Gerência de Projetos – Comunicação
Níkolas Mesquita
Gerência de Projetos
Comunicação
Grupo de Processo Processo
Iniciação Identificar as partes interessadas
Planejamento Planejar as comunicações
Execução Distribuir informaçõesGerenciar as expectativas das partes interessadas
Controle Reportar o desempenho
Gerência de Projetos
Gerência de comunicação
Disciplina responsável por: Geração, coleta, distribuição, armazenamento, recuperação e entrega das informações do projeto de forma adequada e no momento certo
A comunicação envolve: Equipe, sponsor, parceiros, interessados e cliente É uma das principais responsabilidades do GP
A boa comunicação (plano e execução) é um dos fatores críticos de sucesso do projeto Dados:
Consome 90% ou mais do tempo do Gerente de Projetos 55% da mensagem é passada de forma não verbal
Gerência de Projetos
Modelo de Comunicação
Emissor: Aquele que gera (codifica) uma mensagem Receptor: Aquele que recebe (decodifica) uma mensagem Ruído: Interferências (obstáculos) na comunicação Feedback: Entendimento da mensagem recebida Meio físico: Verbal, escrita, formal, informal, e-mail, etc. Estilo de redação:Voz ativa ou passiva, estruturação do texto, etc. Técnicas de apresentação:
Cative, envolva, apresente a questão, dê espaço para pensar e feche Técnicas de gestão de reuniões:
Pauta, introdução, resolução de conflitos, consenso x votação e ata
Emissor
Codificar
Decodificar
Receptor
Decodificar
Codificar
Ruído
Meio físico
Feedback - Mensagem
Mensagem
Ruído
Gerência de Projetos
Identificar as partes interessadas
Gerência de Projetos
Identificar as partes interessadas
Missão: Identificar pessoas e empresas afetadas pelo projeto, documentar seus interesses,
influência e impacto no sucesso do projeto
Documentos de aquisição: Revelam as partes envolvidas no contrato e eventualmente fornecedores
relevantes Fatores ambientais da empresa:
Cultura e estrutura organizacional da empresa Padrões governamentais (órgãos reguladores) ou do setor
Ativos de processos organizacionais: Modelos de registros, lições e partes interessadas de projetos anteriores
Entradas Ferramentas e Técnicas Saídas
Termo de abertura do projetoDocumentos de aquisiçãoFatores ambientais da empresaAtivos de processos organizacionais
Análise das partes interessadasOpinião especializada
Registro das partes interessadasEstratégia de gestão das partes interessadas
Gerência de Projetos
Análise das partes interessadas
•Identificar todos os interessados
•Levantar informações relevantes
•Normalmente feito através de entrevistas
1ª etapa
•Identificar influências e impactos
•Ranquear e definir estratégia de abordagem
•Normalmente, usa gráficos ou tabelas de interesse x influência
2ª etapa
•Avaliar padrões de reação e/ou resposta
•Planejar como influenciá-los
•Mitigar os potenciais impactos negativos
3ª etapa
Gerência de Projetos
Identificar as partes - detalhes
Técnicas: Opinião especializada:
• Alta administração, outras unidades, especialistas, gerentes de projetos anteriores, etc.
Saídas: Registro das partes interessadas:
• Identificação: nome, contatos, posição, local e papel no projeto• Avaliação:interesse, influências, expectativas e fase de maior interesse• Classificação: interna/externa, apoiadora/neutra/resistente, etc.
Estratégia de gestão das partes interessadas:• Como aumentar o apoio e minimizar impactos negativos• Matriz de análise das partes interessadas (pode ser confidencial):
EnvolvidoPosição naOrganização
Papel noProjeto
Nível de Interesse
Nível de Influência
Padrão de Reação Estratégias Potenciais
Fulano Diretor Patrocinador Baixo Alto Apoiador n/a
Beltrano Coordenador Cliente Alto Médio Apoiador n/a
Cicrano Coordenador Cliente Baixo Alto Resistente Apresentar benefícios
Gerência de Projetos
Planejar comunicações - processo
Gerência de Projetos
Planejar as comunicações
Missão: Identificar as necessidades de informações e definir uma abordagem de
comunicação:• Quem precisa de qual informação, quando, como e quem deverá fornecê-la
Análise dos requisitos da comunicação: Definir e limitar quem comunicará com quem, e quem receberá cada
informação Nº de canais de comunicação é: n (n – 1) / 2, onde n = Nº de partes
Tecnologia das comunicações: Métodos utilizados para transferir informações Dependem de: urgência, disponibilidade, equipe, duração e ambiente
Entradas Ferramentas e Técnicas Saídas
Registro das partes interessadasEstratégia de gestão das partes interessadasFatores ambientais da empresaAtivos de processos organizacionais
Análise dos requisitos da comunicaçãoTecnologia das comunicaçõesModelos de comunicaçõesMétodos de comunicação
Plano de gestão das comunicaçõesDocumentos atualizados
Gerência de Projetos
Planejar as comunicações - técnicas
Modelos de comunicações: Para atestar a aceitação: basta enviar a mensagem,
precisamos de uma confirmação positiva ou ausência de negativas já é suficiente
Métodos de comunicação: Comunicação interativa:
• Troca bidirecional de informações Comunicação ativa (push):
• O emissor envia diretamente ao destinatário Comunicação passiva (pull):
• O destinatário é quem busca as informações
Gerência de Projetos
Planejar as comunicações - saídas
O resultado do processo é o Plano de Comunicação contendo: Quais eventos serão comunicados Quem deverá gerar a comunicação para quem Meios e formatos utilizados na comunicação Qual a freqüência de geração da comunicação Prazos e pessoas para escalação de problemas Outras questões importantes para o projeto Fundamental: combinado com o cliente Ex:
Documentos atualizados: Cronograma, Registro das partes interessadas e Estratégias de
gestão das partes interessadas
Evento Freqüência Responsável Audiência Idioma ...
Relatório de Status Semanal GP G. Funcional Inglês ...
Requisição de Mudança Eventual Interessado GP Português ...
Gerência de Projetos
Distribuir informações - processo
Gerência de Projetos
Distribuir informações
Missão: Disponibilizar as informações necessárias, no momento adequado, às
partes interessadas Considerações:
• Níveis de comunicação: interna e externa (projeto), formal e informal, vertical e horizontal
• Lições aprendidas: erros devem ser corrigidos e servir de guias
Métodos de comunicação: Reuniões, conferências e outros métodos para distribuir as informações
Ferramentas de distribuição de informações Documentos impressos, ferramentas eletrônicas, etc.
Ativos de processos: Notificações, relatórios, apresentações, feedbacks, registros, lições, etc.
Entradas Ferramentas e Técnicas Saídas
Plano de Gestão do ProjetoRelatórios de desempenhoAtivos de processos organizacionais
Métodos de comunicaçãoFerramentas de distribuição de informações
Ativos de processos atualizado
Gerência de Projetos
Gerenciar expectativas das partes interessadas - processo
Gerência de Projetos
Gerenciar as expectativas das partes interessadas
Missão: Comunicar e interagir com os interessados atendendo as necessidades
deles e resolvendo questões à medida que elas surgem:• Influenciar as expectativas para aumentar a aceitação do projeto• Abordar as preocupações que ainda não viraram questões• Esclarecer e solucionar as questões identificadas
Registro de questões: Documentar, classificar (urgência e impacto) e acompanhar a resolução
das questões e preocupações dos interessados Ativos de processos organizacionais:
Requisitos de comunicação, métodos de gestão de questões e mudanças
Entradas Ferramentas e Técnicas Saídas
Registro das partes interessadasEstratégia de gestão das partes interessadasPlano de Gestão do ProjetoRegistro das questõesRegistro das mudançasAtivos de processos organizacionais
Métodos de comunicaçãoHabilidades interpessoaisHabilidades de gerenciamento
Ativos de processos atualizadoSolicitações de mudançasPlano de Gestão do Projeto atualizadoDocumentos do projeto atualizado
Gerência de Projetos
Gerenciar expectativas das partes interessadas – técnicas e saídas
Técnicas: Habilidades interpessoais:
• Gerar confiança, resolver conflitos, escutar ativamente e superar resistências às mudanças
Habilidades de gestão:• Apresentação, negociação, redação e comunicação
Saídas: Ativos de processos atualizado:
• Causas das questões, razões das ações corretivas e lições aprendidas
Documentos do projeto atualizado:• Estratégia para gestão de partes interessadas• Registro das partes interessadas• Registro das questões
Gerência de Projetos
Reportar o desempenho - processo
Gerência de Projetos
Reportar o desempenho
Missão: Coletar e distribuir informações de desempenho, incluindo o Relatório de
Status, medições e previsões Reuniões de avaliação têm freqüência diferentes:
• Exemplo: interna – semanal e cliente – mensal
Informações sobre desempenho: Andamento das entregas, do cronograma e dos custos
Medições de desempenho: Metrificar as informações de desempenho:
• Cronograma e custos previsto x realizado• Desempenho técnico previsto x realizado
Entradas Ferramentas e Técnicas Saídas
Plano de Gestão do ProjetoInformações sobre desempenhoMedições de desempenhoPrevisões de orçamentosAtivos de processos organizacionais
Análise da variaçãoMétodos de previsãoMétodos de comunicaçãoSistemas de distribuição de informações
Relatório de desempenhoAtivos de processos atualizadoSolicitações de mudança
Gerência de Projetos
Reportar o desempenho – entradas e técnicas Entradas:
Previsões de orçamentos:• Além do previsto, recursos financeiros adicionais para conclusão do projeto
Ativos de processos organizacionais:• Modelos dos relatórios, políticas e procedimentos e limites de variação aceitos
pela organização
Técnicas: Métodos de previsões:
• Séries temporais:– Projeção linear, extrapolação (projeção fora dos dados reais), tendências, etc.
• Causais e econométricas:– Identificar a causa e fazer análise de tendência
» Ex.: se chover deve aumentar venda de guarda-chuvas• Subjetivos:
– Intuições, opiniões, criação de cenários, etc.• Outros:
– Simulação, previsões probabilísticas, etc.
Gerência de Projetos
Reportar o desempenho - saídas
Relatório de Desempenho (Relatório de Status): É um dos documentos mais importantes deve ser
combinado com as partes interessadas Conteúdo típico:
• Entregas ou pacotes de trabalho: concluídas no período, em andamento e a serem concluídos no próximo período
• Situação atual do projeto (% completo x % previsto) x situação anterior (análise de desempenho anterior)
• Resultados da análise da variação• Término previsto do projeto (incluindo tempo e custos)• Resumo das mudanças aprovadas no período• Situação atual dos problemas (questões) e riscos• Outras informações relevantes a serem revistas e analisadas
Gerência de Projetos
Exemplos de questões
1) Correspondências formais por escrito com o cliente são necessárias quando: A. São detectados defeitos B. O cliente solicita trabalho adicional que não está incluído no contrato C. O projeto tem um atraso no cronograma que inclui mudanças no
caminho crítico D. O projeto possui estouros de custos
2) Duas pessoas estão discutindo sobre o que precisa ser feito para completar um pacote de trabalho. Se a gerente de projetos deseja saber o que está ocorrendo, ela deve prestar MAIS atenção a: A. O que está sendo dito e quando B. O que está sendo dito, quem está dizendo e a hora C. Maneirismos físicos e o que está sendo dito D. A altura e o tom das vozes, e os maneirismos físicos
Respostas: B e D
Gerência de Projetos
Obrigado!
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