hierárquico, mas sua habilidade, saber e poder pessoal fazem
com que todos ou muitos aceitem suas sugestões, mesmo seu superior. Dessa forma,
temos uma linha hierárquica apontada pelo organograma sendo ligeiramente deturpada
teoricamente.
REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS
ARAUJO, Luis César G. de. Organização, sistemas e métodos e as modernas ferramentas de gestão organizacional. São Paulo: Atlas, 2001. MAXIMIANO, Antonio César Amaru. Introdução à Administração. São Paulo: Atlas, 2004. ROCHA, Luiz Oswaldo Leal da. Organização e métodos: uma abordagem prática. São Paulo: Atlas, 1985).
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