Ismael Souza Araujo

INFORMAÇÃO E COMUNICAÇÃO

PROCESSAMENTO ELETRÔNICO DE DOCUMENTOS

AutorIsmael Souza AraujoPós-graduado em Gerência de Projetos PMBOK – UNICESP, Graduado em Tecnologia em Segurança da Informação – UNICESP. Professor de concurso da área de informática e consultor em EAD. Conteudista de cursos de Educação a Distância.

RevisãoNT Editora e Figuramundo

Projeto GráficoNT Editora

Editoração EletrônicaNT Editora e Figuramundo

CapaNT Editora

NT Educação, uma empresa do Grupo NTSCS Q2 - Bl. D - Salas 307 e 308 - Ed. Oscar NiemeyerCEP 70316-900 - Brasília - DFFone: (61) 3421-9200sac@grupont.com.brwww.nteditora.com.br e www.grupont.com.br

Processamento Eletrônico de Documentos / NT Editora.

-- Brasília: 2013. 128p. : il. ; 21,0 X 29,7 cm.

ISBN - 978-85-8416-012-9

1. Processamento Eletrônico de Documentos com WORD.

Copyright © 2014 por NT Editora.Nenhuma parte desta publicação poderá ser reproduzida por

qualquer modo ou meio, seja eletrônico, fotográfico, mecânico ou outros, sem autorização prévia e escrita da NT Editora.

LEGENDA

ÍCONES

Prezado(a) aluno(a),Ao longo dos seus estudos, você encontrará alguns ícones na coluna lateral do material didático. A presença desses ícones o ajudará a compreender melhor o conteúdo abor-dado e também como fazer os exercícios propostos. Conheça os ícones logo abaixo:

Saiba MaisEste ícone apontará para informações complementares sobre o assunto que você está estudando. Serão curiosidades, temas afins ou exemplos do cotidi-ano que o ajudarão a fixar o conteúdo estudado.

ImportanteO conteúdo indicado com este ícone tem bastante importância para seus es-tudos. Leia com atenção e, tendo dúvida, pergunte ao seu tutor.

DicasEste ícone apresenta dicas de estudo.

Exercícios Toda vez que você vir o ícone de exercícios, responda às questões propostas.

Exercícios Ao final das lições, você deverá responder aos exercícios no seu livro.

Bons estudos!

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Sumário

1. PRIMEIROS PASSOS ........................................................................................ 71.1 Conhecendo o ambiente do Word 2007 ..........................................................................71.2 Utilizando a Ajuda on-line do Word 2007 ........................................................................91.3 Digitando e acentuando caracteres ............................................................................... 101.4 Apagando um texto ............................................................................................................. 121.5 Salvando um documento ................................................................................................... 12

2. EDITANDO TEXTO ......................................................................................... 152.1 Navegando em um texto .................................................................................................... 152.2 Selecionando textos ............................................................................................................. 162.3 Movendo e copiando textos ............................................................................................. 17

3. FORMATAÇÃO BÁSICA DE DOCUMENTOS ................................................. 203.1 Formatando palavras ........................................................................................................... 203.2 Formatando parágrafos ...................................................................................................... 223.3 Listando itens em um texto ............................................................................................... 243.4 Formatando bordas .............................................................................................................. 253.5 Inserindo marcadores e numeração ............................................................................... 25

4. CORRIGINDO O TEXTO .................................................................................. 294.1 Corrigindo automaticamente o texto digitado .......................................................... 294.2 Corrigindo ortografia e gramática dos textos ............................................................. 324.3 Utilizando o dicionário ........................................................................................................ 334.4 Localizando e substituindo textos .................................................................................. 34

5. FORMATANDO BORDAS E PARÁGRAFOS ................................................... 395.1 Inserindo bordas e sombreamentos .............................................................................. 395.2 Ajustando parágrafos .......................................................................................................... 415.3 Usando o Pincel ..................................................................................................................... 435.4 Tabulando o texto ................................................................................................................. 44

5Processamento Eletrônico de Documentos

6. ABRINDO E SALVANDO ARQUIVOS ............................................................ 486.1 Abrindo arquivos ................................................................................................................... 486.2 Alternando entre vários arquivos .................................................................................... 496.3 Salvando arquivos ................................................................................................................. 496.4 Organizando documentos em pastas ............................................................................ 52

7. IMPRESSÃO .................................................................................................... 577.1 Preparando o documento para impressão .................................................................. 577.2 Configurando páginas ......................................................................................................... 597.3 Inserindo quebras de páginas .......................................................................................... 617.4 Imprimindo documentos ................................................................................................... 61

8. COMPLETANDO A CARTA ............................................................................. 668.1 Inserindo textos especiais .................................................................................................. 668.2 Utilizando o AutoTexto ........................................................................................................ 678.3 Hifenizando um texto .......................................................................................................... 688.4 Formatando textos ............................................................................................................... 698.5 Aplicando Zoom nos textos .............................................................................................. 70

9. COLUNAS, CABEÇALHOS E RODAPÉS ......................................................... 739.1 Dividindo o texto em colunas ........................................................................................... 739.2 Utilizando cabeçalhos e rodapés .................................................................................... 749.3 Numerando as páginas ....................................................................................................... 76

10. TRABALHANDO COM IMAGENS ................................................................ 7910.1 Inserindo imagens .............................................................................................................. 7910.2 Manipulando imagens ...................................................................................................... 8010.3 Utilizando as ferramentas de desenho ....................................................................... 8210.4 Inserindo textos do WordArt .......................................................................................... 84

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11. MANIPULANDO TABELAS .......................................................................... 8711.1 Criando tabelas .................................................................................................................... 8711.2 Formatando tabelas ........................................................................................................... 8911.3 Organizando dados na tabela ........................................................................................ 9211.4 Convertendo texto em tabela ........................................................................................ 9311.5 Desenhando tabelas .......................................................................................................... 9511.6 Mesclando células .............................................................................................................. 96

12. PRODUTIVIDADE: DE FAX A ENVELOPES ................................................. 9912.1 Utilizando modelos prontos ........................................................................................... 9912.2 Criando envelopes ............................................................................................................10012.3 Criando etiquetas .............................................................................................................10212.4 Criando mala direta ..........................................................................................................104

13. MODELOS, ESTILOS E FORMULÁRIOS .................................................... 10913.1 Utilizando estilos ...............................................................................................................10913.2 Criando um modelo personalizado ...........................................................................11113.3 Criando formulários .........................................................................................................113

14. TÓPICOS AVANÇADOS ............................................................................. 11914.1 Incluindo notas de revisão ............................................................................................11914.2 Inserindo objetos ..............................................................................................................12214.3 Trabalhando com macros ..............................................................................................12414.4 Conhecendo e evitando vírus de macro ..................................................................126

7Processamento Eletrônico de Documentos

1.1 Conhecendo o ambiente do Word 2007Você está iniciando o curso básico do editor de textos mais utilizado no mundo, o Microsoft

Word, em sua versão 2007. O Microsoft Word 2007 é um processador de textos que oferece um con-junto abrangente de ferramentas para criação e formatação dos seus documentos.

Para iniciar, você abrirá o Word 2007. Clique no botão Iniciar e, em seguida, no item Todos os pro-gramas. No menu que se abre, clique em Microsoft Office e depois em Microsoft Office Word 2007.

Deverá ser implementado no ambiente do Windows Vista. Você conhecerá agora os elementos básicos do ambiente de trabalho do Word.

A Barra de Títulos contém o nome do documento que está aberto, além de botões de controle para minimizar, restaurar e fechar o Word.

Neste caso, o documento recebe o nome padrão Dica: até que você o salve com outro nome.

Posicione o cursor do mouse sobre o Botão Office indicado. Este botão substitui a opção do menu denominada Arquivo nas versões anteriores.

Clique no ícone Office. Veja que se abre o menu com as opções Abrir, Salvar, Imprimir, entre outros recursos. Você aprenderá a utilizá-los ao longo do curso.

A Barra de Ferramentas de Acesso Rápido é uma barra personalizável que contém um conjunto de comandos utilizados com mais frequência, de forma que você possa utilizá-los com apenas um clique.

Para inserir um novo comando nesta barra, clique na seta Personalizar Barra de Ferramentas de Acesso Rápido.

Os comandos marcados aparecem nesta barra. Selecione o comando Impressão Rápida, para incluí-lo na Barra de Ferramentas de Acesso Rápido.

Observe que o botão de comando da impressora foi inserido na Barra. Agora, com apenas um clique você já pode acessá-lo.

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A Faixa de Opções permite que você acesse todas as opções do Word. Ao abrir uma guia, são apresentados diversos recursos vinculados a ela.

Clique na guia Inserir e observe que aparecem alguns itens com seta para baixo, ao lado di-reito do nome do item.

Clique na seta para baixo do botão Folha de Rosto. O item Folha de Rosto apresenta uma sé-rie de opções de folha de rosto disponíveis no Word 2007. Você conhecerá estes recursos mais tarde.

Outro elemento muito útil do ambiente do Word 2007 é a guia Início. Esta guia contém itens que acionam as opções mais usadas e divide-se em cinco partes:

• Área de Transferência

• Fonte

• Parágrafo

• Estilo

• Edição

A principal parte do ambiente do Word é o Documento, a área em que você pode inserir seus textos, tabelas e imagens.

A Barra de Status informa, dentre outras coisas, o tamanho do documento, a posição atual do cursor no texto e o idioma utilizado.

Há ainda, na Barra de Status, os Botões de modo de exibição do documento, que permitem que o texto possa ser visualizado de cinco maneiras diferentes: Layout de Impressão, Leitura em Tela Inteira, Layout da Web, Estrutura de Tópicos e Rascunho.

O modo Rascunho é recomendado para a digitação de textos sem muito compromisso com a formatação de parágrafos ou imagens. É o modo que apresenta a maior área útil de trabalho no Word.

Clique no botão Estrutura de tópicos.

O modo Estrutura de tópicos é mais avançado, pois organiza o texto em tópicos e estilos, e é de grande valia durante a criação de um livro.

Clique no botão Layout da Web. O modo de exibição Layout da Web é ideal para formatar e visualizar um texto no formato em que ele apareceria caso fosse publicado na Internet.

Clique no botão Leitura em Tela Inteira. O modo leitura em tela inteira é ideal se você estiver abrindo um documento basicamente para leitura. As páginas representadas neste modo de exibição ajustam-se à tela. Elas não são apresentadas como seriam impressas.

Tecle <ESC>. O texto voltou para o modo Layout de Impressão.

O modo de exibição de Layout de impressão é o mais usado para definir margens, verificar numeração de páginas e refinar a formatação do texto e imagens. Ele apresenta o documento

no formato em que será impresso.

Finalmente, a Barra de Estado (Zoom), que permite ampliar ou reduzir o tamanho de um do-cumento na tela.

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Clique no botão Ampliar (+) para ver o que ocorre com o texto.

1.2 Utilizando a Ajuda on-line do Word 2007O Word dispõe de um sistema de

ajuda on-line, onde você pode formu-lar questões para esclarecer dúvidas de uso da ferramenta. Este recurso pode ser acessado a partir da Faixa de Op-ções ou por meio da tecla <F1>.

Veja que a janela Ajuda do Word apresenta um campo para pesquisa onde você pode digitar uma pergunta sobre uma eventual dúvida.

Digite “como formatar um texto?” e tecle <Enter>.

Se o seu computador estiver conectado à Internet, a pesquisa será feita na base de dados do Microsoft Office Online, mostrando todos os assuntos da base relacionados à sua pergunta.

Se não estiver conectado à Internet, a pesquisa fica restrita à Ajuda off-line do Word. Esta opção também pode ser configurada por você e, muitas vezes, é mais interessante por apresentar respostas mais rápidas.

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Clique no botão de controle Fechar da janela Ajuda do Word. Neste curso, iremos deixá-lo fechado para aproveitar melhor a área de edição do documento.

Assim, a Ajuda do Word só aparecerá quando você abri-la novamente.

1.3 Digitando e acentuando caracteresPara treinar com velocidade e eficiência a sua digitação, instruí-lo quanto à ergonomia e evitar

que você “cate milho”, recomendamos o Curso de Digitação.

A digitação de minúsculas é fácil: basta pressionar as teclas certas no teclado. Para digitar mai-úsculas, porém, existem duas maneiras distintas: usando a tecla <Shift> ou a tecla <Caps Lock>.

Pressione a tecla <Shift> e, sem soltá-la, tecle a letra E. Soltando a tecla <Shift>, observe que a letra E ficou maiúscula.

Digite “Era uma vez...” e tecle <Enter>. Observe que o cursor do mouse ficou posicionado na segunda linha.

Pressione <BackSpace> para posicionar o cursor novamente na primeira linha. Para alterar o estilo da digitação deve ser selecionada uma das opções do grupo Estilo.

No grupo Estilo, clique na opção Sem espaçamento e tecle <Enter>.

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Pressione a tecla <Fixa> (<Caps Lock> nos teclados em Inglês), observe se uma indicação no teclado acende e digite “CURSO DE WORD”.

Tecle <Fixa> novamente, observe se a indicação luminosa no teclado se apaga e dê um espa-ço, com a tecla de espaço.

* Observe que algumas teclas têm dois caracteres, um em cima e outro embaixo, como na tecla .

* * Para digitar o caractere de baixo, basta simplesmente pressionar a tecla. Para digitar o carac-tere de cima, você precisa pressionar a tecla <Shift> enquanto pressiona a tecla desejada.

Mantendo a tecla <Shift> pressionada, pressione a tecla . Depois, solte a tecla <Shift>.

Este processo é o mesmo para qualquer tecla com dois caracteres.

Pressione a tecla de espaço. Digite “www.cursodeword.com.br” e tecle <Enter>.

Observe que o endereço WWW ficou sublinhado e azul. Se você clicasse neste texto, o Word abriria a página na internet correspondente a este endereço.

Agora, você verá como acentuar os seus textos, além de outros recursos de digitação.

Veja qual é o teclado esquemático mais parecido com o que você está usando. Dica: observe se o seu teclado tem Ç.

O processo de acentuar é simples: primeiro digita-se o acento, depois a letra que será acentuada.

** Por exemplo, para’ digitar á, pressiona-se a tecla e depois a tecla <A>.

Digitar o ç é como “acentuar o c”; isto é, pressiona-se a tecla e depois a tecla <C>.

Digite 1+1=2 e tecle <Enter>.

Digite 2% de R$10,00 e tecle <Enter>.

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Digite “cursodeword2007@internet.com.br” e tecle <Enter>.

O texto ficou sublinhado e azul novamente, indicando que, se você clicasse neste texto, um e-mail via internet poderia ser mandado para o endereço eletrônico cursodeword2007@internet.com.br.

Digite “Às vezes até você fica só!” e tecle <Enter>. Finalmente, digite “Lata d’água na cabeça”, “Ítalo cantou”. e tecle <Enter>.

1.4 Apagando um textoMuito bem! Você verá agora como fazer para apagar um texto não mais desejado. As teclas

<Delete> ou <BackSpace> podem ser usadas para apagar um texto digitado no Word.

Posicione o cursor do mouse antes da palavra que deseja apagar, agora, tecle <Delete>. Como você pôde observar, o texto que está depois do cursor é apagado.

Vamos teclar <End> para ir para o fim de uma linha. Tecle <BackSpace> várias vezes até que a linha seja toda apagada. Com <BackSpace>, o texto que fica antes do cursor é apagado.

1.5 Salvando um documentoNa Barra de Ferramentas de Acesso Rápido, clique no botão Salvar para gravar o seu primei-

ro documento no Word 2007.

Visto que o campo Nome do arquivo na caixa de diálogo Salvar como está selecionado, digite “Teste de digitação” e tecle <Enter>.

Observe que agora a Barra de Títulos do Word mostra o nome do seu arquivo recém-gravado.

Lembrando que o Botão Office apresenta a opção Salvar e Salvar como.

Clique no Botão Office e depois em Sair do Word para encerrar o Word 2007.

Nesta lição, você teve contato com o ambiente de trabalho do Word 2007 e sua ajuda, além de ter digitado textos e apagado parte desses antes de salvar o documento.

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Exercícios

Questão 01 – Indique a opção que contenha recursos da guia Início:

a) Arquivo, Janela, Tabela, Estilo e Edição;

b) Área de Transferência, Fonte, Parágrafo, Estilo e Edição;

c) Visualizar Impressão, Fechar, Minimizar e Maximizar;

d) Barra de Rolagem, Editar e Recortar.

Questão 02 – Na Barra de Status, podemos encontrar algumas informações importan-tes sobre um documento. Marque a opção que cita algumas dessas informações.

a) Data e hora que o documento foi criado.

b) Data do último acesso, nome do arquivo e versão.

c) Página, palavras e idioma.

d) Formatação da fonte, tamanho da fonte e modo de exibição.

Questão 03 – Quais são os 5 modos de exibição para os documentos?

a) Layout de impressão, Leitura em tela inteira, Layout da Web, Estrutura de tópicos e Rascunho.

b) Tela cheia, Normal, Zoom 50, Estrutura de tópicos e Largura da página.

c) Layout de leitura, Layout da Web, Layout de impressão.

d) Layout visual e Layout 100.

e) Tamanho da página, Fontes grandes, Fontes pequenas e Estrutura de tópicos.

Questão 04 – Quais são as teclas utilizadas para apagar um texto digitado no Word?

a) <Delete> e <Excluir>.

b) <Recortar> e <Backspace>.

c) <Excluir> e <Recortar>.

d) <Delete> e <Backspace>.

Na próxima lição, você irá selecionar e mudar de posição trechos do texto dentro de um

mesmo documento e irá uti-lizar os recursos de Recortar,

Copiar e Colar do Word.

Parabéns, você fina-lizou esta lição!

Agora responda às questões ao lado.

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Questão 05 – O nome do documento aberto é apresentado na Barra de:

a) Status;

b) Menus;

c) Título;

d) Formatação.

Questão 06 – O sistema de ajuda on-line pode ser acessado a partir da Faixa de Opções ou por meio da tecla:

a) <Home>;

b) <F2>;

c) <End>;

d) <F1>.

Questão 07 – Na Barra de ferramentas de acesso rápido, para gravar o seu primeiro documento no Word 2007, deve-se clicar em:

a) Copiar;

b) Salvar;

c) colar;

d) repetir.

Questão 08 – O Botão Office é utilizado para:

a) abrir, salvar, imprimir, entre outros recursos;

b) formatar o tipo de fonte, tamanho e cor;

c) aumentar ou recuar o tamanho da página;

d) acessar os outros aplicativos do pacote Office.

Questão 09 – A Barra que permite ampliar ou reduzir o tamanho de um documento (Zoom) na tela é a Barra de:

a) Status;

b) Menus;

c) Estado;

d) Rolagem.

Questão 10 – Os principais recursos do Word 2007 estão disponíveis na Barra de:

a) Títulos e Menus;

b) Formatação e Padrão;

c) Inicialização rápida e Office;

d) Status e Estado.

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